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摘要:当前高校教学档案存在缺项现象严重,不一致现象突出,不规范现象普遍等问题。本文针对这些现象提出了加强教学档案建设的一些建议。
关键词:教学档案;高校;建设;思考
一、当前教学档案中存在的主要问题及原因分析
(一)存在的主要问题
1.教学档案缺项现象严重。目前,很多高校由于档案意识薄弱,该形成的文件材料没有形成,该归档的文件材料没有归档,文件材料在运行中流失,形成于校外的材料被忽视掉等,从而导致一些正常开展的教学活动没有留下任何材料,有的档案材料“有头无尾,有终无始,有结果无过程”等。
2.教学档案不一致现象突出。很多高校出自不同职能部门或院系的教学档案,统计表格形式与内容不统一、统计数据不一致等现象严重。
3.教学档案不规范现象普遍。很多高校的教学档案存在用复印件、传真件代替原件,职能部门发文缺少公章、没有文件形成日期、材料格式不符合公文要求等问题。
4.教学档案的信息化不够。很多高校教学档案信息的编研仅限于原始资料的简单编辑与汇总,信息含量极低。有的高校的教学档案信息的编研忽视了对教学档案用户的需求调查,针对性、实用性不强,利用率低等。
5.教学档案的服务功能不强。很多高校在收存档案后不是积极地开发利用,而是束之高阁,教学档案在服务于教学管理、教学研究、教育决策等方面未发挥应有的作用。
(二)原因分析
1.对教学档案的重要性认识不够。很多高校的领导和管理者对教学档案的重视程度不如对其他档案材料,有的人甚至没有教学档案的概念。正是在这种认识下,绝大部分重要的教学、教研、教改资料被排斥在教学档案管理之外,重要的常用的教学档案资料散落在系部、教研室或教师手中,导致教学档案资料不齐全,安全性不够,档案资料丢失的现象时有发生。
2.教学档案管理体制、制度、职责不健全。教学档案管理体制不健全。目前,大部分高校只设立了综合档案室,而各院部和教学管理部门没有设立档案分室,致使教学档案在各部门没有专职人员管理。
此外,教学档案管理存在制度不健全,职责不清的问题。目前,不少高校根本没有制定相关的文件与制度,有的虽然有制定,但也是缺这少那,很不健全,或执行起来随意性强,不够严格规范。
档案管理体制与制约机制的不健全,直接导致了档案管理工作上的拖拉作风,一些材料不能及时归档,需要时才向相关部门讨要,或者借阅后留作己用,造成了教学档案的不完整、不连续与不规范。
3.教学档案管理人员素质偏低。一个合格的档案管理人员不仅应具有一定的理论水平和政治素养,懂得档案管理工作的基本原则和具体方法,还应具备熟练掌握、使用现代信息技术的能力和技巧。然而目前很多高校的档案管理人员能达到上述要求的不多。由于不少档案管理人员从未受过专业知识和专业技能培训,在工作中常常会出现这样或那样的疏漏,导致了教学档案收集不完整,分类不正确,信息开发不够,立卷质量不高。
4.教学档案管理手段落后。现行许多高校的档案管理在很大程度上仍处于“原始状态”,档案材料的收集、整理、保管、利用等全靠传统的经验管理和原始的“手工操作”。加之专业档案管理人员短缺,导致教学档案检索困难,利用率低。
5.对教学档案管理的指导与监管不力。目前许多学校档案室对各级档案人员的业务指导不够,缺乏监督机制,没能形成常态化、规范化的档案管理体系,这也是导致教学档案管理不规范,未发挥应有的作用的重要因素。
二、加强教学档案建设的对策与措施
(一)加强宣传,提高对教学档案重要性的认识
