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【摘要】本文在简要介绍档案管理重要性的基础上，对信息一体化背景下国企档案管理效率提升途径进行了探讨，提出了使用乾坤OA系统这一方法。希望对相关档案管理工作者有所帮助。
【关键词】信息一体化；档案管理；大型国企；乾坤0A系统
档案管理是一种整理文件的常用方法，科学合理的管理方式不仅能够更好地掌握档案文件的内容，而且还能节省档案查阅和翻找的时间。一套合理的档案管理模式不仅能够提高企业的工作效率，而且还能减少企业运营需要的成本。不同企业类型对应不同的管理方式，一套适合本企业的档案管理方式对企业发展有非常重要的作用。近年来，随着我国市场体制的不断改革，我国经济也开始进入了一个新的转折点，国企档案管理工作也随之产生了重大变化。政府机构也在职能转变的过程中逐渐降低了对于大型国有企业档案工作的干预。在市场改革的进程中，大型国有企业也逐渐朝着多元化、集团化的方向发展，甚至有些国有企业已经发展成为跨地域集团，总公司和子公司之间形成了一种以资产为联系的新型纽带关系，在这种关系中，档案管理的行政作用被进一步弱化。近些年来，随着信息技术的快速发展，档案载体也呈现出多种和多样化发展的趋势，各种新技术的发展对现代化档案管理方式提出了挑战。在新背景下，国企更应该适应市场的需求，改革档案管理理念和管理机制，加强档案管理方式和手段建设，以实现档案资源在最大程度上开发利用。在这样的背景下，乾坤OA系统出现了。这种系统的优点在于可以将实时信息和历史档案进行归纳处理，对于跨地域国企实行异地档案管理有着非常大的帮助。
一、信息一体化对企业档案管理的影响
（一）提升档案管理执行效率。执行效率是企业提升自身竞争力的主要条件。笔者对使用乾坤OA系统的企业进行了调查，调查结果显示，在使用该系统之前，单位档案手工管理流程最多可以达到十一步，在使用该系统之后数据直接从各个客户端流入系统中，系统自动对档案进行加工处理，然后再传送给不同部门以供使用。同传统档案处理模式相比，乾坤OA系统在输入速度、文本规范、档案安全等方面均呈现出较为优良的作用。但是因为该软件模块分类较为详细，有部分用户反映该软件存在安装繁琐、有些电脑无法实现软件不同模块同时运行的状况。
（二）提升文档电子化率。文档电子化程度的提升，不仅提升了企业的管理效率，而且节省了运行成本。乾坤OA系统能够及时整理办公系统中产生的数据，对其进行定制性收集和归档，解决了档案归纳中文件和归纳流程时间差引起的多余劳动力问题。另外，电子化的实现也节省了档案查询需要的时间，提升了档案管理效率，降低了档案破损概率，降低了档案管理成本，实现了档案在集团内部的资源共享。
（三）降低企业运营成本。电子化档案管理模式无疑实现了国企的档案无纸化办公，减少了企业在文印、人力、归档、外发等项目上的成本损耗。另外，乾坤OA系统可以将企业生产经营活动中有价值的管理信息和管理经验转化为企业独有的信息资源，这种内在的资源会在转化中成为企业独有的竞争力。同时，信息资源的创建也可以最大程度地发挥出档案资源的优势，突出档案的信息服务功能，实现档案的一体化管理。
二、信息一体化背景下国企档案管理效率提升途径
（一）创新档案管理人员培训机制，强化业务能力。随着国企档案管理数字化程度的提升，国企档案管理人员的业务素质和相应的理论水平也需要提升。对此，笔者认为企业内部应该建立档案管理人员培训机制。国企内部要结合自身实际情况，创建合理的培训机制，为了适应大多数员工的需求，实行网络培训为主，实体培训为辅的方式，在对管理人员进行基础知识培训的层面上，着重加强其对软件操作能力和档案管理实践知识的培训，为了提升员工的学习激情，企业内部可以开展“专业技能大比拼”活动，对优胜者给予一定的物质奖励，促使其不断强化自身技能，以便更好地为档案管理工作作出贡献。
（二）创新档案管理服务手段，提高档案利用效率。我国档案利用率低下是一个普遍的问题，对此，企业首先应该从根本上重视档案管理工作，将档案的实际作用发挥到最大。其次，国有企业还要重视档案的开发利用，创新档案管理服务工作。具体操作中，国有企业可以参照高校数字化图书馆的建设和管理模式。国有企业可以创建企业内部网络，提升网络中的信息检索功能，为用户建立实时在线服务功能，随时解决用户在档案查询检索中的问题，提升档案的利用率，促进国有企业档案管理工作水平提高。
（三）创新档案管理制度，强化档案管理能力。制度是保证工作正常进行的先决条件，我们现在已经找到了乾坤OA系统这一现代化的档案管理方式，各国有企业还要根据实际情况，结合系统需要建立一套完整的档案管理制度。在制度中，既要有对档案管理人员的约束，也有对档案使用者的約束，更要有对企业领导的约束，这样才能保证档案管理的独立和规范，保证制度约束中的平等性。另外，一套完备的制度体系也有利于提升档案安全性，保护企业利益不受侵害。
四、结语
乾坤OA系统实际上是利用信息技术对档案信息进行统一管理和规划，是检验企业对信息整合和综合管理能力的过程。事实证明，利用现代化的信息手段，将档案信息和档案资源有机结合起来，不仅可以提升国企运行效率，而且还能降低管理成本，对于增大国企的竞争力有积极意义。
【参考文献】
[1]丁晓虹.关于新时期企业档案管理的几点探讨[J].档案学研究， 2013（1）.
[2]刘晓.国有企业体制改革中档案管理中心构建的探讨[D].云南大学， 2013.
