浅谈如何做好企业办公室工作

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  随着现代企业的发展,办公室是一个企业不可缺少的重要部门,办公室,发挥着越来重要的作用,同时,社会和企业发展的新形势、新问题,对做好办公室工作又提出了新要求。
  一、正确认识企业办公室的职能、作用和地位
  办公室担负着参谋助手、综合协调、督查督办、后勤保障,以及对处交往和服务员工的繁重工作,是公司的信息中心、参谋中心、协调中心、形象中心和服务中心。企业办公室工作相对于行政事业单位办公室工作来说,职能范围更广,对能力素质的要求也更高,在做好办公室日常工作的基础上,还具有了解和参与企业生产经营等职责,工作面对的对象也较广泛,有内部管理人员,也有企业一线员工,还有上级、下级和平级相关单位的人员,工作任务更加繁重。因此,办公室人员要有较高的敏锐性、较强的预见性和工作的超前性,无论是办文、办会、办事,还是管理、服务、协调,任何一环节出了问题,都会造成很大的影响,甚至给整个企业的工作带来被动或损失。正所谓“办公室工作无小事”,办公室工作开展的如何,直接制约和影响着整个企业工作的开展和任务完成情况。
  二、办公室人员要处理好工作中的“三个关系”
  一是是处理好“专”与“博”的关系。办公室人员既要成为自身业务的行家,又要了解各类知识,做到博学多艺。企业办公室人员业务能力要“专”,在公文写作、党政事务、文档统计、人才管理等方面应是相对的专家,应在本单位起主导和咨询中心的作用。说“博”,是指在与企业事务有关的其它方面的知识,诸如企业文化、大政方针、经营管理、财经商贸、法律政策等,乃至企业所在地的人文地理、政策环境等,也必须涉足其中,不能当门外汉。二是处理好“动”与“静”的关系,既要在忙忙碌碌中凭借自身能力、素质认真做好每一件事,更要注意事后的反思和总结。谁都知道办公室事务性工作多,其实就是每天在办事、办会、办文中度过。这“三办”使办公室在“动”中忙碌不堪,但要忙而不乱、动中有静,要分清工作主次,加强工作的预见性,要保持清醒的头脑,不能因为“忙”而乱了头绪,导致一事无成。三是处理好“虚”与“实”的关系,既要虚事实做,又要从实事中抽象理性的东西。许多企业办公室还承担党务、精神文明建设、工会、组织开展有关活动等工作。有些事看起来很虚,但将虚事做实,就容易赢得党员和员职工的理解、支持、参与。作为企业行政办事机构,面对企业管理上的实事,要学会从中总结出规律性的东西。
  三、办公室人员应具备的素质和能力
  (1)要有较强的敬业精神。工作要认真负责,任劳任怨,干一行,爱一行,专一行,特别是要有严明的组织纪律性,吃苦耐劳的优良品质,雷厉风行的工作作风,这是做好办公室工作的前提条件。(2)办事稳妥,处事严谨。办公室是企业对内、对外的窗口,不公文要严于律己,宽以待人,更要模范带头,身体力行。遇事不要鲁莽,要“三思而后行”,沉着应对,冷静分析,认真处理。这是做好办公室工作的基本保证。(3)思想活跃,敢于创新。要坚持解放思想、敢于创新的优良作风,接受新事物要快。要善于学习,善于出谋划策;有超前的意识,结合企业生产经营实际,在工作中充分发挥主动能动性,创新工作思路和服务方式,努力提升工作水平。(4)做人要诚实正派,要有高尚的品德,朴实的工作作风,公正的处事原则。所谓“高尚”,就是要树立正确的世界观、人生观和价值观,堂堂正正做人,踏踏实实做事。所谓“朴实”,尽管人的能力有大小、水平有高低,但只有努力去干,把能力和水平充分发挥出来,就会有工作成绩。所谓“公正”,就要处理事情要“大事讲原则,小事讲风格”,在原则问题上不能装糊涂,不能做“墙头草”,要严格遵守和执行公司的各项规章制度。(5)慎于权力。办公室事务“繁琐”,离领导也近,但千万不能“近水楼台先得月”,滥用职权,对人对事要一视同仁,出了问题要勇于承担责任,有了成绩要归于大家。(6)不能帮“倒忙”。办公室是一面镜子,有时发挥着领导“代言人”的角色,不可避免的要打上领导的烙印。在旁观者眼里,办公室人员的言行举止代表着领导形象,稍有不慎,就有可能影响公司和领导的形象和声誉。因此,办公室人员一定要慎行。
  四、发挥参谋、服务职能,正确与领导沟通
  办公室人员位居领导身边,直接为领导服务,为部门服务,为基层服务,是领导的助手,因此建立正确的沟通语言十分重要:一是正确把握和理解领导的意图和初衷,即解决“听懂”的问题,随时向领导提供最需要和最关心的问题。二是要重视工作情况的反馈,办公室肩负着督促、跟踪领导指示的贯彻落实和随时掌握工作进度的重任,随时向领导汇报工作进度情况和落实情况。三是发挥”参谋长”作用,想领导之所想,急领导之所急,不能只是坐等指示,奉命办事,被动工作,而是应紧紧围绕企业生产经营开展工作,贴近领导意图,积极配合领导决策。
  总之,办公室工作的服务性、复杂性,决定了办公室人员应具备较强的工作能力和素质,应结合自身的工作职责,准确把握工作标准和要求,充分发挥好办公室的各项职能,为企业发展做出积极的贡献。
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