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1 《条例》产生的背景和生命力
我国《科学技术档案工作条例》(以下称《条例》)颁发已经30年了，实践证明，该《条例》具有强大的生命力。笔者亲身经历了它的产生、实践过程，感受了它对我国科技档案事业发展所起的有力作用。
我是在1959年“大连技术档案会议”的“东风”中走进了科技档案和情报工作行列。20年后，又有幸参加了1980年的“全国科学技术档案工作大会”。此次大会，是由国家经委、国家建委、国家科委和国家档案局联合召开的。会议总结了我国此前20年来科技档案工作的基本经验，讨论并制订了《科学技术档案工作条例》，可以说是全国经济、建设、科技、档案部门向科技档案工作进发的总动员、总进军的大会。
《条例》的颁发，受到了全国广大经济、建设和科技管理部门的拥护和支持，当时，就有二三十个部、委制定了本系统更具体、更实际的科技档案管理规定，使全国科技档案工作得以迅速发展。在教育方面，《条例》公布后，中国人民大学正式开设了科技档案专业，南京大学招收了科技档案双学士班，郑州航空工业管理学院也加强了科技档案系的建设……，科技档案教育事业迅速发展。
在《条例》的实践方面，上世纪80年代和90年代初，笔者曾走访了十多个城市的上百个单位，所到之处，科技档案机构建立完善，工作开展顺利，尤其科技档案的利用取得了明显效益。以我单位为例，我们做了一次面向科技专家的科技档案利用效益问卷评估，收回有效问卷107份(高职57人，中职50人)。统计结果表明，利用科技档案可节约科研总经费的比率为6.9％～25.8％；同时，或可节约研究时间的比率为12.8％～28.6％。我工作的单位是个多学科、近千人的大单位，科技档案工作开展了近30年，参与评估的人员均是经常利用科技档案，懂得定量分析的专家，我相信具有一定的科学性。从笔者大量走访的情况看，这个数据在全国也有一定的代表性。
在学术研究方面，也取得了相当的成绩。1983年，中国档案学会在沈阳召开了“全国科技档案学术讨论会”，讨论了科技档案的任务、范围和经济效益问题。这一时期，即1980至1990年，共发表了科技档案学术论文2300多篇，讨论的问题也由广度逐渐向深度发展。其标志：一是由定性研究向定量研究发展；二是由经验总结性研究向规律性研究发展。具有代表意义的定量研究是经济效益系数a概念的提出和讨论；深度研究的代表议题是科技档案的形成规律、价值规律，如：科技档案的有意识还是自然形成的讨论，科技档案现行作用衰减规律的研究等。但进入90年代后期，定量研究越来越少，近年来，有学者提出了淡化科技档案概念的论述，还有人断言科技档案概念的式微带有必然性……。这些虽是学术讨论问题，但冲击的是我国科技档案事业和《条例》，是曾三的“国家全面档案思想”。
应该说，全国科技档案事业仍在发展，尤其在基层，特别是现代化方面，并未被脱离实际的“淡化论”、“取消论”所削弱。以我工作的单位为例，过去的科技档案室一直保持4～5人，最近几年，不包括外围人员，稳定在6人。看来，陈兆禊教授讲的“生产、建设、科学技术越发展，科技档案工作越会得到重视、越发展”的规律并没有被“颠覆”。“发展是硬道理，回头路是‘死胡同’”。
2 科技文件材料的形成、积累和“有意识形成论”
《条例》的第二章是“科技文件材料的形成和归档”，这是该《条例》中最有创新和实践意义，也最有理论意义的一个篇章。其实质是从科技工作的源头上抓科技档案质量，它与“以收集为起点”的档案学理论有重大区别。
传统的档案学理论有“以收集为起点”的观点，它在普通档案管理中或许有些道理。在普通档案管理中，档案“收集”之前，有文书工作环节，它就是档案的源头工作，但是，这两个环节的分离也是存在问题的，谁能保证文书工作环节都能按照档案工作要求形成和管理文件呢?所以，许多学者都在提倡文档一体化的管理模式。科技档案在形成规律上不同于普通档案，科技文件材料的形成、积累不存在一个文件管理部门，而且形成周期长、量大、形式多样，相互之间的关系又十分复杂，更重要的是科技人员在任务忙、时间紧的情况下，往往凭头脑中的构思进行工作，而不形成或只形成简化、草稿性文件。例如，一项设计，在施工进行现场改造时，可以凭口头指令或草图完成任务，事后又可能不进行施工图和竣工图修改。这就是说，在科技工作自然进行状态下形成的文件，可能不符合档案工作要求，而不能达到完整、准确和规范的标准。如何达到这一要求?在科技档案工作未产生，特别是《条例》未颁布以前，是没有什么有效办法的。那时，有些重大的科技项目任务完成了，但却没有形成合格的档案，甚至连最后的总结报告都没有形成，或没有保存下来。科技档案工作的产生和日益完善，尤其是抓科技文件的形成、积累和及时归档，使得科技档案质量有了根本保证。
