论文部分内容阅读
摘要：在社会逐渐向信息化转变的过程中，信息数据的传播与储存也逐渐成为了人们关注的重点。社会的快速发展中，传统的纸质档案保存，已经逐渐适应不了人们的高效率需求。所以，就目前在各类的档案管理工作中，创新化现在的管理储存方法显得尤为迫切和紧要。本文就以目前的办公室档案管理工作部分问题，以及相应的改进策略进行简要的论述。
关键词：信息时代;档案管理工作;创新方法
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：（2020）-36-124
引言
在信息化数据时代下，办公室的档案管理工作也需要及时的革新。曾经复杂繁琐的档案管理模式，效率过于低下，在工作中不仅需要花费工作人员大量的时间进行梳理整合，也让后续的档案整理和查找变得更加累赘。缺乏信息技术的支撑，导致了人力资源的极大浪费，也降低了工作效率。因此，在現在的档案管理工作中，进行变革和创新就是趋势所在。
一、首先转变思维模式，创新方式方法
如今在传统的档案管理工作中，主要的问题还是自身的工作观念的管理方法无法及时的革新，导致整体的工作规划还与以往没有太大的变化。传统的纸类文件在储存的过程中，一般会因为长期的堆存而占据很大的空间。同时这类型的文件资料在相互的沟通中，非常受限于地理位置的影响，文件相互输送可能会花费较长的时间。而且由于管理方式的相对落后，在更新和整合资料时，不能做到高实效性。另一方面，档案管理工作的目的不是单纯的为了保存，更重要的是在保存这些资料的同时，可以在工作需要时随时的调用查看，但由于传统的存储方式过于繁琐，调看查阅往往会花费工作人员较多的精力与时间，所以转变思维与理念就显得及其重要[1]。档案管理需要搭建一个部门内的信息化平台，可以做到随时的查阅调用，同时降低以往用手工记录的缓慢方式，改用计算机化的录入方式。利用信息化平台的同时，降低档案储存对于时间和空间的要求。
二、加强工作人员的培训
在档案管理的工作中，管理人员的综合素养也会决定了管理时的准确度和效率。所以，想要加强管理工作，培养管理人员的职业素养和能力也是比较实际的方法。在主观意识上可以解决部分管理问题。
在人员的技能与管理意识上进行培训创新，改变方式。例如，管理层每周或者每个月制定人员的培训计划。首先提升人员的计算机操作技术。如果要利用信息化技术来管理档案文件，那么在今后的工作中对于计算机操作可能就会有比较高的要求。所以在管理中，对于管理人员的计算机操作水平要定期的进行合理培训。其次，在员工的工作理念上也要及时的改变创新。档案的管理要制定一个科学化、规范化的标准。在培训的同时，要让管理员熟悉这套标准流程，进一步强化档案管理的知识理论。在经过后期的培训中，员工的计算机操作和流程处理，会逐步的提升和高效化。在适应新的管理方式后，整套的工作流程会大大的简化。各个人员的计算机操作水平的提升，以及管存理念的提高，会增加档案管理的效率，加强档案的保存质量，节省了人力资源的浪费。改变了以往管理档案方式中，只重视存放，不重视管理程序的落后思维[2]。
三、创新管理方法
在以往的档案管理办公室，纸质文件、书籍资料非常多，整理十分麻烦，存储排列也没有太好的规律，在整体的管理上不够人性化。所以在新形势的要求下，创新管理方式，让档案的保存更加的科学化，也是比较重要的。
在以前的档案管理过程中，文件资料书籍太多，占用的地方非常的大，同时整理搜集也十分的不方便，管理人员如果要对档案资料进行更新，那么就需要花费一些时间去抽调出来，再进行更新，当需要更新的资料规模比较小时，可能花费的时间精力还会比较小，当需要大规模的对文件资料进行整理，那么累积的工作量就会非常的大。同时还可能在资料文件的调用中由于工作人员的大意疏忽，导致文件资料的丢失，这就可能会导致重大的信息损失，影响到了整体的工作进程，和档案工作部门的管理信誉;而另一边，如果在最初时，没有对档案文件进行好等级记录工作，在后面的找寻过程中，就可能花费大量的时间。所以，对于现在这些状况，必须要更新管理方式[3]。比如，对资料档案的规划整理中，管理员不仅要对资料进行合理的分类，还要在这个基础上，创建一个分类整合系统，给每个登记的档案资料，打上一个相应的标签，以便在后续的整合储存中，可以更加精细的进行分类整理。同时，在基于这个系统中，也需要一个高效的搜索系统，以便需要资料时可以更加高效的对资料进行查询。将传统方式中，混乱低效的管理方式抛弃，建立一个逻辑脉络清晰的管理构架，从而提升整个流程的效率。
