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引言：往来账项的管理一直是企业会计工作和财务管理的重要环节，由于账务处理不规范容易出现挂账混乱，责任主体不清晰，清账未清项选择错误，导致系统中存在大量未清数据，影响会计信息真实性。通过在SAP系统对往来款项挂账、清帐、统计的全寿命周期进行管理，实现未清项自动清账，提升往来款项的准确性。
一、往来款项管理难点
（一）往来款项责任主体模糊，涉及面广、牵涉的人员众多
1、国网宁夏电力公司日常对公费用类挂账业务由业务人员直接到财务部报销，财务人员通过手工入账形成，对于挂账原因完全取决于财务人员入账习惯，且挂账方式、摘要描述等不统一，仅通过挂账摘要等信息很难区分挂账部门及责任人，若责任人或责任部门不及时清理，日积月累，系统中形成大量未清数据，且无法准确找出其责任人与责任部门。
2、业务人员因工程采购等形成的款项，由财务人员进行发票校验，清账时由业务人员发起付款申请，但前端业务人员缺乏对往来款项清理的积极性与责任心，再加上往来单位不及时主动与公司对账，债权债务双方都不及时履行其职责与义务，久而久之系统中形成大量的未清数据。随着公司业务积累及时间推移，往来款项的挂账原因及责任人难以从发票校验凭证内容查证，增加管理难度。
（二）财务部门缺少往来款项统计分析工具，对往来款项清理监督力度不够
由于往来款项挂账不规范、清账不及时，使得对账统计和账龄分析工作难度加大，另针对长时间形成的往来款项，财务人员无法准确辨别其形成原因、挂账的责任人或责任部门，无从着手往来款项的清理工作，加上未建立完善的往来账项管理办法和健全的往来款项内部控制制度，财务部门缺少对前端业务部门往来款项清理监督力度。
二、往来款项全寿命周期管理思路
往来款项全寿命周期管理推行实现未清项自动清账、简化系统操作、工作落实到责任部门的理念，在工程项目采购业务挂账已规范的基础上，进一步规范日常费用类挂账方式，对往来款项清账实行标准化流程管理，实现所有凭证均由前端业务驱动自动生成，并达到未清项自动清账的效果。同时，通过建立健全往来款项责任主体内控考核机制，结合账龄分析报表，实时跟踪各责任主体清账情况，加强责任部门、责任人往来款项清理责任心与积极性，降低财务风险，提升会计核算质量。
（一）规范挂账方式，明确责任主体职责分工
通过划分各类往来款项的形成原因，明确其责任主体。由工程项目采购形成的挂账其责任主体为相关项目管理部门。日常对公报销费用挂账方式不再由财务人员手工挂账形成，而是由其责任人或责任部门自行通过成本费用报销单的功能发起，经财务人员审核通过后，自动形成未清项挂账凭证。
（二）简化系统操作，提高各系统信息共享，实现未清项自动清账
为高效提高各部门工作效率，提升往来款项未清项自动清账工作准确率，必须从根本原因入手，避免选择错误未清项的问题，提高信息系自动化程度。将未清项的形成、付款计划编制、月度现金流编制、付款申请编制在SAP系统中完成。清账时，根据SAP系统系统付款申请中“项目+供应商+采购订单行项目”多维度信息进行一一对应，实现自动清账。
（三）建立跟踪查询机制，加强财务部门监督职能
以账龄预警分析报表作为管理工具，建立健全内部考核机制。由各单位财务部门跟踪查询各部门清账情况，提出合理建议并监督其整改，加强财务部门监督职责。
三、往来款项全寿命管理过程
往来款项全寿命周期管理遵循事前控制、事中规范、事后监督的原则。通过年度预算以及月度预算对往来款项进行严格的事前控制;在SAP系统系统中开发成本费用报销单报账平台以及付款申请功能，规范各单位各责任主体挂账、清账方式，达到事中规范的目的;最后，以往来款项账龄分析报表作为考核各单位往来账务清理情况的管理工具，实时查询各单位往来款项账务情况，定期对各单位往来款项清理情况进行考核并通报，起到事后监督的作用。
