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摘要：档案是一种信息资源，是信息和载体的统一体。随着计算机技术在各个领域的广泛应用，信息化管理已成为现代高校档案管理改革的方向。要实现档案管理信息化这一目标，首先要根据本单位档案管理的现状制定可行性计划，组建适合档案信息化管理的专业化人才队伍，依托高校自身的科技领先优势，加强电子档案的开发和利用，加快高校档案管理信息化的建设步伐。
关键词：档案管理 信息化 专业化 电子档案
0 引言
档案是组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。目前，许多高校档案管理工作存在数量多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一等问题。解决这些问题的最好办法是实现档案管理的信息化。
1 高校档案管理信息化的可行性分析
1.1 现状分析 大多数高校档案部门的管理水平还停留在纸介质的基础上，缺乏统一的网络化协调机构，资源共享观念淡薄，高校档案人员队伍整体素质仍普遍较低，从业的非专业人员多，上述诸多因素已成为限制高校档案管理发展的瓶颈。普遍存在着信息化服务层次低，网络资料、档案文献报道、专题提供、资源共享等深层次服务还没有形成。随着高校基础设施建设的加强，设施设备条件进一步完善，校园网的普遍建立，使学校的教学科研有了突飞猛进的发展，也为高校档案管理工作提供了很好的平台。然而，高校档案管理部门的发展现状已无法满足学校发展需要，在高校档案管理中，计算机网络的共享性优势没有得到很好的发挥，高校档案信息并没有提供网络信息服务，也没有建立能让读者进行交流的网络平台。
1.2 信息化管理是高校档案工作改革和发展的有效途径 高校档案资源是我们国家信息资源的重要组成部分。如何在信息社会适应高校改革的需要，大力做好档案综合开发利用工作，发挥档案在教学、科研、教育改革工作中的作用，是高校档案工作的根本目的和中心任务。在信息时代传统的管理方法必然被以计算机为基础的现代管理手段所替代，利用计算机管理档案，通过网络进行信传递，不单单是为了取代手工操作，更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制，其目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、编目、检索等，实行科学管理，提供有效服务，充分开发和利用档案信息，最大限度地发挥档案资源的作用，即做到服务现代化、管理信息化，从而适应档案管理信息化建设和高校档案事业发展的需要。
1.3 实现高校档案管理信息化的手段 档案管理工作信息化的前提是建立起资源数据库，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，把馆藏档案信息开发出来，使服务水平和服务能力得到提高。在信息系统管理中，要注重档案信息的输入和输出的建设，这是信息化管理的重要手段，也是衡量信息化程度的标准，通过计算机管理对档案信息进行浓缩、集中、概括和综合，同时保证档案信息的本质。经过现代化手段的整合，高校档案就不至于在库中只局限于简单的查阅，而会在学校不断发展中提供其快捷方便的使用价值。
2 专业人才队伍的建设，是实现高校档案管理信息化的保障
在高校档案管理实现信息化的过程中，档案工作者是信息资源与用户之间的桥梁与纽带，是高知识含量信息产品的设计者、生产者和操作者，档案工作人员自身素质的高低是决定档案工作效益、业务质量、管理水平和服务质量高低的关键。
2.1 档案工作者具有过硬的专业知识和技能，是档案信息化管理的前提 信息时代的变革和挑战，要求档案工作者在思想观念、工作方法等方面必须与之相适应，这就对其信息行为能力与思维方式也提出了新的更高的要求。目前高校档案从业者多为非专业人员，主要还停留在对档案资源的登记、保管，只是为部分人提供阅览、简单的咨询和导读等外部层次上。近年来，省市级高校档案管理部门也提出了高校档案目标化管理理念，推出了一些操作流程在各高校中加以推广，学校也根据流程对下属单位的档案管理人员进行了培训，由于培训与被培训者都是照本宣科，对上述工作的认识有限，所以效果平平。在实际工作中档案管理者的信息意识、信息知识与能力是目前高校档案管理队伍急需解决的问题。
2.2 专业化档案管理队伍的建立，是档案信息化管理的需要 高校档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，比如文史知识、社会学、情报学、统计学、心理学、传播学，计算机软件的运用等，具备这些综合的知识才能对档案信息化管理在认识深度上、工作的目的性上和具体操作上更加得心应手。由此可见，专业化队伍的建设，是档案管理工作信息化发展的重要环节。这需要各级领导重视，加强专业人才的引进，为高校档案信息化管理做好人力上的贮备。
2.3 建立高效的信息化工作体系，是档案信息化管理的保障 首先要建立新的管理模式，摒除条块分割，形成层层负责，职责分明，齐抓共管的档案工作机制，保证档案工作任务的全面落实。做到档案的收集、整理、保管与开发利用并举，克服重保管、轻利用现象。二要重视抓好档案源头和提前收集工作，在此基础上，抓网站建设，为档案信息的资源共享创造条件。三要建立高校档案信息网络建设协调机构，制定一系列有实际约束力的规范和标准，改革当前条块分割、各自为政的局面，建立一个统一的高校档案网络，真正实现高校档案信息资源共享。高校档案网站是展示高校档案自身形象和为用户服务的平台，利用校园网建立档案信息网站，为学生、教职工进行定向、定题的交互信息咨询，拓展其的服务功能，提高档案服务质量，为学校提供丰富的信息资源和优质的服务。
