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摘要：对高校学报档案的范围进行了归纳，并对学报档案的利用率不高的现状进行了分析。从编辑角度提出了活化学报档案的措施，要从归档者——编辑入手，根据档案资料的不同内容开发不同的利用价值，最大限度地提高学报档案信息资源的利用率。
关键词：活化 学报档案 编辑 利用率
通常人们称档案是“被尘封的历史”“尘封的记忆”。而第十一届全国人大代表、成都市副市长傅勇林却认为，档案工作是叩问于历史，服务于当下。他认为，对“档案”及其中内蕴的史实要站在适当的高度去审视，要调用各种手段去激活和活化档案，把其现实化，并使其服务于当下，服务于国家文化信息安全，服务于中国文化建设的大发展与大繁荣。[1]
高校学报档案是记录一所学校教学科研水平和学报发展历程的重要工具，是一所高校不同时期学术水平的反映和凭证，是高校教学和学术研究的重要载体。然而，现实中学报档案只发挥了保存的功能，其利用价值却没有好好地开发，成了“死档案”，而归档者——编辑更是只注重“归”，却少有拿回来利用。本文试从编辑角度谈谈如何更好地开发利用档案。
一、高校学报资料的归档范围
高校学报的编辑出版工作流程包括制定工作和选题计划、组稿和审稿、修改加工发排、排版和校对、印刷出刊、发行、存档及反馈总结等多个环节，每一个环节都与学报资料及档案的管理工作密不可分。学报档案强调完整性和凭证性，以下内容都属于归档范围：(1)创刊批准文件、期刊变更(如改名改刊期等)、出版增刊的请示和批复文件等；(2)期刊登记证、出版许可证、广告经营许可证、ISSN证书等有效证件；(3)上级主管部门、行业协会、学会以及学校和编辑部下发的关于编辑出版工作的文件及规章制度等；(4)核心期干0收录证书、各文摘和数据库收录证书等；(5)相关合同，如《CAI-CD》入编协议书、期刊上网合同书、联合征订协议书、印刷合同等；(6)上级机关和各学术团体发给的获奖荣誉证书等；(7)编委会组成文件、历届编委会成员名单、编委会会议记录等；(8)选题组稿计划及统计报表等；(9)出版后的樣刊、审稿单、稿件处理通知书、原稿、发排稿、校对稿等；(10)编辑部大事记等。
二、学报档案利用现状
对于经历过教育教学评估的高校来说，能够深切地体会到档案的重要性，评估与档案之间是密不可分的关系，因为评估专家考察评估时间有限，要想掌握学校工作的动态运行情况必须依重于对档案资料的查阅。[2]而学报档案是学报合法出版、编辑部工作正常运作和学报质量的重要依据和证明材料，完备、清晰的档案材料是学报编辑工作规范管理的重要手段，良好的档案管理可以为以后的工作和查询、检索带来便利。近几年，虽然档案界对档案信息进行开发利用的呼声越来越高，但是档案利用现状表明，档案利用的窘况并未得到明显改善。比如笔者所在编辑部一般每年上半年按院档案室要求把前一年度的档案资料整理好归档，除了上级机关检查评估外，就几乎很少再去翻阅。而其他教职工是不允许随便查阅学报档案的。此外，绝大多数学术期刊社和编辑部都是采用双向匿名审稿[3]，有的“单盲法”，采用“双盲法”，希望以此来保证稿件的质量。作者不知道是哪位专家审理自己的稿件，所以为了保密起见，此类档案不能随便开放，这也是导致学报档案利用效率低的原因。
三、活化学报档案的措施
“活化”在《现代汉语词典》中的解释是：使分子或原子的能量增强，如把普通木炭放在密闭器中加热，变成吸附能力较强的活性炭。所谓学报档案的活化就是开发利用学报档案资料，把“死”的档案资料变成“活”的信息，即通过各种渠道，采取快捷、准确的方式，最大限度地提高学报档案信息资源的利用率。要活化学报档案，首先就要从归档者——编辑入手，编辑自己首先就要很好地利用档案资料。不同的资料内容，有不同的利用价值，要充分挖掘才能释放出来。
1.创刊、变更、增刊等的请示和上级批复文件以及登记证、许可证、ISSN证等各种证件类档案。这类档案证明了期刊的合法性，可以使编辑人员光明磊落地投入工作，而不必有非法刊物被吊销的压力。
2.上级部门、学校及编辑部下发的各类文件、规章制度等档案。这些都是我们从事编辑出版工作必须要遵守的纲领性、指导性文件或规矩，是学报编辑出版工作顺利开展的保障。研读这类档案可以反映管理政策的系统性、延续性。
3.出版、发行等各类统计报表档案。这些是主要的出版记录资料，应准确无误。这类档案可以反映学报从小到大、从普通到核心的成长发展历程和变化情况，对其分析、整合之后可以得出很有价值的情报信息。并且这些数据每年或每半年就要统计一次，填报时可参考上一次的数据，若有变更，则还需报上级批准。
