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摘 要：随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，在信息化条件下如何做档案管理工作是档案工作者面临的新课题。
关键词：信息化；档案管理
1 档案信息化的发展趋势
无纸化、办公自动化等事物的出现，让档案的生成方式出现巨大变化，例如文件的归档、催办、签发、起草等运作过程在计算机中进行，这样档案的主要形态一定是机读文件，因而档案必然以机读形式存在，纸质载体档案的利用方式与此类档案的利用方式有较大差异。此变化使档案工作者必将面对很多的机读形式以磁盘为载体的档案。信息的内容是信息检索者关心的，信息可能来自不同的机读形式的档案中，档案工作者的职责是把这些档案信息综合系统地提供出来且是有价值的档案信息，必须让机读形式的档案信息具有价值性、真实性、系统性，使用者方可得到最适用的服务。因此，档案信息电子化是档案工作发展的必然趋势。
2 档案信息化的益处
档案信息电子化，就是以室藏档案资料机读形式或纸质的为主要物质对象，用计算机对档案文献进行不同层次的加工、收集和筛选，让其转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们使用的过程。其益处有：
2.1 档案信息电子化，可多次产出，一次投入，能改善信息加工工作受经费限制的局面。
2.2 提高档案信息的时效性，缩短二次信息的加工时间。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，导致信息失效，非常影响档案信息的实用价值。
2.3 可充分发挥和利用计算机的潜能，增加利用率。目前，个别的基层档案室对计算机的开发功能简单，应用单一，个别仅用于文件打字贮存或档案著录，使用的低效率导致时间、财力、物力和人力的很大浪费，让现代化设备无法发挥全部功能。
2.4 档案信息电子化，能顺利地让最新技术与档案信息接轨。尽管“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业应关注此方面发展动态，提前想出对策，让档案工作适应此客观形势的要求和变化，让当前的工作电子化，让将来“信息高速公路”中有档案信息一页打下扎实基础。
2.5 档案信息电子化，信息成果能拷贝多份，把成果拷贝后送到各个部门及领导，可提升社会影响，扩大服务范围，档案部门的地位自然也就获得了提高。
3 提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化
信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的能力和意识。当前档案管理工作的生命线是档案信息安全，研究档案管理者的素质，有利于发展档案管理学的理论研究、拓宽档案管理保护领域；健全档案信息安全管理体系。促进档案管理事业和档案信息化建设的有序、健康、可持续发展具有重要的现实意义。
随着信息化时代的到来，新载体、新门类、新领域档案不断呈现，在素质上给档案工作者提出了较高的要求，此外，我们已认识到档案管理工作历来都是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性，应把工作的着力点转向未来，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，深化服务意识，更新服务观念，充分发挥档案管理的综合功能，拓展服务领域，大胆探索，努力实践，改革服务方式，使档案管理工作真正成为促进社会全面进步和经济发展的重要保证。
4 提高档案工作者的专业素质，落实档案管理的科学化
档案工作信息化需要人来实现，现代化的设备需要人来操作。故档案管理者一定要具有多元化知识背景方可适应要求，现代化知识是每一位档案工作者知识构成的要素，还有，此要素也影响档案管理人员的知识结构和档案工作队伍的结构，故建立一支具有现代科学业务知识和技术知识的专业队伍显得尤为重要。
5 提高档案信息管理和服务的水平是档案信息化建设的最终目标
在良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息最大程度的利用是人类推进信息化进程的理想目标。就建设档案信息化而言，此目标具有极为重要的指导意义。档案信息化建设是一个过程，在此过程中，伴随着在档案管理中应用程度的变化及其信息技术水平的提高，档案信息化建设的阶段性目标也应马上做出相应调整，档案管理理论所面临的发展与创新要求也将表现出一定不同。因而，在档案信息化建设中务必关注长远且立足当前，切实解决好档案信息化建设中今后和当前都将面临的各个方面的问题。
总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门只有转变思想观念，打破传统的档案管理模式，方可确立行之有效的档案文件管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为社会发展和经济建设服务。
