论文部分内容阅读
摘 要：當前世界科技飞速发展，不断的新技术应用到社会生活和社会生产之中，尤其是信息技术的应用给人们的生活带来了巨大的改变。然而，随着技术的不断进步，信息技术本身也发生革命性的转变。例如，云技术的出现，改变了以往了信息储存模式。因此，在信息技术飞速发展的社会背景之下，事业单位在进行办公室文书档案管理工作时，该进行怎样的调整和适应，才能紧跟时代发展的步乏。本文以此为目标，对事业单位档案管理工作进行了简要分析，并提出了相应的信息化改进意见以期可以为相关部门提供一定的帮助。
关键词：事业单位；档案；管理；改进
前言：当前世界科技飞速发展，不断的新技术应用到社会生活和社会生产之中，尤其是信息技术的应用给人们的生活带来了巨大的改变。在我国社会不断信息化的环境下，对于办公室的文案管理要求逐渐增高，带来了巨大的挑战。怎样使办公室的文书档案管理能符合现阶段社会需求的不断更新，是办公室工作人员面临的一项问题。想要提升文书档案方面的管理，办公室人员必须做到对管理方式进行不断革新。这样会对办公室人员和事物的管理方法或效率都有相当重大的意义。
1 办公室文书档案管理工作中容易出现的问题与困境
近年来，文书档案的数量随着各单位的发展而不断增多，从而凸显了原本隐藏在深处的一些不足与弊端，影响了企事业单位的发展。因此，认真地面对办公室文书档案管理工作中容易出现的问题与困境，单位内部各部门之间的有效沟通才能得以实现。
1.1企业对档案管理工作重视程度不高，档案利用价值低
企业的档案管理工作所体现价值没有得到企业领导的充分重视，利用率较低，对于档案管理的资金投入和档案管理信息系统运行较为滞后，信息不匹配。要不断发展和完善企业的档案管理机制，充分利用其有效价值，建立适合公司发展的索引，真正让企业的档案价值得到充分应用，为企业的发展保驾护航[1]。
1.2文书档案管理人员的认知水平不一
将信息技术应用于文书档案管理中，需要高业务水平与高综合素质的管理人员进行操作。但是，由于个体间具有不同的认知水平与不同的操作能力，而档案管理工作的智能化与科学化均需要较高的技术水平与认知能力，因此容易在档案管理工作中产生问题。
1.3企业档案管理整体规划缺乏统一性
电子存档系统作为信息化档案管理的重要组成部分有助于档案管理的规范化和系统化，但缺乏整体规划性，这一系统中存在协调运作模式的缺失，各部门的文书管理归档无法通过信息化自动生成，这给管理工作带来了整理方面的困难，需要整体的规划和协调[2]。
2 办公室文书管理工作信息化的重要性
第一，文书档案管理工作的重要性。机关事业单位的文书档案是事业单位建立、变更、注销及其活动开展的记录载体，也是其进行管理工作的原始材料，供相关部门进行查看的重要依据和凭证。而且，这些档案和资料也可以作为党和国家开展政治经济文化等工作的重要数据支持，可以为国家保存宝贵的历史资料。除此之外，机关事业单位所提供资料真实的记录和反映了机关事业单位开展业务的范围、资金用度、资源配置等相关材料，可以为社会提供相当又利用价值的的信息服务[3]。
第二，推进办公室文书管理工作信息化的必要性。信息技术的不断发展，加快社会各行业的工作效率和制度革新，也使得其在许多领域都有了较大范围的普及。在机关事业单位的文书档案管理中应用信息技术，可以使档案的管理者更快的去收集、整理、归纳和分析，更让档案查阅和使用的效率大大提高，而利用数字化系统进行在线浏览更是为这些使用提供了相当的便利，尤其是单位各分支机构的信息交流。通过网络云储存技术的应用，能够让文书档案保存更具完整性和安全性；也为外派的机关人员提供便利的信息下载、分享和传递功能，使得档案的使用效率得到相当大的提升[4]。
3 推进信息化背景下办公室文书管理工作的改革与创新
3.1改革办公室文书档案管理方式
在办公室的文书档案管理中，往往会出现一些档案登记不明的情形。这些情况对办公室的文书档案安全和人事信息安全都产生了较大的威胁，也不利于办公室职能的有效发挥。因此，在办公室的文书档案管理中，需要在管理方式上进行一定的变革。首先，在文书档案管理过程中，应明确到具体的责任人。也就是说，办公室人员在接受一份文书后，就需要对文书档案的流动有个准确的了解，并且需要对文书档案的安全负责。此外，需要在办公室内部建立明确的分工体系，使办公室人员的工作能够职责明确。这样做是为了使办公室在文书档案管理过程中能够减少一些问题的出现，也是为了通过改革使办公室的文书档案管理工作能够步入科学规范的道路[5]。办公室文书档案管理工作的改革，将能够为办公室解决一些职责不明确或者出了问题却难以将责任落实到个人的问题。有益的改革对保持办公室文书档案管理的效率来说是极为重要的，这也是办公室走向规范管理的必由之路。