[3]吕萍.浅析企业科研档案收集归档工作的现状与对策[J].兰台世界， 2013（3）.
【关键词】信息一体化；档案管理；大型国企；乾坤0A系统
档案管理是一种整理文件的常用方法，科学合理的管理方式不仅能够更好地掌握档案文件的内容，而且还能节省档案查阅和翻找的时间。一套合理的档案管理模式不仅能够提高企业的工作效率，而且还能减少企业运营需要的成本。不同企业类型对应不同的管理方式，一套适合本企业的档案管理方式对企业发展有非常重要的作用。近年来，随着我国市场体制的不断改革，我国经济也开始进入了一个新的转折点，国企档案管理工作也随之产生了重大变化。政府机构也在职能转变的过程中逐渐降低了对于大型国有企业档案工作的干预。在市场改革的进程中，大型国有企业也逐渐朝着多元化、集团化的方向发展，甚至有些国有企业已经发展成为跨地域集团，总公司和子公司之间形成了一种以资产为联系的新型纽带关系，在这种关系中，档案管理的行政作用被进一步弱化。近些年来，随着信息技术的快速发展，档案载体也呈现出多种和多样化发展的趋势，各种新技术的发展对现代化档案管理方式提出了挑战。在新背景下，国企更应该适应市场的需求，改革档案管理理念和管理机制，加强档案管理方式和手段建设，以实现档案资源在最大程度上开发利用。在这样的背景下，乾坤OA系统出现了。这种系统的优点在于可以将实时信息和历史档案进行归纳处理，对于跨地域国企实行异地档案管理有着非常大的帮助。
一、信息一体化对企业档案管理的影响
（一）提升档案管理执行效率。执行效率是企业提升自身竞争力的主要条件。笔者对使用乾坤OA系统的企业进行了调查，调查结果显示，在使用该系统之前，单位档案手工管理流程最多可以达到十一步，在使用该系统之后数据直接从各个客户端流入系统中，系统自动对档案进行加工处理，然后再传送给不同部门以供使用。同传统档案处理模式相比，乾坤OA系统在输入速度、文本规范、档案安全等方面均呈现出较为优良的作用。但是因为该软件模块分类较为详细，有部分用户反映该软件存在安装繁琐、有些电脑无法实现软件不同模块同时运行的状况。
（二）提升文档电子化率。文档电子化程度的提升，不仅提升了企业的管理效率，而且节省了运行成本。乾坤OA系统能够及时整理办公系统中产生的数据，对其进行定制性收集和归档，解决了档案归纳中文件和归纳流程时间差引起的多余劳动力问题。另外，电子化的实现也节省了档案查询需要的时间，提升了档案管理效率，降低了档案破损概率，降低了档案管理成本，实现了档案在集团内部的资源共享。
（三）降低企业运营成本。电子化档案管理模式无疑实现了国企的档案无纸化办公，减少了企业在文印、人力、归档、外发等项目上的成本损耗。另外，乾坤OA系统可以将企业生产经营活动中有价值的管理信息和管理经验转化为企业独有的信息资源，这种内在的资源会在转化中成为企业独有的竞争力。同时，信息资源的创建也可以最大程度地发挥出档案资源的优势，突出档案的信息服务功能，实现档案的一体化管理。
二、信息一体化背景下国企档案管理效率提升途径
（一）创新档案管理人员培训机制，强化业务能力。随着国企档案管理数字化程度的提升，国企档案管理人员的业务素质和相应的理论水平也需要提升。对此，笔者认为企业内部应该建立档案管理人员培训机制。国企内部要结合自身实际情况，创建合理的培训机制，为了适应大多数员工的需求，实行网络培训为主，实体培训为辅的方式，在对管理人员进行基础知识培训的层面上，着重加强其对软件操作能力和档案管理实践知识的培训，为了提升员工的学习激情，企业内部可以开展“专业技能大比拼”活动，对优胜者给予一定的物质奖励，促使其不断强化自身技能，以便更好地为档案管理工作作出贡献。
（二）创新档案管理服务手段，提高档案利用效率。我国档案利用率低下是一个普遍的问题，对此，企业首先应该从根本上重视档案管理工作，将档案的实际作用发挥到最大。其次，国有企业还要重视档案的开发利用，创新档案管理服务工作。具体操作中，国有企业可以参照高校数字化图书馆的建设和管理模式。国有企业可以创建企业内部网络，提升网络中的信息检索功能，为用户建立实时在线服务功能，随时解决用户在档案查询检索中的问题，提升档案的利用率，促进国有企业档案管理工作水平提高。
（三）创新档案管理制度，强化档案管理能力。制度是保证工作正常进行的先决条件，我们现在已经找到了乾坤OA系统这一现代化的档案管理方式，各国有企业还要根据实际情况，结合系统需要建立一套完整的档案管理制度。在制度中，既要有对档案管理人员的约束，也有对档案使用者的約束，更要有对企业领导的约束，这样才能保证档案管理的独立和规范，保证制度约束中的平等性。另外，一套完备的制度体系也有利于提升档案安全性，保护企业利益不受侵害。
四、结语
乾坤OA系统实际上是利用信息技术对档案信息进行统一管理和规划，是检验企业对信息整合和综合管理能力的过程。事实证明，利用现代化的信息手段，将档案信息和档案资源有机结合起来，不仅可以提升国企运行效率，而且还能降低管理成本，对于增大国企的竞争力有积极意义。
【参考文献】
[1]丁晓虹.关于新时期企业档案管理的几点探讨[J].档案学研究， 2013（1）.
[2]刘晓.国有企业体制改革中档案管理中心构建的探讨[D].云南大学， 2013.
[3]吕萍.浅析企业科研档案收集归档工作的现状与对策[J].兰台世界， 2013（3）.