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【摘 要】 会计电算化是会计专业的必修课程之一，也是一门实践性较强的课程。总账模块是所有财务软件的核心。文章从会计电算化最常用的软件用友U8出发，主要解决其总账系统在实际操作中常见的应用问题，分析错误的原因，指出具体的解决方案，以期加强对教学的引导。
【关键词】 会计电算化 用友 总账系统
Abstract ： The paper mainly discusses the common problem of the application of the use-friend ledger system.
会计电算化将会计从业人员从繁重的手工劳动中解放出来，是会计专业的必修课程之一，也是一门实践性较强的课程。因此，在实际教学中必需重视对学生财务软件操作能力的培养。在众多的财务软件中，用友凭借其自身的优势及运用的广泛性通常被用于上机实验练习的主要软件之一。用友U8财务会计系统中包括了总账、应收、应付款管理、固定资产、UFO报表、工资管理等模块，而运用最为广泛的便是总账模块，是其他模块运用的基础。因此，在教学过程中应特别注重总账模块的实验。本文针对总账系统在初始化设置、日常业务处理及期末处理三大块内容中常见的一些应用错误问题展开分析，并提出具体的解决方案，以期加强教学中的引导，使学生少走弯路。
1.初始化设置常见问题及解决方案
1.1无法打开总账系统
当系统建账成功并完成基础设置后就可以进入总账系统了。点击总账，若无法进入总账系统。造成无法进入总账的原因大致有两种。第一就是在初始建账时，在“是否集团帐”这个选项中打了“√”。在此情况下，系统默认建的是集团帐，是不需要启用总账的。若是这种原因造成的无法进入总账是不能修改的。因为在初始建账完成之后，“是否集团帐”中的“√”无法取消，只能重新建帐 。因此，在建账之初要特别注意此项不可逆操作。第二种原因就是没有“启用总账”。这种原因的解决较简单，可以直接到“系统启用”窗口将“总账”启动。
1.2项目核算科目无法输入期初余额
“项目核算”是用友软件中为满足某些科目的需求设置的。在会计科目中某些科目的明细项目比较明细，在大科目下又分多个科目。为了简化会计科目可以针对某个科目进行统一管理，设置项目核算属性，如生产成本、在建工程等。而许多初学者在设置完项目属性后进行期初余额输入时却发现无法输入，并出现“该科目没有定义项目大类！”的提示。若出现上述提示一般是由于用户没有针对该科目进行项目目录的维护，或者是虽然已经输入但操作失误，最常见的就是将“增加”误操作为“修改”或者没有将“待选科目”转入“已选科目”，或者虽然转入却忘记点击“确认”键，导致操作失效。
1.3期初余额试算不平衡
初学者在进行总账期初余额输入练习时经常会发现试算无法平衡，若发现该现象则必须对所有输入的金额进行仔细检查是否正确。若还是无法查出错误的金额，且显示对账错误。若出现此种情形，最常见的错误就是在输入期初余额之前没有对相关的科目进行辅助核算设置。输入数据完成后才发现该错误，于是回头重新设置科目，完成后又重复输入辅助帐数据。对此的解决办法是可以先将辅助帐数据删除，然后取消该科目的辅助核算属性，再在期初余额中删除该数据。恢复完成后再重新开始设置及输入。
2.常业务处理常见问题及解决方案
2.1出纳无法签字
出纳签字功能是为加强对货币资金的管理而设置的。出现出纳无法签字有以下两种情况。第一种就是操作人员进入界面时，菜单中没有“出纳签字”这个菜单项。一般出现这种现象的原因是没有给该操作员赋权。应该进入“系统管理”界面，在“权限”中给该操作员设置“出纳签字”的权限。第二种就是有这个菜单选项，但当操作员将已经输入完成的凭证进行签字时，经常发现无法进行，并出现“没有符合条件的凭证”的提示。这种错误是最经常出现的。若出现以上的提示，则可能的错误原因主要有：（1）在参数设置中没有选中“出纳凭证必须经由出纳签字”选项。对此可以在“设置—选项一凭证”标签页中，将凭证控制设置为“出纳凭证必须经由出纳签字”；（2）混淆了“出纳”和“出纳签字”的意义，没有给出纳人员赋予“出纳签字”的权限。解决办法为在系统管理里的“权限”窗口中给出纳赋予“出纳签字”的权限；（3）找不到需要签字的凭证。对此就必须检查清楚是否真的需要签字，只有涉及到“现金”或“银行存款”科目的收、付款凭证才需要出纳签字，还需核实给出查找条件的会计期与要签字凭证的填制日期是否一致；（4）没有指定科目，不能执行出纳签字操作。在“会计科目”设置窗口，进入“编辑—指定科目”标签页，将待选科目中的“现金”、“银行存款”转入已选科目。以上四种错误中最常见的是第四种，必须特别注意。
2.2凭证输入时某些科目无法使用