3.2改善办公室文书档案的安保工作
将办公室文书档案进行合理管理，不仅是为了资料方便办公人员查找，也是为了保障公司资料的安全性。因此，在办公室的文书档案管理中，要不断对其保密性和安全性采取有效的措施。办公室应根据自身的情况开展相对的安保措施，但安保措施的实施并不是简单地对管理的革新，而是要对文书档案的安全进行负责，并且保障办公室的整体职能得以发挥。保证办公室文书档案的安全并不是一个独立的过程，而是和整个办公室的职能密切不可分割的。
3.3构建科学信息管理平台
科学信息管理平台的构建，能够使得档案信息管理更加科学化和严密化，确保档案管理工作的有效开展，并有效提高档案信息的安全性首先，应建立档案信息的加工系统，通过对档案资料的数字化建设，并对其进行有效分类、整理，建立档案文件的收发轨道；其次，应构建文件档案的存储系统，将档案信息完整地存入档案资料库，既保证资料的完整性，还能确保其安全性此外，构建档案信息的查询和保密系统，实现档案信息查询的便捷性和保密性。
3.4建立相关监督的制度
对办公室文书档案的管理，并不是表面看上去的简单管理工作，这些资料还存着在没有发现的重大价值。因此，企业管理人员应十分重视办公室文书档案的管理，并且根据不同的情况建立相关的监督制度，对文书档案进行抽样检查。对于普通文件的抽样调查，管理人员可实施无时限的；对于企业重要的文书档案抽查情况，管理人员要实施定期检查，对其进行每周、每月或者每季度的方式进行抽检查看。
结语：在信息技术的世界，各行业都借信息技术来提升自身的工作效率，办公室文书档案管理工作也应当进行相应的尝试和应用，这对整个工作的发展和革新具有长远的价值与意义。这种文书档案工作上的改革与创新，顺应了时代的发展需要，提高了机关事业单位档案管理人员的工作积极性与技术水准，保证了文书的安全以及科学有效性，从很大程度上促进事业单位的工作更加高效和便捷。
参考文献：
[1]郭小丽. 如何提升办公室文书档案管理水平[J]. 城建档案，2016（12）：77-78.
[2]梁威. 如何做好办公室文书档案的收集和归档工作[J]. 办公室业务，2017（12）：154.
[3]李春蓉. 办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究[J]. 办公室业务，2013（21）：97.
[4]刘泓. 浅析文书档案管理工作的创新[J]. 办公室业务，2016（07）：99.
[5]商枣河. 做好办公室文书档案管理的思考[J]. 办公室业务，2016（12）：117.
关键词：事业单位；档案；管理；改进
前言：当前世界科技飞速发展，不断的新技术应用到社会生活和社会生产之中，尤其是信息技术的应用给人们的生活带来了巨大的改变。在我国社会不断信息化的环境下，对于办公室的文案管理要求逐渐增高，带来了巨大的挑战。怎样使办公室的文书档案管理能符合现阶段社会需求的不断更新，是办公室工作人员面临的一项问题。想要提升文书档案方面的管理，办公室人员必须做到对管理方式进行不断革新。这样会对办公室人员和事物的管理方法或效率都有相当重大的意义。
1 办公室文书档案管理工作中容易出现的问题与困境
近年来，文书档案的数量随着各单位的发展而不断增多，从而凸显了原本隐藏在深处的一些不足与弊端，影响了企事业单位的发展。因此，认真地面对办公室文书档案管理工作中容易出现的问题与困境，单位内部各部门之间的有效沟通才能得以实现。
1.1企业对档案管理工作重视程度不高，档案利用价值低
企业的档案管理工作所体现价值没有得到企业领导的充分重视，利用率较低，对于档案管理的资金投入和档案管理信息系统运行较为滞后，信息不匹配。要不断发展和完善企业的档案管理机制，充分利用其有效价值，建立适合公司发展的索引，真正让企业的档案价值得到充分应用，为企业的发展保驾护航[1]。
1.2文书档案管理人员的认知水平不一
将信息技术应用于文书档案管理中，需要高业务水平与高综合素质的管理人员进行操作。但是，由于个体间具有不同的认知水平与不同的操作能力，而档案管理工作的智能化与科学化均需要较高的技术水平与认知能力，因此容易在档案管理工作中产生问题。