由于科技项目在自然进行状态下，形成的文件与在科技档案工作要求下形成的文件不一致，也就是档案工作要求形成的文件更加完整、完善和规范。所以，《条例》规定：“各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围”。这就是著名的建档工作“三纳入”管理机制。有了“三纳入”机制，建档工作就从任务、职责、完成时间上得到了保证，科技档案人员也可理直气壮地参与和干预科技文件材料的形成、积累和归档工作。
我们单位的做法是，每年初，根据科研实验计划，挑选重大项目，在开题时就与研究室协商，确定建档负责人，并发给档案用纸和文件积累袋，提出归档要求并开始指导文件的形成、积累工作。当然，这种指导只是形式、完整性和书写方面的要求，文件的真正形成是科技人员根据科技工作的逻辑程序进行的。比如，开题阶段要形成调研报告、开题报告、论证报告、经费预算等文件；实施阶段要形成试验大纲、工作计划、试验记录(试验环境、条件)、补充实验、试验数据等；总结阶段要形成试验总结报告、领导审查意见等。在我国，还存在一个申报奖励阶段，一般形成成果奖励申请书、鉴定报告和批准文件等。至此，科研试验成果研究的形成、积累工作告一段落。后面还有一个推广应用过程，也形成一些文件。这就是科研试验工作的基本过程，也是文件形成、积累的过程。但是，有些科研人员为了急于完成任务，就只形成开题报告、成果总结报告、奖励申请报告等领导必须过目的文件，其他文件就简化、草化，甚至做了工作不保留记录。档案工作的任务就是按照科研工作程序指导、监督科技工作中本来应该形成的文件，要求使用规范化、耐久性的纸张和其他记录载体，同时，要求形成的每份文件和记录件都要有形成时间、地点，形成人、负责人签字，等等。至于归档文件整理的系统性和最终的质量把关，更是档案人员的职责。 至此，不但可以认识到科研工作最基本的逻辑过程，也可以看到科技档案人员对文件形成、积累的参与或干预过程。可以肯定地说，科技文件的形成、积累，特别是及时归档及系统整理等，没有档案人员的参与或干预，是不可能达到完整、准确、系统和规范要求的。这种要求，久而久之，就变成了科技人员的自觉行为。实践证明，在科技档案工作好的单位，任何科技人员都有项目任务完成后必须归档以及按归档要求形成和积累文件的概念。这种概念可以称之为“档案意识”。档案意识，实际上表现在两个方面，一是档案人员对科技文件形成、积累的参与、干预意识，二是科技人员的档案思想和实践行为，这便是档案“有意识形成论”的实践和认识基础。当然，这种意识，是要服从主要任务的，形成的文件是从属的，也要受科技工作的逻辑程序制约，这又是一种客观规律。档案的有意识形成性或“有意识形成论”，可以用1981年时任国家科委副主任、中国社会科学院副院长、中国档案学会名誉理事长于光远同志的一句话概括：“档案是处理事务的有意识的副产品”。这就是说，处理事务形成必要的文件是第一位的，而按归档要求形成档案是副产品，是第二位的，但它却是有意识的，不是“自然”的。
目前，档案界对档案的形成主要有两种认识，一种是“自然形成论”，一种是“有意识形成论”。“自然形成论”认为档案是在人类社会活动中自然而然形成的，不需要人为因素，它来自于“自然形成规律”这一命题。档案的“自然形成规律”这一命题最初是由曾三同志提出的，当时的社会背景是“大跃进”，是全民搞档案，甚至是人为编档案。“自然形成规律”的提出，有利于抵制“大编”等违背档案工作规律的做法。但“自然形成规律”的提出，只是一个命题，并未谈及具体的内涵。因而，“自然”二字的含义是“自然而然”，就是规律本身的内涵，还是指“客观”，没有人能说清。如果其含义是“自然而然”，是存在问题的，因为它与实践中的“抓形成、抓积累”以及档案形成的业务指导，甚至档案意识的作用相悖；如果指后者，即“档案形成存在客观规律”，当然是正确的。现在，我们从曾三的整个档案学思想体系看，作为后者，因为《条例》正是在曾三的档案工作思想指导下形成的。
“有意识形成论”最早由笔者提出，当时，是在论及科技档案形成规律时提出的，没敢涉及普通档案。后来，有人把它泛指“整个档案”。现在，我认为，就整个档案而言，也是具有“意识性的”，不过，科技档案形成的意识性更强，总体说包括科技文件形成、积累和整理、归档，可以用“科技档案是有意识形成的”一语。普通档案形成的意识性就弱些，尤其是在文件形成上自然性更强些。但是，从整个普通档案的形成过程看都离不开档案意识。当然，如上所述，档案形成的“意识性”也要遵循一定的客观规律。
至于有的学者提出的档案形成的前半段也就是文件的形成是“自然的”，后半段即整理、归档却是有意识的，即“双段形成论”，我认为也不一定就恰当。事实证明，就是普通档案的文件形成阶段，在现代社会，尤其是档案工作较好的单位，也是受档案意识支配或受档案工作干预的。例如，起草文件规定不能用圆珠笔、铅笔，字迹要清楚、规范，要用耐久性纸张，而且每份文件都要求有时间、有领导签字，同时，文件在制发时就考虑到“归档”份数，文后印有“存档×份”。特别是现代社会文件归档的“双轨制”，文件起草人员也是熟知的……。这不都是档案形成的有意识性吗?
