论文部分内容阅读
【摘 要】本文通过在本单位体制改革过程中档案处置工作的实践，为转制企业的档案处置总结了经验，并对转制后股份制企业的档案工作提出了有利于企业发展的思路。
【关键词】转制企业;档案处置;实践;思考
广东省佛山公路工程有限公司是佛山市深化体制改革中于1999年由事业体制改为国有企业，2002年底，从国有企业转制合并为股份制的民营企业，主管部门由佛山市公路局整体移交到佛山市建设交通资产经营有限公司，2003年初转移到佛山市公盈投资控股有限公司管理。在这一系列改革过程中，档案管理工作亦随之而变。
1.转制前规范的档案管理
1.1 机关档案综合管理。1998年以前的事业体制，佛山公路工程公司、佛山市公路局第一工程队、第二工程队是佛山市公路局下属独立建制的、事业性质的科级单位。档案管理工作按照佛山市机关档案综合管理制度执行。这一时期的档案，具有库藏丰富、数量大、管理规范的特点。档案种类包括文书、公路、会计、设备（仪器）、基建、声像（照片、录音、录像）、实物等各门类档案，综合档案室库藏越万卷。在佛山市公路局的领导和佛山市档案部门业务指导下，按照省特级标准进行规范化管理。佛山市公路局第一工程队和第二工程队从1990～1998年连年分别获得佛山市公路局档案工作先进单位，并于1995、1997年分别晋升为省特级机关档案综合管理单位。第一工程队综合档案室曾荣获“一九九一至一九九五年佛山市档案工作先进集体”和佛山市交通委员会授予的“一九九三年至一九九四年度档案工作标兵单位”称号。
1.2企业档案管理。“事转企”后，即1999～2002年，公司由事业体制改为国有企业的时期。根据佛山市公路局有关文件精神，正式赋予公司管理第一工程队、第二工程队、珠海公司的权力，并将其分别更名为工程公司第一公司、第二公司、第三公司。为使档案工作与企业体制改革相适应，制定了与之相适应的“企业档案分类办法”等一套企业档案管理制度，把新制定的档案规章制度贯彻到下属各分公司中实施，使档案工作能够顺利地过渡。这一阶段，档案管理模式仍与以往不变，其特点：档案基础好，领导较重视，保持一直的优良传统，数量日益庞大。在佛山市档案部门业务指导下，于2002年5月，下属第一公司（原第一工程队）顺利通过省特级档案综合管理的复检工作，从而，便档案管理工作向前迈进。
2.转制后档案的处置工作
2002年底，公司从国有企业转为股份制的民营企业。转制后，为了做好转制前档案的处置工作，根据佛山市政府办公室《国有企业资产产权变动档案处置暂行办法》、市公盈投资控股有限公司《关于做好国有企业资产与产权变动中的档案处置工作的通知》的文件精神，有计划、有组织地开展各项落实工作。
2.1转制前档案处置的具体计划。公司综合档案室主管按照市公盈公司《转发广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程的通知》及档案处置工作的时限要求，结合公司转制合并后档案库藏大、种类多的实际情况，迅速做好转制前档案处置工作具体详细的计划，并由办公室上交公司董事长批阅。公司董事长十分重视这项上级下达的任务，马上批示分管档案工作的领导阅处。这样，使档案处置工作有计划、有组织、按步骤地推进。
2.2召开档案处置工作专题会议。参加会议的人员：公司分管档案工作领导——党委书记，分管工程质量的副总经理，分管财务会计的副总经理，档案主管部门领导——办公室主任，综合档案室主管，人事档案管理员，会计档案管理员，下属原各分公司的档案员，及经营部、财务部、工程部、机材部等各部门负责人共20人。
2.3组建档案处置工作领导小组。领导小组由公司党委书记、分管财务会计的副总经理、办公室主任、综合档案室主管、及各部门档案资料员共9人组成。
2.4具体各项任务的落实。
2.4.1按计划完成转制前（界定为2002年度）原各分公司各类未归档的档案（包括文书、科技、会计、基建、设备仪器、特殊载体等档案）。
2.4.2统计出各种载体档案共13340（卷、件、盒）。其中，文书档案1427卷，公路档案1522卷，会计档案10010卷（册），其他载体档案共381卷（件、册）。