四、提升各部门信息沟通效率
资料档案的管理，本身是一个大量的信息规划整合工作，需要大量的时间对这些资料进行归类、整理、更新。各地区的档案管理部门就需要进行时常的沟通协调。但由于受到传统条件的限制，当一个地区的档案资料更新后，往往不能及时的反映给其他的管理部门，导致各部门的信息资料会在一定的时期内，出现信息数据滞后不统一的情况。办公室档案管理如果在长期的信息不对等的情况下，是及其不利于信息资料的管理的。所以各相关部门之间，有一套可以数据互通的信息共享平台就十分的有必要了。在信息沟通效率的创新上，将多体系的部门共同纳入进这个平台，每个部门进行数据更新后，就会实时的反馈给信息平台，其他部门也就可以在第一时间更新完善相应的资料档案[4]。同时，各部门在相互的信息互通时，可以相互的协调合作，对于档案管理的相应细节化流程进行沟通，在探讨交流中，促进管理结构的优化，人员综合技能和素养的提升。既提高了信息传送的速度，也减小了管理人员的工作总量，让管理员可以有更多的时间在工作上进行精细化，高质量化。
五、结语
档案资料的管理工作，在现如今的时代背景下，已经变得十分的重要。传统的档案管理，不仅低效容易出错，在信息的传递速率上也是十分的缓慢。办公室档案管理也应该要及时的顺应大数据时代的潮流，不仅要更新档案储存设施，也要在管理人员的各方面工作能力上多下功夫，制定一个现代化的管理流程，这样才能提高档案资料的整体运作效率。
参考文献
[1]王爱华. 信息时代背景下档案管理的创新探索[J]. 办公室业务， 2016， 000（013）：56-56.
[2]王胜红. 信息化时代办公室档案管理工作的创新研究[J]. 办公室业务， 2018， 301（20）：111.
[3]牛函娟. 信息时代高校办公室档案管理工作的创新[J]. 科技创新与应用， 2015， 000（016）：274-274.
[4]陈怡怡. 信息时代下办公室档案管理工作的创新[J]. 卷宗， 2019， 009（016）：90.
关键词：信息时代;档案管理工作;创新方法
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：（2020）-36-124
引言
在信息化数据时代下，办公室的档案管理工作也需要及时的革新。曾经复杂繁琐的档案管理模式，效率过于低下，在工作中不仅需要花费工作人员大量的时间进行梳理整合，也让后续的档案整理和查找变得更加累赘。缺乏信息技术的支撑，导致了人力资源的极大浪费，也降低了工作效率。因此，在現在的档案管理工作中，进行变革和创新就是趋势所在。
一、首先转变思维模式，创新方式方法
如今在传统的档案管理工作中，主要的问题还是自身的工作观念的管理方法无法及时的革新，导致整体的工作规划还与以往没有太大的变化。传统的纸类文件在储存的过程中，一般会因为长期的堆存而占据很大的空间。同时这类型的文件资料在相互的沟通中，非常受限于地理位置的影响，文件相互输送可能会花费较长的时间。而且由于管理方式的相对落后，在更新和整合资料时，不能做到高实效性。另一方面，档案管理工作的目的不是单纯的为了保存，更重要的是在保存这些资料的同时，可以在工作需要时随时的调用查看，但由于传统的存储方式过于繁琐，调看查阅往往会花费工作人员较多的精力与时间，所以转变思维与理念就显得及其重要[1]。档案管理需要搭建一个部门内的信息化平台，可以做到随时的查阅调用，同时降低以往用手工记录的缓慢方式，改用计算机化的录入方式。利用信息化平台的同时，降低档案储存对于时间和空间的要求。
二、加强工作人员的培训
在档案管理的工作中，管理人员的综合素养也会决定了管理时的准确度和效率。所以，想要加强管理工作，培养管理人员的职业素养和能力也是比较实际的方法。在主观意识上可以解决部分管理问题。