4.学报样刊。过往的刊物可以为美术编辑或排版人员提供版式设计方面的参考信息。比如，从美术角度去考量图幅大小、空白大小是否合适、美观，有什么瑕疵或可以改进的地方，更便于阅读和理解。
5.学报的发排稿及各种校样类档案。这类档案其实有很大的用途。首先可以供编辑校对人员自查，因为虽然每期出现的问题不一定相同，但也有一些共性的东西，要善于总结出现编校质量问题的各种情况，如容易误用的字词、语法逻辑错误的常见情况等。其次编辑之间可以互相学习，学习别人改稿的方法、标注的方法，从中还可以反映出其他编辑的工作态度。再次可以让刚从事编辑工作的人员尽快地掌握编辑流程及编辑方法，更好地胜任工作。
6.各类奖励证书。这些证书可以激发编辑人员的工作热情，勉励他们发扬成绩、突出优势。
7.存档的有问题的学报样刊。这些则可以用来开展责任教育、警示教育。以生动鲜活的编辑案例、质量案例来说明问题，如目次出错、插图贴倒、多装订页码等。
8.退休的老编辑。这些老编辑是另一类宝贵的“活档案”，他们从事编辑工作多年，有丰富的编辑经验，并且见证了刊物的发展历程，所以经常听他们讲讲课，会学到很多知识，从而在编辑工作中少走些弯路。
此外，编辑人员还要积极参与学报档案的编研工作，因为各种材料重要与否编辑最清楚。而随着数字化信息技术的飞速发展，档案信息化建设成为信息时代档案工作的主题，编辑还要与时俱进，做好学报档案数字化建设。总之，学报档案资料是学报编辑工作的基础，是编辑工作的主要信息源，丰富的资料有利于编辑获取最新的科技信息，对选题、组稿审稿和改稿有十分重要的意义和作用。编辑部要切实管好、用好学报档案，充分挖掘、利用档案信息资源，使其更便捷、更有效地为学校的教学、科研、管理等活动服务。
基金项目：中国高校自然科学学报研究会基金资助课题(GBJXC0823)
参考文献：
[1]国家档案局官方网站编辑.档案工作：叩问于历史。服务于当下——访第十一届全国人大代表、成都市副市长傅勇林[EB/OL].[2008-03-18]http：//www.saac.gov.cn/articleaction.do?method=vie w&id=ff8080811870109e0118c9abdb3dOOfb.
[2]高校评估对高校档案工作的影响[EB/OL].[2008-10—20]http：//www.tingko.com/Wenmi/kjwj/93234.html.
[3]褚金红.关于公开审稿与匿名审稿的探讨[J].内蒙古科技与经济，2007(6).
(作者单位：淮海工学院自然科学学报编辑部)
关键词：活化 学报档案 编辑 利用率
通常人们称档案是“被尘封的历史”“尘封的记忆”。而第十一届全国人大代表、成都市副市长傅勇林却认为，档案工作是叩问于历史，服务于当下。他认为，对“档案”及其中内蕴的史实要站在适当的高度去审视，要调用各种手段去激活和活化档案，把其现实化，并使其服务于当下，服务于国家文化信息安全，服务于中国文化建设的大发展与大繁荣。[1]
高校学报档案是记录一所学校教学科研水平和学报发展历程的重要工具，是一所高校不同时期学术水平的反映和凭证，是高校教学和学术研究的重要载体。然而，现实中学报档案只发挥了保存的功能，其利用价值却没有好好地开发，成了“死档案”，而归档者——编辑更是只注重“归”，却少有拿回来利用。本文试从编辑角度谈谈如何更好地开发利用档案。
一、高校学报资料的归档范围
高校学报的编辑出版工作流程包括制定工作和选题计划、组稿和审稿、修改加工发排、排版和校对、印刷出刊、发行、存档及反馈总结等多个环节，每一个环节都与学报资料及档案的管理工作密不可分。学报档案强调完整性和凭证性，以下内容都属于归档范围：(1)创刊批准文件、期刊变更(如改名改刊期等)、出版增刊的请示和批复文件等；(2)期刊登记证、出版许可证、广告经营许可证、ISSN证书等有效证件；(3)上级主管部门、行业协会、学会以及学校和编辑部下发的关于编辑出版工作的文件及规章制度等；(4)核心期干0收录证书、各文摘和数据库收录证书等；(5)相关合同，如《CAI-CD》入编协议书、期刊上网合同书、联合征订协议书、印刷合同等；(6)上级机关和各学术团体发给的获奖荣誉证书等；(7)编委会组成文件、历届编委会成员名单、编委会会议记录等；(8)选题组稿计划及统计报表等；(9)出版后的樣刊、审稿单、稿件处理通知书、原稿、发排稿、校对稿等；(10)编辑部大事记等。
二、学报档案利用现状
