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摘 要： 中职学校档案管理工作是学校的一个重要组成部分，但是，目前中职学校档案管理还存在一些问题：管理意识不强，档案利用率低；档案管理制度不健全；档案信息开发不足，档案管理效率不高；档案硬件投入及经费不足；档案管理人员素质不高；学生档案的收集整理不规范。为了更好地完善学校档案管理充分挖掘档案的利用价值，本文提出了解决这些问题的对策：规范和完善学校档案管理制度；提高档案管理人员的素质；做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平；采用信息化管理手段；加大学习宣传力度，强化师生档案意识；建立归档材料收集制度。
关键词： 中职学校 学生档案管理工作 问题 对策
中职学校学生档案是学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，也是中职学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历，学生档案是学校与社会联系的渠道纽带。因此，做好学生档案管理，为用人单位使用人才时提供重要参考，是做好组织人事工作不可缺少的依据。为人才的开发提供信息和数据，但目前中职学校的学生档案管理工作还存在很多问题，管理水平亟待提高，应引起我们的高度重视。
一、中职学校学生档案管理工作存在的问题
1.管理意识不强，档案利用率低。
档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，因此档案利用率不高。
2.档案管理制度不健全。
档案管理不够规范，管理体制不完善。中职学校往往只重视教学和其他管理的档案工作，对于学校档案工作的重要性没有认识到位，没有将学校档案管理工作提到议事日程，在档案管理中有些学校根本没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，没有将档案管理工作的好坏与业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。
3.档案信息开发不足，档案管理效率不高。
目前，許多中职学校中存在信息开发不足的问题。档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。
4.档案硬件投入及经费不足。
近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。
5.档案管理人员素质不高。
目前，中职学校档案管理员的素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些学校的档案工作是由办公室的干事兼任的，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识。另一方面没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。
6.学生档案的收集整理不规范。
目前中职学校学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程没有标准化、规范化，出现这样或那样的错误，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失，等等。
二、加强中职学校学生档案管理工作的对策
1.规范和完善学校档案管理制度。
学校要进一步制定、完善档案管理的规章制度，并确定档案管理人员的职责范围，使档案管理人员树立起强烈的责任心，调动积极性。工作制度的建立要由学校分管的校长负责组织，通过相关制度的贯彻执行，以规范档案工作行为，使档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。
2.提高档案管理人员的素质。
要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的质量，在很大程度上取决于档案工作人员。档案工作人员要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。
3.做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平。
档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的质量是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是档案工作者的责任。
4.采用信息化管理手段。
信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。
5.加大学习宣传力度，强化师生档案意识。
通过学习宣传，提高师生对学生档案工作的认识，积极关心支持学生档案工作。让大家认识到，学生档案是关系到中职学校全面推进素质教育、向社会输送合格人才和中职生毕业就业的大事。一份高质量的档案，对用人单位是具有强烈的诱惑力和吸引力的。每一位学生都应该重视档案材料的填写，做到如实填写、书写清楚、格式规范，档案制成材料符合要求。同时，在校期间努力争取创造优良的业绩，书写自己的历史。
6.建立归档材料收集制度。
虽然中职学校学生档案材料的形成渠道多、来源广，但材料形成大多是比较有规律的，只要你留心去观察，就不难掌握。如中职学校学生档案材料的收集工作，大致可以分为三个阶段：第一个阶段是收集招生时形成的和中职学校入学前的档案材料，这些档案材料应在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集。第二个阶段是档案材料的收集，除了平时有规律地收集学生在学期间的所形成的德智体能、各类社会实践活动、各种竞赛及各类证书复印件等材料外，还要从党、团组织收集他们加入党、团组织的材料，向教务处、团委和学生会收集评优评奖等材料。第三阶段是最重要的收集阶段，即毕业之际对学生在中职学校期间德智体能的总结和评价材料，大致可形成的材料有：毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、中职学生体育合格登记卡、毕业生体检表等。此外，还应建立学生档案收集归档制度，形成收集网络。形成学生档案材料的单位都要明确一位负责人，负责对各阶段形成的档案材料及时收集与传递。这样既有利于学生档案材料的及时收集归档，又有利于材料收集过程中的保密与安全。
总之，学生档案管理工作是学校工作的重要组成部分，我们需要不断地从思想上和行动上去追求、去创新，这是一项任重而道远的工作。只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去寻求改进途径，中职学校档案管理水平就必将有一个质的飞跃。
参考文献：
［1］姜珊.浅谈中职学校学生档案的管理和利用［J］.商业经济.2008，（16）.
