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21世纪是信息与高科技结合应用发展的时代，医院档案管理向信息化管理方向发展是必然趋势。医院档案信息化建设以网络化建设为基础，档案信息资料作为医院信息载体是医院管理的重要组成部分,而信息资料做为医院最为宝贵的一大资源将直接影响到医院的生存与发展,因此加强对医院档案管理信息化的建设迫在眉睫。
一、医院档案信息化管理的现状
秦皇岛市第一医院是一所集医疗、教学、科研为一体的大型综合性三级甲等医院，信息科学技术在医院获得迅猛发展。在医院整体推进信息化建设这一新形势下，加快医院档案信息化建设，既是借助医院信息化建设的有力契机，实现档案工作跨越式发展的必然选择，也是发掘档案作用、推动档案工作的内在要求。大力开发档案信息资源，为医院提供全方位的信息服务是档案部门义不容辞的任务，更是为医院档案信息化建设提供了技术和智力支持。
（一）工作强度大，任务繁重，缺乏档案管理专业化人员
医院档案管理工作涉及到很多细节方面，包括对现存档案室的纸质档案进行数据化处理；利用文档处理软件对数据库进行规范整理以便检索利用；采取数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,确保档案信息的安全性；电子文件进行转换升级使其处于可用状态，做到纸质档案与电子文档并存。而做到这些工作要求档案部门人员要有相适应的熟练计算机操作技能、获取判断运用信息的能力、还要有精通档案业务知识的复合型人才。而目前档案人员大多只懂档案管理，对计算机应用知之不多，信息化技术运用能力不强，开发信息设备功能的能力有限，这在一定程度上制约了医院档案信息化建设的发展。
（二）电子设备更新速度快，需要大量资金投入
医院档案部门实行档案库房、技术用房、办公室、调阅室分开；配备了密集架、目录柜、计算机、复印机、扫描仪、打印机、空调等档案设备和装具；整体而言，档案信息化建设的软硬件基础设施建设还很不到位，对档案信息进行安全防护，而更新维护这些硬件设备都需要很大的经费投入。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，其核心是档案信息网络。只有建设先进的档案信息网络才能充分发挥信息化的整体效益。
（三）档案管理的相关政策法规不健全，服务方式过于保守
保证档案信息安全的法律法规、规章制度尚未完善，档案信息管理的法律地位尚未确立，信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。而传统的档案管理服务方式过于机械，缺乏灵便性，工作中没有对档案信息进行深层次的开发和加工，这些问题直接影响着档案信息化建设的步伐。
（四）对新来毕业生的档案管理不规范，管理手段落后
档案管理部门在日常工作中没有针对新来毕业生档案形成明确细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作不及时，管档人员在管理上流于形式，对接收到的毕业生档案，只是将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
二、加强医院档案信息化建设的措施
针对医院档案信息化管理工作中的现状和存在的问题，应采取以下措施：
（一）更新工作方式，提高工作效率，重视人才培养
随着传统档案管理向信息化时代过渡，档案工作人员的角色和职能也随之改变，档案管理人员不仅要在工作方式上进行更新，也要在工作手段上进行改进。计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索，我们可以借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作的方法还有很多，比如数码技术、影像技术、条形码技术等，因此加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用，帮助解决具体问题，将大大提高管理效率和管理水平。
做为一名档案工作者除具备最基本的职业道德、基础文化知识和档案专业知识外，更重要的是掌握现代信息技术和相关领域知识。要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题搞一些小创造、小革新，以起到事半功倍之效。档案队伍的知识结构必须是朝着高学历、多学科复合型人才过渡。一是加强信息化专业知识培训，包括电子档案的保管和利用，数字化档案信息的存储和传递等；二是加强行业标准、规范的学习；三是提高计算机运用能力，提高英语水平；四是建立考核机制。在现有档案队伍中开展继续教育，鼓励终身学习，并将此纳入档案人员上岗、评先评优、职称晋升、任职等的考核条件之一。只有通过学习和培训，才能提高档案管理人员的综合素质，逐步完善档案管理人员的知识结构、培养敏锐的档案意识以及较强的档案技术能力，以便更好地应用于自己的实际工作中。
（二）创新服务方式，完善档案管理的政策法规
