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中国人民大学学校办公室于2004年形成了全校管理部门的第一份职位说明书—《中国人民大学学校办公室职位说明书》（2004版）。2008年，为了进一步适应人事工作专业化的要求，提高人事工作水平，办公室以科室调整、功能整合为契机，对原有职位说明书体系进行了修订，形成了《中国人民大学学校办公室职位说明书》（2008版）。此版突出了“简化、可量化、可操作”的特点，基本实现了“人适其位、人尽其能”的良好效果，为打造充满活力、高效成熟的服务型、学习型、研究型办公室奠定了坚实基础。
职位说明书的结构与内容
一是职位的基本信息。主要包括职位名称、所属部门与直接上级职务等其他相关信息。
二是职位概要和工作职责。职位概要是对该工作岗位的工作任务、职能、活动的简要说明。工作职责则是对职位概要的具体化，根据工作任务分条说明。
三是工作关系。主要是指工作岗位之间横向与纵向的联系。首先，应清楚地界定本岗位的上下级关系，即所受的监督和所实施的监督。其次，应说明该岗位与其他岗位的关系, 即岗位之间的横向联系, 根据科室的不同职能，有时还要包括与外部的关系。
四是关键绩效指标。这些指标由组织目标层层分解而来，指标类型主要包括效能、质量和水平等，可采用定性和定量等方式进行表述。关键绩效指标对该岗位工作应达到的标准和规格作出了具体规定，因此，可作为对职员实施业绩考核时的主要依据。
五是职位权限。包括完成职位职责所需要的决策权、指挥权、建议权、监督权和职位职权的运行机制。在实际操作过程中，常常涉及工作权限、资金权限和人事权限等。
六是任职条件和资格。主要包括教育程度、工作经历、培训情况、身体条件、知识和技能要求、心理品质、专业管理能力和政治面貌等。这些任职条件和资格的要求是基本的，也是承担这一职位工作的最低要求。
职位说明书在高校办公室工作中的作用
一是明确了不同岗位的职责，界定了不同科室的权责，强化了职员的责任意识，使办公室工作更具规范性。一方面，职位说明书详细地指明了科室及每名职员的职责，避免了过去“口口相授、手手相传”的经验型办公室工作状态；另一方面，职位说明书帮助职员熟悉自己的职责，明确工作标准，从而在履行职责时，避免了盲目性和互相推诿的现象。最后经过数次的共同讨论，在职位说明书中对各项职责清楚分类，界定不同职员在各项工作中的角色（是主导作用还是配合作用），为科室间顺畅沟通打下了基础，有效协调了各科室的工作任务，从而保障办公室共同目标的顺利实现。
二是使办公室的职员招聘、培训更有针对性。办公室需要根据结构调整和规模变化来合理配置职员数额，职位说明书中载明的岗位设置、职员数量、工作负荷为开展定编定员工作提供了科学依据；其所确定的岗位所需知识、技巧与能力又为招聘、甄选职员提供了参考标准。可以根据职位说明书的内容设计不同的甄选工具，如考试类型、考试题目等，使招聘工作更具科学性。在实践中，中国人民大学学校办公室根据职位说明书，为新招聘职员制定了“通用培训计划”和“专业培训计划”。“通用培训计划”以办公室工作相关基础知识内容为主；“专业培训计划”为个性化培训，根据新职员的工作岗位职责和任职条件等内容来拟定培训内容。根据职员工作表现定期与其探讨改进培训计划。
三是为办公室人事考核提供科学依据，使考核工作更为科学化。年度考核和聘期考核是办公室的一项常规人事工作，考核过程需要对职员的工作能力、工作成绩进行综合考察和评定。在办公室以往的考核中，由于缺乏明确的考核依据，对职员进行综合评分时，往往重印象轻业绩。职位说明书有效避免了这一现象，它详细列出了每个岗位的工作责任、工作内容和关键业绩指标。我们可以在这些内容的基础上设计考核项目和指标体系（包括质量的和数量的），并根据工作重心的变化及时调整考核标准，实现“要什么考什么”的效果，既提高了考核效率，也保证了考核的准确性和客观性。
