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【摘要】：信息技术的发展使得办公环境发生了显著的变化，自动化的办公系统提高了工作效率，促进了科学管理，广泛应用于各单位、部门。现将办公自动化信息系统的设计特点和实现手段做详细描述。
【关键词】：办公自动化 信息系统 设计开发
办公自动化信息系统借助于电子计算机和网络技术的先进平台，能够有效地实现资源共享、信息传输、远程办公，保证各项办公任务的高效完成，减少了资源浪费，提高了办公质量和效率，促进政府、企业等各单位、部门的科学化管理。
一、办公自动化信息系统的设计特点
办公自动化并不是对某一个简单的办公软件的升级改造，而是用于处理超出人力范围的大批量复杂信息的整套系统工程。办公自动化信息系统自使用以来，以其高效、快捷、准确的巨大优势迅速得到广泛应用，并且将能否熟练使用该办公系统作为用人单位选拔员工的一项重要的参考指标。社会的不断发展进步，要求企业和个人顺应时代发展的潮流，掌握最先进的办公技术加速现代化办公的发展进程。
1.1 办公自动化信息系统的技术目标
办公自动化信息系统要求整个单位形成一个不可分割的整体，单位各个部门之间利用统一的办公系统进行资源共享、信息传递，加强各部门之间的联系，提高整体办事效率；这种办公系统将各项统计资料编入数据库内，省去了人工处理的繁琐步骤，减少了人力资源浪费，另外，简单明了的数据表可作为改进公司制度、制定重要决策的有力参考数据；公司可通过网络会议宣布紧急事项；高层领导可以实现远程办公，指导员工工作。
1.2 办公自动化信息系统的应用目标
办公自动化信息系统是本着高效、节能、快捷、实用的发展原则，通过先进的网络技术将整个工作单位紧密相连，电子化的办公系统节约了大量的笔墨、纸张，改善了落后的办公技术，在提高办公质量的同时起到节能的作用。
二、办公自动化信息系统的设计背景
信息技术不断发展进步，人们的生活环境、生活方式也随之发生显著的变化。政府、企业意识到信息系统的强大作用，将其合理利用定会给自身工作带来极大的便利，因此各单位都非常注重加强信息化建设，优化办公环境，提高自身竞争实力。中小型的企业受自身规模、资金、人力资源、硬件设施的局限，赶不上政府、大企业的办公自动化发展进程，但是它们可以结合企业特色，规划个性化发展道路。在资金条件允许的前提下，结合企业的运作模式，选择合理的信息系统以满足企业发展的需要。一般的商业软件不满足设计要求时，可利用现有的网络技术改进原有商业软件的部分功能，削减资本投入、优化系统功能，打造符合企业特点的办公系统。
三、办工自动化信息系统的技术支持
3.1 系统硬件支持
办公自动化信息系统采用星型的以太网技术设计拓扑结构，交换率达到百兆以上。在网络安全性方面，系统配备有专用的密码机，设置防火墙，由专用路由器提供广域网接口。该系统配备两台服务器，一台用于处理数据，一台作为办公软件的服务平台，两台服务器共同保证了系统的安全可靠。
3.2 系统软件支持
本着安全、稳定、高效的原则选择合适的软件操作平台和自动化系统平台。政府、大型企业、教育、金融等单位适合选用Linux服务器以提高办公质量，一般性的单位可以选择微软公司的Windows系列操作系统。办公自动化系统的选择需要考虑到服务对象的特点，即：信息交换量大，涉岗人员复杂、流动性大，工作流程繁琐、零碎等，所以对办公自动化系统的选择需要慎重考虑可能的影响因素。
3.3 保证系统安全
制定办公系统的安全方案需要考虑到以下几点：方案可操作性强，方案安全性高、可靠性强，安全方案能最大限度的降低系统安全隐患，安全方案保证系统的正常运行。参照国际上的安全评估准则对办公自动化系统进行安全评估，保证办公系统的安全可靠。
