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摘要：档案管理是社会活动者一项非常重要的管理活动，不论是对经济活动、教育活动还是政治活动而言都有着十分重要的意义。它是企业从事经济活动的依据，是教育行业对学生进行考核和评价的根据，是一些行政事务展开的基础。在新形势下，我国的经济政治环境发生了很大的改变，档案管理工作的艰巨性和复杂性都大大提升，对档案管理提出了新的挑战。基于此，文章从我国档案管理的现状出发，分析了档案管理的意义，探讨了新形势下实现档案管理规范化的途径。
关键词：新形势；档案管理工作；规范化
中图分类号：TD327 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）011-0000-02
引言
档案管理在社会的众多行业中都起着十分重要的作用，在行政、经济、教育等领域的重要性尤其突出。它是一个单位进行绩效考核、人事任命和发展规划的依据，同时，又是一个单位发展各个阶段成绩的直接体现，因而档案管理十分重要。做好档案管理可以使单位在发展过程中更加认清自己的道路，了解自己的发展方面，避免犯同样的错误。改革开放以来，我国的政治经济环境发生了重大变化，尤其是进入21世纪以来，这种变化更加明显，我国社会正面临着转型，涉及到政治、经济、教育等各个方面，做好这一阶段的档案管理有着更大的现实意义。
一、规范档案管理的重要性和必要性
1.规范档案管理是新形势下档案管理工作的要求
政治经济环境的巨大变化使得企业和其他单位在运营中的环境发生了改变，这一改变伴随着一系列的变化，如果不能快速适应其中的变化，将不利于企业或是其他单位的正常发展[1]。档案管理作为企业或是其他单位发展的资料记录，是企业等单位在发展过程中的道路选择，记载着企业发展中做出的一系列努力，具有十分重要的参考价值。做好这一时期的档案管理能够使企业在档案之中明确自己的发展方向，解决当前发展存在的问题，实现企业等单位的长远发展。
2.规范档案管理是各单位加强自身管理的体现
档案管理是单位日常管理中的重要组成部分，对企业而言，就是对企业的发展道路，发展中面临的问题等进行整理、归档，使企业在今后的发展中尽量少走弯路[2]。同时，档案管理也是企业进行企业文化创建的重要内容，有利于企业树立良好的形象。对于学校等单位而言，档案是其教学经验或是绩效考核的总结和依据，是单位日常运行的必要过程，规范对档案的管理，能够使教学工作更加高效，有利于学校加强对自身的管理。
3.档案管理有助于企事业单位的长远发展
企业管理是企业日常经营中必须进行的活动，档案管理是现代企业管理中的重要内容，通过对企事业单位的发展历程、重要经验、基本资料等进行回顾和整理，可以总结出丰富的经验[3]。档案中的资料是企事业单位发展过程中的精髓所在，是企事业发展进程中的智慧结晶，任何单位的发展都不是一帆风顺的，档案整理可以不断总结以往的经验，对今后的发展做一个预期和规划，从而有利于企事业单位的长远发展。
二、我国当前档案管理现状
1.档案管理理念滞后
在当前我国的企事业单位及学校之中，大多涉及到档案管理的部门都存在着这样一个问题——即档案管理究竟是管什么的问题。在他们看来档案管理就是对企事业单位及学校的日常运营中的一些资料进行存档和一些日常维护，保证这些资料不被损坏，这就是档案管理的全部[4]。这是一种传统的档案管理理念，也是一种十分落后的档案管理理念，正是由于这种理念的影响，当前我国大多数档案管理人员普遍存在着工作积极性不高，缺勤率比较高，此外，好多单位没有设立专门的档案管理人员，只是由单位内部的某个职员担任。这种管理理念造成的管理方式给我国档案管理工作造成了很大的问题。
2.档案管理方式落后