四是为办公室职员的职业生涯发展提供目标和动力，为建立学习型的办公室奠定基础。从2005年开始，中国人民大学学校办公室在职位说明书中将个人的职业能力发展和评价指标相结合，使其在熟悉职位说明书的同时自觉订立成长目标。以加强专业写作能力为例，为了保证办公室职员在日常性的繁琐事务之余不忘加强专业能力的训练，在2008年6月职位说明书的第3次修订中，特别强调了岗位的文稿写作能力并提出了相应的考核指标。仅2008年，学校办公室职员就在各类刊物上正式发表了近30篇文章。这也为学习型办公室的创建奠定了扎实的基础。
五是为学校的规范管理和人事改革进程奠定了良好的基础。管理规范是科学管理的前提和基础。学校办公室在2004年编制职位说明书时，将办公室各项职责加以科学组合，形成学校管理部门的第一份规范的职位说明书，这份职位说明书及与之相配套的岗位责任制，在学校的管理部门间发挥了良好的示范作用，带动了学校的规范化进程。尤其是近年来与事业单位整体配套改革相衔接，学校启动了建立以“事”为中心的职位管理制度，根据业务工作设定岗位职责。办公室完善的职位说明书切实抓住了以“事”为中心的实质，为这次改革做了很好的铺垫，推动了职员聘用聘任制度、实施职员制以及探索岗位聘任评价制度改革，促进了学校整体管理水平的提高。
职位说明书编写和应用过程中应注意的问题
一是全体成员共同参与讨论和编写职位说明书。经常有人误解编写职位说明书是人事专员的工作。其实，全员参与是很重要的，因为每个职位既是分析的对象，同时也是信息的提供者。为了保证信息的真实性和客观性，使职位说明书内容趋于规范化和标准化，中国人民大学学校办公室专门成立了职位说明书编写小组，针对职位说明书的每一项进行细致的分析，哪一项没有在职位说明书中充分体现，哪一项职能有交叉，均需经过相关职员，尤其是主管主任及职位编写人的充分讨论，最后达成一致意见。在这个过程中，通过主任与下属之间的充分交流，不但帮助职员进一步认清了自己的职责所在, 理清了认识上的误区，更是对职员进行了一次系统的在职培训。从而在职位说明书的应用过程中，避免了不理解、不应用、不执行的情况，也避免了职位说明书变成可有可无的摆设。
二是以组织目标为导向来编写职位说明书。在职位说明书的编制过程中，经常出现的一个误区就是在职位说明书中单纯地罗列办公室的常规职能，没有将其提升到为大学发展规划、发展战略服务的高度。办公室作为高校行政中枢机构，在大学发展规划战略的实施中扮演着重要角色。这就要求在编写办公室职位说明书时，让每个岗位的职员都能在学校规划发展战略的实施中，找到自己的定位和价值，强化主人翁意识。因此，中国人民大学办公室在编写职位说明书的过程中，主任带领职员深入研究了学校的战略，把总体发展战略一一分解，将办公室工作内容和性质的发展变化与学校的发展战略目标紧密结合起来，形成办公室自身的发展战略目标—打造成充满活力、智慧、规范、高效、成熟的服务型、学习型、研究型办公室，并在此基础上，根据目标分解岗位的职责，将具体任务落实到每个岗位的职位说明书之中，加强了办公室职员对实现组织目标的责任感和使命感。
三是职位说明书应该在运用的过程中不断发展和完善。中国人民大学学校办公室定期对职位说明书进行完善和修订，就是因为学校的内外环境处在快速的变化之中。2008年，学校启动了全面提升国际性的发展战略，对学校的组织结构、工作构成、职员素质等都提出了新的要求。于是，对正在使用的职位说明书进行梳理，发现问题及时修正，以适应组织的发展变化便成了应有之义 。
