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摘要：档案是一种信息资源，同时也是一种无形的财富。档案工作作为学院管理的一项基础工作。用计算机管理已是人所共识。二十世纪的今天，国家加大了对档案工作的重视程度，档案事业正以健康快速的步伐持续发展。作为高等职业技术学院的档案工作者，应学会快捷方便、与时俱进地做好电子文档管理工作。
关键词：高等专业技术学院 办公室电子文档 管理
档案是一种信息资源，同时也是一种无形的财富。档案工作作为学院管理的一项基础工作，用计算机管理已是人所共识。二十世纪的今天，国家加大了对档案工作的重视程度，档案事业正以健康快速的步伐持续发展。笔者身为一名高等职业技术学院的档案工作者，结合自己十多年的工作实践，在此想谈一谈对学院办公室电子文档管理工作的几点体会。
一、传统的档案管理
以往的档案管理一般分为“收”、“管”、“用”三个环节，“收”指的是收集的文件材料要做到齐全完整，才可能有丰富的档案内容，发挥较好的档案利用作用。“管”这一环节包括两个方面，一是对各种档案科学分类的管理，二是指档案工作的管理模式。第三是“用”，档案工作最终的根本目的便是利用。而学院办公室电子文档管理工作和其它行业档案利用一样存在一样的通病：坐等上门。长此下去。势必会影响档案工作在一个单位中应有的地位。
二、电子文档管理
(一)电子文档管理的优点
1.建档方便。高等职业技术学院这一类规模的单位，我们只需要一台配备有“WORD”和“EXCEL”的电脑，就可以很好地完成办公室的建档。
2.使用快捷。建档完成后，档案保管员再把档案的原始资料按类别、顺序输入电脑，需要查找档案的时候，只要在计算机中输入关键字或日期或文号，就可以迅速地搜索到你所要查询的资料，从而提高档案的利用率。
3.保存期限较长。一般的纸质文档，保存期限最长也不过几十年，而用计算机保存最长寿命可达150年之久，并且电子文档还具有存储量大、不占地方的优点，既节约空间又能延长保存期限，可以说是一举两得。
4.倡导节约。大家都知道传统的纸质文档成本较高，既要使用油墨，又要浪费纸张，而使用电子文档就可以很好地节约费用。如果下一步能采用电子政务的方式，完全靠网络来传导信息，则更能节约大量的办公经费开支。
(二)电子文档管理存在的问题和解决的办法
1.电子文档管理人员素质水平有待提高。档案人员应该具备以下素质：首先知识面要拓宽，尤其是计算机操作能力要强。一般的高等专业技术学院都不可能设置专门的办公室文档管理人员，所以我们的文档人员就要一专多能，一人能胜任多岗。二是参与学院管理的意识既要主动又要有预见性，能够为学院工作出谋划策，提前介入，超前服务。三是对学习文化、业务知识要从深层次上来消化吸收，不仅要精通理论，而且要能够活学活用。针对这方面的问题，我们就应该加强计算机专业技术及相关技能培训。
2.加强档案管理制度迫在眉睫。由于电子文件的易被修改和删除等特性，电子文档同纸质文件相比更容易失真或丢失，这就要建立相应的电子文件管理的规章制度。这一点，就对管理者的职业素质提出了更高的要求。管理者要努力研究业务，以纸质文件管理方法为基础，找出电子文件的特殊之处，制定出比较完善的适应本部门使用的电子文件管理制度，做到电子文件管理有章可循。结合电子文件的诸多特性来看，加强管理者的职业道德素质教育、培养工作人员的责任心和使命感显得极为重要。
3.注意电子文档的保存与清除。电子文件的管理要避免不区分价值，一律作为原始数据保存。这样做的好处就是保存了全部的信息，无论你想查看什么内容都可以；而不妥之处则在于，办公自动化的日益深化，日后所形成的电子文件势必呈几何级增长，如果按此种方法对电子文件完全备份，这对人力、物力、财力都将是一种浪费。所以，管理者要能够对需要存档的电子文件有认识和区分，及时清除一些没有价值的电子文件。
4.做好电子文档的保管和保密工作。具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存，对于归档的电子文件，按照规定应该脱机保存，现在最流行的是使用光盘刻录技术。虽然光盘的法律地位还没有确定，没有统一的国际标准，但其广泛应用之势越来越猛。而且，价格低廉、存储量大、读写速度快、易保存等特点也使得电子光盘成为愈来愈多单位存储电子档案的首选。
三、结束语
我国加入WTO之后，发展、应用现代化科技技术成为首要问题，所以在档案工作中应用电子文档，成为当前档案工作者的一大工作方法。用计算机“武装”起来的档案工作，将会更为系统、全面、便捷地提供各种信息。我院的上级主管部门——云南省林业厅在2005年年初下达了《关于上报有关资料到OA办公系统的通知》，这意味着下一步厅办公室将建立云南林业资源库、数据库，启动0A办公自动化系统，也就是说“电子政务”管理将切实在我们的工作中得到应用，而“电子政务”的前提就是电子文档，我们只有熟练掌握了电子文档的操作和应用，才能为即将到来的“电子政务”时代更好地服务，为学院的管理更好地服务!