在落后的档案管理理念的影响下，档案管理的方式主要是以人的管理为主。由人工对档案进行归类和整理，这种方式的后果之一是效率太低，许多需要用到档案的单位和个人都有这样的经历，在需要档案之时存在着找不到档案管理人员或是长时间找不到档案的情况，档案管理效率极其低下。另一方面，在一些单位之中，由于缺少档案管理人员，档案管理混乱不堪，完全没有达到档案管理应有的效果。此外，在这种档案管理方式之下，档案的保存环境难以得到保证，一些档案室通风条件不好，空气湿度大，很多档案发生了损坏现象。在档案保护上，由于不同的管理人员的经验不一样，采用的保护方式不同，其结果也难以达到标准。
3.档案管理人才缺乏
档案管理是一项专业性的管理，并不是简单的整理资料，它涉及到许多专业性的东西，如数据库、统计法等等，因而只有专业性的人才才能胜任。而当前许多企事业单位的档案管理中，缺少专门的档案管理人才，一些单位采用的是普通职员代替的形式，管理效果十分不理想。部分企事业单位中的档案管理人员年龄过大，不能接受新出现的管理方式和理念，导致管理效率不高；同时还有一些单位的档案管理人员年龄较小，没有必要的档案管理经验，在实际管理过程中也产生了一些问题，影响了管理的效果。
三、实现档案管理规范化的途径
1.合理运用法制手段
当前许多企事业单位之所以不重视档案管理的一个重要原因是档案管理没有列入到法制体系之中，管理者没有认识到档案管理的重要性。因此，在新形势下，必须合理运用法治化手段加强对档案的管理，使其逐渐规范化。首先是加大档案管理立法工作，参考我国的档案法，将单位内部的档案管理以法律法规的形式确定下来，让企事业单位在日常运行中必须要有相关的档案资料作为考察标准，以唤起人们对档案管理的重视。其次是运用法律手段加大对档案管理的监督，对一些需要档案的单位，不定期组织档案管理检查，使得档案管理真正变得有内容，而不是流于形式。
2.积极采用现代科技手段
在信息时代下，档案管理的难度越来愈高，任务量也越来越大，对档案管理人员的压力也就越来越大，因而必须采用现代化的管理方式进行档案管理。首先是建立數字化档案系统。将所有的档案进行电子化存档，建立数字化的数据库，使得电子存档与实物存档相结合，减少档案损坏的几率。二是建立电子化的档案管理目录。以图书馆管理系统为参考对象，在档案管理中建立一套形如图书馆管理的系统，建立电子检索目录对档案进行管理，提高档案管理的效率。三是建立电子温控系统，就是在档案室中安装温度和湿度控制器，将档案室中的温度和湿度都控制在适宜档案保存的范围内，延长档案的保存时间，提高档案的管理质量。
3.管理的规范化
新形势下的档案管理规范应当从以下几点着手：首先是档案采集的规范化。所有档案必须采用统一规格的档案袋进行包装和密封，调集档案时必须有相关凭证才能进行。其次是档案整理归类的规范化。以专门的档案管理人员，采用编码的形式对档案进行定期的整理和归类，使得档案管理有序化，减少档案查找的时间。再次是档案保存的规范化。档案室定期进行通风、除灰处理，加强档案室的光照，减少档案室的空气湿度，以利于档案的保存。最后是聘用熟悉档案管理的人才，加大对档案管理人员的培养，时期熟悉一些现代化的管理模式，有着相关的管理经验。从而在管理中运用现代管理理念和方法对档案进行管理，明确档案管理的重要性，将档案管理纳入企事业单位的日常管理之中。
四、结语
档案管理是一种重要的管理活动，也是企事业单位日常管理中的重要内容。由于管理观念的落后和管理方式的不当，当前我国相当一部分企事业单位的档案管理效果并不理想，一些档案的损坏现象时有发生，档案调集的时间过长等等。在我国经济政绩环境发生深刻变革的新形势下，必须明确档案管理的意义，采用先进的管理理念和现代化的管理方法，加大档案管理中的科技因素，积极引进高素质的档案管理人才，使得档案管理的质量和效率更高。
参考文献：
[1]钱云祥，陈晓春，陈明.关于档案管理现代化的思考[J].浙江档案，2012，8（1）：79-81.
