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摘 要 随着信息技术的普遍运用和信息化工作的深入推进，电子文件已成为我国党政机关以及企事业单位文件生成的主要形式，也成为国家档案信息资源的重要源头，电子文件的归档管理有着至关重要的作用，因此本文就将在电子文件归档管理中所出现的一些问题做探讨，并提出解决策略。
关键字 电子文件 归档 管理 问题 策略
人类进入信息化时代，随着办公自动化的普及、电子政务、电子商务的广泛应用，以及国家机关和企事业借助计算机和互联网开展各项工作，电子文档大量产生，改变了过去以纸质文件为主的状况。由于电子文件的接收、储存、传递的文件数量庞大，类型繁多，因此如何将电子文件进行归档管理，是个十分关键的问题。电子文件具一定的特性，因此在归档的过程中常常存在一些易被忽视的问题，只有解决了电子文件的归档管理中存在的这些问题，才能更好地保障信息资源的真实、完整、规范和安全。
一、电子文件的特性
1.电子文件因其是在计算机设备上生成的，因此具有易更改性。易更改性包括删除文件，更改内容和其操作等。
2.电子文件的类型和格式众多，例如文字、图标、音频、视频等因此电子文件具有多媒体集成性，其组成内容比纸质文件更复杂。并且保存文件的载体不同，给管理带来麻烦。
3.电子文件具有非实体归档的可能性。因此无论文件存放在什么位置，都要做到不改变其物理储存的情况下对其进行归档。实际上已经归档的文件可能分布在计算机网络的各个位置，接受来的文件只是文件的一个存放途径，很可能真正的文件并未归档，一旦所存放的网络出现故障，很可能造成文件永久性丢失。
4.电子文件还具有非直读性，非直读性指的是我们能够在显示屏上看到的不同格式的电子文件只是其某种输出形式，无论是传输或是储存等处理，电子文件在计算机内部都是以数字编码存在的，不可直接被识别和利用。
5.电子文件的物理结构和逻辑结构比较复杂，往往两者并不是一致的。因此在对文件进行归档时应当保持两者关系，让文件不被破坏。
6.电子文件的信息与载体是分离的，文件可以存放在不同位置和载体，但是文件的内容可以不发生变化，但这并不影响电子文件的使用，电子文件同样能够传递其信息。
二、电子文件归档过程中存在的问题
（一）文件内容易变化
电子文件的内容容易变化，且很容易被篡改。目前虽已出现一些防止伪造和篡改的软件和技术，但是还是无法完全避免文件内容被修改或是发生变化。一些不法分子更是会非法截取文件进行修改。
（二）难以界定原件
由于电子文件的制作过程时利用计算机操作的，因此并非每一份文件都能够制作出一批原件，有时候许多信息和内容都是在某个软件的窗口内进行制作，而这个窗口中的内容能够被复制或拷贝到其他计算机上，因此很难分辨出究竟哪一份才是原件。
（三）字迹不固定
因电子文件的字体都是利用计算机进行编辑，因此没有固定的可分辨的自己。人们根据不同的字体和字迹输出电子文件，但不能够从字迹上分辨文件的原始性。
（四）电子文件签署技术不成熟
因目前还未能够普及电子文件签署技术，因此还无法借助签署来判断文件是否为原件。
三、电子文件归档管理的解决对策
（一）加强电子文件归档的组织领导
各级行政管理部门按照《电子公文归档管理办法》（国家档案局2003年7月28日第六号令）的要求，结合本单位实际情况制定电子文件归档管理的规章制度，明确好归档工作程序、内容和要求，让电子文件归档按照程序进行，才能够最大程度地保留文件的真实、完整性和有效性。
（二）文档一体化管理
联合软件供应商，让文件的管理软件与办公自动化系统能够结合起来，形成真正的文档一体化管理。文档一体化管理利于档案部门与电子文件形成部门更好地协调，落实好管理文件的责任，将责任落实到具体负责人身上，按规章制度进行检测和考核。文档一体化管理让文件形成到归档整个过程具有连续性，有利于文档的管理。
（三）制定分类方案
按照中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的相关要求，并且结合本单位的实际要求制定出分类方案，更好地管理电子文件，又能够有效地利用文件资源。
（四）辅助管理
使用了文件管理系统的单位可以再对各类文件进行归档时在目录中增加“文件稿本代码”、“文件类别代码”及“载体编号”，等辅助管理的编码，让电子文件归档的顺序同纸质文档一致。减轻了归类和登记的麻烦，减少了工作量，提高了工作效率。一些非文字的文件也可使用此类方法，提高检索效率和准确性。
（五）建立长期可读的保障机制
对于一些要长期保存的电子文件，要保证在长期保存的过程中电子文件的可读性，应当定期检查和维护电子文件储存设备，做好文件的备份。
四、总结
总而言之，因电子文件涉及的问题范围很广泛，也存在许多问题，首先应当加强对电子文件归档的组织领导，按照档案管理部门制定的相关电子文件的法规及标准制作电子文件，并进行归档管理，并建立起长期的保障机制，只有才能够确保电子文件及电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，更好地发挥电子文件的作用。
参考文献：
[1]孙爱华，杨晶.电子文件归档管理的问题及对策[J].商业经济.2006（05）：117-118