（一）在SAP系统中部署成本费用报销平台，实现所有挂账凭证皆由业务部门发起、财务审核，凭证自动生成
国网宁夏电力公司自2009年SAP系统上线以后，大力推进物资、服务采购业务往来款项挂账的自动生成。以物资采购为例，由需求部门提出需求，创建采购申请，经由物资部门审核后，由采购人员进行采购并入库处理。财务人员根据采购订单、入库单、供应商开具的发票进行发票校验，自动形成挂账凭证。
除项目、物资、资产模块自动生成凭证之外，在SAP系统系统中开发了成本费用报销单报账平台，所有业务均由各责任主体自行发起，末级财务专责审核完成后自动产生挂账凭证。发起人若只申请报账但不支付时，只生成挂账凭证，日后挂账凭证的清理需由发起人自行通过付款申请发起付款并清账;发起人若申请报销的同时申请付款，生成挂账凭证同时发起付款流程，并对之前形成的未清挂账凭证进行一一对应和匹配，调用清账功能，实现未清挂账凭证的自动清账。
1、责任人发起成本费用报销单报销流程，通过月度预算及年度预算进行双重控制
通过年度预算、月度预算对各单位各部门支付业务进行双重控制，成本费用报销单报销业务发起前，先由各业务部门编制月度现金流预算，并与次月发起支付流程，否则不允许流程发起，达到往来款项事前控制原则。
2、责任部门、财务部门领导进行审核报销合理性及准确性
流程发起后，系统自动生成单据编号。根据各单位管理需求，可配置灵活的多级审批流，经由责任部门及财务审核。同时，业务人员可直接通过费用报销平台查看单据的状态及审批过程，若单据审批前有误，可自行撤回修改并重新提交;若单据退回，可进行再修改。
3、财务专责审核，凭证抬头文本自动带出，挂账凭证自动生成
凭证抬头文本根据“责任部门+责任人+往来单位+挂账原由”自动生成，以便清晰明了区分业务形成原因，既满足各单位业务人员报销需求，又满足财务人员账务处理的需要，最终实现每一笔成本费用报销单发起对公报销业务的挂账凭证由审核后的单据自动生成挂账凭证，并能追溯至挂账责任人。 （二）在SAP系统中开发月度预算编制及资金支付功能，实现清账凭证自动生成。
为避免前端业务部门跨信息系统录入重复的信息，财务部门开展业务梳理工作，划清信息系统职责，规范前端业务部门操作，实现未清项自动清账功能。
1、提报付款计划：编制次月需要付款的各类费用
前端业务人员在SAP系统系统依据采购合同签订情况，分电子商务和非电子商务两种业务类型对预付款、到货款、投运款、质保金、服务款各阶段，并指定各个阶段预计付款时间，系统当月依据预计付款时间提取付款计划，形成下月项目、采购类预算编制计划。
2、预算编制：编制月度预算，严格控制资金流向
前端业务部门完成付款计划编制后，在预算编制时系统可自动带出业务信息，由业务人员完成预算现金和预算票据的编制。将FM预算管理模块中预算控制功能与月度现金流编制紧密结合，对各类经济业务进行成本和现金流量预算控制，无预算不得付款;
3、提报付款申请：系统自动校验未做发票校验的凭证不能发起付款申请
在编制付款申请时，系统自动带出预算编制单据的可用预算等数据，前端业务部门填写此次申请支付的金额，申请支付金额受发票校验金额、下达预算金额、可用预算金额的限制。付款申请编制完毕后提交部门领导、财务专责审批后自动传输至财务管控系统中进行付款操作。
4、自动清账：对未清项采购订单行项目、科目信息一一对应，自动清账
SAP系统系统配置自动清账规则，调用清账功能，实现挂账凭证的自动清账，避免人为清理未清项的各种弊端。
（三）为各部门提供多维度往来款项统计分析工具，划清往来款项责任主体，加强财务监督职能
通过将往来款项划分为四个阶段的账龄预警，从挂账部门、科目、项目三个不同的维度，对各单位长时间形成的仍未清理的挂账进行账龄预警，财务部门充分发挥其监督职能，实时查询跟踪各部门挂账、清账情况，督促各责任部门及时清账。每月统计各单位往来款项清理情况，将往来款管理状况作为各部门考核评价指标。
