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企业档案是企业生产、经营、管理、科研等各项活动和成果的记录。它不仅反映了企业过去、现在的状况，更为重要的是它蕴藏着经济、科技、管理等方面的丰富信息，具有为企业活动服务的潜能。根据企业及社会等有关方面的需求，对这些信息通过加工、报道、交流、技术转让、技术咨询以及日常提供利用等方式，将其发掘出来。同企业的资产、人力、技术相结合，充分开发企业档案信息的现实价值和长远价值，提高企业档案的利用效益，由一般意义上的利用发展为有效利用，以便产生巨大的经济效益和社会效益。
当前，国内外许多企业都开始重视企业档案信息资源的开发利用。但是，从实际的运行情况看，许多企业仍停留在一般的利用上，在如何进行有效利用方面，仍存在很多的问题。
一、企业档案有效利用中存在的问题
1、档案制度不健全，基础比较薄弱
企业对档案管理缺乏足够的认识，不重视档案工作，尤其是企业法人档案意识淡薄，企业日常工作中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。资金投入不足，管理手段落后，档案室设施不全，保管条件落后；没有健全的档案制度，造成档案内容不完整，数量不齐全，手续不完备，无法为企业提供高质量、高效能的服务。有些档案工作者学历层次低，责任心不强，缺乏对档案工作理论知识及专业知识的学习，有的档案人员身兼数职，工作变动频繁，不可能全身心地投入到档案管理中去。这种现状致使档案保管都成问题，档案工作基础薄弱，利用更无从谈起，产生效益便成为一句空话。
2、利用档案的意识淡薄
有些企业虽然建立了档案室，设施也比较先进齐全，但利用档案的意识淡薄，重藏轻用。只是把该归档的文件都堆积在档案室，认为这些文件履行完了现行效用就不再有利用价值，不能把档案资源与企业发展、市场经营、技术进步有机联系起来，致使档案开发利用与需要脱节，档案工作人员守着金山“挖不出金子”来。这样会使一些重要的信息被埋没，使领导在决策或企业在运行过程中无法有效的利用这些档案。
3、片面追求档案的经济效益
市场经济条件下，追求经济效益是一种时代的要求，但如果只追求经济效益而忽略其它，就过于片面化，而走向另外一个极端。近年来，企业过分强调档案工作要为经济建设服务，甚至不顾档案工作本身的特点，提早收集，造成馆(室)藏泛滥，而另一方面却轻视为其他各项工作服务。这样，也会影响其经济效益，从而影响其整体利用效果。
4、检索工具种类单一，手段落后
检索工具种类单一，功能不全，检索速度慢，效率低，直接影响企业档案信息资源的开发利用。企业档案信息数量巨大，企业和社会的发展使它迅速扩充。如何找到所需档案，并加以有效组织；如何以最少的精力充分占有有效的档案信息。解决这一问题的关键在于建立一套科学完整的档案检索工具体系，但是，目前企业档案检索工具种类单一，功能不全，检索速度慢，而且多以手工检索为主，使得利用效率低下，不适应实现档案现代化管理和新形势下对档案信息开发利用的需要。
二、企业档案有效利用的对策
1、进一步加强档案基础工作
首先，必须做好档案宣传教育工作，大力宣传档案的重要性，提高人们的档案意识，尤其是提高企业法人的档案意识。只有企业法人思想认识到位了，才能把档案工作纳入到议事日程，档案有效利用的工作才能顺利，企业档案工作的管理才能实现新的飞跃。
其次，必须加强档案基础设施建设，将档案设施配备齐全，为档案的保管创造良好的物质条件；同时还要配备专门的高素质的档案人员，明确档案人员的职责，加强对他们的理论知识和业务能力的培训，并要定期进行目标实现情况的检查，全面提高企业档案工作管理水平。
第三，加强档案的收集工作。馆藏的丰富与否是实现企业档案利用的前提条件和必要手段，所以，要千方百计地扩大档案的收集范围和门类，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有企业特色的档案信息资源体系。只有丰富馆藏并不断提高其质量才能确保企业档案信息开发利用的高质、高效。提高档案质量不仅体现在收集上要齐全并严把质量关，而且在档案的整理、鉴定、保管等业务环节中，也要注意保证档案的高质量。通过档案工作的一系列业务环节，确保档案的数量和质量，为企业档案信息的开发利用打下基础。
2、完善档案管理体制
在社会主义市场经济体制下，企业已经成为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的实体，企业档案是企业在各项活动中形成的，在一定程度上影响着企业的生存和发展，尤其是有关企业商业机密的技术资料丢失将对企业造成不可估量的损失，使企业在市场竞争中面临更大的风险和挑战。对此，企业应引起足够的重视，积极探索新的档案管理体制，实现由传统的计划经济体制的管理模式与方法向市场经济体制管理模式与方法的过渡。