3 科技档案与普通档案的综合管理问题
《条例》第四章规定：“大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构；小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室，也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室……”。根据我们的经验，基层单位成立综合档案室，统一管理本单位的科技档案和文书档案为最佳选择。
科技档案与文书档案有重大区别，但是，由于科技档案与文书档案的密切联系，在一个单位往往要产生许多综合性档案或“两不管”档案，如果科技档案和文书档案分别成立机构就很难达到工作协调，从而造成漏管或重复管理，同时给档案利用带来不便。
我工作的单位于1964年在情报资料处下成立了技术档案科，编制5人。现在，科技档案室隶属情报资料研究室，编制为6人。几十年来，科技档案工作做得很好，从建档、整理、归档、保管利用等方面在原国防科工委，甚至全国均属一流。但是，文书档案工作较弱，人员配备不足，工作不大理想。现在看来，科技单位重视科技档案工作是对的，但也不能轻视文书档案工作。从管理上讲，科研试验综合规划，特别是党委工作计划、总结、会议纪要，以及各上级单位的文件，等等，都是通过保密室进行文书处理和归档的。这部分档案的现实应用性，特别在历史意义上与科技档案相比更强，但其工作未得到强化。更严重的是，科技、文书档案室的分设，使单位某些双重性文件的归档极易造成空白区。例如，历年来，由政治部门主持拍摄的大型合影，包括与中央领导的合影、“党代会”合影、大型纪念会议合影等，均由有关业务部门自行管理。由于业务部门人员交替频繁，保管条件也差，或因个人爱好变成私藏，已经残缺不全，甚至成为空白区。究其原因，是科技档案部门认为政治部门产生的文件材料，不是自己的工作范围，无权干涉；而文书档案部门，即保密室只管有密级、编号和有领导签名的文件收发；至于科研试验经费的预算、决算，是财务部门直接对上级财务部门的，科技档案、文书档案部门均不过问，等等，也造成空白区。形成上述状况的原因，主要是科技档案与文书档案在管理上的分离，即体制问题。因而，根据科技档案与文书档案的联系性，以及我们的经验和教训，在基层单位应设立综合的档案室，统管整个单位的档案工作。这样做，不但工作容易协调，也能节省人力和设备。
设立综合的档案室，重要的是不能抹杀科技档案和文书档案的各自特点，而应该根据各自的特点分别进行管理。换句话说，应分成两个分支进行管理。凡属独立的科技项目，应按《条例》要求进行管理，在登记编号上应单独排列；凡属党政机关文件应按文书档案登记管理。除此之外，应设综合类、声像档案类、实物档案类，等等。
综合档案室更需要根据自己的业务范围设立一个档案分类表。分类表不宜过细，一般一级类应分为综合类、文书档案类、科技档案类、专门档案类、名人档案类、声像档案类、实物档案类和其他。二级类按专业分，如科技档案又可分为组织计划类、科研项目类、推广应用类、工程建筑类、电子文件类。这种一级、二级的粗分，每个类别设一个编号序列，主要用于排架和组织馆藏。分类过细，会给排架和存取档案带来许多不便。至于检索，可按主题词、任务和项目号、形成单位、形成人员姓名、题名、形成时间等入口进行检索。分类表的另一作用是以此为依据，进行建档业务指导和分工。
4 科技档案人才要求和自我提高
《条例》对科技档案人才要求专有一章，体现了“以人为本”的思想。对科技档案干部的基本要求：一是具有科技档案专业知识；二是懂得有关科学技术：三是有一定工作能力。
《条例》对科技档案人员的要求，只是一个基本要求，科技档案人员要想在平凡的岗位上做出不平凡的贡献，还必须在工作中努力提高自己。提高的关键在于爱岗敬业，有目标、有追求。这里有一个关键问题，就是从事科技档案工作是自己的选择，还是因某些原因被动而来。以我个人之见，不管如何，既然进了档案工作大门，就要在这个舞台上全力演奏，实现自己的人生价值。
我是学物理的，原从事技术工作，后因工作需要开始筹建情报资料工作。1964年，我国进行首次核试验时，被派往核试验现场从事科技档案工作。那时从零做起，匆忙地带了一份《1959年大连技术档案现场会议文件集》作为老师，进入了科技档案大门。以后40年虽担任了基层情报信息工作的领导，但从未离开科技档案的实践和研究。本来，我在起点上有多种选择，可以从事文献、情报、编辑，甚至重回研究室，但我却被科技档案工作牢牢吸引。“文革”期间，曾在枪声中整理档案，在最危急的时刻，单人持枪住进了档案室。1971年，我用了一年的时间，总结经验，起草了两万多字的《科技档案管理规定》。1993年，我退休时，为了参加某大型成果鉴定会，忍着腰椎间盘突出的疼痛挪到会场，由他人搀扶着进行档案评定发言。2007年，我出门复印《反科技档案概念“淡化论”》的文稿，在离家30多米的路上晕倒10多分钟，经人发现抢救才苏醒过来。所有的这一切，都来自两个字——“追求”。在几十年中，我的主要认识和体会是：