创新人事档案管理的服务方式，强化服务意识，变过去“守摊式”服务为“开发式”服务，重视研究人事档案用户的多方位需求，有针对性地提供个性化服务。医院互联网的建立使档案信息资源更加丰富,而档案信息化的服务方式要求是公开的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。在日常工作中通过计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务,可以多途径地获取档案信息,节省了时间,提高了利用效率。作为一名档案工作者要不断增强服务意识，有高度责任心，善于从政治上认识判断形势，积极主动地开展档案管理工作，变被动等材料为主动收集材料。在工作中牢固树立主动服务意识和默默奉献精神，既要坚持原则，照章办事，又要有改革创新的精神。这样才能在服务中树立良好形象，不断提高工作效率。
标准规范是档案信息化建设的重要基础之一，这是档案信息化快捷、有序、健康发展的保障，是从管理、法制和技术等方面规范和协调个要素之间的关系。档案标准化是一个制定标准化与执行标准并重的过程。医院应加强上级档案行政管理部门的各种业务规定，对过去不合时宜、制约人事档案管理方面的政策加以完善，不仅档案部门和档案人员要遵守执行，医院管理者及相关职能部门也应知晓。
（三）完善基础设施维护，加强人事档案管理的现代化手段
信息化发展,硬件是先行。加强以档案信息为核心的档案基础设施建设，加大投入，配置与档案管理现代化相适应的硬件设施。这需要医院在人力、物力、财力上的支持。增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑等硬件设备，设置防火、防盗的自动监控系统，使电子设备即时扩展且易于维护。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，医院建立微机局域网络,在网络平台上编制一套文书、人事和图书档案管理的自动化软件，主要功能有档案管理、文书处理等内容，即医院信息中心档案管理网络。这样大大提高办公效率，方便档案管理者的应用，实现了档案资料的网络化应用，以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，物尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
（四）创新档案管理模式，强化对毕业生的档案管理，
增强创新意识，建立专门的毕业生人事档案系统软件。对新接收的毕业生档案应重新整理、重新组卷，剔除无用的资料，客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值，将其变成电子文件输入到计算机软件中。加强对电子文件积累、著录、归档等环节的监督、指导，积极探索电子档案接收方式和管理、保障、利用的方法，保证流动人员归档文件的真实、完整、长期可读。
综上所述，加强医院档案管理信息化建设，建立行之有效的档案信息管理系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化的根本条件。通过远景规划，使我们认识到自身工作的价值及业绩，做好档案管理工作是我们义不容辞的责任。
一、医院档案信息化管理的现状
秦皇岛市第一医院是一所集医疗、教学、科研为一体的大型综合性三级甲等医院，信息科学技术在医院获得迅猛发展。在医院整体推进信息化建设这一新形势下，加快医院档案信息化建设，既是借助医院信息化建设的有力契机，实现档案工作跨越式发展的必然选择，也是发掘档案作用、推动档案工作的内在要求。大力开发档案信息资源，为医院提供全方位的信息服务是档案部门义不容辞的任务，更是为医院档案信息化建设提供了技术和智力支持。
（一）工作强度大，任务繁重，缺乏档案管理专业化人员
医院档案管理工作涉及到很多细节方面，包括对现存档案室的纸质档案进行数据化处理；利用文档处理软件对数据库进行规范整理以便检索利用；采取数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,确保档案信息的安全性；电子文件进行转换升级使其处于可用状态，做到纸质档案与电子文档并存。而做到这些工作要求档案部门人员要有相适应的熟练计算机操作技能、获取判断运用信息的能力、还要有精通档案业务知识的复合型人才。而目前档案人员大多只懂档案管理，对计算机应用知之不多，信息化技术运用能力不强，开发信息设备功能的能力有限，这在一定程度上制约了医院档案信息化建设的发展。
（二）电子设备更新速度快，需要大量资金投入
医院档案部门实行档案库房、技术用房、办公室、调阅室分开；配备了密集架、目录柜、计算机、复印机、扫描仪、打印机、空调等档案设备和装具；整体而言，档案信息化建设的软硬件基础设施建设还很不到位，对档案信息进行安全防护，而更新维护这些硬件设备都需要很大的经费投入。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，其核心是档案信息网络。只有建设先进的档案信息网络才能充分发挥信息化的整体效益。
（三）档案管理的相关政策法规不健全，服务方式过于保守
保证档案信息安全的法律法规、规章制度尚未完善，档案信息管理的法律地位尚未确立，信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。而传统的档案管理服务方式过于机械，缺乏灵便性，工作中没有对档案信息进行深层次的开发和加工，这些问题直接影响着档案信息化建设的步伐。
（四）对新来毕业生的档案管理不规范，管理手段落后