教学工作是学校的中心工作。学校在教学组织和管理活动中形成的资料必然是学校建设与发展中最宝贵的档案资料。因此,学校各个部门、各级领导要高度重视教学档案的建设与管理,通过各种渠道、多种方式加强教学档案重要性的宣传,增强人人重视教学档案重要性的意识,形成人人参与教学档案资料建设,积极有效利用教学档案的新局面。
(二)加大监管力度,建立健全激励约束机制
档案管理制度是搞好档案管理工作的保证,完善学校各组织机构教学档案管理制度是搞好教学管理工作的基础,是教学档案管理走向规范化和科学化的必要条件。各高校要根据学校的实际,全面系统地规范教学档案管理制度,明确校、院、系档案的归档范围、归档时间、归档要求和归档手续等。从制度规范入手,保证档案工作顺利进行,做到有章可循,依章建档。要成立教学档案工作领导小组,定期召开会议,听取汇报,全面了解教学档案建设情况,及时发现教学档案工作所存在的不足,研究并提出有效的改进意见。要建立科学合理的考核评估办法以及考核标准,完善教学档案考评机制。档案管理部门要加大对教学档案工作的监督检查力度,定期、不定期地检查、评估各院系教学档案的收集、整理、鉴定、保管、编研及利用情况,以检查、评估推动教学档案的规范化。要兑现奖惩制度,对于成绩突出的教学档案管理人员要在年度评优、在职进修、职称晋升等方面给予倾斜,以激发其责任心,调动其工作的主动性和积极性。与此同时,对那些不认真履行职责的人员进行批评,对不合格的人员坚决调离管理岗位。
(三)强化业务培训,提高从业人员的素质与技能
档案管理水平的高低,主要取决于档案管理人员的素质。因此,要提高档案管理水平,就必须提高档案管理人员的工作能力和业务水平。我们认为提高档案管理人员的素质与技能一是从提高档案管理人员的政治素质(主要包括职业道德修养、政治理论修养和纪律修养)入手,让他们牢固树立教学档案必须为教学工作服务的指导思想;二是要切实加强对档案管理人员的业务培训,培训可采取多种形式、多种渠道,使他们不仅懂得档案专业知识、计算机知识,同时还精通网络技术、多媒体技术及信息处理分析技能等。
(四)注重对教学档案建设的指导,积极组织开发利用档案信息资源
高校教学档案工作的目的是开发利用档案信息资源,最大限度地为本校教学服务,为社会服务。各高校要加强对教学档案建设的指导,积极鼓励档案管理人员开展档案开发、利用等方面的研究,主动开展多形式、多渠道、多层次的档案信息资源开发利用工作,将丰富的档案信息从无序状态变为有序状态。我们认为开发利用档案信息资源可从以下五个方面着手:一是了解学校中心工作和主要任务,摸清档案需求动向,把握档案利用者的需要;二是着重加强档案著录,完善科学检索体系;三是做好整理工作,把那些零散的、不系统的文件资料进行科学分类,使之系统化;四是认真组织开展教学档案的编研工作,将现有教学档案所包含的信息内容进行深加工,将有价值的档案信息内容挖掘出来,汇编成系统而实用的信息资源;五是组织开展阅览服务和档案咨询服务,为教学科研提供更加优质的服务,等等。
(五)努力搭建档案管理的信息化平台
加强教学档案信息化建设是提高教学档案的管理水平,提升教学档案的服务效率的重要保证。利用先进的设备、科学的方法和信息化的手段,可以提高档案信息管理和利用的规范化和网络化。因此,各高校要加大档案信息化建设的投入力度,努力为档案管理部门提供相应的硬件设备,配备专用场所,装备计算机档案管理信息系统,使高校教学档案管理实现规范化、科学化和现代化。
参考文献:
[1]周明.从高校教学评估看系级教学档案的建设工作[J].玉溪师范学院学报,2007,(10).
[2]赵长湖.浅谈高校院、系教学档案管理工作[J].扬州教育学院学报,2008,(6).
[3]林白华.关于加强高校教学档案规范管理的若干思考[J].辽宁行政学院学报,2008,(4).