关键词：信息化；档案管理
1 档案信息化的发展趋势
无纸化、办公自动化等事物的出现，让档案的生成方式出现巨大变化，例如文件的归档、催办、签发、起草等运作过程在计算机中进行，这样档案的主要形态一定是机读文件，因而档案必然以机读形式存在，纸质载体档案的利用方式与此类档案的利用方式有较大差异。此变化使档案工作者必将面对很多的机读形式以磁盘为载体的档案。信息的内容是信息检索者关心的，信息可能来自不同的机读形式的档案中，档案工作者的职责是把这些档案信息综合系统地提供出来且是有价值的档案信息，必须让机读形式的档案信息具有价值性、真实性、系统性，使用者方可得到最适用的服务。因此，档案信息电子化是档案工作发展的必然趋势。
2 档案信息化的益处
档案信息电子化，就是以室藏档案资料机读形式或纸质的为主要物质对象，用计算机对档案文献进行不同层次的加工、收集和筛选，让其转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们使用的过程。其益处有：
2.1 档案信息电子化，可多次产出，一次投入，能改善信息加工工作受经费限制的局面。
2.2 提高档案信息的时效性，缩短二次信息的加工时间。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，导致信息失效，非常影响档案信息的实用价值。
2.3 可充分发挥和利用计算机的潜能，增加利用率。目前，个别的基层档案室对计算机的开发功能简单，应用单一，个别仅用于文件打字贮存或档案著录，使用的低效率导致时间、财力、物力和人力的很大浪费，让现代化设备无法发挥全部功能。
2.4 档案信息电子化，能顺利地让最新技术与档案信息接轨。尽管“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业应关注此方面发展动态，提前想出对策，让档案工作适应此客观形势的要求和变化，让当前的工作电子化，让将来“信息高速公路”中有档案信息一页打下扎实基础。
2.5 档案信息电子化，信息成果能拷贝多份，把成果拷贝后送到各个部门及领导，可提升社会影响，扩大服务范围，档案部门的地位自然也就获得了提高。
3 提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化
信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的能力和意识。当前档案管理工作的生命线是档案信息安全，研究档案管理者的素质，有利于发展档案管理学的理论研究、拓宽档案管理保护领域；健全档案信息安全管理体系。促进档案管理事业和档案信息化建设的有序、健康、可持续发展具有重要的现实意义。
随着信息化时代的到来，新载体、新门类、新领域档案不断呈现，在素质上给档案工作者提出了较高的要求，此外，我们已认识到档案管理工作历来都是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性，应把工作的着力点转向未来，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，深化服务意识，更新服务观念，充分发挥档案管理的综合功能，拓展服务领域，大胆探索，努力实践，改革服务方式，使档案管理工作真正成为促进社会全面进步和经济发展的重要保证。
4 提高档案工作者的专业素质，落实档案管理的科学化
档案工作信息化需要人来实现，现代化的设备需要人来操作。故档案管理者一定要具有多元化知识背景方可适应要求，现代化知识是每一位档案工作者知识构成的要素，还有，此要素也影响档案管理人员的知识结构和档案工作队伍的结构，故建立一支具有现代科学业务知识和技术知识的专业队伍显得尤为重要。
5 提高档案信息管理和服务的水平是档案信息化建设的最终目标
在良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息最大程度的利用是人类推进信息化进程的理想目标。就建设档案信息化而言，此目标具有极为重要的指导意义。档案信息化建设是一个过程，在此过程中，伴随着在档案管理中应用程度的变化及其信息技术水平的提高，档案信息化建设的阶段性目标也应马上做出相应调整，档案管理理论所面临的发展与创新要求也将表现出一定不同。因而，在档案信息化建设中务必关注长远且立足当前，切实解决好档案信息化建设中今后和当前都将面临的各个方面的问题。
总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门只有转变思想观念，打破传统的档案管理模式，方可确立行之有效的档案文件管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为社会发展和经济建设服务。