［2］王艳，颜毓娟.如何做好高校教学档案管理工作［J］.西藏科技，2005，（1）.
［3］司健，司莉.高校教学档案管理之我见［J］.四川档案，2000，（6）.
［4］乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策［J］.科技风，2008，（24）.
关键词： 中职学校 学生档案管理工作 问题 对策
中职学校学生档案是学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，也是中职学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历，学生档案是学校与社会联系的渠道纽带。因此，做好学生档案管理，为用人单位使用人才时提供重要参考，是做好组织人事工作不可缺少的依据。为人才的开发提供信息和数据，但目前中职学校的学生档案管理工作还存在很多问题，管理水平亟待提高，应引起我们的高度重视。
一、中职学校学生档案管理工作存在的问题
1.管理意识不强，档案利用率低。
档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，因此档案利用率不高。
2.档案管理制度不健全。
档案管理不够规范，管理体制不完善。中职学校往往只重视教学和其他管理的档案工作，对于学校档案工作的重要性没有认识到位，没有将学校档案管理工作提到议事日程，在档案管理中有些学校根本没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，没有将档案管理工作的好坏与业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。
3.档案信息开发不足，档案管理效率不高。
目前，許多中职学校中存在信息开发不足的问题。档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。
4.档案硬件投入及经费不足。
近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。
5.档案管理人员素质不高。
目前，中职学校档案管理员的素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些学校的档案工作是由办公室的干事兼任的，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识。另一方面没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。
6.学生档案的收集整理不规范。
目前中职学校学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程没有标准化、规范化，出现这样或那样的错误，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失，等等。
二、加强中职学校学生档案管理工作的对策
1.规范和完善学校档案管理制度。
学校要进一步制定、完善档案管理的规章制度，并确定档案管理人员的职责范围，使档案管理人员树立起强烈的责任心，调动积极性。工作制度的建立要由学校分管的校长负责组织，通过相关制度的贯彻执行，以规范档案工作行为，使档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。
2.提高档案管理人员的素质。
要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的质量，在很大程度上取决于档案工作人员。档案工作人员要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。
3.做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平。
档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的质量是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是档案工作者的责任。
4.采用信息化管理手段。
信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。
5.加大学习宣传力度，强化师生档案意识。
通过学习宣传，提高师生对学生档案工作的认识，积极关心支持学生档案工作。让大家认识到，学生档案是关系到中职学校全面推进素质教育、向社会输送合格人才和中职生毕业就业的大事。一份高质量的档案，对用人单位是具有强烈的诱惑力和吸引力的。每一位学生都应该重视档案材料的填写，做到如实填写、书写清楚、格式规范，档案制成材料符合要求。同时，在校期间努力争取创造优良的业绩，书写自己的历史。
6.建立归档材料收集制度。
虽然中职学校学生档案材料的形成渠道多、来源广，但材料形成大多是比较有规律的，只要你留心去观察，就不难掌握。如中职学校学生档案材料的收集工作，大致可以分为三个阶段：第一个阶段是收集招生时形成的和中职学校入学前的档案材料，这些档案材料应在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集。第二个阶段是档案材料的收集，除了平时有规律地收集学生在学期间的所形成的德智体能、各类社会实践活动、各种竞赛及各类证书复印件等材料外，还要从党、团组织收集他们加入党、团组织的材料，向教务处、团委和学生会收集评优评奖等材料。第三阶段是最重要的收集阶段，即毕业之际对学生在中职学校期间德智体能的总结和评价材料，大致可形成的材料有：毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、中职学生体育合格登记卡、毕业生体检表等。此外，还应建立学生档案收集归档制度，形成收集网络。形成学生档案材料的单位都要明确一位负责人，负责对各阶段形成的档案材料及时收集与传递。这样既有利于学生档案材料的及时收集归档，又有利于材料收集过程中的保密与安全。
总之，学生档案管理工作是学校工作的重要组成部分，我们需要不断地从思想上和行动上去追求、去创新，这是一项任重而道远的工作。只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去寻求改进途径，中职学校档案管理水平就必将有一个质的飞跃。
参考文献：
［1］姜珊.浅谈中职学校学生档案的管理和利用［J］.商业经济.2008，（16）.
［2］王艳，颜毓娟.如何做好高校教学档案管理工作［J］.西藏科技，2005，（1）.
［3］司健，司莉.高校教学档案管理之我见［J］.四川档案，2000，（6）.
［4］乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策［J］.科技风，2008，（24）.