关键词：高等专业技术学院 办公室电子文档 管理
档案是一种信息资源，同时也是一种无形的财富。档案工作作为学院管理的一项基础工作，用计算机管理已是人所共识。二十世纪的今天，国家加大了对档案工作的重视程度，档案事业正以健康快速的步伐持续发展。笔者身为一名高等职业技术学院的档案工作者，结合自己十多年的工作实践，在此想谈一谈对学院办公室电子文档管理工作的几点体会。
一、传统的档案管理
以往的档案管理一般分为“收”、“管”、“用”三个环节，“收”指的是收集的文件材料要做到齐全完整，才可能有丰富的档案内容，发挥较好的档案利用作用。“管”这一环节包括两个方面，一是对各种档案科学分类的管理，二是指档案工作的管理模式。第三是“用”，档案工作最终的根本目的便是利用。而学院办公室电子文档管理工作和其它行业档案利用一样存在一样的通病：坐等上门。长此下去。势必会影响档案工作在一个单位中应有的地位。
二、电子文档管理
(一)电子文档管理的优点
1.建档方便。高等职业技术学院这一类规模的单位，我们只需要一台配备有“WORD”和“EXCEL”的电脑，就可以很好地完成办公室的建档。
2.使用快捷。建档完成后，档案保管员再把档案的原始资料按类别、顺序输入电脑，需要查找档案的时候，只要在计算机中输入关键字或日期或文号，就可以迅速地搜索到你所要查询的资料，从而提高档案的利用率。
3.保存期限较长。一般的纸质文档，保存期限最长也不过几十年，而用计算机保存最长寿命可达150年之久，并且电子文档还具有存储量大、不占地方的优点，既节约空间又能延长保存期限，可以说是一举两得。
4.倡导节约。大家都知道传统的纸质文档成本较高，既要使用油墨，又要浪费纸张，而使用电子文档就可以很好地节约费用。如果下一步能采用电子政务的方式，完全靠网络来传导信息，则更能节约大量的办公经费开支。
(二)电子文档管理存在的问题和解决的办法
1.电子文档管理人员素质水平有待提高。档案人员应该具备以下素质：首先知识面要拓宽，尤其是计算机操作能力要强。一般的高等专业技术学院都不可能设置专门的办公室文档管理人员，所以我们的文档人员就要一专多能，一人能胜任多岗。二是参与学院管理的意识既要主动又要有预见性，能够为学院工作出谋划策，提前介入，超前服务。三是对学习文化、业务知识要从深层次上来消化吸收，不仅要精通理论，而且要能够活学活用。针对这方面的问题，我们就应该加强计算机专业技术及相关技能培训。
2.加强档案管理制度迫在眉睫。由于电子文件的易被修改和删除等特性，电子文档同纸质文件相比更容易失真或丢失，这就要建立相应的电子文件管理的规章制度。这一点，就对管理者的职业素质提出了更高的要求。管理者要努力研究业务，以纸质文件管理方法为基础，找出电子文件的特殊之处，制定出比较完善的适应本部门使用的电子文件管理制度，做到电子文件管理有章可循。结合电子文件的诸多特性来看，加强管理者的职业道德素质教育、培养工作人员的责任心和使命感显得极为重要。
3.注意电子文档的保存与清除。电子文件的管理要避免不区分价值，一律作为原始数据保存。这样做的好处就是保存了全部的信息，无论你想查看什么内容都可以；而不妥之处则在于，办公自动化的日益深化，日后所形成的电子文件势必呈几何级增长，如果按此种方法对电子文件完全备份，这对人力、物力、财力都将是一种浪费。所以，管理者要能够对需要存档的电子文件有认识和区分，及时清除一些没有价值的电子文件。
4.做好电子文档的保管和保密工作。具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存，对于归档的电子文件，按照规定应该脱机保存，现在最流行的是使用光盘刻录技术。虽然光盘的法律地位还没有确定，没有统一的国际标准，但其广泛应用之势越来越猛。而且，价格低廉、存储量大、读写速度快、易保存等特点也使得电子光盘成为愈来愈多单位存储电子档案的首选。
三、结束语
我国加入WTO之后，发展、应用现代化科技技术成为首要问题，所以在档案工作中应用电子文档，成为当前档案工作者的一大工作方法。用计算机“武装”起来的档案工作，将会更为系统、全面、便捷地提供各种信息。我院的上级主管部门——云南省林业厅在2005年年初下达了《关于上报有关资料到OA办公系统的通知》，这意味着下一步厅办公室将建立云南林业资源库、数据库，启动0A办公自动化系统，也就是说“电子政务”管理将切实在我们的工作中得到应用，而“电子政务”的前提就是电子文档，我们只有熟练掌握了电子文档的操作和应用，才能为即将到来的“电子政务”时代更好地服务，为学院的管理更好地服务!