第一，实践和研究相结合。我从事科技档案工作实践和研究40年，前20年是老老实实的实践，做好任何一件实际工作，同时，还非常注意总结经验，一类工作往往这样做了又那样做，寻找最佳答案。比如，案卷整理、馆藏组织就是这样，初时，反复多次，最终找到满意的方法。20年后，凭借有关经验，写出了相关论文近十篇，如《科技档案案卷组织的理论和方法》等。档案利用工作也是如此，不过，这不光是经验的总结，而主要是凭借30年积累的利用数据上升到理论。我们科技档案科从上世纪60年代初，在借阅上就有正规的登记制度，而且登记项目完善。每年借阅量近1500卷次，包括一万多条数据，其记录年终均装订成册。这件事情看似不大，但几十年从无间断。这些数据是工作记录，以后又成了理论研究的素材。1992年，凭借这些数据，经过统计分析，形成了《利用统计方法研究科技档案现行作用衰减规律和进馆时间》一文。以后，在此基础上，采用数学方法形成了用数学公式表达的规律性论文；同时，利用这些数据，还证明了科技档案利用也符合[印]拉维昌德拉·芳著的《图书情报学定量方法》中的文献利用分布规律。我们利用几十年形成的几十万个数据，找到了两个规律性的东西，这是档案学定量研究具有开创意义的典型事例。利用统计数据还能显现取得高成就者(包括数个院士)，几十年或一生中利用科技档案数量的统计曲线，它形象具体地说明了科技档案利用的状况和意义，很具有研究和“观赏”价值。通过我们的实践和研究，还找到其他规律性的东西，例如：科技档案的形成规律、科技档案利用的指标体系、科技档案的投入与产出比，等等。我的体会是，档案人员若无实践和研究相结合的发展途径，干起工作来，不但感到重复、乏味，提不起精神，而且，也无法走进科技档案工作的深处。实践和研究的结合，还会给本单位的实践带来更好的发展，而形成一种良性循环，这是它的另一重要意义。
第二，要勤于学习、善于观察思考和积累资料。基础的业务知识需要学，甚至哲学方法也要学。我们曾邀请档案工作领导、著名学者王明哲同志参加科技档案成果鉴定会。当我们走进王老书房时，王老正在看毛主席的《实践论》等哲学著作。当时，我们还不十分理解，以后遇到一些研究性问题，才懂得利用哲学方法进行研究。档案学参考书要看，档案学刊物也要看。我每次到京，档案出版社要去，人民大学出版社，甚至档案学院资料室也都要去，尽量购买和寻找有关资料。仅科技档案专著我就买过十多种，只要发现书讯，我都想办法买到。除自己要总结实践经验外，还要学习别人的东西，不但可以开阔思路，还可以增加素材。参观访问、走走看看是个人提高的又一重要方法。上世纪80年代到90年代初，我到过十几个城市的上百个单位，他们都各有特点和好东西，可以借鉴和学习；相反，也有一些引以为戒的东西，我都记录下来。这样，我虽在基层一个点上工作，但不做“井底之蛙”，而是经常爬出井口，不但验证了自己的经验，也为理论研究提供了素材和依据。
第三，心态要平凡，追求要执着。科技档案工作是一项平凡的事业，在这个岗位上不大可能轰轰烈烈，但如果你已经走上了这条道路，就要非常执着地走下去。我1994年退休，但就是离不开科技档案工作和研究，办公室没搬，带病和往目的同事一样上班、下班，甚至下班后，楼内空无一人时，才知下班号早已吹过了。在原来的办公室，我写了两部专著，几十篇论文。2000年，离开原单位到军休所，我个人订了数份档案学刊物，同时与原单位同事们继续联系，继续研究，又写出了几十篇论文。退休后，我的研究成果是在工作岗位时的两倍有余。这种执着给我带来的是生活的充实与欣慰。
5 结束语
《科学技术档案工作条例》是我国科技档案管理的总依据、总原则，它来自实践。经过30年实践证明，它是一部好法规、好制度，具有强大的生命力。我们应该珍惜它、爱护它，继续强化、执行。而信息技术的发展，并没有改变科技档案管理的基本内容，或主要工作环节，更没有改变其原理。不过，由于现代信息技术的广泛应用，为科技档案信息的储存、利用提供了极大方便，在管理上必然需要进一步发展。所以，它应该修改，但是它的修改应是局部的。它的基本精神、基本原则，如“总则”、“科技文件的形成和归档制度”、“科技档案的人才培养和统一管理原则”，只能强化、提高。在档案管理特别是信息利用方面，应适应信息化管理要求，使科技档案在形成单位、本系统，甚至社会上发挥作用。至于，有的学者提出的科技档案概念的“淡化论”、“取消论”，实践证明，是没有社会实践和理论依据的。它带来的后果是对《条例》的直接冲击，对我国科技档案事业的冲撞。我国老一辈著名档案学家吴宝康教授讲过：“科技档案和文书档案是档案工作的两张翅膀”。科技档案概念的淡化、取消，将会削弱整个档案事业。
本讲座稿在撰写过程中，得到了张瑞梅同志的有力协助，在此表示感谢!
