【摘 要】一体化是指多个原来相互独立的主权实体通过某种方式逐步结合成为一个单一实体的过程。时代的进步和科学技术的飞速发展，对人类社会活动中的各项管理活动产生了深远影响。计算机的普及，电子文件的产生，各种办公自动化系统的推广和应用，使文档一体化管理成为档案工作的必然趋势。本文现就文件档案的一体化管理做简要探讨与论述。
　　【关键词】文件档案；一体化管理；电子文件；归档
　　文件档案一体化管理是档案工作以计算机技术、信息技术和电子文件技术为一体的档案工作方式，是一套新的管理思想、技术和方法，这种工作方法和技术逐步取代过去的管理模式，成为档案工作现代化发展的必然阶段。在网络信息系统中，电子文件和电子档案很难截然分清，各行各业在工作中对档案信息记载量不断增加，档案数据日益繁琐，这就迫切的需求一种新的工作方式来满足社会和企业的现代化发展要求。文件档案一体化管理是强调了以电子文件为主体的全过程管理，是以连续性、归纳性为指导的信息记录模式，对工作中需要对有价值的档案信息进行整理和归档，并做好全面处理和保存，进而进入实质的应用阶段。
　　一、档案一体化系统概述
　　档案是人类实践活动的原始记录，是丰富的信息资源。伴随人类实践活动的发展，档案作为集服务性、政治机要性和科学性为一体的一门综合性学科，在当今起着越来越重要的作用。随着科学技术和社会经济的发展，计算机管理系统与电子文件作为一项现代化的管理工具被广泛的应用在各类生产和管理部门，而传统的档案手工操作管理已经严重的制约着档案工作的进一步发展，因此以计算机和电子文件为一体的管理系统成为档案工作的必然趋势。档案一体化的管理和利用是以科学的指导思想、组织、方法和手段对档案进行合理有效的管理，进而大大的提高档案的工作效率和工作质量，为档案工作的现代化发展提供了基础。
　　二、档案一体化管理基础
　　1、理论基础
　　电子文件时代，文档管理一体化并非墙上芦苇，而是具备一定的理论基础的，主要的理论基础有：生命周期论、前端控制思想、后保管模式等组成。
　　2、实践基础
　　文档管理一体化必须立足于一定的实践基础，即文档管理一体化实践的基本的物质技术条件。笔者认为，信息技术引发的文档信息网络化和全国规模的严密完整的文档机构组织体系是文档管理一体化的实践基础。这两大实践基础既是文档管理一体化理论形成和发展的沃土，也是文档管理一体化实践得以开展的前提。
　　三、文档一体化管理思路
　　文档一体化是从文书管理和档案管理的现状与全局出发，以文件的生成、归纳、总结、处理、管理和存档为一体的全过程管理方式，在工作中强调文件全过程管理的连续性和信息记录的完整性。文档一体化管理的主要目的和价值在于保证文档信息收集和存档的完整性、系统化和准确性，从文件的生成直到归档都能够系统全面的控制，对数据进行反复利用，进而提高工作效率和质量。文档一体化管理的思路体现在以下几个方面：
　　1、文档应用系统设计思路
　　文档一体化管理模式是现阶段档案工作的重要模式，是以档案和文件共同管理的信息系统为基础，并运行于同构的网络、服务器、数据库管理平台，采取相同的数据、文件存储格式，不同的是管理文件与档案工作人员对信息系统的操作权限有所不同。在文件的生成、处理、会签、审批等业务工作处理阶段，业务工作人员拥有对文件的增加、修改、删除等权限，而档案工作者只有查看、浏览的权限。在文件结束其现行期业务工作之火，进入归档阶段时，由电子文件的归档管理人员进行筛选、整理，而档案工作者则开始履行电子文件的鉴定职能和归档前的指导工作。在电子文件归档形成电子档案后，档案工作者则需要开展电子档案的保管，并未档案形成单位和社会提供档案的服务与利用。应用系统的统一性使得在从文件到档案的转变过程中，不再需要数据转换和迁移，保持了文件信息的真实性和完整性，同时也降低工作人员使用信息系统的复杂性，减少了使用过程中的错误发生率。
　　2、文档一体化管理的互动要求
　　文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸，因此在工作中要将两者之间有效紧密的结合，只有这样才能够提高文档工作的效率和管理质量。文档一体化最重要的特点是：将现行业务系统的工作与档案工作实现互动与交叉。一方面使档案工作者从文件生成之日起就能够开展鉴定、归档及归档后的管理，通过前端参与和过程控制，加强为社会积累财富的执行力；另一方面也使得开展现行业务活动的工作人员增强了对档案的认知程度，不仅认识到，只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束，同时还要意识到，在开展现行业务系统的过程中，要责任明确、注意积累，记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息，确保电子文件的真实性和完整性。
　　3、工作流程的集成性
　　在传统的文件管理过程中，文件的形式、归档和作为档案保管与提供利用等关节，都将文件生命周期清除地划分为三个相对独立的过程，即现行期、半现行期和非现行期，并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成，要求在一个统一的系统内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的且各有特点的又互相衔接的工作程序，将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、移交、保存或销毁等各个环节，实现各个过程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程，實现流程的优化和个性化处理，提高了工作效率，降低了档案接收和保管的复杂性，避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。
　　4、业务处理的自动性
　　文档一体化是在充分信任的网络、计算机和信息系统的数字环境下开展工作，采用信息技术和基于工作流程管理理念实现的自动化信息系统，不仅提高了工作效率，而且降低了错误发生的几率。同时，在一些业务处理环节增加了系统自动处理技术，如电子文件版本信息的自动跟踪、电子文件处理过程中的责任链信息的记录、基于管理规则实现的电子档案的自动标引等，都大大提高了业务处理工作的自动化程度，减少了人工操作的复杂程度。由于这些自动化的处理过程是通过系统进行身份认证之后自动生成并保存记载的，因而，大大提高了电子文件正生命周期活动中信息记载的真实性和完整性。
　　四、结束语
　　在实际工作中，文书档案管理工作通常都是由一人或者多个人共同承担和工作的模式，对于工作量小，文档内容较少的单位通常都是由一人来负责文书与档案的管理工作，而在较大的企业单位，由于文书档案工作量大，信息繁杂，就需要分部门和专门的人员来进行管理，进而提高工作效率。在现阶段的工作中，文书档案一体化管理已成为信息化社会发展的必然趋势，也是档案管理工作的主要趋势。