在人员的技能与管理意识上进行培训创新，改变方式。例如，管理层每周或者每个月制定人员的培训计划。首先提升人员的计算机操作技术。如果要利用信息化技术来管理档案文件，那么在今后的工作中对于计算机操作可能就会有比较高的要求。所以在管理中，对于管理人员的计算机操作水平要定期的进行合理培训。其次，在员工的工作理念上也要及时的改变创新。档案的管理要制定一个科学化、规范化的标准。在培训的同时，要让管理员熟悉这套标准流程，进一步强化档案管理的知识理论。在经过后期的培训中，员工的计算机操作和流程处理，会逐步的提升和高效化。在适应新的管理方式后，整套的工作流程会大大的简化。各个人员的计算机操作水平的提升，以及管存理念的提高，会增加档案管理的效率，加强档案的保存质量，节省了人力资源的浪费。改变了以往管理档案方式中，只重视存放，不重视管理程序的落后思维[2]。
三、创新管理方法
在以往的档案管理办公室，纸质文件、书籍资料非常多，整理十分麻烦，存储排列也没有太好的规律，在整体的管理上不够人性化。所以在新形势的要求下，创新管理方式，让档案的保存更加的科学化，也是比较重要的。
在以前的档案管理过程中，文件资料书籍太多，占用的地方非常的大，同时整理搜集也十分的不方便，管理人员如果要对档案资料进行更新，那么就需要花费一些时间去抽调出来，再进行更新，当需要更新的资料规模比较小时，可能花费的时间精力还会比较小，当需要大规模的对文件资料进行整理，那么累积的工作量就会非常的大。同时还可能在资料文件的调用中由于工作人员的大意疏忽，导致文件资料的丢失，这就可能会导致重大的信息损失，影响到了整体的工作进程，和档案工作部门的管理信誉;而另一边，如果在最初时，没有对档案文件进行好等级记录工作，在后面的找寻过程中，就可能花费大量的时间。所以，对于现在这些状况，必须要更新管理方式[3]。比如，对资料档案的规划整理中，管理员不仅要对资料进行合理的分类，还要在这个基础上，创建一个分类整合系统，给每个登记的档案资料，打上一个相应的标签，以便在后续的整合储存中，可以更加精细的进行分类整理。同时，在基于这个系统中，也需要一个高效的搜索系统，以便需要资料时可以更加高效的对资料进行查询。将传统方式中，混乱低效的管理方式抛弃，建立一个逻辑脉络清晰的管理构架，从而提升整个流程的效率。
四、提升各部门信息沟通效率
资料档案的管理，本身是一个大量的信息规划整合工作，需要大量的时间对这些资料进行归类、整理、更新。各地区的档案管理部门就需要进行时常的沟通协调。但由于受到传统条件的限制，当一个地区的档案资料更新后，往往不能及时的反映给其他的管理部门，导致各部门的信息资料会在一定的时期内，出现信息数据滞后不统一的情况。办公室档案管理如果在长期的信息不对等的情况下，是及其不利于信息资料的管理的。所以各相关部门之间，有一套可以数据互通的信息共享平台就十分的有必要了。在信息沟通效率的创新上，将多体系的部门共同纳入进这个平台，每个部门进行数据更新后，就会实时的反馈给信息平台，其他部门也就可以在第一时间更新完善相应的资料档案[4]。同时，各部门在相互的信息互通时，可以相互的协调合作，对于档案管理的相应细节化流程进行沟通，在探讨交流中，促进管理结构的优化，人员综合技能和素养的提升。既提高了信息传送的速度，也减小了管理人员的工作总量，让管理员可以有更多的时间在工作上进行精细化，高质量化。
五、结语
档案资料的管理工作，在现如今的时代背景下，已经变得十分的重要。传统的档案管理，不仅低效容易出错，在信息的传递速率上也是十分的缓慢。办公室档案管理也应该要及时的顺应大数据时代的潮流，不仅要更新档案储存设施，也要在管理人员的各方面工作能力上多下功夫，制定一个现代化的管理流程，这样才能提高档案资料的整体运作效率。
参考文献
[1]王爱华. 信息时代背景下档案管理的创新探索[J]. 办公室业务， 2016， 000（013）：56-56.
[2]王胜红. 信息化时代办公室档案管理工作的创新研究[J]. 办公室业务， 2018， 301（20）：111.
[3]牛函娟. 信息时代高校办公室档案管理工作的创新[J]. 科技创新与应用， 2015， 000（016）：274-274.
[4]陈怡怡. 信息时代下办公室档案管理工作的创新[J]. 卷宗， 2019， 009（016）：90.