(摘自《档案界》网站)
我国《科学技术档案工作条例》(以下称《条例》)颁发已经30年了，实践证明，该《条例》具有强大的生命力。笔者亲身经历了它的产生、实践过程，感受了它对我国科技档案事业发展所起的有力作用。
我是在1959年“大连技术档案会议”的“东风”中走进了科技档案和情报工作行列。20年后，又有幸参加了1980年的“全国科学技术档案工作大会”。此次大会，是由国家经委、国家建委、国家科委和国家档案局联合召开的。会议总结了我国此前20年来科技档案工作的基本经验，讨论并制订了《科学技术档案工作条例》，可以说是全国经济、建设、科技、档案部门向科技档案工作进发的总动员、总进军的大会。
《条例》的颁发，受到了全国广大经济、建设和科技管理部门的拥护和支持，当时，就有二三十个部、委制定了本系统更具体、更实际的科技档案管理规定，使全国科技档案工作得以迅速发展。在教育方面，《条例》公布后，中国人民大学正式开设了科技档案专业，南京大学招收了科技档案双学士班，郑州航空工业管理学院也加强了科技档案系的建设……，科技档案教育事业迅速发展。
在《条例》的实践方面，上世纪80年代和90年代初，笔者曾走访了十多个城市的上百个单位，所到之处，科技档案机构建立完善，工作开展顺利，尤其科技档案的利用取得了明显效益。以我单位为例，我们做了一次面向科技专家的科技档案利用效益问卷评估，收回有效问卷107份(高职57人，中职50人)。统计结果表明，利用科技档案可节约科研总经费的比率为6.9％～25.8％；同时，或可节约研究时间的比率为12.8％～28.6％。我工作的单位是个多学科、近千人的大单位，科技档案工作开展了近30年，参与评估的人员均是经常利用科技档案，懂得定量分析的专家，我相信具有一定的科学性。从笔者大量走访的情况看，这个数据在全国也有一定的代表性。
在学术研究方面，也取得了相当的成绩。1983年，中国档案学会在沈阳召开了“全国科技档案学术讨论会”，讨论了科技档案的任务、范围和经济效益问题。这一时期，即1980至1990年，共发表了科技档案学术论文2300多篇，讨论的问题也由广度逐渐向深度发展。其标志：一是由定性研究向定量研究发展；二是由经验总结性研究向规律性研究发展。具有代表意义的定量研究是经济效益系数a概念的提出和讨论；深度研究的代表议题是科技档案的形成规律、价值规律，如：科技档案的有意识还是自然形成的讨论，科技档案现行作用衰减规律的研究等。但进入90年代后期，定量研究越来越少，近年来，有学者提出了淡化科技档案概念的论述，还有人断言科技档案概念的式微带有必然性……。这些虽是学术讨论问题，但冲击的是我国科技档案事业和《条例》，是曾三的“国家全面档案思想”。
应该说，全国科技档案事业仍在发展，尤其在基层，特别是现代化方面，并未被脱离实际的“淡化论”、“取消论”所削弱。以我工作的单位为例，过去的科技档案室一直保持4～5人，最近几年，不包括外围人员，稳定在6人。看来，陈兆禊教授讲的“生产、建设、科学技术越发展，科技档案工作越会得到重视、越发展”的规律并没有被“颠覆”。“发展是硬道理，回头路是‘死胡同’”。
2 科技文件材料的形成、积累和“有意识形成论”
《条例》的第二章是“科技文件材料的形成和归档”，这是该《条例》中最有创新和实践意义，也最有理论意义的一个篇章。其实质是从科技工作的源头上抓科技档案质量，它与“以收集为起点”的档案学理论有重大区别。
传统的档案学理论有“以收集为起点”的观点，它在普通档案管理中或许有些道理。在普通档案管理中，档案“收集”之前，有文书工作环节，它就是档案的源头工作，但是，这两个环节的分离也是存在问题的，谁能保证文书工作环节都能按照档案工作要求形成和管理文件呢?所以，许多学者都在提倡文档一体化的管理模式。科技档案在形成规律上不同于普通档案，科技文件材料的形成、积累不存在一个文件管理部门，而且形成周期长、量大、形式多样，相互之间的关系又十分复杂，更重要的是科技人员在任务忙、时间紧的情况下，往往凭头脑中的构思进行工作，而不形成或只形成简化、草稿性文件。例如，一项设计，在施工进行现场改造时，可以凭口头指令或草图完成任务，事后又可能不进行施工图和竣工图修改。这就是说，在科技工作自然进行状态下形成的文件，可能不符合档案工作要求，而不能达到完整、准确和规范的标准。如何达到这一要求?在科技档案工作未产生，特别是《条例》未颁布以前，是没有什么有效办法的。那时，有些重大的科技项目任务完成了，但却没有形成合格的档案，甚至连最后的总结报告都没有形成，或没有保存下来。科技档案工作的产生和日益完善，尤其是抓科技文件的形成、积累和及时归档，使得科技档案质量有了根本保证。