[2]陈淑文.电子文件归档管理中存在的文件及对策[J].兰台内外[J].2010（05）：25
[3]修华卫.关于电子文件归档管理的几点思考[J].科技信息 .2008 （12）：305-306
关键字 电子文件 归档 管理 问题 策略
人类进入信息化时代，随着办公自动化的普及、电子政务、电子商务的广泛应用，以及国家机关和企事业借助计算机和互联网开展各项工作，电子文档大量产生，改变了过去以纸质文件为主的状况。由于电子文件的接收、储存、传递的文件数量庞大，类型繁多，因此如何将电子文件进行归档管理，是个十分关键的问题。电子文件具一定的特性，因此在归档的过程中常常存在一些易被忽视的问题，只有解决了电子文件的归档管理中存在的这些问题，才能更好地保障信息资源的真实、完整、规范和安全。
一、电子文件的特性
1.电子文件因其是在计算机设备上生成的，因此具有易更改性。易更改性包括删除文件，更改内容和其操作等。
2.电子文件的类型和格式众多，例如文字、图标、音频、视频等因此电子文件具有多媒体集成性，其组成内容比纸质文件更复杂。并且保存文件的载体不同，给管理带来麻烦。
3.电子文件具有非实体归档的可能性。因此无论文件存放在什么位置，都要做到不改变其物理储存的情况下对其进行归档。实际上已经归档的文件可能分布在计算机网络的各个位置，接受来的文件只是文件的一个存放途径，很可能真正的文件并未归档，一旦所存放的网络出现故障，很可能造成文件永久性丢失。
4.电子文件还具有非直读性，非直读性指的是我们能够在显示屏上看到的不同格式的电子文件只是其某种输出形式，无论是传输或是储存等处理，电子文件在计算机内部都是以数字编码存在的，不可直接被识别和利用。
5.电子文件的物理结构和逻辑结构比较复杂，往往两者并不是一致的。因此在对文件进行归档时应当保持两者关系，让文件不被破坏。
6.电子文件的信息与载体是分离的，文件可以存放在不同位置和载体，但是文件的内容可以不发生变化，但这并不影响电子文件的使用，电子文件同样能够传递其信息。
二、电子文件归档过程中存在的问题
（一）文件内容易变化
电子文件的内容容易变化，且很容易被篡改。目前虽已出现一些防止伪造和篡改的软件和技术，但是还是无法完全避免文件内容被修改或是发生变化。一些不法分子更是会非法截取文件进行修改。
（二）难以界定原件
由于电子文件的制作过程时利用计算机操作的，因此并非每一份文件都能够制作出一批原件，有时候许多信息和内容都是在某个软件的窗口内进行制作，而这个窗口中的内容能够被复制或拷贝到其他计算机上，因此很难分辨出究竟哪一份才是原件。
（三）字迹不固定
因电子文件的字体都是利用计算机进行编辑，因此没有固定的可分辨的自己。人们根据不同的字体和字迹输出电子文件，但不能够从字迹上分辨文件的原始性。
（四）电子文件签署技术不成熟
因目前还未能够普及电子文件签署技术，因此还无法借助签署来判断文件是否为原件。
三、电子文件归档管理的解决对策
（一）加强电子文件归档的组织领导
各级行政管理部门按照《电子公文归档管理办法》（国家档案局2003年7月28日第六号令）的要求，结合本单位实际情况制定电子文件归档管理的规章制度，明确好归档工作程序、内容和要求，让电子文件归档按照程序进行，才能够最大程度地保留文件的真实、完整性和有效性。
（二）文档一体化管理
联合软件供应商，让文件的管理软件与办公自动化系统能够结合起来，形成真正的文档一体化管理。文档一体化管理利于档案部门与电子文件形成部门更好地协调，落实好管理文件的责任，将责任落实到具体负责人身上，按规章制度进行检测和考核。文档一体化管理让文件形成到归档整个过程具有连续性，有利于文档的管理。
（三）制定分类方案
按照中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的相关要求，并且结合本单位的实际要求制定出分类方案，更好地管理电子文件，又能够有效地利用文件资源。
（四）辅助管理
使用了文件管理系统的单位可以再对各类文件进行归档时在目录中增加“文件稿本代码”、“文件类别代码”及“载体编号”，等辅助管理的编码，让电子文件归档的顺序同纸质文档一致。减轻了归类和登记的麻烦，减少了工作量，提高了工作效率。一些非文字的文件也可使用此类方法，提高检索效率和准确性。
（五）建立长期可读的保障机制
对于一些要长期保存的电子文件，要保证在长期保存的过程中电子文件的可读性，应当定期检查和维护电子文件储存设备，做好文件的备份。
四、总结
总而言之，因电子文件涉及的问题范围很广泛，也存在许多问题，首先应当加强对电子文件归档的组织领导，按照档案管理部门制定的相关电子文件的法规及标准制作电子文件，并进行归档管理，并建立起长期的保障机制，只有才能够确保电子文件及电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，更好地发挥电子文件的作用。
参考文献：
[1]孙爱华，杨晶.电子文件归档管理的问题及对策[J].商业经济.2006（05）：117-118
[2]陈淑文.电子文件归档管理中存在的文件及对策[J].兰台内外[J].2010（05）：25
[3]修华卫.关于电子文件归档管理的几点思考[J].科技信息 .2008 （12）：305-306