综上所述，职位说明书在高校办公室的规范化和科学化过程中起到了良好的基础性作用。未来，以建立职位说明书体系为契机，综合引入素质模型、甄选培训、薪酬激励、绩效考核以及职业生涯规划等多种人力资源管理的技术手段，一定能够帮助高校有效利用丰富的人力资源，在瞬息万变的社会环境中保持和发展核心竞争力。
（作者单位：中国人民大学学校办公室）
[责任编辑：蔡桂兰]
职位说明书的结构与内容
一是职位的基本信息。主要包括职位名称、所属部门与直接上级职务等其他相关信息。
二是职位概要和工作职责。职位概要是对该工作岗位的工作任务、职能、活动的简要说明。工作职责则是对职位概要的具体化，根据工作任务分条说明。
三是工作关系。主要是指工作岗位之间横向与纵向的联系。首先，应清楚地界定本岗位的上下级关系，即所受的监督和所实施的监督。其次，应说明该岗位与其他岗位的关系, 即岗位之间的横向联系, 根据科室的不同职能，有时还要包括与外部的关系。
四是关键绩效指标。这些指标由组织目标层层分解而来，指标类型主要包括效能、质量和水平等，可采用定性和定量等方式进行表述。关键绩效指标对该岗位工作应达到的标准和规格作出了具体规定，因此，可作为对职员实施业绩考核时的主要依据。
五是职位权限。包括完成职位职责所需要的决策权、指挥权、建议权、监督权和职位职权的运行机制。在实际操作过程中，常常涉及工作权限、资金权限和人事权限等。
六是任职条件和资格。主要包括教育程度、工作经历、培训情况、身体条件、知识和技能要求、心理品质、专业管理能力和政治面貌等。这些任职条件和资格的要求是基本的，也是承担这一职位工作的最低要求。
职位说明书在高校办公室工作中的作用
一是明确了不同岗位的职责，界定了不同科室的权责，强化了职员的责任意识，使办公室工作更具规范性。一方面，职位说明书详细地指明了科室及每名职员的职责，避免了过去“口口相授、手手相传”的经验型办公室工作状态；另一方面，职位说明书帮助职员熟悉自己的职责，明确工作标准，从而在履行职责时，避免了盲目性和互相推诿的现象。最后经过数次的共同讨论，在职位说明书中对各项职责清楚分类，界定不同职员在各项工作中的角色（是主导作用还是配合作用），为科室间顺畅沟通打下了基础，有效协调了各科室的工作任务，从而保障办公室共同目标的顺利实现。
二是使办公室的职员招聘、培训更有针对性。办公室需要根据结构调整和规模变化来合理配置职员数额，职位说明书中载明的岗位设置、职员数量、工作负荷为开展定编定员工作提供了科学依据；其所确定的岗位所需知识、技巧与能力又为招聘、甄选职员提供了参考标准。可以根据职位说明书的内容设计不同的甄选工具，如考试类型、考试题目等，使招聘工作更具科学性。在实践中，中国人民大学学校办公室根据职位说明书，为新招聘职员制定了“通用培训计划”和“专业培训计划”。“通用培训计划”以办公室工作相关基础知识内容为主；“专业培训计划”为个性化培训，根据新职员的工作岗位职责和任职条件等内容来拟定培训内容。根据职员工作表现定期与其探讨改进培训计划。
三是为办公室人事考核提供科学依据，使考核工作更为科学化。年度考核和聘期考核是办公室的一项常规人事工作，考核过程需要对职员的工作能力、工作成绩进行综合考察和评定。在办公室以往的考核中，由于缺乏明确的考核依据，对职员进行综合评分时，往往重印象轻业绩。职位说明书有效避免了这一现象，它详细列出了每个岗位的工作责任、工作内容和关键业绩指标。我们可以在这些内容的基础上设计考核项目和指标体系（包括质量的和数量的），并根据工作重心的变化及时调整考核标准，实现“要什么考什么”的效果，既提高了考核效率，也保证了考核的准确性和客观性。