若在输入凭证时发现某些科目无法使用，特别是如“应收账款”、“应付账款”等科目，并出现“不能使用应收系统的受控科目”或“不能使用应付系统的受控科目”的提示窗口。
出现这种情况的主要原因是在总账初始设置中，客户往来款项及供应商往来款项被默认选定在应收、应付系统核算。若要在总账系统中使用这些科目，则有两种情况。如果该科目尚未使用过，则直接在到会计科目设置中将这些科目的“受控系统”选项为空。若该科目已经被使用过，则无法直接修改受控系统，只能通过修改“选项”窗口中的参数“可以使用应收受控科目”和“可以使用应付受控科目”来达到使用这些会计科目的目的。
3.期末处理常见问题及解决方案
期末结账时最常见的失误就是无法结账。系统结账时主要检查五点，分别是“本月未记账凭证的张数”、“本月账面试算平衡”、“本月账账核对”、“本月工作量”、“其他系统结账状态”。较容易出现问题的地方一般在“本月未记账凭证的张数”和“其他系统结账状态”。如果发现结账时显示本月未记账凭证若干张，该情况往往是操作者在利用“月末—结转设置—转账生成”功能生成的机制转账凭证忘了进行记账操作而直接结账。只需将这些凭证进行审核、记账，然后再进行结账即可。若发现有其他系统未结账状态，则需先进入未结账的其他系统，将所有被启用的系统都结账后才能返回总账系统进行结账。
小结
总之，总账系统在电算化工作中是一项很重要的工作，是财务及企业管理软件的核心系统。总账管理系统既可独立运行也可同其他系统协同运行，在电算化中起到统领作用。总账系统对于初学者来说很容易出现各种状况。本文分别从总账的初始化设置、日常账务处理及期末处理三块来具体分析一些错误的成因及具体的解决方案。这些错误都是初学者最常遇见的、比较典型的问题。当然，以上分析还不够完善，还有许多其他的问题需要我们在实践探索中不断发现并解决，希望将来能够更加完善化、系统化，使人们在进行总账系统的应用中能够更加得心应手。
参考文献：
[1]财政部.会计核算软件基本功能规范[S]. 1994.
[2]谷增军.用友软件总账模块常见问题及解决方案[J].中国管理信息化，2008（11）：48.
[3]宿立敏、王姝丽.浅议会计电算化初始及风险的防范[J]. 农场经济管理，2007（1）：105.
[4]李昕、王晓霜.会计电算化[M].大连：东北财经大学出版社，2006.
[5]侯乐娟.关于会计电算化应用的思考[J].中国经贸，2009（14）：78.
[6]周小婷.会计电算化应用中的问题与应对策略[J].商洛学院学报，2008（6）：33.
（作者单位：福建商业高等专科学校）
【关键词】 会计电算化 用友 总账系统
Abstract ： The paper mainly discusses the common problem of the application of the use-friend ledger system.
会计电算化将会计从业人员从繁重的手工劳动中解放出来，是会计专业的必修课程之一，也是一门实践性较强的课程。因此，在实际教学中必需重视对学生财务软件操作能力的培养。在众多的财务软件中，用友凭借其自身的优势及运用的广泛性通常被用于上机实验练习的主要软件之一。用友U8财务会计系统中包括了总账、应收、应付款管理、固定资产、UFO报表、工资管理等模块，而运用最为广泛的便是总账模块，是其他模块运用的基础。因此，在教学过程中应特别注重总账模块的实验。本文针对总账系统在初始化设置、日常业务处理及期末处理三大块内容中常见的一些应用错误问题展开分析，并提出具体的解决方案，以期加强教学中的引导，使学生少走弯路。
1.初始化设置常见问题及解决方案
1.1无法打开总账系统
当系统建账成功并完成基础设置后就可以进入总账系统了。点击总账，若无法进入总账系统。造成无法进入总账的原因大致有两种。第一就是在初始建账时，在“是否集团帐”这个选项中打了“√”。在此情况下，系统默认建的是集团帐，是不需要启用总账的。若是这种原因造成的无法进入总账是不能修改的。因为在初始建账完成之后，“是否集团帐”中的“√”无法取消，只能重新建帐 。因此，在建账之初要特别注意此项不可逆操作。第二种原因就是没有“启用总账”。这种原因的解决较简单，可以直接到“系统启用”窗口将“总账”启动。
1.2项目核算科目无法输入期初余额
“项目核算”是用友软件中为满足某些科目的需求设置的。在会计科目中某些科目的明细项目比较明细，在大科目下又分多个科目。为了简化会计科目可以针对某个科目进行统一管理，设置项目核算属性，如生产成本、在建工程等。而许多初学者在设置完项目属性后进行期初余额输入时却发现无法输入，并出现“该科目没有定义项目大类！”的提示。若出现上述提示一般是由于用户没有针对该科目进行项目目录的维护，或者是虽然已经输入但操作失误，最常见的就是将“增加”误操作为“修改”或者没有将“待选科目”转入“已选科目”，或者虽然转入却忘记点击“确认”键，导致操作失效。