各责任主体清理往来款项时，应按账龄时长顺序清理，优先清理挂账时间长的未清项，对于无法清理的数据，财务部需会同业务部门分析原因，各责任部门需详细说明原因及情况，财务部提出合理建议，对于无法处理的数据，财务部按会计准则要求处理。
四、往来款项全过程管理成效
国网宁夏电力公司通过对往来款项实施标准化流程管理以来，取得显著成效，每一笔往来款项皆能精确归属至责任部门或责任人。系统操作精简、加强控制后，一方面解决了往来款项无责任人责任部门的问题，另一方面规范统一了往来款项挂账方式，原有多元化账务处理皆按规范统一流程自动形成，且前端业务人员选择未清项的准确率大大提高，使未清项能达到自动清账的效果，更真实合理的反应了公司往来款项的发生、处理情况。
（一）多维度监控各责任主体往来款项清理情况，各单位往来款项清理情况显著提升
往来款项挂账、清账得到规范，每一笔经济业务均能追溯至责任主体。财务部可根据往来款项账龄分析报表，实时跟进各责任部门挂账情况、项目付款进度等信息。
图1：账龄预警分析成效图
（二）简化系统操作，提高工作效率
由于未清项信息在SAP系统中有详细准确的记录，将付款申请改由在SAP系统中处理后，在SAP系统选择未清项时，无需逐条选择行项目信息，只需选择采购订单或未清凭证即可，行项目信息便可自动带出，大幅度提升了业务人员工作效率。
（三）缩短往来款项管理周期，大大提升清账及时率
自成本费用报销单费用报账平台上线，规范明确各责任主体往来款项挂账至今，挂账凭证均自动生成;2013年统一公司清账流程及方式，未清项自动清账率已达到90%以上，系统功能运行稳定，业务应用良好。
目前，国网宁夏电力公司正继续强化往来款项清理措施，进一步加强物资服务类往来款项清理力度，推行每月按计划清理的工作模式，对往来款项的形成、核算、结算、清理各个环节实施全过程监控，有效提高往来款项管理水平，加强公司前端业务人员以及财务人员对往来款项挂账、清账工作的积极性与责任心，提升公司信息化水平的同时，规范系统往来款项未数据，大大降低公司财务风险。
（作者单位：国网宁夏电力公司）
一、往来款项管理难点
（一）往来款项责任主体模糊，涉及面广、牵涉的人员众多
1、国网宁夏电力公司日常对公费用类挂账业务由业务人员直接到财务部报销，财务人员通过手工入账形成，对于挂账原因完全取决于财务人员入账习惯，且挂账方式、摘要描述等不统一，仅通过挂账摘要等信息很难区分挂账部门及责任人，若责任人或责任部门不及时清理，日积月累，系统中形成大量未清数据，且无法准确找出其责任人与责任部门。
2、业务人员因工程采购等形成的款项，由财务人员进行发票校验，清账时由业务人员发起付款申请，但前端业务人员缺乏对往来款项清理的积极性与责任心，再加上往来单位不及时主动与公司对账，债权债务双方都不及时履行其职责与义务，久而久之系统中形成大量的未清数据。随着公司业务积累及时间推移，往来款项的挂账原因及责任人难以从发票校验凭证内容查证，增加管理难度。
（二）财务部门缺少往来款项统计分析工具，对往来款项清理监督力度不够
由于往来款项挂账不规范、清账不及时，使得对账统计和账龄分析工作难度加大，另针对长时间形成的往来款项，财务人员无法准确辨别其形成原因、挂账的责任人或责任部门，无从着手往来款项的清理工作，加上未建立完善的往来账项管理办法和健全的往来款项内部控制制度，财务部门缺少对前端业务部门往来款项清理监督力度。
二、往来款项全寿命周期管理思路
往来款项全寿命周期管理推行实现未清项自动清账、简化系统操作、工作落实到责任部门的理念，在工程项目采购业务挂账已规范的基础上，进一步规范日常费用类挂账方式，对往来款项清账实行标准化流程管理，实现所有凭证均由前端业务驱动自动生成，并达到未清项自动清账的效果。同时，通过建立健全往来款项责任主体内控考核机制，结合账龄分析报表，实时跟踪各责任主体清账情况，加强责任部门、责任人往来款项清理责任心与积极性，降低财务风险，提升会计核算质量。