理顺企业内部的档案工作管理体制，要本着集中统一管理和分级负责的原则：首先，企业应明确分管档案工作的领导人，把企业档案工作划入企业发展规划，制定和完善企业档案工作规章制度，设立档案工作专职管理部门，配备专门的档案工作人员管理企业的档案工作；其次，在企业内部建立分级负责档案工作运行机制，各级职能部门，明确职责，协调配合，管理好自己的档案和档案工作。
3、重视现代化技术的应用
企业档案工作实行现代化管理主要是指运用新的科学技术与手段为档案工作服务。首先，充分利用现代化新技术、新设备，选购适应企业信息工作发展要求的计算机、复印机、声像及档案保护等设备；其次，依托和利用企业现代化技术设备的整体优势，在企业内部建立以信息中心为主控中心与企业各行政、业务机构相连接的计算机局域网，提高企业内部信息的传递速度和服务质量；第三，可借助国家、地方、行业的技术优势与企业信息局域网连接，建立信息网络系统，将企业档案信息融入社会信息中，利用国家信息高速公路，快速获取信息，达到信息共享，资源互补，满足企业信息量的需求，实现企业档案工作的现代化管理，提高档案的利用速度和利用效率。
4、强化检索工具建设和档案的编研工作
在建立检索工具体系时还应注意以下三点：一是根据档案馆(室)藏的不同情况决定编制检索工具种类的多少；二是配套馆藏性、查找性、指导性检索工具，并能把馆(室)藏档案的内容特征和形式特征揭示出来；三是编制检索工具的建设应着眼于当前，兼顾未来。在编制手工检索工具时，同时也应考虑到机检是档案检索工具的发展方向。
搞好档案编研工作要不定期地推出专题档案资料摘要、馆(室)藏介绍、指南，将库存知识与人联系起来，帮助人们获得知识来源，从广泛的档案资源中捕捉有用的知识，方便企业的利用，使人们能在最短的时间获取最有用的信息，创造最大的价值。因为在市场经济下，对企业来说，时间就是效益。
5、重视复用科技档案
继承和借鉴前人的科技成果，是科技进步的前提条件。科技档案是继承和借鉴前人科技成果的必不可少的文献资料。在企业的生产经营过程中会产生大量的科技档案。工程设计和产品设计是一种创造性活动，设计人员在接受一项设计任务时，为保证设计的工程和产品具有先进性，必须查阅大量的科技文献资料，以资借鉴和参考，以减少不必要的重复劳动。这些科技资料有国外的，也有国内的；有外单位的，也有本单位的。其中，本单位的就是自己在以前进行的设计活动中形成的科技档案。在工程产品设计活动中，对设计档案的复用率一般都是比较高的，企业必须予以高度重视。
当前，国内外许多企业都开始重视企业档案信息资源的开发利用。但是，从实际的运行情况看，许多企业仍停留在一般的利用上，在如何进行有效利用方面，仍存在很多的问题。
一、企业档案有效利用中存在的问题
1、档案制度不健全，基础比较薄弱
企业对档案管理缺乏足够的认识，不重视档案工作，尤其是企业法人档案意识淡薄，企业日常工作中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。资金投入不足，管理手段落后，档案室设施不全，保管条件落后；没有健全的档案制度，造成档案内容不完整，数量不齐全，手续不完备，无法为企业提供高质量、高效能的服务。有些档案工作者学历层次低，责任心不强，缺乏对档案工作理论知识及专业知识的学习，有的档案人员身兼数职，工作变动频繁，不可能全身心地投入到档案管理中去。这种现状致使档案保管都成问题，档案工作基础薄弱，利用更无从谈起，产生效益便成为一句空话。
2、利用档案的意识淡薄
有些企业虽然建立了档案室，设施也比较先进齐全，但利用档案的意识淡薄，重藏轻用。只是把该归档的文件都堆积在档案室，认为这些文件履行完了现行效用就不再有利用价值，不能把档案资源与企业发展、市场经营、技术进步有机联系起来，致使档案开发利用与需要脱节，档案工作人员守着金山“挖不出金子”来。这样会使一些重要的信息被埋没，使领导在决策或企业在运行过程中无法有效的利用这些档案。
3、片面追求档案的经济效益
市场经济条件下，追求经济效益是一种时代的要求，但如果只追求经济效益而忽略其它，就过于片面化，而走向另外一个极端。近年来，企业过分强调档案工作要为经济建设服务，甚至不顾档案工作本身的特点，提早收集，造成馆(室)藏泛滥，而另一方面却轻视为其他各项工作服务。这样，也会影响其经济效益，从而影响其整体利用效果。
4、检索工具种类单一，手段落后