[2]杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东省农业管理干部学院学报，2009，3（4）：204-205.
[3]柳青，董娟，林雪.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国成人教育，2010，4（2）：142-143.
[4]蔡丽梅.浅析新形势下档案管理亚待解决的问题[J].黑龙江教育学院学报，2009（8）：38-40.
关键词：新形势；档案管理工作；规范化
中图分类号：TD327 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）011-0000-02
引言
档案管理在社会的众多行业中都起着十分重要的作用，在行政、经济、教育等领域的重要性尤其突出。它是一个单位进行绩效考核、人事任命和发展规划的依据，同时，又是一个单位发展各个阶段成绩的直接体现，因而档案管理十分重要。做好档案管理可以使单位在发展过程中更加认清自己的道路，了解自己的发展方面，避免犯同样的错误。改革开放以来，我国的政治经济环境发生了重大变化，尤其是进入21世纪以来，这种变化更加明显，我国社会正面临着转型，涉及到政治、经济、教育等各个方面，做好这一阶段的档案管理有着更大的现实意义。
一、规范档案管理的重要性和必要性
1.规范档案管理是新形势下档案管理工作的要求
政治经济环境的巨大变化使得企业和其他单位在运营中的环境发生了改变，这一改变伴随着一系列的变化，如果不能快速适应其中的变化，将不利于企业或是其他单位的正常发展[1]。档案管理作为企业或是其他单位发展的资料记录，是企业等单位在发展过程中的道路选择，记载着企业发展中做出的一系列努力，具有十分重要的参考价值。做好这一时期的档案管理能够使企业在档案之中明确自己的发展方向，解决当前发展存在的问题，实现企业等单位的长远发展。
2.规范档案管理是各单位加强自身管理的体现
档案管理是单位日常管理中的重要组成部分，对企业而言，就是对企业的发展道路，发展中面临的问题等进行整理、归档，使企业在今后的发展中尽量少走弯路[2]。同时，档案管理也是企业进行企业文化创建的重要内容，有利于企业树立良好的形象。对于学校等单位而言，档案是其教学经验或是绩效考核的总结和依据，是单位日常运行的必要过程，规范对档案的管理，能够使教学工作更加高效，有利于学校加强对自身的管理。
3.档案管理有助于企事业单位的长远发展
企业管理是企业日常经营中必须进行的活动，档案管理是现代企业管理中的重要内容，通过对企事业单位的发展历程、重要经验、基本资料等进行回顾和整理，可以总结出丰富的经验[3]。档案中的资料是企事业单位发展过程中的精髓所在，是企事业发展进程中的智慧结晶，任何单位的发展都不是一帆风顺的，档案整理可以不断总结以往的经验，对今后的发展做一个预期和规划，从而有利于企事业单位的长远发展。
二、我国当前档案管理现状
1.档案管理理念滞后
在当前我国的企事业单位及学校之中，大多涉及到档案管理的部门都存在着这样一个问题——即档案管理究竟是管什么的问题。在他们看来档案管理就是对企事业单位及学校的日常运营中的一些资料进行存档和一些日常维护，保证这些资料不被损坏，这就是档案管理的全部[4]。这是一种传统的档案管理理念，也是一种十分落后的档案管理理念，正是由于这种理念的影响，当前我国大多数档案管理人员普遍存在着工作积极性不高，缺勤率比较高，此外，好多单位没有设立专门的档案管理人员，只是由单位内部的某个职员担任。这种管理理念造成的管理方式给我国档案管理工作造成了很大的问题。
2.档案管理方式落后
在落后的档案管理理念的影响下，档案管理的方式主要是以人的管理为主。由人工对档案进行归类和整理，这种方式的后果之一是效率太低，许多需要用到档案的单位和个人都有这样的经历，在需要档案之时存在着找不到档案管理人员或是长时间找不到档案的情况，档案管理效率极其低下。另一方面，在一些单位之中，由于缺少档案管理人员，档案管理混乱不堪，完全没有达到档案管理应有的效果。此外，在这种档案管理方式之下，档案的保存环境难以得到保证，一些档案室通风条件不好，空气湿度大，很多档案发生了损坏现象。在档案保护上，由于不同的管理人员的经验不一样，采用的保护方式不同，其结果也难以达到标准。