四是为办公室职员的职业生涯发展提供目标和动力，为建立学习型的办公室奠定基础。从2005年开始，中国人民大学学校办公室在职位说明书中将个人的职业能力发展和评价指标相结合，使其在熟悉职位说明书的同时自觉订立成长目标。以加强专业写作能力为例，为了保证办公室职员在日常性的繁琐事务之余不忘加强专业能力的训练，在2008年6月职位说明书的第3次修订中，特别强调了岗位的文稿写作能力并提出了相应的考核指标。仅2008年，学校办公室职员就在各类刊物上正式发表了近30篇文章。这也为学习型办公室的创建奠定了扎实的基础。
五是为学校的规范管理和人事改革进程奠定了良好的基础。管理规范是科学管理的前提和基础。学校办公室在2004年编制职位说明书时，将办公室各项职责加以科学组合，形成学校管理部门的第一份规范的职位说明书，这份职位说明书及与之相配套的岗位责任制，在学校的管理部门间发挥了良好的示范作用，带动了学校的规范化进程。尤其是近年来与事业单位整体配套改革相衔接，学校启动了建立以“事”为中心的职位管理制度，根据业务工作设定岗位职责。办公室完善的职位说明书切实抓住了以“事”为中心的实质，为这次改革做了很好的铺垫，推动了职员聘用聘任制度、实施职员制以及探索岗位聘任评价制度改革，促进了学校整体管理水平的提高。
职位说明书编写和应用过程中应注意的问题
一是全体成员共同参与讨论和编写职位说明书。经常有人误解编写职位说明书是人事专员的工作。其实，全员参与是很重要的，因为每个职位既是分析的对象，同时也是信息的提供者。为了保证信息的真实性和客观性，使职位说明书内容趋于规范化和标准化，中国人民大学学校办公室专门成立了职位说明书编写小组，针对职位说明书的每一项进行细致的分析，哪一项没有在职位说明书中充分体现，哪一项职能有交叉，均需经过相关职员，尤其是主管主任及职位编写人的充分讨论，最后达成一致意见。在这个过程中，通过主任与下属之间的充分交流，不但帮助职员进一步认清了自己的职责所在, 理清了认识上的误区，更是对职员进行了一次系统的在职培训。从而在职位说明书的应用过程中，避免了不理解、不应用、不执行的情况，也避免了职位说明书变成可有可无的摆设。
二是以组织目标为导向来编写职位说明书。在职位说明书的编制过程中，经常出现的一个误区就是在职位说明书中单纯地罗列办公室的常规职能，没有将其提升到为大学发展规划、发展战略服务的高度。办公室作为高校行政中枢机构，在大学发展规划战略的实施中扮演着重要角色。这就要求在编写办公室职位说明书时，让每个岗位的职员都能在学校规划发展战略的实施中，找到自己的定位和价值，强化主人翁意识。因此，中国人民大学办公室在编写职位说明书的过程中，主任带领职员深入研究了学校的战略，把总体发展战略一一分解，将办公室工作内容和性质的发展变化与学校的发展战略目标紧密结合起来，形成办公室自身的发展战略目标—打造成充满活力、智慧、规范、高效、成熟的服务型、学习型、研究型办公室，并在此基础上，根据目标分解岗位的职责，将具体任务落实到每个岗位的职位说明书之中，加强了办公室职员对实现组织目标的责任感和使命感。
三是职位说明书应该在运用的过程中不断发展和完善。中国人民大学学校办公室定期对职位说明书进行完善和修订，就是因为学校的内外环境处在快速的变化之中。2008年，学校启动了全面提升国际性的发展战略，对学校的组织结构、工作构成、职员素质等都提出了新的要求。于是，对正在使用的职位说明书进行梳理，发现问题及时修正，以适应组织的发展变化便成了应有之义 。
综上所述，职位说明书在高校办公室的规范化和科学化过程中起到了良好的基础性作用。未来，以建立职位说明书体系为契机，综合引入素质模型、甄选培训、薪酬激励、绩效考核以及职业生涯规划等多种人力资源管理的技术手段，一定能够帮助高校有效利用丰富的人力资源，在瞬息万变的社会环境中保持和发展核心竞争力。
（作者单位：中国人民大学学校办公室）
[责任编辑：蔡桂兰]