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【摘 要】国际货运代理业是国际贸易与国际运输间的桥梁和纽带，它是国际贸易和国际运输发展到较高阶段产生的一种中介服务行业。国际贸易商事交易愈频繁、规模与范围愈扩大，也愈发依赖国际货代这一中介服务行业。在我国，国际货运代理业是一种新兴的产业，“是处于国际贸易和国际运输之间的”“共生产业”或“边缘产业”。本文从国际货运代理的定义和会计系统、信息与沟通、内部监督几个方面来探讨，浅析如何设计国际货代服务信息系统。
【关键词】国际货代；会计系统；信息与沟通；内部监督
随着国际贸易、运输方式的发展，国际货运代理业已经成为国际贸易中不可缺少的一部分。在欧盟国家和整个欧洲都是由货运代理来完成，货主只有在大批量货物需要常规运输的情况下才直接与承运人打交道，即便如此种情况下，涉及到国际联运以及文书性工作也趋向货运代理来承担。我国国际货运代理服务网络不够健全，几乎没有一家国际货代企业拥有完善的全球业务网络，绝大多数国际货运代理企业缺乏国际业务网络，多数国际货运代理企业没有国内业务网络，即使拥有信息网络也是各自为政，单功能作业。以下将从几个方面来浅析国际货代业的信息设计。
一、国际货运代理的定义
国际货运代理协会联合会（FIATA）对国际货运代理的定义为：“根据客户的指示，为客户的利益而揽取货物的人，其本人并非承运人。货代业根据这些条件，从事于运输合同有关的活动，如储货、报关、验收、收款。”该定义明确指示出货运代理的作业活动包括储货、报关、验收、收款。
我国对外贸易经济合作部（商务部前身）在1995年发布的《中华人民共和国国际货物运输代理业管理规定》第二条将货运代理定义为：“接受进出口货物收货人、发货人的委托，以委托人的名义或者以自己的名义，为委托人办理国际货物运输及相关业务并收取服务报酬的行业。”
二、从国际货代作业内容来看信息系统的设计
从FIATA的定义来看和对外贸易经济合作部的管理规定来看，国际货运代理是为发货人，收货人代理从事运输合同有关的活动，包括储货、报关、验收、收款作业活动。
1.基本功能5个W功能
作者认为国际货运代理服务信息系统，必须基本完成WHO， WHERE，WHAT，WHY，WHEN这几个基本的功能要求。 这几个基本功能必须贯穿与整个作业模块活动中，不是用单独的模块单独体现这五个功能。现在目前常规的国际货运代理信息系统是按照国际运输的方式来分类，海运出口，海运进口，空运出口，空运进口。对于这些模块也要体现这个5个W基本功能能够，例如对于海运出口，除了要完成海运提单上显示的基本信息，收发货人，启运港，目的港，品名的需要，同时也要围绕5个W功能，对5个W 进行信息管理集成化，整合信息资源，共享信息资源。
2.对5 个W 功能进行信息管理集成化，资源共享管理
物流服务管理集成化是指在集成思想的指导下，按照一定的集成模式，将多种物流活动或相关战略要素构成集成化系统的过程。国际货运代理是物流服务的一部分，国际货运代理服务管理集成化的对象为多种从事国际运输合同有关的活动，具体包括储货、报关、验收、收款。多种国际货运代理活动与资源要素集成的目的在于最大限度的服务客户，降低服务对象的运营成本，提高服务对象对集成化平台使用的满意度。
例如，对5个W 实施统一界面，统一后台管理，共享集成化服务平台信息资源。将会员单位绑定在信息化平台上，通过给客户企业提供信息化定制服务与增值服务，促进企业业务规模的扩张和信息资源的共享。
例如，运用GPS，GIS，EDI，条形码扫描等其他信息手段，实现点点对接，实时对接，对代理货物运输整个过程进行追踪，以便能为顾客提供最省时最便捷最全程的国际货运代理服务。
三、从会计系统要求来看信息系统的设计
会计作为一个信息系统，对内能提供经营管理者的诸多信息，对外可以向投资者、债权者等提供用于投资等决策的信息。从会计系统控制要求来看信息系统的设计，主要是通过对会计主体所发生的各项能用货币计量的经济业务进行记录、归集、分类、编报等控制。下面将从会计系统的要求来谈信息系统的设计思路：