3 开发和利用电子档案是加快高校档案管理信息化步伐的必由之路
高校档案的信息化管理必然要产生大量的电子档案，加强对电子档案管理的研究，是目前高校档案工作者的一项紧迫任务。
3.1 建立高校电子档案管理的可行性 电子档案直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效。微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺，有利于文档的保密，有利于提高档案管理工作的质量。
高校档案管理微机化有着特殊的优势，可以依托学校高科技的环境，建立适合自己学校发展的档案管理平台，更好的体现档案管理的服务功能，从而切实解决高校档案管理人员少，存档资料门类复杂等实际问题。
3.2 高校电子档案的整理、开发和利用 电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案是信息社会发展的产物。高校档案的信息化管理必然要产生大量的电子档案，加强对电子档案管理的研究，是目前高校档案工作者的一项紧迫任务。
3.2.1 高校电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理；即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
3.2.2 高校电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。因此要做好以下几个环节的工作，一是开发平台的选择；二是硬件要求；三是数据库模式设计；四是应用程序设计；五是数据的备份及故障恢复；六是数据库的安全性保护。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
高校电子档案的建立有着它的特殊性，首先以上几个环节的工作必须切合高校档案管理的实际需要，借助高校内的办公网络这个平台，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。
参考文献：
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).
[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案.2008(9).
[3]郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].山东档案.2003，(19).
[4]张九玲.对高校档案管理现代化的思考[J].内蒙古师范大学学报(教育科学版)，2003，(6).
作者簡介：王丽君，女，45岁，1965年11月出生，本科学历，工作单位河北工业大学，研究方向高校档案管理。
关键词：档案管理 信息化 专业化 电子档案
0 引言
档案是组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。目前，许多高校档案管理工作存在数量多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一等问题。解决这些问题的最好办法是实现档案管理的信息化。
1 高校档案管理信息化的可行性分析
1.1 现状分析 大多数高校档案部门的管理水平还停留在纸介质的基础上，缺乏统一的网络化协调机构，资源共享观念淡薄，高校档案人员队伍整体素质仍普遍较低，从业的非专业人员多，上述诸多因素已成为限制高校档案管理发展的瓶颈。普遍存在着信息化服务层次低，网络资料、档案文献报道、专题提供、资源共享等深层次服务还没有形成。随着高校基础设施建设的加强，设施设备条件进一步完善，校园网的普遍建立，使学校的教学科研有了突飞猛进的发展，也为高校档案管理工作提供了很好的平台。然而，高校档案管理部门的发展现状已无法满足学校发展需要，在高校档案管理中，计算机网络的共享性优势没有得到很好的发挥，高校档案信息并没有提供网络信息服务，也没有建立能让读者进行交流的网络平台。
1.2 信息化管理是高校档案工作改革和发展的有效途径 高校档案资源是我们国家信息资源的重要组成部分。如何在信息社会适应高校改革的需要，大力做好档案综合开发利用工作，发挥档案在教学、科研、教育改革工作中的作用，是高校档案工作的根本目的和中心任务。在信息时代传统的管理方法必然被以计算机为基础的现代管理手段所替代，利用计算机管理档案，通过网络进行信传递，不单单是为了取代手工操作，更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制，其目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、编目、检索等，实行科学管理，提供有效服务，充分开发和利用档案信息，最大限度地发挥档案资源的作用，即做到服务现代化、管理信息化，从而适应档案管理信息化建设和高校档案事业发展的需要。
1.3 实现高校档案管理信息化的手段 档案管理工作信息化的前提是建立起资源数据库，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，把馆藏档案信息开发出来，使服务水平和服务能力得到提高。在信息系统管理中，要注重档案信息的输入和输出的建设，这是信息化管理的重要手段，也是衡量信息化程度的标准，通过计算机管理对档案信息进行浓缩、集中、概括和综合，同时保证档案信息的本质。经过现代化手段的整合，高校档案就不至于在库中只局限于简单的查阅，而会在学校不断发展中提供其快捷方便的使用价值。