3.档案管理人才缺乏
档案管理是一项专业性的管理，并不是简单的整理资料，它涉及到许多专业性的东西，如数据库、统计法等等，因而只有专业性的人才才能胜任。而当前许多企事业单位的档案管理中，缺少专门的档案管理人才，一些单位采用的是普通职员代替的形式，管理效果十分不理想。部分企事业单位中的档案管理人员年龄过大，不能接受新出现的管理方式和理念，导致管理效率不高；同时还有一些单位的档案管理人员年龄较小，没有必要的档案管理经验，在实际管理过程中也产生了一些问题，影响了管理的效果。
三、实现档案管理规范化的途径
1.合理运用法制手段
当前许多企事业单位之所以不重视档案管理的一个重要原因是档案管理没有列入到法制体系之中，管理者没有认识到档案管理的重要性。因此，在新形势下，必须合理运用法治化手段加强对档案的管理，使其逐渐规范化。首先是加大档案管理立法工作，参考我国的档案法，将单位内部的档案管理以法律法规的形式确定下来，让企事业单位在日常运行中必须要有相关的档案资料作为考察标准，以唤起人们对档案管理的重视。其次是运用法律手段加大对档案管理的监督，对一些需要档案的单位，不定期组织档案管理检查，使得档案管理真正变得有内容，而不是流于形式。
2.积极采用现代科技手段
在信息时代下，档案管理的难度越来愈高，任务量也越来越大，对档案管理人员的压力也就越来越大，因而必须采用现代化的管理方式进行档案管理。首先是建立數字化档案系统。将所有的档案进行电子化存档，建立数字化的数据库，使得电子存档与实物存档相结合，减少档案损坏的几率。二是建立电子化的档案管理目录。以图书馆管理系统为参考对象，在档案管理中建立一套形如图书馆管理的系统，建立电子检索目录对档案进行管理，提高档案管理的效率。三是建立电子温控系统，就是在档案室中安装温度和湿度控制器，将档案室中的温度和湿度都控制在适宜档案保存的范围内，延长档案的保存时间，提高档案的管理质量。
3.管理的规范化
新形势下的档案管理规范应当从以下几点着手：首先是档案采集的规范化。所有档案必须采用统一规格的档案袋进行包装和密封，调集档案时必须有相关凭证才能进行。其次是档案整理归类的规范化。以专门的档案管理人员，采用编码的形式对档案进行定期的整理和归类，使得档案管理有序化，减少档案查找的时间。再次是档案保存的规范化。档案室定期进行通风、除灰处理，加强档案室的光照，减少档案室的空气湿度，以利于档案的保存。最后是聘用熟悉档案管理的人才，加大对档案管理人员的培养，时期熟悉一些现代化的管理模式，有着相关的管理经验。从而在管理中运用现代管理理念和方法对档案进行管理，明确档案管理的重要性，将档案管理纳入企事业单位的日常管理之中。
四、结语
档案管理是一种重要的管理活动，也是企事业单位日常管理中的重要内容。由于管理观念的落后和管理方式的不当，当前我国相当一部分企事业单位的档案管理效果并不理想，一些档案的损坏现象时有发生，档案调集的时间过长等等。在我国经济政绩环境发生深刻变革的新形势下，必须明确档案管理的意义，采用先进的管理理念和现代化的管理方法，加大档案管理中的科技因素，积极引进高素质的档案管理人才，使得档案管理的质量和效率更高。
参考文献：
[1]钱云祥，陈晓春，陈明.关于档案管理现代化的思考[J].浙江档案，2012，8（1）：79-81.
[2]杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东省农业管理干部学院学报，2009，3（4）：204-205.
[3]柳青，董娟，林雪.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国成人教育，2010，4（2）：142-143.
[4]蔡丽梅.浅析新形势下档案管理亚待解决的问题[J].黑龙江教育学院学报，2009（8）：38-40.