1.记录的权限和记录的内容
收入、成本的记录应该由操作部门完成，记录与报价要分开，收入与成本分开。
国际货运代理行业部门划分客服部，操作部、单证部、财务部。客服根据国外代理的要求安排好船期，根据公司的报价制度报价完毕后，工作将移交给操作部，操作部根据客服部填写的SOP 流程单进行文本信息和数据信息的录入，收入的录入也由操作部进行工作。记录与报价分开，收入与成本分开，一是为了落实公司的报价制度，防止舞弊贪污发生，二是将工作细化，更专业更有效率地化完成顾客的要求。
但是收入、成本的记录必须按照经营项目的内容单独记录，不能将所有经营项目的内容合并成一项记录，尽量将记录的类容按类别细化。
例如现在很多国际货代公司，操作为了投机将所有的收入和成本的内容合并成一项，输入到系统里去。这样做表面上看节省了工作时间，但是实际上对于后续的监督管理无力可施。企业管理者无法判断操作输入的经营项目数据是否准确，更无法知道各个项目创造了多少利润，更无法判断经济利润增长点在哪里。
2.归集与分类
会计系统要求对各项费用能进行归集，按照各项费用发生的环节进行归集。例如对仓储的费用归集到仓储费用类别中，用特定的费用代码归集所有仓储的费用。
在归集费用是，可以运用归集模板，效益原则，一方面节省时间，不需要工作人员一笔笔录入，另一方面也规范了费用代码的使用。
对归集的各项费用，可以按照作用于国际运输方式的来进行分类。例如按照航线分类，按照装箱方式分类。 对于采用何种分类方式根据企业自身特点来定，也不排除分类方式的交叉进行。 3.编报
除了按照现行的会计准则和财政法规的要求，编制资产负债表、损益表、现金流量表之外，还要编制管理报表。编报的基础要按照会计原则的要求。
4.业务数据与会计数据互助互补
每个业务数据也要按照财务会计分期的要求，按自然月关账；业务数据的录入、归集、分类也要按照财务客观性、相关性等原则的要求进行，在这样的条件下，业务数据才可以与财务数据进行互转。例如 业务数据一旦关账，那么数据就会自动转入“主营业务收入”“应收账款”“主营业务成本”“应付账款”科目中去，至于是否下设几级明细账，可以根据企业业务的特点。
财务编报的数据也要互助业务系统的管理。通过对业务系统编报的数据，例如按照航线按照装箱方式的对工作的量的统计，更合理的分配工作量。例如对业务的数据修改的工作量的统计，可以更好的推测数据修改的原因，寻找避免数据修改的方法。
四、信息与沟通
如何保证国际货运代理信息系统的信息与沟通，作者认为可以从以下几个方面来着手。
1.保证信息质量
国际货运代理企业要收集各种内部的信息和外部的信息，并对这些信息进行合理的筛选、核对、整合，提高信息的有用性。国际货运代理企业可以根据资源端5 W 的信息，财务会计资料，经营管理报表，获取内部信息，也可以通过FIATA 协会组织、业务往来单位、市场调查等渠道来获取外部信息。
2.沟通制度
将国际货运代理企业的权限和责任在各个管理层次、业务作业环节之间进行沟通和反馈。同时也要在外部投资者、客户、监管部门等有关方面之间进行沟通和反馈。重要的信息需及时向上传递。
3.内部授权
国际货运代理要在关键岗位，关键环节、重大事项工作中的职责权限要划分清楚。 未经授权不可以私自放单，不经批准不可以私自垫款，要设立举报制度，传达给所有员工。
五、内部监督
对于国际货运代理信息系统的设计和运行进行监督检查，评价信息系统设计和运行的有效性和效益性，对于发现的缺陷，及时加以改正。例如对于不相容工作、不相容岗位的设立分离制度。对于重大事项，进行专项监督工作。
随着经济全球化和信息技术的迅速发展，是企业生产资料的获取与产品营销范围日趋扩大，社会生产、物资流通、商品交易及管理方式发生不断变革，国际货物运输要求将由“运得到”向“运得快捷、运得安全、运得高效、运得环保”转变。运用信息系统、信息网络，资源共享，真正地做好国际货物运输的组织者和设计师。
参考文献：
[1]王淑云.现代物流（双语）[M].北京：人民交通出版社，2010（1）
[2]任博华.我国国际货代企业向无船承运人转型的思考[J].对外经贸，2012（12）