由于科技项目在自然进行状态下，形成的文件与在科技档案工作要求下形成的文件不一致，也就是档案工作要求形成的文件更加完整、完善和规范。所以，《条例》规定：“各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围”。这就是著名的建档工作“三纳入”管理机制。有了“三纳入”机制，建档工作就从任务、职责、完成时间上得到了保证，科技档案人员也可理直气壮地参与和干预科技文件材料的形成、积累和归档工作。
我们单位的做法是，每年初，根据科研实验计划，挑选重大项目，在开题时就与研究室协商，确定建档负责人，并发给档案用纸和文件积累袋，提出归档要求并开始指导文件的形成、积累工作。当然，这种指导只是形式、完整性和书写方面的要求，文件的真正形成是科技人员根据科技工作的逻辑程序进行的。比如，开题阶段要形成调研报告、开题报告、论证报告、经费预算等文件；实施阶段要形成试验大纲、工作计划、试验记录(试验环境、条件)、补充实验、试验数据等；总结阶段要形成试验总结报告、领导审查意见等。在我国，还存在一个申报奖励阶段，一般形成成果奖励申请书、鉴定报告和批准文件等。至此，科研试验成果研究的形成、积累工作告一段落。后面还有一个推广应用过程，也形成一些文件。这就是科研试验工作的基本过程，也是文件形成、积累的过程。但是，有些科研人员为了急于完成任务，就只形成开题报告、成果总结报告、奖励申请报告等领导必须过目的文件，其他文件就简化、草化，甚至做了工作不保留记录。档案工作的任务就是按照科研工作程序指导、监督科技工作中本来应该形成的文件，要求使用规范化、耐久性的纸张和其他记录载体，同时，要求形成的每份文件和记录件都要有形成时间、地点，形成人、负责人签字，等等。至于归档文件整理的系统性和最终的质量把关，更是档案人员的职责。 至此，不但可以认识到科研工作最基本的逻辑过程，也可以看到科技档案人员对文件形成、积累的参与或干预过程。可以肯定地说，科技文件的形成、积累，特别是及时归档及系统整理等，没有档案人员的参与或干预，是不可能达到完整、准确、系统和规范要求的。这种要求，久而久之，就变成了科技人员的自觉行为。实践证明，在科技档案工作好的单位，任何科技人员都有项目任务完成后必须归档以及按归档要求形成和积累文件的概念。这种概念可以称之为“档案意识”。档案意识，实际上表现在两个方面，一是档案人员对科技文件形成、积累的参与、干预意识，二是科技人员的档案思想和实践行为，这便是档案“有意识形成论”的实践和认识基础。当然，这种意识，是要服从主要任务的，形成的文件是从属的，也要受科技工作的逻辑程序制约，这又是一种客观规律。档案的有意识形成性或“有意识形成论”，可以用1981年时任国家科委副主任、中国社会科学院副院长、中国档案学会名誉理事长于光远同志的一句话概括：“档案是处理事务的有意识的副产品”。这就是说，处理事务形成必要的文件是第一位的，而按归档要求形成档案是副产品，是第二位的，但它却是有意识的，不是“自然”的。
目前，档案界对档案的形成主要有两种认识，一种是“自然形成论”，一种是“有意识形成论”。“自然形成论”认为档案是在人类社会活动中自然而然形成的，不需要人为因素，它来自于“自然形成规律”这一命题。档案的“自然形成规律”这一命题最初是由曾三同志提出的，当时的社会背景是“大跃进”，是全民搞档案，甚至是人为编档案。“自然形成规律”的提出，有利于抵制“大编”等违背档案工作规律的做法。但“自然形成规律”的提出，只是一个命题，并未谈及具体的内涵。因而，“自然”二字的含义是“自然而然”，就是规律本身的内涵，还是指“客观”，没有人能说清。如果其含义是“自然而然”，是存在问题的，因为它与实践中的“抓形成、抓积累”以及档案形成的业务指导，甚至档案意识的作用相悖；如果指后者，即“档案形成存在客观规律”，当然是正确的。现在，我们从曾三的整个档案学思想体系看，作为后者，因为《条例》正是在曾三的档案工作思想指导下形成的。
“有意识形成论”最早由笔者提出，当时，是在论及科技档案形成规律时提出的，没敢涉及普通档案。后来，有人把它泛指“整个档案”。现在，我认为，就整个档案而言，也是具有“意识性的”，不过，科技档案形成的意识性更强，总体说包括科技文件形成、积累和整理、归档，可以用“科技档案是有意识形成的”一语。普通档案形成的意识性就弱些，尤其是在文件形成上自然性更强些。但是，从整个普通档案的形成过程看都离不开档案意识。当然，如上所述，档案形成的“意识性”也要遵循一定的客观规律。
至于有的学者提出的档案形成的前半段也就是文件的形成是“自然的”，后半段即整理、归档却是有意识的，即“双段形成论”，我认为也不一定就恰当。事实证明，就是普通档案的文件形成阶段，在现代社会，尤其是档案工作较好的单位，也是受档案意识支配或受档案工作干预的。例如，起草文件规定不能用圆珠笔、铅笔，字迹要清楚、规范，要用耐久性纸张，而且每份文件都要求有时间、有领导签字，同时，文件在制发时就考虑到“归档”份数，文后印有“存档×份”。特别是现代社会文件归档的“双轨制”，文件起草人员也是熟知的……。这不都是档案形成的有意识性吗?