2.4.3对超过保管期限的档案进行鉴定、统计，汇总已超过保管期限的会计档案合计2165卷（册），其中，下属第一公司（原第一工程队）849卷（册），第二公司（原第二工程队）1316卷（册）。列出档案销毁清册，并经过上级档案主管部门市公盈投资控股有限公司审批后，在档案销毁手续完备的情况下，将这批共2165卷（册）、重1.05吨已超过保管期限的会计档案运到佛山市华峰纸页有限公司进行销毁。
2.5按期签订档案代管协议。
经过共同的努力，公司与佛山市公盈投资控股公司签订了《转制企业档案处置协议书》。把广东省佛山公路工程公司（转制前）属国有企业的各种载体档案共11175（卷、件、盒），委托广东省佛山公路工程有限公司代管，并签订委托代管协议及移交接收文据。同时，向市公盈公司移交了代管档案案卷目录共7本（文书、科技、会计、基建、设备仪器、特殊载体、已故人员档案）。
就这样，按期、完满、完成了佛山市、国资委、公盈公司布置的转制企业档案处置工作的任务，得到上级档案主管部门的肯定和表扬。
3.股份制企业的档案工作的思考
3.1转制后档案归档问题。
由于有限公司由佛山公路工程公司本部、第一、二、三公司转制后合并而成，管理机制从事业单位改为国有企业、从国有企业转为股份制的民营企业，不断变化，从而带来了档案工作的复杂性。为了合理地区别转制前、后不同性质的档案，按照档案自然形成规律的特点，提出将公司转制合并后的档案以有限公司为归档单位、重新独立编号的建议，向上级档案主管部门征询请示，得到市公盈公司《关于佛山公路工程有限公司档案管理问题的复函》后，确定了公司转制后（即2003年度以后）的档案，以有限公司为独立归档单位、重新编号，归档编号按审批后的分类方案执行。从而，解决了转制后档案归档关键性的问题。
3.2延续规范化管理。
3.2.1为了规范公司转制、合并后的档案归档工作，根据国家档案局及上级档案部门有关企业档案分类、文件材料归档范围、档案保管期限规定等文件精神，重新制定一套切合实际的企业档案管理办法。如：制定有限公司企业档案分类办法、文件材料归档范围和企业管理类档案保管期限的规定等，使档案分类、归档范围界定、保管期限的划分，都有统一的标准，便于今后档案综合管理和标准化、规范化管理。
3.2.2完善档案组织管理。由于转制期间人员流动较大，必须及时调整补充档案资料员，不断完善档案组织机构，加强对档案工作的领导，明确档案鉴定小组的责任。转制后对已到保管期限的档案，需由公司档案鉴定小组鉴定，经公司法人代表批准后进行监督销毁。
3.2.3落实综合档案管理的岗位职责。综合档案室依照其职责，负责对全公司各种载体档案的管理。除了做好企业管理类、工程建设类、会计档案等的归档、利用、统计、销毁及日常管理工作外，在新形势、新体制下，积极开展档案编研工作，对档案信息资源进行深层次的加工，为企业发展提供全方位的档案信息。
3.3提取档案精华，服务于企业。
具有国家公路工程施工总承包壹级资质的佛山公路工程有限公司，公路与桥梁施工档案，是企业生存、发展的凭证和依据。因此，应该从转制前各种档案中提取有利用价值的历史资料、生产数据。可以通过复印、扫描、借出原件等方法，提取工程竞标中必须具备的工程业绩、人员资质、固定资产三方面的资料。如：从公路档案中提取工程简介、工程合同、竣工验收文书；从文书档案中提取人事任免、职称资格及聘任文件；机械设备（仪器）、房产档案中提取固定资产证明材料；从实物档案中提取奖励等历史荣誉证；从会计档案中提取工程结算、企业盈利数据等。提取档案的精华，使档案为领导决策、为企业的施工建设服务。
3.4实现档案信息化、数字化管理。
在公司的信息网络系统中，把文档一体化数据和工程、机械设备、会计档案信息数据进行衔接，建立电子文件档案资源管理中心，提供档案信息在线利用服务平台。对电子文件档案实行规范化管理，按照国家档案局《企业档案工作规范》、《电子文件归档与电子档案管理办法》，制定电子档案管理制度，对公司各信息系统中形成的电子文件进行归档、管理和利用。例如：档案编研成果中公司资质、组织机构代码、税务证、质量认证、安全生产证、守信用重合同证、工程业绩、人员资质、固定资产……，通过扫描、摄影等方法，从传统纸质档案向档案数字化转换，并根据设定的利用权限提供及时有效的档案信息网络化、数字化服务，实现工程投标有效利用和档案信息资源共享。