四、办公自动化系统的主要功能
4.1 规范办公方式
自动化办公系统在中小型企业中发展比较缓慢，并没有将系统的办公软件发挥出应有的作用，落后的手工办公形式依然存在，缺乏有效的办公制度对其进行规范管理，因此中小企业需要引入现代化的办公系统提高办公效率。员工可以利用计算机迅速获得公司内部分享的信息和资源，提高团体合作的有效性。先进的管理程序将纷繁复杂的数据信息条理化，为企业领导制定决策方案提供了可靠的数据支持。
4.2 进行数据管理
日常办公和业务上的数据复杂而凌乱，单凭人工难以应付得当，许多业务中涉及到的图表、数表等形式的内容都需要借助计算机来完成。运用自动化的办公程序，将办公数据及业务往来数据进行分类储存以备不时之需。
4.3 常用的系统功能
自动化的办公系统不仅要处理日常办公中产生的数据，还要管理多项办公业务。例如，管理公司内部行政工作，记录考勤、餐饮管理、用车记录、会议记录、收发传真、复印管理等；员工培训、晋升、调动等人事管理功能；业务档案信息存储；制作工作报表、记录员工考勤；企业内部电子邮件的收发功能；企业网站宣传、电子公告栏的通知发布工作等。
五、办公自动化系统的实现
办公自动化系统中具有签名和加密作用以保证整个工作系统的安全。系统内部USB安全钥和服务器共同完成加密传输工作，保证外在的办公系统流畅、高效的运行。
自动办公系统能够识别出发送文件的具体内容，识别公司内部不同部门的各自职责和相互间的关系，将文件自动发送到指定地点。文件成功传输之后，接收方会收到系统发来的收件提醒方便及时查收。系统也可以将需要公示的通知群发到个人，或者完成两三人之间的信息传输工作。
企业在发展的过程中，内部人员流动性大，企业规模也在发生日新月异的变化，在为企业配备自动化办公系统时，需要考虑到系统的通用性原则，不能因为企业发展中的变数而失去了原有的服务价值。系统要与企业有很强的匹配度，适应企业内部人员、资源等信息的变化；系统可根据使用对象的不同设置不同的模板形式，方便使用者进行合理选择，另外系统能够及时升级模板形式和功能以提高系统的使用率。
办公系统需要有强大的安全机制保证其信息处理的安全性，设置身份认证界面管理用户信息，在规定的权限内进行信息操作，企业内部机密文件需要进行身份验证，未通过验证者无权查看信息，也没有更改、编辑信息的权利。系统会记录办公过程中的具体操作、信息流向、访问界面、访问时间等内容，方便信息管理员或者企业领导在需要时进行查看。
自动化的办公系统具有完善的信息提醒功能，使用者进入提醒系统设置备忘，系统可按照使用者的要求帮其记录重要的会议、待处理事项，确保使用者按时完成规定任务。
结束语：自动化的办公系统能够简化工作步骤、提高工作效率，促进各单位内部的沟通交流，共同服务于政府、企业的良性发展。跟随计算机的发展脚步，不断更新自动化的办公系统，有效促进电子政务的快速发展。
参考文献：
[1] 郝桂云，高鹏程，王美玲. 地方政府电子政务及办公自动化建设研究——以A市财政局为例[J]. 经营管理者. 2010（02）
[2] 郑宇鸣，孟波，张锡顺，林郁，陈蕊，刘振环. 企事业单位办公自动化系统的规划与实现研究——以云南省农业科学院为例[J]. 云南冶金. 2010（05）
[3] 黄茹，张亮方，房玉龙，田莹，郑鑫. 南水北调山东段办公自动化系统设计与应用研究[J]. 南水北调与水利科技. 2010（05）
[4] 董欣胜. 高校推行办公自动化注意环节的思考——以集美大学为例[J]. 赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版）. 2011（11）