作者简介:李波(1974-),女,湖南岳阳人,湖南商学院讲师,硕士研究生,研究方向:高等教育学,教育心理学
基金项目:湖南省教育科学“十一五”规划课题“地方财经类院校人才培养特色的理论与实证研究”(XJK08AGD017)
关键词:教学档案;高校;建设;思考
一、当前教学档案中存在的主要问题及原因分析
(一)存在的主要问题
1.教学档案缺项现象严重。目前,很多高校由于档案意识薄弱,该形成的文件材料没有形成,该归档的文件材料没有归档,文件材料在运行中流失,形成于校外的材料被忽视掉等,从而导致一些正常开展的教学活动没有留下任何材料,有的档案材料“有头无尾,有终无始,有结果无过程”等。
2.教学档案不一致现象突出。很多高校出自不同职能部门或院系的教学档案,统计表格形式与内容不统一、统计数据不一致等现象严重。
3.教学档案不规范现象普遍。很多高校的教学档案存在用复印件、传真件代替原件,职能部门发文缺少公章、没有文件形成日期、材料格式不符合公文要求等问题。
4.教学档案的信息化不够。很多高校教学档案信息的编研仅限于原始资料的简单编辑与汇总,信息含量极低。有的高校的教学档案信息的编研忽视了对教学档案用户的需求调查,针对性、实用性不强,利用率低等。
5.教学档案的服务功能不强。很多高校在收存档案后不是积极地开发利用,而是束之高阁,教学档案在服务于教学管理、教学研究、教育决策等方面未发挥应有的作用。
(二)原因分析
1.对教学档案的重要性认识不够。很多高校的领导和管理者对教学档案的重视程度不如对其他档案材料,有的人甚至没有教学档案的概念。正是在这种认识下,绝大部分重要的教学、教研、教改资料被排斥在教学档案管理之外,重要的常用的教学档案资料散落在系部、教研室或教师手中,导致教学档案资料不齐全,安全性不够,档案资料丢失的现象时有发生。
2.教学档案管理体制、制度、职责不健全。教学档案管理体制不健全。目前,大部分高校只设立了综合档案室,而各院部和教学管理部门没有设立档案分室,致使教学档案在各部门没有专职人员管理。
此外,教学档案管理存在制度不健全,职责不清的问题。目前,不少高校根本没有制定相关的文件与制度,有的虽然有制定,但也是缺这少那,很不健全,或执行起来随意性强,不够严格规范。
档案管理体制与制约机制的不健全,直接导致了档案管理工作上的拖拉作风,一些材料不能及时归档,需要时才向相关部门讨要,或者借阅后留作己用,造成了教学档案的不完整、不连续与不规范。
3.教学档案管理人员素质偏低。一个合格的档案管理人员不仅应具有一定的理论水平和政治素养,懂得档案管理工作的基本原则和具体方法,还应具备熟练掌握、使用现代信息技术的能力和技巧。然而目前很多高校的档案管理人员能达到上述要求的不多。由于不少档案管理人员从未受过专业知识和专业技能培训,在工作中常常会出现这样或那样的疏漏,导致了教学档案收集不完整,分类不正确,信息开发不够,立卷质量不高。
4.教学档案管理手段落后。现行许多高校的档案管理在很大程度上仍处于“原始状态”,档案材料的收集、整理、保管、利用等全靠传统的经验管理和原始的“手工操作”。加之专业档案管理人员短缺,导致教学档案检索困难,利用率低。
5.对教学档案管理的指导与监管不力。目前许多学校档案室对各级档案人员的业务指导不够,缺乏监督机制,没能形成常态化、规范化的档案管理体系,这也是导致教学档案管理不规范,未发挥应有的作用的重要因素。
二、加强教学档案建设的对策与措施
(一)加强宣传,提高对教学档案重要性的认识
教学工作是学校的中心工作。学校在教学组织和管理活动中形成的资料必然是学校建设与发展中最宝贵的档案资料。因此,学校各个部门、各级领导要高度重视教学档案的建设与管理,通过各种渠道、多种方式加强教学档案重要性的宣传,增强人人重视教学档案重要性的意识,形成人人参与教学档案资料建设,积极有效利用教学档案的新局面。