（一）规范挂账方式，明确责任主体职责分工
通过划分各类往来款项的形成原因，明确其责任主体。由工程项目采购形成的挂账其责任主体为相关项目管理部门。日常对公报销费用挂账方式不再由财务人员手工挂账形成，而是由其责任人或责任部门自行通过成本费用报销单的功能发起，经财务人员审核通过后，自动形成未清项挂账凭证。
（二）简化系统操作，提高各系统信息共享，实现未清项自动清账
为高效提高各部门工作效率，提升往来款项未清项自动清账工作准确率，必须从根本原因入手，避免选择错误未清项的问题，提高信息系自动化程度。将未清项的形成、付款计划编制、月度现金流编制、付款申请编制在SAP系统中完成。清账时，根据SAP系统系统付款申请中“项目+供应商+采购订单行项目”多维度信息进行一一对应，实现自动清账。
（三）建立跟踪查询机制，加强财务部门监督职能
以账龄预警分析报表作为管理工具，建立健全内部考核机制。由各单位财务部门跟踪查询各部门清账情况，提出合理建议并监督其整改，加强财务部门监督职责。
三、往来款项全寿命管理过程
往来款项全寿命周期管理遵循事前控制、事中规范、事后监督的原则。通过年度预算以及月度预算对往来款项进行严格的事前控制;在SAP系统系统中开发成本费用报销单报账平台以及付款申请功能，规范各单位各责任主体挂账、清账方式，达到事中规范的目的;最后，以往来款项账龄分析报表作为考核各单位往来账务清理情况的管理工具，实时查询各单位往来款项账务情况，定期对各单位往来款项清理情况进行考核并通报，起到事后监督的作用。
（一）在SAP系统中部署成本费用报销平台，实现所有挂账凭证皆由业务部门发起、财务审核，凭证自动生成
国网宁夏电力公司自2009年SAP系统上线以后，大力推进物资、服务采购业务往来款项挂账的自动生成。以物资采购为例，由需求部门提出需求，创建采购申请，经由物资部门审核后，由采购人员进行采购并入库处理。财务人员根据采购订单、入库单、供应商开具的发票进行发票校验，自动形成挂账凭证。
除项目、物资、资产模块自动生成凭证之外，在SAP系统系统中开发了成本费用报销单报账平台，所有业务均由各责任主体自行发起，末级财务专责审核完成后自动产生挂账凭证。发起人若只申请报账但不支付时，只生成挂账凭证，日后挂账凭证的清理需由发起人自行通过付款申请发起付款并清账;发起人若申请报销的同时申请付款，生成挂账凭证同时发起付款流程，并对之前形成的未清挂账凭证进行一一对应和匹配，调用清账功能，实现未清挂账凭证的自动清账。
1、责任人发起成本费用报销单报销流程，通过月度预算及年度预算进行双重控制
通过年度预算、月度预算对各单位各部门支付业务进行双重控制，成本费用报销单报销业务发起前，先由各业务部门编制月度现金流预算，并与次月发起支付流程，否则不允许流程发起，达到往来款项事前控制原则。
2、责任部门、财务部门领导进行审核报销合理性及准确性
流程发起后，系统自动生成单据编号。根据各单位管理需求，可配置灵活的多级审批流，经由责任部门及财务审核。同时，业务人员可直接通过费用报销平台查看单据的状态及审批过程，若单据审批前有误，可自行撤回修改并重新提交;若单据退回，可进行再修改。
3、财务专责审核，凭证抬头文本自动带出，挂账凭证自动生成
凭证抬头文本根据“责任部门+责任人+往来单位+挂账原由”自动生成，以便清晰明了区分业务形成原因，既满足各单位业务人员报销需求，又满足财务人员账务处理的需要，最终实现每一笔成本费用报销单发起对公报销业务的挂账凭证由审核后的单据自动生成挂账凭证，并能追溯至挂账责任人。 （二）在SAP系统中开发月度预算编制及资金支付功能，实现清账凭证自动生成。