3 科技档案与普通档案的综合管理问题
《条例》第四章规定：“大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构；小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室，也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室……”。根据我们的经验，基层单位成立综合档案室，统一管理本单位的科技档案和文书档案为最佳选择。
科技档案与文书档案有重大区别，但是，由于科技档案与文书档案的密切联系，在一个单位往往要产生许多综合性档案或“两不管”档案，如果科技档案和文书档案分别成立机构就很难达到工作协调，从而造成漏管或重复管理，同时给档案利用带来不便。
我工作的单位于1964年在情报资料处下成立了技术档案科，编制5人。现在，科技档案室隶属情报资料研究室，编制为6人。几十年来，科技档案工作做得很好，从建档、整理、归档、保管利用等方面在原国防科工委，甚至全国均属一流。但是，文书档案工作较弱，人员配备不足，工作不大理想。现在看来，科技单位重视科技档案工作是对的，但也不能轻视文书档案工作。从管理上讲，科研试验综合规划，特别是党委工作计划、总结、会议纪要，以及各上级单位的文件，等等，都是通过保密室进行文书处理和归档的。这部分档案的现实应用性，特别在历史意义上与科技档案相比更强，但其工作未得到强化。更严重的是，科技、文书档案室的分设，使单位某些双重性文件的归档极易造成空白区。例如，历年来，由政治部门主持拍摄的大型合影，包括与中央领导的合影、“党代会”合影、大型纪念会议合影等，均由有关业务部门自行管理。由于业务部门人员交替频繁，保管条件也差，或因个人爱好变成私藏，已经残缺不全，甚至成为空白区。究其原因，是科技档案部门认为政治部门产生的文件材料，不是自己的工作范围，无权干涉；而文书档案部门，即保密室只管有密级、编号和有领导签名的文件收发；至于科研试验经费的预算、决算，是财务部门直接对上级财务部门的，科技档案、文书档案部门均不过问，等等，也造成空白区。形成上述状况的原因，主要是科技档案与文书档案在管理上的分离，即体制问题。因而，根据科技档案与文书档案的联系性，以及我们的经验和教训，在基层单位应设立综合的档案室，统管整个单位的档案工作。这样做，不但工作容易协调，也能节省人力和设备。
设立综合的档案室，重要的是不能抹杀科技档案和文书档案的各自特点，而应该根据各自的特点分别进行管理。换句话说，应分成两个分支进行管理。凡属独立的科技项目，应按《条例》要求进行管理，在登记编号上应单独排列；凡属党政机关文件应按文书档案登记管理。除此之外，应设综合类、声像档案类、实物档案类，等等。
综合档案室更需要根据自己的业务范围设立一个档案分类表。分类表不宜过细，一般一级类应分为综合类、文书档案类、科技档案类、专门档案类、名人档案类、声像档案类、实物档案类和其他。二级类按专业分，如科技档案又可分为组织计划类、科研项目类、推广应用类、工程建筑类、电子文件类。这种一级、二级的粗分，每个类别设一个编号序列，主要用于排架和组织馆藏。分类过细，会给排架和存取档案带来许多不便。至于检索，可按主题词、任务和项目号、形成单位、形成人员姓名、题名、形成时间等入口进行检索。分类表的另一作用是以此为依据，进行建档业务指导和分工。
4 科技档案人才要求和自我提高
《条例》对科技档案人才要求专有一章，体现了“以人为本”的思想。对科技档案干部的基本要求：一是具有科技档案专业知识；二是懂得有关科学技术：三是有一定工作能力。
《条例》对科技档案人员的要求，只是一个基本要求，科技档案人员要想在平凡的岗位上做出不平凡的贡献，还必须在工作中努力提高自己。提高的关键在于爱岗敬业，有目标、有追求。这里有一个关键问题，就是从事科技档案工作是自己的选择，还是因某些原因被动而来。以我个人之见，不管如何，既然进了档案工作大门，就要在这个舞台上全力演奏，实现自己的人生价值。
我是学物理的，原从事技术工作，后因工作需要开始筹建情报资料工作。1964年，我国进行首次核试验时，被派往核试验现场从事科技档案工作。那时从零做起，匆忙地带了一份《1959年大连技术档案现场会议文件集》作为老师，进入了科技档案大门。以后40年虽担任了基层情报信息工作的领导，但从未离开科技档案的实践和研究。本来，我在起点上有多种选择，可以从事文献、情报、编辑，甚至重回研究室，但我却被科技档案工作牢牢吸引。“文革”期间，曾在枪声中整理档案，在最危急的时刻，单人持枪住进了档案室。1971年，我用了一年的时间，总结经验，起草了两万多字的《科技档案管理规定》。1993年，我退休时，为了参加某大型成果鉴定会，忍着腰椎间盘突出的疼痛挪到会场，由他人搀扶着进行档案评定发言。2007年，我出门复印《反科技档案概念“淡化论”》的文稿，在离家30多米的路上晕倒10多分钟，经人发现抢救才苏醒过来。所有的这一切，都来自两个字——“追求”。在几十年中，我的主要认识和体会是：
