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摘要：当前，运用信息化手段处理问题、解决问题是当今世界发展的大趋势，企业与事业单位应当紧跟世界潮流。在档案管理过程中，加强信息化技术的应用能够大大提高档案的管理与利用效率。但是另一方面，由于当前信息化的发达，档案资料在保存保管上必然也会存在一些信息泄露和盗取的不安全因素。基于此，文章就档案信息化管理的优势及安全问题进行简要的分析，希望可以提供一个有效的借鉴。
关键词：档案；信息化管理；优势；安全问题
随着新时期档案信息化管理进程的不断深入，大量电子档案、数字档案等的安全问题已经摆在了档案工作者面前，如何发挥档案信息化管理的优势、解决档案信息化管理的安全问题值得广大的档案工作者们深入探索和实践。
1 档案信息化管理模式的优势
1.1 提高搜索速度和准确性
传统的档案管理模式有个特点，那就是查找效率低，出现错误的机率比较大，一旦需要进行档案搜索时，都是依靠人力进行查找，需要翻阅案卷或者查看目录手动查找。档案管理信息化之后，档案搜索不需要再用工作人员花费大量的人力进行搜索，直接利用计算机就能找得到想要搜索的文献，这样一来，搜索效率和准确性都得到极大提高。
1.2 提高档案利用率
在我国科学技术不断高速发展的同时，人们对于环境保护也更加重视，很多单位或企业办公都倡导无纸化。因此，传统的纸质档案管理工作已不适应社会发展。档案信息化管理利用现有的科学技术，将信息资源以数字化的形式呈现在人们面前，人们在这个过程中对于自己信息的利用更加便捷与频繁，从而让更多的人在档案信息化管理中利用到自己所需要的信息。
1.3 信息远程传输共享更加方便
在档案信息化还没有出现之前，使用者如果有使用档案的需要时，必须经过档案管理部门查找、邮寄或者传真等方式才能使用到，使用者偶尔使用一次将会非常麻烦。档案信息化的出现改变了这种情况，档案信息管理依靠网络操作，可以将使用者需要使用的信息资源随即传输给使用者，给使用者带来了方便。
1.4 提高了档案信息管理效率
档案信息化管理包含多方面，其中有一点是生成数字化档案，然后档案管理工作人员对这些生成数字化的档案进行检验和整理，并存储入库和输出利用。这些工作内容如果利用传统的档案管理模式去进行管理，需要耗费大量的人力、物力和财力，完成之后的效果还不一定完美。因此，档案的信息化管理，极大地提高了档案管理的工作效率。
2 档案信息化管理存在的安全问题
2.1 电子档案存在真实性和合法性隐患
按规定，传统的档案管理模式中，纸质档案必须交由该单位有关领导签字盖章之后才正式生效，档案真实与否、合法与否很明显很直接就可以得到答案，其真实性和合法性可以得到很好的保证。档案信息化管理之后，电子档案可以自由復制粘贴，内容改动起来也很方便，这在很大程度上影响了档案的合法性和真实性。
2.2 管理过程中存在安全性问题
虽然档案信息化管理不会出现纸张破损而导致档案失效的情况，但是在现实生活中，档案信息化管理也会受到很多因素影响。比如：计算机软硬件老化、平台和电子档案之间的一致性等。这些问题的存在，要求档案管理工作人员改进管理方式，提高管理质量，保证管理质量不出问题。
2.3 受到计算机病毒的威胁
如今社会已进入信息时代，各行各业的人们必须面对的一个难题是如何防止计算机病毒的侵害。电子档案作为安全系数要求非常高的资料，需要极高的安全保障。但是难以避免的是，其在传输途中一样承受着被病毒侵袭的危险。此外，电子档案除了在传输过程中容易受到病毒侵害，在管理过程中也可能存在病毒威胁，档案信息化管理中病毒是必须注意的一个问题。
3 如何提高档案信息化管理的安全性
3.1 采用加密技术，提升电子档案的真实合法性
对电子档案采用加密技术能提高其真实合法性。现阶段我国使用的加密技术主要有两类构成，一种是对称类，另一种则是非对称类。对称类加密技术主要指的是对于文件的加密和解密需要一种相同的秘钥，查看文件只需知道其中一个的秘钥就可以得知另一个的秘钥，这种加密技术目前运用范围比较广泛。非对称类加密和对称类不同，其需要同时知道加密和解密两个秘钥，只知道其中一个不行。档案信息化工作管理中，特殊情况下，可以公开加密或解密秘钥其中的一个，但是一定不能两个都公开，否则给不法分子可乘之机，擅自更改重要档案信息。