[3]任博华.我国国际货代企业向无船承运人转型的思考[J].对外经贸，2012（12）
[4]交通运输部道路运输司，货运与物流企业转型发展典型案例[M].北京.人民交通出版社，2013（1）
[5]财政部会计资格评价中心编.高级会计实务[M].经济科学出版社，2013
【关键词】国际货代；会计系统；信息与沟通；内部监督
随着国际贸易、运输方式的发展，国际货运代理业已经成为国际贸易中不可缺少的一部分。在欧盟国家和整个欧洲都是由货运代理来完成，货主只有在大批量货物需要常规运输的情况下才直接与承运人打交道，即便如此种情况下，涉及到国际联运以及文书性工作也趋向货运代理来承担。我国国际货运代理服务网络不够健全，几乎没有一家国际货代企业拥有完善的全球业务网络，绝大多数国际货运代理企业缺乏国际业务网络，多数国际货运代理企业没有国内业务网络，即使拥有信息网络也是各自为政，单功能作业。以下将从几个方面来浅析国际货代业的信息设计。
一、国际货运代理的定义
国际货运代理协会联合会（FIATA）对国际货运代理的定义为：“根据客户的指示，为客户的利益而揽取货物的人，其本人并非承运人。货代业根据这些条件，从事于运输合同有关的活动，如储货、报关、验收、收款。”该定义明确指示出货运代理的作业活动包括储货、报关、验收、收款。
我国对外贸易经济合作部（商务部前身）在1995年发布的《中华人民共和国国际货物运输代理业管理规定》第二条将货运代理定义为：“接受进出口货物收货人、发货人的委托，以委托人的名义或者以自己的名义，为委托人办理国际货物运输及相关业务并收取服务报酬的行业。”
二、从国际货代作业内容来看信息系统的设计
从FIATA的定义来看和对外贸易经济合作部的管理规定来看，国际货运代理是为发货人，收货人代理从事运输合同有关的活动，包括储货、报关、验收、收款作业活动。
1.基本功能5个W功能
作者认为国际货运代理服务信息系统，必须基本完成WHO， WHERE，WHAT，WHY，WHEN这几个基本的功能要求。 这几个基本功能必须贯穿与整个作业模块活动中，不是用单独的模块单独体现这五个功能。现在目前常规的国际货运代理信息系统是按照国际运输的方式来分类，海运出口，海运进口，空运出口，空运进口。对于这些模块也要体现这个5个W基本功能能够，例如对于海运出口，除了要完成海运提单上显示的基本信息，收发货人，启运港，目的港，品名的需要，同时也要围绕5个W功能，对5个W 进行信息管理集成化，整合信息资源，共享信息资源。
2.对5 个W 功能进行信息管理集成化，资源共享管理
物流服务管理集成化是指在集成思想的指导下，按照一定的集成模式，将多种物流活动或相关战略要素构成集成化系统的过程。国际货运代理是物流服务的一部分，国际货运代理服务管理集成化的对象为多种从事国际运输合同有关的活动，具体包括储货、报关、验收、收款。多种国际货运代理活动与资源要素集成的目的在于最大限度的服务客户，降低服务对象的运营成本，提高服务对象对集成化平台使用的满意度。
例如，对5个W 实施统一界面，统一后台管理，共享集成化服务平台信息资源。将会员单位绑定在信息化平台上，通过给客户企业提供信息化定制服务与增值服务，促进企业业务规模的扩张和信息资源的共享。
例如，运用GPS，GIS，EDI，条形码扫描等其他信息手段，实现点点对接，实时对接，对代理货物运输整个过程进行追踪，以便能为顾客提供最省时最便捷最全程的国际货运代理服务。
三、从会计系统要求来看信息系统的设计
会计作为一个信息系统，对内能提供经营管理者的诸多信息，对外可以向投资者、债权者等提供用于投资等决策的信息。从会计系统控制要求来看信息系统的设计，主要是通过对会计主体所发生的各项能用货币计量的经济业务进行记录、归集、分类、编报等控制。下面将从会计系统的要求来谈信息系统的设计思路：
1.记录的权限和记录的内容
收入、成本的记录应该由操作部门完成，记录与报价要分开，收入与成本分开。