第一，实践和研究相结合。我从事科技档案工作实践和研究40年，前20年是老老实实的实践，做好任何一件实际工作，同时，还非常注意总结经验，一类工作往往这样做了又那样做，寻找最佳答案。比如，案卷整理、馆藏组织就是这样，初时，反复多次，最终找到满意的方法。20年后，凭借有关经验，写出了相关论文近十篇，如《科技档案案卷组织的理论和方法》等。档案利用工作也是如此，不过，这不光是经验的总结，而主要是凭借30年积累的利用数据上升到理论。我们科技档案科从上世纪60年代初，在借阅上就有正规的登记制度，而且登记项目完善。每年借阅量近1500卷次，包括一万多条数据，其记录年终均装订成册。这件事情看似不大，但几十年从无间断。这些数据是工作记录，以后又成了理论研究的素材。1992年，凭借这些数据，经过统计分析，形成了《利用统计方法研究科技档案现行作用衰减规律和进馆时间》一文。以后，在此基础上，采用数学方法形成了用数学公式表达的规律性论文；同时，利用这些数据，还证明了科技档案利用也符合[印]拉维昌德拉·芳著的《图书情报学定量方法》中的文献利用分布规律。我们利用几十年形成的几十万个数据，找到了两个规律性的东西，这是档案学定量研究具有开创意义的典型事例。利用统计数据还能显现取得高成就者(包括数个院士)，几十年或一生中利用科技档案数量的统计曲线，它形象具体地说明了科技档案利用的状况和意义，很具有研究和“观赏”价值。通过我们的实践和研究，还找到其他规律性的东西，例如：科技档案的形成规律、科技档案利用的指标体系、科技档案的投入与产出比，等等。我的体会是，档案人员若无实践和研究相结合的发展途径，干起工作来，不但感到重复、乏味，提不起精神，而且，也无法走进科技档案工作的深处。实践和研究的结合，还会给本单位的实践带来更好的发展，而形成一种良性循环，这是它的另一重要意义。
第二，要勤于学习、善于观察思考和积累资料。基础的业务知识需要学，甚至哲学方法也要学。我们曾邀请档案工作领导、著名学者王明哲同志参加科技档案成果鉴定会。当我们走进王老书房时，王老正在看毛主席的《实践论》等哲学著作。当时，我们还不十分理解，以后遇到一些研究性问题，才懂得利用哲学方法进行研究。档案学参考书要看，档案学刊物也要看。我每次到京，档案出版社要去，人民大学出版社，甚至档案学院资料室也都要去，尽量购买和寻找有关资料。仅科技档案专著我就买过十多种，只要发现书讯，我都想办法买到。除自己要总结实践经验外，还要学习别人的东西，不但可以开阔思路，还可以增加素材。参观访问、走走看看是个人提高的又一重要方法。上世纪80年代到90年代初，我到过十几个城市的上百个单位，他们都各有特点和好东西，可以借鉴和学习；相反，也有一些引以为戒的东西，我都记录下来。这样，我虽在基层一个点上工作，但不做“井底之蛙”，而是经常爬出井口，不但验证了自己的经验，也为理论研究提供了素材和依据。
第三，心态要平凡，追求要执着。科技档案工作是一项平凡的事业，在这个岗位上不大可能轰轰烈烈，但如果你已经走上了这条道路，就要非常执着地走下去。我1994年退休，但就是离不开科技档案工作和研究，办公室没搬，带病和往目的同事一样上班、下班，甚至下班后，楼内空无一人时，才知下班号早已吹过了。在原来的办公室，我写了两部专著，几十篇论文。2000年，离开原单位到军休所，我个人订了数份档案学刊物，同时与原单位同事们继续联系，继续研究，又写出了几十篇论文。退休后，我的研究成果是在工作岗位时的两倍有余。这种执着给我带来的是生活的充实与欣慰。
5 结束语
《科学技术档案工作条例》是我国科技档案管理的总依据、总原则，它来自实践。经过30年实践证明，它是一部好法规、好制度，具有强大的生命力。我们应该珍惜它、爱护它，继续强化、执行。而信息技术的发展，并没有改变科技档案管理的基本内容，或主要工作环节，更没有改变其原理。不过，由于现代信息技术的广泛应用，为科技档案信息的储存、利用提供了极大方便，在管理上必然需要进一步发展。所以，它应该修改，但是它的修改应是局部的。它的基本精神、基本原则，如“总则”、“科技文件的形成和归档制度”、“科技档案的人才培养和统一管理原则”，只能强化、提高。在档案管理特别是信息利用方面，应适应信息化管理要求，使科技档案在形成单位、本系统，甚至社会上发挥作用。至于，有的学者提出的科技档案概念的“淡化论”、“取消论”，实践证明，是没有社会实践和理论依据的。它带来的后果是对《条例》的直接冲击，对我国科技档案事业的冲撞。我国老一辈著名档案学家吴宝康教授讲过：“科技档案和文书档案是档案工作的两张翅膀”。科技档案概念的淡化、取消，将会削弱整个档案事业。
本讲座稿在撰写过程中，得到了张瑞梅同志的有力协助，在此表示感谢!
(摘自《档案界》网站)