为避免前端业务部门跨信息系统录入重复的信息，财务部门开展业务梳理工作，划清信息系统职责，规范前端业务部门操作，实现未清项自动清账功能。
1、提报付款计划：编制次月需要付款的各类费用
前端业务人员在SAP系统系统依据采购合同签订情况，分电子商务和非电子商务两种业务类型对预付款、到货款、投运款、质保金、服务款各阶段，并指定各个阶段预计付款时间，系统当月依据预计付款时间提取付款计划，形成下月项目、采购类预算编制计划。
2、预算编制：编制月度预算，严格控制资金流向
前端业务部门完成付款计划编制后，在预算编制时系统可自动带出业务信息，由业务人员完成预算现金和预算票据的编制。将FM预算管理模块中预算控制功能与月度现金流编制紧密结合，对各类经济业务进行成本和现金流量预算控制，无预算不得付款;
3、提报付款申请：系统自动校验未做发票校验的凭证不能发起付款申请
在编制付款申请时，系统自动带出预算编制单据的可用预算等数据，前端业务部门填写此次申请支付的金额，申请支付金额受发票校验金额、下达预算金额、可用预算金额的限制。付款申请编制完毕后提交部门领导、财务专责审批后自动传输至财务管控系统中进行付款操作。
4、自动清账：对未清项采购订单行项目、科目信息一一对应，自动清账
SAP系统系统配置自动清账规则，调用清账功能，实现挂账凭证的自动清账，避免人为清理未清项的各种弊端。
（三）为各部门提供多维度往来款项统计分析工具，划清往来款项责任主体，加强财务监督职能
通过将往来款项划分为四个阶段的账龄预警，从挂账部门、科目、项目三个不同的维度，对各单位长时间形成的仍未清理的挂账进行账龄预警，财务部门充分发挥其监督职能，实时查询跟踪各部门挂账、清账情况，督促各责任部门及时清账。每月统计各单位往来款项清理情况，将往来款管理状况作为各部门考核评价指标。
各责任主体清理往来款项时，应按账龄时长顺序清理，优先清理挂账时间长的未清项，对于无法清理的数据，财务部需会同业务部门分析原因，各责任部门需详细说明原因及情况，财务部提出合理建议，对于无法处理的数据，财务部按会计准则要求处理。
四、往来款项全过程管理成效
国网宁夏电力公司通过对往来款项实施标准化流程管理以来，取得显著成效，每一笔往来款项皆能精确归属至责任部门或责任人。系统操作精简、加强控制后，一方面解决了往来款项无责任人责任部门的问题，另一方面规范统一了往来款项挂账方式，原有多元化账务处理皆按规范统一流程自动形成，且前端业务人员选择未清项的准确率大大提高，使未清项能达到自动清账的效果，更真实合理的反应了公司往来款项的发生、处理情况。
（一）多维度监控各责任主体往来款项清理情况，各单位往来款项清理情况显著提升
往来款项挂账、清账得到规范，每一笔经济业务均能追溯至责任主体。财务部可根据往来款项账龄分析报表，实时跟进各责任部门挂账情况、项目付款进度等信息。
图1：账龄预警分析成效图
（二）简化系统操作，提高工作效率
由于未清项信息在SAP系统中有详细准确的记录，将付款申请改由在SAP系统中处理后，在SAP系统选择未清项时，无需逐条选择行项目信息，只需选择采购订单或未清凭证即可，行项目信息便可自动带出，大幅度提升了业务人员工作效率。
（三）缩短往来款项管理周期，大大提升清账及时率
自成本费用报销单费用报账平台上线，规范明确各责任主体往来款项挂账至今，挂账凭证均自动生成;2013年统一公司清账流程及方式，未清项自动清账率已达到90%以上，系统功能运行稳定，业务应用良好。
目前，国网宁夏电力公司正继续强化往来款项清理措施，进一步加强物资服务类往来款项清理力度，推行每月按计划清理的工作模式，对往来款项的形成、核算、结算、清理各个环节实施全过程监控，有效提高往来款项管理水平，加强公司前端业务人员以及财务人员对往来款项挂账、清账工作的积极性与责任心，提升公司信息化水平的同时，规范系统往来款项未数据，大大降低公司财务风险。
（作者单位：国网宁夏电力公司）