国际货运代理行业部门划分客服部，操作部、单证部、财务部。客服根据国外代理的要求安排好船期，根据公司的报价制度报价完毕后，工作将移交给操作部，操作部根据客服部填写的SOP 流程单进行文本信息和数据信息的录入，收入的录入也由操作部进行工作。记录与报价分开，收入与成本分开，一是为了落实公司的报价制度，防止舞弊贪污发生，二是将工作细化，更专业更有效率地化完成顾客的要求。
但是收入、成本的记录必须按照经营项目的内容单独记录，不能将所有经营项目的内容合并成一项记录，尽量将记录的类容按类别细化。
例如现在很多国际货代公司，操作为了投机将所有的收入和成本的内容合并成一项，输入到系统里去。这样做表面上看节省了工作时间，但是实际上对于后续的监督管理无力可施。企业管理者无法判断操作输入的经营项目数据是否准确，更无法知道各个项目创造了多少利润，更无法判断经济利润增长点在哪里。
2.归集与分类
会计系统要求对各项费用能进行归集，按照各项费用发生的环节进行归集。例如对仓储的费用归集到仓储费用类别中，用特定的费用代码归集所有仓储的费用。
在归集费用是，可以运用归集模板，效益原则，一方面节省时间，不需要工作人员一笔笔录入，另一方面也规范了费用代码的使用。
对归集的各项费用，可以按照作用于国际运输方式的来进行分类。例如按照航线分类，按照装箱方式分类。 对于采用何种分类方式根据企业自身特点来定，也不排除分类方式的交叉进行。 3.编报
除了按照现行的会计准则和财政法规的要求，编制资产负债表、损益表、现金流量表之外，还要编制管理报表。编报的基础要按照会计原则的要求。
4.业务数据与会计数据互助互补
每个业务数据也要按照财务会计分期的要求，按自然月关账；业务数据的录入、归集、分类也要按照财务客观性、相关性等原则的要求进行，在这样的条件下，业务数据才可以与财务数据进行互转。例如 业务数据一旦关账，那么数据就会自动转入“主营业务收入”“应收账款”“主营业务成本”“应付账款”科目中去，至于是否下设几级明细账，可以根据企业业务的特点。
财务编报的数据也要互助业务系统的管理。通过对业务系统编报的数据，例如按照航线按照装箱方式的对工作的量的统计，更合理的分配工作量。例如对业务的数据修改的工作量的统计，可以更好的推测数据修改的原因，寻找避免数据修改的方法。
四、信息与沟通
如何保证国际货运代理信息系统的信息与沟通，作者认为可以从以下几个方面来着手。
1.保证信息质量
国际货运代理企业要收集各种内部的信息和外部的信息，并对这些信息进行合理的筛选、核对、整合，提高信息的有用性。国际货运代理企业可以根据资源端5 W 的信息，财务会计资料，经营管理报表，获取内部信息，也可以通过FIATA 协会组织、业务往来单位、市场调查等渠道来获取外部信息。
2.沟通制度
将国际货运代理企业的权限和责任在各个管理层次、业务作业环节之间进行沟通和反馈。同时也要在外部投资者、客户、监管部门等有关方面之间进行沟通和反馈。重要的信息需及时向上传递。
3.内部授权
国际货运代理要在关键岗位，关键环节、重大事项工作中的职责权限要划分清楚。 未经授权不可以私自放单，不经批准不可以私自垫款，要设立举报制度，传达给所有员工。
五、内部监督
对于国际货运代理信息系统的设计和运行进行监督检查，评价信息系统设计和运行的有效性和效益性，对于发现的缺陷，及时加以改正。例如对于不相容工作、不相容岗位的设立分离制度。对于重大事项，进行专项监督工作。
随着经济全球化和信息技术的迅速发展，是企业生产资料的获取与产品营销范围日趋扩大，社会生产、物资流通、商品交易及管理方式发生不断变革，国际货物运输要求将由“运得到”向“运得快捷、运得安全、运得高效、运得环保”转变。运用信息系统、信息网络，资源共享，真正地做好国际货物运输的组织者和设计师。
参考文献：
[1]王淑云.现代物流（双语）[M].北京：人民交通出版社，2010（1）
[2]任博华.我国国际货代企业向无船承运人转型的思考[J].对外经贸，2012（12）
[3]任博华.我国国际货代企业向无船承运人转型的思考[J].对外经贸，2012（12）
[4]交通运输部道路运输司，货运与物流企业转型发展典型案例[M].北京.人民交通出版社，2013（1）
[5]财政部会计资格评价中心编.高级会计实务[M].经济科学出版社，2013