档案管理部门在日常工作中没有针对新来毕业生档案形成明确细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作不及时，管档人员在管理上流于形式，对接收到的毕业生档案，只是将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
二、加强医院档案信息化建设的措施
针对医院档案信息化管理工作中的现状和存在的问题，应采取以下措施：
（一）更新工作方式，提高工作效率，重视人才培养
随着传统档案管理向信息化时代过渡，档案工作人员的角色和职能也随之改变，档案管理人员不仅要在工作方式上进行更新，也要在工作手段上进行改进。计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索，我们可以借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作的方法还有很多，比如数码技术、影像技术、条形码技术等，因此加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用，帮助解决具体问题，将大大提高管理效率和管理水平。
做为一名档案工作者除具备最基本的职业道德、基础文化知识和档案专业知识外，更重要的是掌握现代信息技术和相关领域知识。要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题搞一些小创造、小革新，以起到事半功倍之效。档案队伍的知识结构必须是朝着高学历、多学科复合型人才过渡。一是加强信息化专业知识培训，包括电子档案的保管和利用，数字化档案信息的存储和传递等；二是加强行业标准、规范的学习；三是提高计算机运用能力，提高英语水平；四是建立考核机制。在现有档案队伍中开展继续教育，鼓励终身学习，并将此纳入档案人员上岗、评先评优、职称晋升、任职等的考核条件之一。只有通过学习和培训，才能提高档案管理人员的综合素质，逐步完善档案管理人员的知识结构、培养敏锐的档案意识以及较强的档案技术能力，以便更好地应用于自己的实际工作中。
（二）创新服务方式，完善档案管理的政策法规
创新人事档案管理的服务方式，强化服务意识，变过去“守摊式”服务为“开发式”服务，重视研究人事档案用户的多方位需求，有针对性地提供个性化服务。医院互联网的建立使档案信息资源更加丰富,而档案信息化的服务方式要求是公开的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。在日常工作中通过计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务,可以多途径地获取档案信息,节省了时间,提高了利用效率。作为一名档案工作者要不断增强服务意识，有高度责任心，善于从政治上认识判断形势，积极主动地开展档案管理工作，变被动等材料为主动收集材料。在工作中牢固树立主动服务意识和默默奉献精神，既要坚持原则，照章办事，又要有改革创新的精神。这样才能在服务中树立良好形象，不断提高工作效率。
标准规范是档案信息化建设的重要基础之一，这是档案信息化快捷、有序、健康发展的保障，是从管理、法制和技术等方面规范和协调个要素之间的关系。档案标准化是一个制定标准化与执行标准并重的过程。医院应加强上级档案行政管理部门的各种业务规定，对过去不合时宜、制约人事档案管理方面的政策加以完善，不仅档案部门和档案人员要遵守执行，医院管理者及相关职能部门也应知晓。
（三）完善基础设施维护，加强人事档案管理的现代化手段
信息化发展,硬件是先行。加强以档案信息为核心的档案基础设施建设，加大投入，配置与档案管理现代化相适应的硬件设施。这需要医院在人力、物力、财力上的支持。增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑等硬件设备，设置防火、防盗的自动监控系统，使电子设备即时扩展且易于维护。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，医院建立微机局域网络,在网络平台上编制一套文书、人事和图书档案管理的自动化软件，主要功能有档案管理、文书处理等内容，即医院信息中心档案管理网络。这样大大提高办公效率，方便档案管理者的应用，实现了档案资料的网络化应用，以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，物尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
（四）创新档案管理模式，强化对毕业生的档案管理，
增强创新意识，建立专门的毕业生人事档案系统软件。对新接收的毕业生档案应重新整理、重新组卷，剔除无用的资料，客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值，将其变成电子文件输入到计算机软件中。加强对电子文件积累、著录、归档等环节的监督、指导，积极探索电子档案接收方式和管理、保障、利用的方法，保证流动人员归档文件的真实、完整、长期可读。
综上所述，加强医院档案管理信息化建设，建立行之有效的档案信息管理系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化的根本条件。通过远景规划，使我们认识到自身工作的价值及业绩，做好档案管理工作是我们义不容辞的责任。