检索工具种类单一，功能不全，检索速度慢，效率低，直接影响企业档案信息资源的开发利用。企业档案信息数量巨大，企业和社会的发展使它迅速扩充。如何找到所需档案，并加以有效组织；如何以最少的精力充分占有有效的档案信息。解决这一问题的关键在于建立一套科学完整的档案检索工具体系，但是，目前企业档案检索工具种类单一，功能不全，检索速度慢，而且多以手工检索为主，使得利用效率低下，不适应实现档案现代化管理和新形势下对档案信息开发利用的需要。
二、企业档案有效利用的对策
1、进一步加强档案基础工作
首先，必须做好档案宣传教育工作，大力宣传档案的重要性，提高人们的档案意识，尤其是提高企业法人的档案意识。只有企业法人思想认识到位了，才能把档案工作纳入到议事日程，档案有效利用的工作才能顺利，企业档案工作的管理才能实现新的飞跃。
其次，必须加强档案基础设施建设，将档案设施配备齐全，为档案的保管创造良好的物质条件；同时还要配备专门的高素质的档案人员，明确档案人员的职责，加强对他们的理论知识和业务能力的培训，并要定期进行目标实现情况的检查，全面提高企业档案工作管理水平。
第三，加强档案的收集工作。馆藏的丰富与否是实现企业档案利用的前提条件和必要手段，所以，要千方百计地扩大档案的收集范围和门类，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有企业特色的档案信息资源体系。只有丰富馆藏并不断提高其质量才能确保企业档案信息开发利用的高质、高效。提高档案质量不仅体现在收集上要齐全并严把质量关，而且在档案的整理、鉴定、保管等业务环节中，也要注意保证档案的高质量。通过档案工作的一系列业务环节，确保档案的数量和质量，为企业档案信息的开发利用打下基础。
2、完善档案管理体制
在社会主义市场经济体制下，企业已经成为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的实体，企业档案是企业在各项活动中形成的，在一定程度上影响着企业的生存和发展，尤其是有关企业商业机密的技术资料丢失将对企业造成不可估量的损失，使企业在市场竞争中面临更大的风险和挑战。对此，企业应引起足够的重视，积极探索新的档案管理体制，实现由传统的计划经济体制的管理模式与方法向市场经济体制管理模式与方法的过渡。
理顺企业内部的档案工作管理体制，要本着集中统一管理和分级负责的原则：首先，企业应明确分管档案工作的领导人，把企业档案工作划入企业发展规划，制定和完善企业档案工作规章制度，设立档案工作专职管理部门，配备专门的档案工作人员管理企业的档案工作；其次，在企业内部建立分级负责档案工作运行机制，各级职能部门，明确职责，协调配合，管理好自己的档案和档案工作。
3、重视现代化技术的应用
企业档案工作实行现代化管理主要是指运用新的科学技术与手段为档案工作服务。首先，充分利用现代化新技术、新设备，选购适应企业信息工作发展要求的计算机、复印机、声像及档案保护等设备；其次，依托和利用企业现代化技术设备的整体优势，在企业内部建立以信息中心为主控中心与企业各行政、业务机构相连接的计算机局域网，提高企业内部信息的传递速度和服务质量；第三，可借助国家、地方、行业的技术优势与企业信息局域网连接，建立信息网络系统，将企业档案信息融入社会信息中，利用国家信息高速公路，快速获取信息，达到信息共享，资源互补，满足企业信息量的需求，实现企业档案工作的现代化管理，提高档案的利用速度和利用效率。
4、强化检索工具建设和档案的编研工作
在建立检索工具体系时还应注意以下三点：一是根据档案馆(室)藏的不同情况决定编制检索工具种类的多少；二是配套馆藏性、查找性、指导性检索工具，并能把馆(室)藏档案的内容特征和形式特征揭示出来；三是编制检索工具的建设应着眼于当前，兼顾未来。在编制手工检索工具时，同时也应考虑到机检是档案检索工具的发展方向。
搞好档案编研工作要不定期地推出专题档案资料摘要、馆(室)藏介绍、指南，将库存知识与人联系起来，帮助人们获得知识来源，从广泛的档案资源中捕捉有用的知识，方便企业的利用，使人们能在最短的时间获取最有用的信息，创造最大的价值。因为在市场经济下，对企业来说，时间就是效益。
5、重视复用科技档案
继承和借鉴前人的科技成果，是科技进步的前提条件。科技档案是继承和借鉴前人科技成果的必不可少的文献资料。在企业的生产经营过程中会产生大量的科技档案。工程设计和产品设计是一种创造性活动，设计人员在接受一项设计任务时，为保证设计的工程和产品具有先进性，必须查阅大量的科技文献资料，以资借鉴和参考，以减少不必要的重复劳动。这些科技资料有国外的，也有国内的；有外单位的，也有本单位的。其中，本单位的就是自己在以前进行的设计活动中形成的科技档案。在工程产品设计活动中，对设计档案的复用率一般都是比较高的，企业必须予以高度重视。