【关键词】转制企业;档案处置;实践;思考
广东省佛山公路工程有限公司是佛山市深化体制改革中于1999年由事业体制改为国有企业，2002年底，从国有企业转制合并为股份制的民营企业，主管部门由佛山市公路局整体移交到佛山市建设交通资产经营有限公司，2003年初转移到佛山市公盈投资控股有限公司管理。在这一系列改革过程中，档案管理工作亦随之而变。
1.转制前规范的档案管理
1.1 机关档案综合管理。1998年以前的事业体制，佛山公路工程公司、佛山市公路局第一工程队、第二工程队是佛山市公路局下属独立建制的、事业性质的科级单位。档案管理工作按照佛山市机关档案综合管理制度执行。这一时期的档案，具有库藏丰富、数量大、管理规范的特点。档案种类包括文书、公路、会计、设备（仪器）、基建、声像（照片、录音、录像）、实物等各门类档案，综合档案室库藏越万卷。在佛山市公路局的领导和佛山市档案部门业务指导下，按照省特级标准进行规范化管理。佛山市公路局第一工程队和第二工程队从1990～1998年连年分别获得佛山市公路局档案工作先进单位，并于1995、1997年分别晋升为省特级机关档案综合管理单位。第一工程队综合档案室曾荣获“一九九一至一九九五年佛山市档案工作先进集体”和佛山市交通委员会授予的“一九九三年至一九九四年度档案工作标兵单位”称号。
1.2企业档案管理。“事转企”后，即1999～2002年，公司由事业体制改为国有企业的时期。根据佛山市公路局有关文件精神，正式赋予公司管理第一工程队、第二工程队、珠海公司的权力，并将其分别更名为工程公司第一公司、第二公司、第三公司。为使档案工作与企业体制改革相适应，制定了与之相适应的“企业档案分类办法”等一套企业档案管理制度，把新制定的档案规章制度贯彻到下属各分公司中实施，使档案工作能够顺利地过渡。这一阶段，档案管理模式仍与以往不变，其特点：档案基础好，领导较重视，保持一直的优良传统，数量日益庞大。在佛山市档案部门业务指导下，于2002年5月，下属第一公司（原第一工程队）顺利通过省特级档案综合管理的复检工作，从而，便档案管理工作向前迈进。
2.转制后档案的处置工作
2002年底，公司从国有企业转为股份制的民营企业。转制后，为了做好转制前档案的处置工作，根据佛山市政府办公室《国有企业资产产权变动档案处置暂行办法》、市公盈投资控股有限公司《关于做好国有企业资产与产权变动中的档案处置工作的通知》的文件精神，有计划、有组织地开展各项落实工作。
2.1转制前档案处置的具体计划。公司综合档案室主管按照市公盈公司《转发广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程的通知》及档案处置工作的时限要求，结合公司转制合并后档案库藏大、种类多的实际情况，迅速做好转制前档案处置工作具体详细的计划，并由办公室上交公司董事长批阅。公司董事长十分重视这项上级下达的任务，马上批示分管档案工作的领导阅处。这样，使档案处置工作有计划、有组织、按步骤地推进。
2.2召开档案处置工作专题会议。参加会议的人员：公司分管档案工作领导——党委书记，分管工程质量的副总经理，分管财务会计的副总经理，档案主管部门领导——办公室主任，综合档案室主管，人事档案管理员，会计档案管理员，下属原各分公司的档案员，及经营部、财务部、工程部、机材部等各部门负责人共20人。
2.3组建档案处置工作领导小组。领导小组由公司党委书记、分管财务会计的副总经理、办公室主任、综合档案室主管、及各部门档案资料员共9人组成。
2.4具体各项任务的落实。
2.4.1按计划完成转制前（界定为2002年度）原各分公司各类未归档的档案（包括文书、科技、会计、基建、设备仪器、特殊载体等档案）。
2.4.2统计出各种载体档案共13340（卷、件、盒）。其中，文书档案1427卷，公路档案1522卷，会计档案10010卷（册），其他载体档案共381卷（件、册）。