[5] 李铁，方焓，陈文昭. 应用办公自动化系统的督办功能增强医院的执行力[J]. 医学信息（上旬刊）. 2010（06）
【关键词】：办公自动化 信息系统 设计开发
办公自动化信息系统借助于电子计算机和网络技术的先进平台，能够有效地实现资源共享、信息传输、远程办公，保证各项办公任务的高效完成，减少了资源浪费，提高了办公质量和效率，促进政府、企业等各单位、部门的科学化管理。
一、办公自动化信息系统的设计特点
办公自动化并不是对某一个简单的办公软件的升级改造，而是用于处理超出人力范围的大批量复杂信息的整套系统工程。办公自动化信息系统自使用以来，以其高效、快捷、准确的巨大优势迅速得到广泛应用，并且将能否熟练使用该办公系统作为用人单位选拔员工的一项重要的参考指标。社会的不断发展进步，要求企业和个人顺应时代发展的潮流，掌握最先进的办公技术加速现代化办公的发展进程。
1.1 办公自动化信息系统的技术目标
办公自动化信息系统要求整个单位形成一个不可分割的整体，单位各个部门之间利用统一的办公系统进行资源共享、信息传递，加强各部门之间的联系，提高整体办事效率；这种办公系统将各项统计资料编入数据库内，省去了人工处理的繁琐步骤，减少了人力资源浪费，另外，简单明了的数据表可作为改进公司制度、制定重要决策的有力参考数据；公司可通过网络会议宣布紧急事项；高层领导可以实现远程办公，指导员工工作。
1.2 办公自动化信息系统的应用目标
办公自动化信息系统是本着高效、节能、快捷、实用的发展原则，通过先进的网络技术将整个工作单位紧密相连，电子化的办公系统节约了大量的笔墨、纸张，改善了落后的办公技术，在提高办公质量的同时起到节能的作用。
二、办公自动化信息系统的设计背景
信息技术不断发展进步，人们的生活环境、生活方式也随之发生显著的变化。政府、企业意识到信息系统的强大作用，将其合理利用定会给自身工作带来极大的便利，因此各单位都非常注重加强信息化建设，优化办公环境，提高自身竞争实力。中小型的企业受自身规模、资金、人力资源、硬件设施的局限，赶不上政府、大企业的办公自动化发展进程，但是它们可以结合企业特色，规划个性化发展道路。在资金条件允许的前提下，结合企业的运作模式，选择合理的信息系统以满足企业发展的需要。一般的商业软件不满足设计要求时，可利用现有的网络技术改进原有商业软件的部分功能，削减资本投入、优化系统功能，打造符合企业特点的办公系统。
三、办工自动化信息系统的技术支持
3.1 系统硬件支持
办公自动化信息系统采用星型的以太网技术设计拓扑结构，交换率达到百兆以上。在网络安全性方面，系统配备有专用的密码机，设置防火墙，由专用路由器提供广域网接口。该系统配备两台服务器，一台用于处理数据，一台作为办公软件的服务平台，两台服务器共同保证了系统的安全可靠。
3.2 系统软件支持
本着安全、稳定、高效的原则选择合适的软件操作平台和自动化系统平台。政府、大型企业、教育、金融等单位适合选用Linux服务器以提高办公质量，一般性的单位可以选择微软公司的Windows系列操作系统。办公自动化系统的选择需要考虑到服务对象的特点，即：信息交换量大，涉岗人员复杂、流动性大，工作流程繁琐、零碎等，所以对办公自动化系统的选择需要慎重考虑可能的影响因素。
3.3 保证系统安全
制定办公系统的安全方案需要考虑到以下几点：方案可操作性强，方案安全性高、可靠性强，安全方案能最大限度的降低系统安全隐患，安全方案保证系统的正常运行。参照国际上的安全评估准则对办公自动化系统进行安全评估，保证办公系统的安全可靠。
四、办公自动化系统的主要功能
4.1 规范办公方式