对于经历过教育教学评估的高校来说，能够深切地体会到档案的重要性，评估与档案之间是密不可分的关系，因为评估专家考察评估时间有限，要想掌握学校工作的动态运行情况必须依重于对档案资料的查阅。[2]而学报档案是学报合法出版、编辑部工作正常运作和学报质量的重要依据和证明材料，完备、清晰的档案材料是学报编辑工作规范管理的重要手段，良好的档案管理可以为以后的工作和查询、检索带来便利。近几年，虽然档案界对档案信息进行开发利用的呼声越来越高，但是档案利用现状表明，档案利用的窘况并未得到明显改善。比如笔者所在编辑部一般每年上半年按院档案室要求把前一年度的档案资料整理好归档，除了上级机关检查评估外，就几乎很少再去翻阅。而其他教职工是不允许随便查阅学报档案的。此外，绝大多数学术期刊社和编辑部都是采用双向匿名审稿[3]，有的“单盲法”，采用“双盲法”，希望以此来保证稿件的质量。作者不知道是哪位专家审理自己的稿件，所以为了保密起见，此类档案不能随便开放，这也是导致学报档案利用效率低的原因。
三、活化学报档案的措施
“活化”在《现代汉语词典》中的解释是：使分子或原子的能量增强，如把普通木炭放在密闭器中加热，变成吸附能力较强的活性炭。所谓学报档案的活化就是开发利用学报档案资料，把“死”的档案资料变成“活”的信息，即通过各种渠道，采取快捷、准确的方式，最大限度地提高学报档案信息资源的利用率。要活化学报档案，首先就要从归档者——编辑入手，编辑自己首先就要很好地利用档案资料。不同的资料内容，有不同的利用价值，要充分挖掘才能释放出来。
1.创刊、变更、增刊等的请示和上级批复文件以及登记证、许可证、ISSN证等各种证件类档案。这类档案证明了期刊的合法性，可以使编辑人员光明磊落地投入工作，而不必有非法刊物被吊销的压力。
2.上级部门、学校及编辑部下发的各类文件、规章制度等档案。这些都是我们从事编辑出版工作必须要遵守的纲领性、指导性文件或规矩，是学报编辑出版工作顺利开展的保障。研读这类档案可以反映管理政策的系统性、延续性。
3.出版、发行等各类统计报表档案。这些是主要的出版记录资料，应准确无误。这类档案可以反映学报从小到大、从普通到核心的成长发展历程和变化情况，对其分析、整合之后可以得出很有价值的情报信息。并且这些数据每年或每半年就要统计一次，填报时可参考上一次的数据，若有变更，则还需报上级批准。
4.学报样刊。过往的刊物可以为美术编辑或排版人员提供版式设计方面的参考信息。比如，从美术角度去考量图幅大小、空白大小是否合适、美观，有什么瑕疵或可以改进的地方，更便于阅读和理解。
5.学报的发排稿及各种校样类档案。这类档案其实有很大的用途。首先可以供编辑校对人员自查，因为虽然每期出现的问题不一定相同，但也有一些共性的东西，要善于总结出现编校质量问题的各种情况，如容易误用的字词、语法逻辑错误的常见情况等。其次编辑之间可以互相学习，学习别人改稿的方法、标注的方法，从中还可以反映出其他编辑的工作态度。再次可以让刚从事编辑工作的人员尽快地掌握编辑流程及编辑方法，更好地胜任工作。
6.各类奖励证书。这些证书可以激发编辑人员的工作热情，勉励他们发扬成绩、突出优势。
7.存档的有问题的学报样刊。这些则可以用来开展责任教育、警示教育。以生动鲜活的编辑案例、质量案例来说明问题，如目次出错、插图贴倒、多装订页码等。
8.退休的老编辑。这些老编辑是另一类宝贵的“活档案”，他们从事编辑工作多年，有丰富的编辑经验，并且见证了刊物的发展历程，所以经常听他们讲讲课，会学到很多知识，从而在编辑工作中少走些弯路。
此外，编辑人员还要积极参与学报档案的编研工作，因为各种材料重要与否编辑最清楚。而随着数字化信息技术的飞速发展，档案信息化建设成为信息时代档案工作的主题，编辑还要与时俱进，做好学报档案数字化建设。总之，学报档案资料是学报编辑工作的基础，是编辑工作的主要信息源，丰富的资料有利于编辑获取最新的科技信息，对选题、组稿审稿和改稿有十分重要的意义和作用。编辑部要切实管好、用好学报档案，充分挖掘、利用档案信息资源，使其更便捷、更有效地为学校的教学、科研、管理等活动服务。
基金项目：中国高校自然科学学报研究会基金资助课题(GBJXC0823)
参考文献：
[1]国家档案局官方网站编辑.档案工作：叩问于历史。服务于当下——访第十一届全国人大代表、成都市副市长傅勇林[EB/OL].[2008-03-18]http：//www.saac.gov.cn/articleaction.do?method=vie w&id=ff8080811870109e0118c9abdb3dOOfb.
[2]高校评估对高校档案工作的影响[EB/OL].[2008-10—20]http：//www.tingko.com/Wenmi/kjwj/93234.html.
[3]褚金红.关于公开审稿与匿名审稿的探讨[J].内蒙古科技与经济，2007(6).
(作者单位：淮海工学院自然科学学报编辑部)