(二)加大监管力度,建立健全激励约束机制
档案管理制度是搞好档案管理工作的保证,完善学校各组织机构教学档案管理制度是搞好教学管理工作的基础,是教学档案管理走向规范化和科学化的必要条件。各高校要根据学校的实际,全面系统地规范教学档案管理制度,明确校、院、系档案的归档范围、归档时间、归档要求和归档手续等。从制度规范入手,保证档案工作顺利进行,做到有章可循,依章建档。要成立教学档案工作领导小组,定期召开会议,听取汇报,全面了解教学档案建设情况,及时发现教学档案工作所存在的不足,研究并提出有效的改进意见。要建立科学合理的考核评估办法以及考核标准,完善教学档案考评机制。档案管理部门要加大对教学档案工作的监督检查力度,定期、不定期地检查、评估各院系教学档案的收集、整理、鉴定、保管、编研及利用情况,以检查、评估推动教学档案的规范化。要兑现奖惩制度,对于成绩突出的教学档案管理人员要在年度评优、在职进修、职称晋升等方面给予倾斜,以激发其责任心,调动其工作的主动性和积极性。与此同时,对那些不认真履行职责的人员进行批评,对不合格的人员坚决调离管理岗位。
(三)强化业务培训,提高从业人员的素质与技能
档案管理水平的高低,主要取决于档案管理人员的素质。因此,要提高档案管理水平,就必须提高档案管理人员的工作能力和业务水平。我们认为提高档案管理人员的素质与技能一是从提高档案管理人员的政治素质(主要包括职业道德修养、政治理论修养和纪律修养)入手,让他们牢固树立教学档案必须为教学工作服务的指导思想;二是要切实加强对档案管理人员的业务培训,培训可采取多种形式、多种渠道,使他们不仅懂得档案专业知识、计算机知识,同时还精通网络技术、多媒体技术及信息处理分析技能等。
(四)注重对教学档案建设的指导,积极组织开发利用档案信息资源
高校教学档案工作的目的是开发利用档案信息资源,最大限度地为本校教学服务,为社会服务。各高校要加强对教学档案建设的指导,积极鼓励档案管理人员开展档案开发、利用等方面的研究,主动开展多形式、多渠道、多层次的档案信息资源开发利用工作,将丰富的档案信息从无序状态变为有序状态。我们认为开发利用档案信息资源可从以下五个方面着手:一是了解学校中心工作和主要任务,摸清档案需求动向,把握档案利用者的需要;二是着重加强档案著录,完善科学检索体系;三是做好整理工作,把那些零散的、不系统的文件资料进行科学分类,使之系统化;四是认真组织开展教学档案的编研工作,将现有教学档案所包含的信息内容进行深加工,将有价值的档案信息内容挖掘出来,汇编成系统而实用的信息资源;五是组织开展阅览服务和档案咨询服务,为教学科研提供更加优质的服务,等等。
(五)努力搭建档案管理的信息化平台
加强教学档案信息化建设是提高教学档案的管理水平,提升教学档案的服务效率的重要保证。利用先进的设备、科学的方法和信息化的手段,可以提高档案信息管理和利用的规范化和网络化。因此,各高校要加大档案信息化建设的投入力度,努力为档案管理部门提供相应的硬件设备,配备专用场所,装备计算机档案管理信息系统,使高校教学档案管理实现规范化、科学化和现代化。
参考文献:
[1]周明.从高校教学评估看系级教学档案的建设工作[J].玉溪师范学院学报,2007,(10).
[2]赵长湖.浅谈高校院、系教学档案管理工作[J].扬州教育学院学报,2008,(6).
[3]林白华.关于加强高校教学档案规范管理的若干思考[J].辽宁行政学院学报,2008,(4).
作者简介:李波(1974-),女,湖南岳阳人,湖南商学院讲师,硕士研究生,研究方向:高等教育学,教育心理学
基金项目:湖南省教育科学“十一五”规划课题“地方财经类院校人才培养特色的理论与实证研究”(XJK08AGD017)