自动化办公系统在中小型企业中发展比较缓慢，并没有将系统的办公软件发挥出应有的作用，落后的手工办公形式依然存在，缺乏有效的办公制度对其进行规范管理，因此中小企业需要引入现代化的办公系统提高办公效率。员工可以利用计算机迅速获得公司内部分享的信息和资源，提高团体合作的有效性。先进的管理程序将纷繁复杂的数据信息条理化，为企业领导制定决策方案提供了可靠的数据支持。
4.2 进行数据管理
日常办公和业务上的数据复杂而凌乱，单凭人工难以应付得当，许多业务中涉及到的图表、数表等形式的内容都需要借助计算机来完成。运用自动化的办公程序，将办公数据及业务往来数据进行分类储存以备不时之需。
4.3 常用的系统功能
自动化的办公系统不仅要处理日常办公中产生的数据，还要管理多项办公业务。例如，管理公司内部行政工作，记录考勤、餐饮管理、用车记录、会议记录、收发传真、复印管理等；员工培训、晋升、调动等人事管理功能；业务档案信息存储；制作工作报表、记录员工考勤；企业内部电子邮件的收发功能；企业网站宣传、电子公告栏的通知发布工作等。
五、办公自动化系统的实现
办公自动化系统中具有签名和加密作用以保证整个工作系统的安全。系统内部USB安全钥和服务器共同完成加密传输工作，保证外在的办公系统流畅、高效的运行。
自动办公系统能够识别出发送文件的具体内容，识别公司内部不同部门的各自职责和相互间的关系，将文件自动发送到指定地点。文件成功传输之后，接收方会收到系统发来的收件提醒方便及时查收。系统也可以将需要公示的通知群发到个人，或者完成两三人之间的信息传输工作。
企业在发展的过程中，内部人员流动性大，企业规模也在发生日新月异的变化，在为企业配备自动化办公系统时，需要考虑到系统的通用性原则，不能因为企业发展中的变数而失去了原有的服务价值。系统要与企业有很强的匹配度，适应企业内部人员、资源等信息的变化；系统可根据使用对象的不同设置不同的模板形式，方便使用者进行合理选择，另外系统能够及时升级模板形式和功能以提高系统的使用率。
办公系统需要有强大的安全机制保证其信息处理的安全性，设置身份认证界面管理用户信息，在规定的权限内进行信息操作，企业内部机密文件需要进行身份验证，未通过验证者无权查看信息，也没有更改、编辑信息的权利。系统会记录办公过程中的具体操作、信息流向、访问界面、访问时间等内容，方便信息管理员或者企业领导在需要时进行查看。
自动化的办公系统具有完善的信息提醒功能，使用者进入提醒系统设置备忘，系统可按照使用者的要求帮其记录重要的会议、待处理事项，确保使用者按时完成规定任务。
结束语：自动化的办公系统能够简化工作步骤、提高工作效率，促进各单位内部的沟通交流，共同服务于政府、企业的良性发展。跟随计算机的发展脚步，不断更新自动化的办公系统，有效促进电子政务的快速发展。
参考文献：
[1] 郝桂云，高鹏程，王美玲. 地方政府电子政务及办公自动化建设研究——以A市财政局为例[J]. 经营管理者. 2010（02）
[2] 郑宇鸣，孟波，张锡顺，林郁，陈蕊，刘振环. 企事业单位办公自动化系统的规划与实现研究——以云南省农业科学院为例[J]. 云南冶金. 2010（05）
[3] 黄茹，张亮方，房玉龙，田莹，郑鑫. 南水北调山东段办公自动化系统设计与应用研究[J]. 南水北调与水利科技. 2010（05）
[4] 董欣胜. 高校推行办公自动化注意环节的思考——以集美大学为例[J]. 赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版）. 2011（11）
[5] 李铁，方焓，陈文昭. 应用办公自动化系统的督办功能增强医院的执行力[J]. 医学信息（上旬刊）. 2010（06）