编辑老师：
　　2003年10月。鹤壁市档案馆开展了三年一次的馆藏档案资料的普查工作。在这次普查中我们发现：在《鹤壁日报》社全宗档案中，缺少1958年至1961年的专业档案；而在馆藏中共鹤壁市委办公室的资料中却有1958年至1961年的《鹤壁日报》合订本。后经多方调查，最后确认这是鹤壁目前仅存的一套较为完整的早期《鹤壁日报》。于是我们就将这部分资料转化为馆藏《鹤壁日报》社全宗的专业档案。
　　2006年5月，鹤壁市一个城区的水利部门来我馆要求查阅关于鹤壁市上世纪50年代至70年代建大中型水库时的移民档案。并强调这涉及到落实国家对移民的补偿政策，查不到这方面的档案将有可能引起移民不满，造成上访。为此。我们精心查找了一个多月，在馆藏永久、长期、短期档案中以及馆藏资料中均没有查到有用的东西。最后却意外地在准备销毁的短期档案(未批复的请示文件)中查到了当时的一些移民情况。由此我们认识到，应销毁的档案随着时间的推移。部分还有利用的价值。于是，我们就将这部分准备销毁的档案转化为馆藏资料进行保管和管理。
　　以上做法是否妥当，一时又理不出比较清晰的头绪。望翟贡远老师赐教。
　　
　　田维斌　　鹤壁市档案局
　　
　　在一定条件下，档案可以转化为资料，资料也可以转化为档案。尽管教科书是这么讲，但在工作中付诸实践的却不多。田维斌和同行结合实际对此做了大量的工作，进行了有益的尝试。上文中他提出的问题实际上包括两个方面：一是馆藏鹤壁市委办公室的《鹤壁日报》能否转化为鹤壁日报社全宗的专业档案：二是准备销毁的档案能否转化为馆藏资料进行管理。
　　对第一个问题，笔者认为鹤壁市档案馆应依据中央宣传部、国家档案局及我省的相关规定处理，中央宣传部和国家档案局颁布的《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》第十二条规定，立档单位的归档范围包括“本单位编辑出版的报纸和各种有关宣传报道业务的出版物”。《河南省档案管理条例》第十七条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当将本单位编印出版的报刊、文集以及志书、年鉴、大事记、组织史、政策法规汇编等按期归档。并送同级国家档案馆。”按照上述规定，鹤壁日报社应将《鹤壁日报》按期归档，将其作为档案的一部分进行保存，并定期移交鹤壁市档案馆。尽管《鹤壁日报》对鹤壁日报社来说是档案，但对鹤壁市委办公室来说它却是资料。为保持鹤壁日报社全宗档案的齐全完整，笔者基本赞同鹤壁市档案馆在该全宗缺少1958年至1961年的《鹤壁日报》的情况下，将馆藏鹤壁市委办公室资料中相应时期的《鹤壁日报》转化为鹤壁日报社全宗专业档案的做法。
　　对第二个问题，笔者认为应区别情况进行处理。之所以出现准备销毁的档案还有利用价值的情况，是由于我们的认识没有反映事物的客观现实，致使在判断档案价值上出现了偏差。这就要求我们重新审视、判断这些档案的价值。在审视、判断的过程中除了坚持国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等档案工作规范标准外，还要坚持正确的指导思想。在对这些档案重新认定价值的基础上，笔者建议鹤壁市档案馆应区别情况进行处理：一是对具有长久保存价值的，应继续将其作为档案进行保存，并调整其保管期限：二是对不具有长久保存价值但又不宜销毁的，可以将其转到资料库房保存，参照资料进行管理：三是对没有保存价值又可以销毁的，经履行相应手续后予以销毁。
　　需要提醒的是，无论是资料转化为档案，还是档案参照资料进行管理，鹤壁市档案馆都要严格转化(或参照)的程序，在检索工具中体现出它们相互转化(或参照)的内容。并及时做好档案、资料的登记统计工作。