1.3期初余额试算不平衡
初学者在进行总账期初余额输入练习时经常会发现试算无法平衡，若发现该现象则必须对所有输入的金额进行仔细检查是否正确。若还是无法查出错误的金额，且显示对账错误。若出现此种情形，最常见的错误就是在输入期初余额之前没有对相关的科目进行辅助核算设置。输入数据完成后才发现该错误，于是回头重新设置科目，完成后又重复输入辅助帐数据。对此的解决办法是可以先将辅助帐数据删除，然后取消该科目的辅助核算属性，再在期初余额中删除该数据。恢复完成后再重新开始设置及输入。
2.常业务处理常见问题及解决方案
2.1出纳无法签字
出纳签字功能是为加强对货币资金的管理而设置的。出现出纳无法签字有以下两种情况。第一种就是操作人员进入界面时，菜单中没有“出纳签字”这个菜单项。一般出现这种现象的原因是没有给该操作员赋权。应该进入“系统管理”界面，在“权限”中给该操作员设置“出纳签字”的权限。第二种就是有这个菜单选项，但当操作员将已经输入完成的凭证进行签字时，经常发现无法进行，并出现“没有符合条件的凭证”的提示。这种错误是最经常出现的。若出现以上的提示，则可能的错误原因主要有：（1）在参数设置中没有选中“出纳凭证必须经由出纳签字”选项。对此可以在“设置—选项一凭证”标签页中，将凭证控制设置为“出纳凭证必须经由出纳签字”；（2）混淆了“出纳”和“出纳签字”的意义，没有给出纳人员赋予“出纳签字”的权限。解决办法为在系统管理里的“权限”窗口中给出纳赋予“出纳签字”的权限；（3）找不到需要签字的凭证。对此就必须检查清楚是否真的需要签字，只有涉及到“现金”或“银行存款”科目的收、付款凭证才需要出纳签字，还需核实给出查找条件的会计期与要签字凭证的填制日期是否一致；（4）没有指定科目，不能执行出纳签字操作。在“会计科目”设置窗口，进入“编辑—指定科目”标签页，将待选科目中的“现金”、“银行存款”转入已选科目。以上四种错误中最常见的是第四种，必须特别注意。
2.2凭证输入时某些科目无法使用
若在输入凭证时发现某些科目无法使用，特别是如“应收账款”、“应付账款”等科目，并出现“不能使用应收系统的受控科目”或“不能使用应付系统的受控科目”的提示窗口。
出现这种情况的主要原因是在总账初始设置中，客户往来款项及供应商往来款项被默认选定在应收、应付系统核算。若要在总账系统中使用这些科目，则有两种情况。如果该科目尚未使用过，则直接在到会计科目设置中将这些科目的“受控系统”选项为空。若该科目已经被使用过，则无法直接修改受控系统，只能通过修改“选项”窗口中的参数“可以使用应收受控科目”和“可以使用应付受控科目”来达到使用这些会计科目的目的。
3.期末处理常见问题及解决方案
期末结账时最常见的失误就是无法结账。系统结账时主要检查五点，分别是“本月未记账凭证的张数”、“本月账面试算平衡”、“本月账账核对”、“本月工作量”、“其他系统结账状态”。较容易出现问题的地方一般在“本月未记账凭证的张数”和“其他系统结账状态”。如果发现结账时显示本月未记账凭证若干张，该情况往往是操作者在利用“月末—结转设置—转账生成”功能生成的机制转账凭证忘了进行记账操作而直接结账。只需将这些凭证进行审核、记账，然后再进行结账即可。若发现有其他系统未结账状态，则需先进入未结账的其他系统，将所有被启用的系统都结账后才能返回总账系统进行结账。
小结
总之，总账系统在电算化工作中是一项很重要的工作，是财务及企业管理软件的核心系统。总账管理系统既可独立运行也可同其他系统协同运行，在电算化中起到统领作用。总账系统对于初学者来说很容易出现各种状况。本文分别从总账的初始化设置、日常账务处理及期末处理三块来具体分析一些错误的成因及具体的解决方案。这些错误都是初学者最常遇见的、比较典型的问题。当然，以上分析还不够完善，还有许多其他的问题需要我们在实践探索中不断发现并解决，希望将来能够更加完善化、系统化，使人们在进行总账系统的应用中能够更加得心应手。
参考文献：
[1]财政部.会计核算软件基本功能规范[S]. 1994.
[2]谷增军.用友软件总账模块常见问题及解决方案[J].中国管理信息化，2008（11）：48.
[3]宿立敏、王姝丽.浅议会计电算化初始及风险的防范[J]. 农场经济管理，2007（1）：105.
[4]李昕、王晓霜.会计电算化[M].大连：东北财经大学出版社，2006.
[5]侯乐娟.关于会计电算化应用的思考[J].中国经贸，2009（14）：78.
[6]周小婷.会计电算化应用中的问题与应对策略[J].商洛学院学报，2008（6）：33.
（作者单位：福建商业高等专科学校）