3.2 采用先进的管理技术与理念
我国经济不断高速发展，科学技术水平也不断提高，每个行业都要根据自身实际情况将科学技术融入到企业管理中。档案信息化管理工作者也要结合自身工作的特点，紧跟时代发展趋势，吸收借鉴先进的管理模式，对传统管理模式存在不合理的地方加以改进，创建既符合自身特色又不失社会要求的管理模式。加大人力、物力和财力的投入力度，从本质上实现对档案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理内容是监控技术和权限问题。
3.3 建立健全安全管理制度
随着科学技术的发展，各种信息泄露情况日趋频繁，因此，电子档案信息安全越来越引起社会重视。要实现电子信息化安全管理，除了要在技术手段上加强外，还要在制度管理上给予保障，建立健全管理制度不但可以弥补因技术缺陷而带来的漏洞，也可以防止因人为因素而造成的问题。在档案信息化管理过程中，第一，要对各个部门各个人员进行职责分工，相关管理人员必须认真负责，各司其职，将自己分内事情做好，出现问题需要自行承担后果。同时，不归自身监管的事物不能擅自做主，必须在他人及相关领导同意之下才被允许。第二，对电子档案及时归档并处理，电子档案不归档或者归档不到位会产生一系列问题，比如：档案信息容易改动或丢失。归档之后的电子档案不能再进行更改，特殊情况下，必须经过申请审批并由有关领导签字盖章方可进行编辑处理。这样可以极大地提高信息的安全性，有效防止人为因素对档案信息化管理造成安全隐患。第三，完善相关规章制度，档案管理工作人员必须在规章范围内进行日常工作，不能超越制度允许的范围。
4 结束语
在档案信息化管理工作执行过程中，相关管理人员应对自身工作加以重视，保证能够更好地提升档案管理效率，在分析问题的原因之后，不仅要采取措施解决问题，还要做好防护措施，避免再次出现类似问题。
参考文献：
[1] 章莉 . 信息环境下档案管理工作创新策略 [J]. 城建档案， 2017，（01）： 58-59.
[2] 刘禹鹏 . 档案信息化管理的优势及安全问题探讨 [J]. 城建档案，2017，（01）： 19-20.
（作者单位：国网建湖县供电公司）
关键词：档案；信息化管理；优势；安全问题
随着新时期档案信息化管理进程的不断深入，大量电子档案、数字档案等的安全问题已经摆在了档案工作者面前，如何发挥档案信息化管理的优势、解决档案信息化管理的安全问题值得广大的档案工作者们深入探索和实践。
1 档案信息化管理模式的优势
1.1 提高搜索速度和准确性
传统的档案管理模式有个特点，那就是查找效率低，出现错误的机率比较大，一旦需要进行档案搜索时，都是依靠人力进行查找，需要翻阅案卷或者查看目录手动查找。档案管理信息化之后，档案搜索不需要再用工作人员花费大量的人力进行搜索，直接利用计算机就能找得到想要搜索的文献，这样一来，搜索效率和准确性都得到极大提高。
1.2 提高档案利用率
在我国科学技术不断高速发展的同时，人们对于环境保护也更加重视，很多单位或企业办公都倡导无纸化。因此，传统的纸质档案管理工作已不适应社会发展。档案信息化管理利用现有的科学技术，将信息资源以数字化的形式呈现在人们面前，人们在这个过程中对于自己信息的利用更加便捷与频繁，从而让更多的人在档案信息化管理中利用到自己所需要的信息。
1.3 信息远程传输共享更加方便
在档案信息化还没有出现之前，使用者如果有使用档案的需要时，必须经过档案管理部门查找、邮寄或者传真等方式才能使用到，使用者偶尔使用一次将会非常麻烦。档案信息化的出现改变了这种情况，档案信息管理依靠网络操作，可以将使用者需要使用的信息资源随即传输给使用者，给使用者带来了方便。
1.4 提高了档案信息管理效率
档案信息化管理包含多方面，其中有一点是生成数字化档案，然后档案管理工作人员对这些生成数字化的档案进行检验和整理，并存储入库和输出利用。这些工作内容如果利用传统的档案管理模式去进行管理，需要耗费大量的人力、物力和财力，完成之后的效果还不一定完美。因此，档案的信息化管理，极大地提高了档案管理的工作效率。