2.4.3对超过保管期限的档案进行鉴定、统计，汇总已超过保管期限的会计档案合计2165卷（册），其中，下属第一公司（原第一工程队）849卷（册），第二公司（原第二工程队）1316卷（册）。列出档案销毁清册，并经过上级档案主管部门市公盈投资控股有限公司审批后，在档案销毁手续完备的情况下，将这批共2165卷（册）、重1.05吨已超过保管期限的会计档案运到佛山市华峰纸页有限公司进行销毁。
2.5按期签订档案代管协议。
经过共同的努力，公司与佛山市公盈投资控股公司签订了《转制企业档案处置协议书》。把广东省佛山公路工程公司（转制前）属国有企业的各种载体档案共11175（卷、件、盒），委托广东省佛山公路工程有限公司代管，并签订委托代管协议及移交接收文据。同时，向市公盈公司移交了代管档案案卷目录共7本（文书、科技、会计、基建、设备仪器、特殊载体、已故人员档案）。
就这样，按期、完满、完成了佛山市、国资委、公盈公司布置的转制企业档案处置工作的任务，得到上级档案主管部门的肯定和表扬。
3.股份制企业的档案工作的思考
3.1转制后档案归档问题。
由于有限公司由佛山公路工程公司本部、第一、二、三公司转制后合并而成，管理机制从事业单位改为国有企业、从国有企业转为股份制的民营企业，不断变化，从而带来了档案工作的复杂性。为了合理地区别转制前、后不同性质的档案，按照档案自然形成规律的特点，提出将公司转制合并后的档案以有限公司为归档单位、重新独立编号的建议，向上级档案主管部门征询请示，得到市公盈公司《关于佛山公路工程有限公司档案管理问题的复函》后，确定了公司转制后（即2003年度以后）的档案，以有限公司为独立归档单位、重新编号，归档编号按审批后的分类方案执行。从而，解决了转制后档案归档关键性的问题。
3.2延续规范化管理。
3.2.1为了规范公司转制、合并后的档案归档工作，根据国家档案局及上级档案部门有关企业档案分类、文件材料归档范围、档案保管期限规定等文件精神，重新制定一套切合实际的企业档案管理办法。如：制定有限公司企业档案分类办法、文件材料归档范围和企业管理类档案保管期限的规定等，使档案分类、归档范围界定、保管期限的划分，都有统一的标准，便于今后档案综合管理和标准化、规范化管理。
3.2.2完善档案组织管理。由于转制期间人员流动较大，必须及时调整补充档案资料员，不断完善档案组织机构，加强对档案工作的领导，明确档案鉴定小组的责任。转制后对已到保管期限的档案，需由公司档案鉴定小组鉴定，经公司法人代表批准后进行监督销毁。
3.2.3落实综合档案管理的岗位职责。综合档案室依照其职责，负责对全公司各种载体档案的管理。除了做好企业管理类、工程建设类、会计档案等的归档、利用、统计、销毁及日常管理工作外，在新形势、新体制下，积极开展档案编研工作，对档案信息资源进行深层次的加工，为企业发展提供全方位的档案信息。
3.3提取档案精华，服务于企业。
具有国家公路工程施工总承包壹级资质的佛山公路工程有限公司，公路与桥梁施工档案，是企业生存、发展的凭证和依据。因此，应该从转制前各种档案中提取有利用价值的历史资料、生产数据。可以通过复印、扫描、借出原件等方法，提取工程竞标中必须具备的工程业绩、人员资质、固定资产三方面的资料。如：从公路档案中提取工程简介、工程合同、竣工验收文书；从文书档案中提取人事任免、职称资格及聘任文件；机械设备（仪器）、房产档案中提取固定资产证明材料；从实物档案中提取奖励等历史荣誉证；从会计档案中提取工程结算、企业盈利数据等。提取档案的精华，使档案为领导决策、为企业的施工建设服务。
3.4实现档案信息化、数字化管理。
在公司的信息网络系统中，把文档一体化数据和工程、机械设备、会计档案信息数据进行衔接，建立电子文件档案资源管理中心，提供档案信息在线利用服务平台。对电子文件档案实行规范化管理，按照国家档案局《企业档案工作规范》、《电子文件归档与电子档案管理办法》，制定电子档案管理制度，对公司各信息系统中形成的电子文件进行归档、管理和利用。例如：档案编研成果中公司资质、组织机构代码、税务证、质量认证、安全生产证、守信用重合同证、工程业绩、人员资质、固定资产……，通过扫描、摄影等方法，从传统纸质档案向档案数字化转换，并根据设定的利用权限提供及时有效的档案信息网络化、数字化服务，实现工程投标有效利用和档案信息资源共享。