2 专业人才队伍的建设，是实现高校档案管理信息化的保障
在高校档案管理实现信息化的过程中，档案工作者是信息资源与用户之间的桥梁与纽带，是高知识含量信息产品的设计者、生产者和操作者，档案工作人员自身素质的高低是决定档案工作效益、业务质量、管理水平和服务质量高低的关键。
2.1 档案工作者具有过硬的专业知识和技能，是档案信息化管理的前提 信息时代的变革和挑战，要求档案工作者在思想观念、工作方法等方面必须与之相适应，这就对其信息行为能力与思维方式也提出了新的更高的要求。目前高校档案从业者多为非专业人员，主要还停留在对档案资源的登记、保管，只是为部分人提供阅览、简单的咨询和导读等外部层次上。近年来，省市级高校档案管理部门也提出了高校档案目标化管理理念，推出了一些操作流程在各高校中加以推广，学校也根据流程对下属单位的档案管理人员进行了培训，由于培训与被培训者都是照本宣科，对上述工作的认识有限，所以效果平平。在实际工作中档案管理者的信息意识、信息知识与能力是目前高校档案管理队伍急需解决的问题。
2.2 专业化档案管理队伍的建立，是档案信息化管理的需要 高校档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，比如文史知识、社会学、情报学、统计学、心理学、传播学，计算机软件的运用等，具备这些综合的知识才能对档案信息化管理在认识深度上、工作的目的性上和具体操作上更加得心应手。由此可见，专业化队伍的建设，是档案管理工作信息化发展的重要环节。这需要各级领导重视，加强专业人才的引进，为高校档案信息化管理做好人力上的贮备。
2.3 建立高效的信息化工作体系，是档案信息化管理的保障 首先要建立新的管理模式，摒除条块分割，形成层层负责，职责分明，齐抓共管的档案工作机制，保证档案工作任务的全面落实。做到档案的收集、整理、保管与开发利用并举，克服重保管、轻利用现象。二要重视抓好档案源头和提前收集工作，在此基础上，抓网站建设，为档案信息的资源共享创造条件。三要建立高校档案信息网络建设协调机构，制定一系列有实际约束力的规范和标准，改革当前条块分割、各自为政的局面，建立一个统一的高校档案网络，真正实现高校档案信息资源共享。高校档案网站是展示高校档案自身形象和为用户服务的平台，利用校园网建立档案信息网站，为学生、教职工进行定向、定题的交互信息咨询，拓展其的服务功能，提高档案服务质量，为学校提供丰富的信息资源和优质的服务。
3 开发和利用电子档案是加快高校档案管理信息化步伐的必由之路
高校档案的信息化管理必然要产生大量的电子档案，加强对电子档案管理的研究，是目前高校档案工作者的一项紧迫任务。
3.1 建立高校电子档案管理的可行性 电子档案直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效。微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺，有利于文档的保密，有利于提高档案管理工作的质量。
高校档案管理微机化有着特殊的优势，可以依托学校高科技的环境，建立适合自己学校发展的档案管理平台，更好的体现档案管理的服务功能，从而切实解决高校档案管理人员少，存档资料门类复杂等实际问题。
3.2 高校电子档案的整理、开发和利用 电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案是信息社会发展的产物。高校档案的信息化管理必然要产生大量的电子档案，加强对电子档案管理的研究，是目前高校档案工作者的一项紧迫任务。
3.2.1 高校电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理；即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
3.2.2 高校电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。因此要做好以下几个环节的工作，一是开发平台的选择；二是硬件要求；三是数据库模式设计；四是应用程序设计；五是数据的备份及故障恢复；六是数据库的安全性保护。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
高校电子档案的建立有着它的特殊性，首先以上几个环节的工作必须切合高校档案管理的实际需要，借助高校内的办公网络这个平台，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。
参考文献：
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).
[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案.2008(9).
[3]郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].山东档案.2003，(19).
[4]张九玲.对高校档案管理现代化的思考[J].内蒙古师范大学学报(教育科学版)，2003，(6).
作者簡介：王丽君，女，45岁，1965年11月出生，本科学历，工作单位河北工业大学，研究方向高校档案管理。