2 档案信息化管理存在的安全问题
2.1 电子档案存在真实性和合法性隐患
按规定，传统的档案管理模式中，纸质档案必须交由该单位有关领导签字盖章之后才正式生效，档案真实与否、合法与否很明显很直接就可以得到答案，其真实性和合法性可以得到很好的保证。档案信息化管理之后，电子档案可以自由復制粘贴，内容改动起来也很方便，这在很大程度上影响了档案的合法性和真实性。
2.2 管理过程中存在安全性问题
虽然档案信息化管理不会出现纸张破损而导致档案失效的情况，但是在现实生活中，档案信息化管理也会受到很多因素影响。比如：计算机软硬件老化、平台和电子档案之间的一致性等。这些问题的存在，要求档案管理工作人员改进管理方式，提高管理质量，保证管理质量不出问题。
2.3 受到计算机病毒的威胁
如今社会已进入信息时代，各行各业的人们必须面对的一个难题是如何防止计算机病毒的侵害。电子档案作为安全系数要求非常高的资料，需要极高的安全保障。但是难以避免的是，其在传输途中一样承受着被病毒侵袭的危险。此外，电子档案除了在传输过程中容易受到病毒侵害，在管理过程中也可能存在病毒威胁，档案信息化管理中病毒是必须注意的一个问题。
3 如何提高档案信息化管理的安全性
3.1 采用加密技术，提升电子档案的真实合法性
对电子档案采用加密技术能提高其真实合法性。现阶段我国使用的加密技术主要有两类构成，一种是对称类，另一种则是非对称类。对称类加密技术主要指的是对于文件的加密和解密需要一种相同的秘钥，查看文件只需知道其中一个的秘钥就可以得知另一个的秘钥，这种加密技术目前运用范围比较广泛。非对称类加密和对称类不同，其需要同时知道加密和解密两个秘钥，只知道其中一个不行。档案信息化工作管理中，特殊情况下，可以公开加密或解密秘钥其中的一个，但是一定不能两个都公开，否则给不法分子可乘之机，擅自更改重要档案信息。
3.2 采用先进的管理技术与理念
我国经济不断高速发展，科学技术水平也不断提高，每个行业都要根据自身实际情况将科学技术融入到企业管理中。档案信息化管理工作者也要结合自身工作的特点，紧跟时代发展趋势，吸收借鉴先进的管理模式，对传统管理模式存在不合理的地方加以改进，创建既符合自身特色又不失社会要求的管理模式。加大人力、物力和财力的投入力度，从本质上实现对档案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理内容是监控技术和权限问题。
3.3 建立健全安全管理制度
随着科学技术的发展，各种信息泄露情况日趋频繁，因此，电子档案信息安全越来越引起社会重视。要实现电子信息化安全管理，除了要在技术手段上加强外，还要在制度管理上给予保障，建立健全管理制度不但可以弥补因技术缺陷而带来的漏洞，也可以防止因人为因素而造成的问题。在档案信息化管理过程中，第一，要对各个部门各个人员进行职责分工，相关管理人员必须认真负责，各司其职，将自己分内事情做好，出现问题需要自行承担后果。同时，不归自身监管的事物不能擅自做主，必须在他人及相关领导同意之下才被允许。第二，对电子档案及时归档并处理，电子档案不归档或者归档不到位会产生一系列问题，比如：档案信息容易改动或丢失。归档之后的电子档案不能再进行更改，特殊情况下，必须经过申请审批并由有关领导签字盖章方可进行编辑处理。这样可以极大地提高信息的安全性，有效防止人为因素对档案信息化管理造成安全隐患。第三，完善相关规章制度，档案管理工作人员必须在规章范围内进行日常工作，不能超越制度允许的范围。
4 结束语
在档案信息化管理工作执行过程中，相关管理人员应对自身工作加以重视，保证能够更好地提升档案管理效率，在分析问题的原因之后，不仅要采取措施解决问题，还要做好防护措施，避免再次出现类似问题。
参考文献：
[1] 章莉 . 信息环境下档案管理工作创新策略 [J]. 城建档案， 2017，（01）： 58-59.
[2] 刘禹鹏 . 档案信息化管理的优势及安全问题探讨 [J]. 城建档案，2017，（01）： 19-20.
（作者单位：国网建湖县供电公司）