1.3企业档案管理整体规划缺乏统一性
电子存档系统作为信息化档案管理的重要组成部分有助于档案管理的规范化和系统化，但缺乏整体规划性，这一系统中存在协调运作模式的缺失，各部门的文书管理归档无法通过信息化自动生成，这给管理工作带来了整理方面的困难，需要整体的规划和协调[2]。
2 办公室文书管理工作信息化的重要性
第一，文书档案管理工作的重要性。机关事业单位的文书档案是事业单位建立、变更、注销及其活动开展的记录载体，也是其进行管理工作的原始材料，供相关部门进行查看的重要依据和凭证。而且，这些档案和资料也可以作为党和国家开展政治经济文化等工作的重要数据支持，可以为国家保存宝贵的历史资料。除此之外，机关事业单位所提供资料真实的记录和反映了机关事业单位开展业务的范围、资金用度、资源配置等相关材料，可以为社会提供相当又利用价值的的信息服务[3]。
第二，推进办公室文书管理工作信息化的必要性。信息技术的不断发展，加快社会各行业的工作效率和制度革新，也使得其在许多领域都有了较大范围的普及。在机关事业单位的文书档案管理中应用信息技术，可以使档案的管理者更快的去收集、整理、归纳和分析，更让档案查阅和使用的效率大大提高，而利用数字化系统进行在线浏览更是为这些使用提供了相当的便利，尤其是单位各分支机构的信息交流。通过网络云储存技术的应用，能够让文书档案保存更具完整性和安全性；也为外派的机关人员提供便利的信息下载、分享和传递功能，使得档案的使用效率得到相当大的提升[4]。
3 推进信息化背景下办公室文书管理工作的改革与创新
3.1改革办公室文书档案管理方式
在办公室的文书档案管理中，往往会出现一些档案登记不明的情形。这些情况对办公室的文书档案安全和人事信息安全都产生了较大的威胁，也不利于办公室职能的有效发挥。因此，在办公室的文书档案管理中，需要在管理方式上进行一定的变革。首先，在文书档案管理过程中，应明确到具体的责任人。也就是说，办公室人员在接受一份文书后，就需要对文书档案的流动有个准确的了解，并且需要对文书档案的安全负责。此外，需要在办公室内部建立明确的分工体系，使办公室人员的工作能够职责明确。这样做是为了使办公室在文书档案管理过程中能够减少一些问题的出现，也是为了通过改革使办公室的文书档案管理工作能够步入科学规范的道路[5]。办公室文书档案管理工作的改革，将能够为办公室解决一些职责不明确或者出了问题却难以将责任落实到个人的问题。有益的改革对保持办公室文书档案管理的效率来说是极为重要的，这也是办公室走向规范管理的必由之路。
3.2改善办公室文书档案的安保工作
将办公室文书档案进行合理管理，不仅是为了资料方便办公人员查找，也是为了保障公司资料的安全性。因此，在办公室的文书档案管理中，要不断对其保密性和安全性采取有效的措施。办公室应根据自身的情况开展相对的安保措施，但安保措施的实施并不是简单地对管理的革新，而是要对文书档案的安全进行负责，并且保障办公室的整体职能得以发挥。保证办公室文书档案的安全并不是一个独立的过程，而是和整个办公室的职能密切不可分割的。
3.3构建科学信息管理平台
科学信息管理平台的构建，能够使得档案信息管理更加科学化和严密化，确保档案管理工作的有效开展，并有效提高档案信息的安全性首先，应建立档案信息的加工系统，通过对档案资料的数字化建设，并对其进行有效分类、整理，建立档案文件的收发轨道；其次，应构建文件档案的存储系统，将档案信息完整地存入档案资料库，既保证资料的完整性，还能确保其安全性此外，构建档案信息的查询和保密系统，实现档案信息查询的便捷性和保密性。
3.4建立相关监督的制度
对办公室文书档案的管理，并不是表面看上去的简单管理工作，这些资料还存着在没有发现的重大价值。因此，企业管理人员应十分重视办公室文书档案的管理，并且根据不同的情况建立相关的监督制度，对文书档案进行抽样检查。对于普通文件的抽样调查，管理人员可实施无时限的；对于企业重要的文书档案抽查情况，管理人员要实施定期检查，对其进行每周、每月或者每季度的方式进行抽检查看。
结语：在信息技术的世界，各行业都借信息技术来提升自身的工作效率，办公室文书档案管理工作也应当进行相应的尝试和应用，这对整个工作的发展和革新具有长远的价值与意义。这种文书档案工作上的改革与创新，顺应了时代的发展需要，提高了机关事业单位档案管理人员的工作积极性与技术水准，保证了文书的安全以及科学有效性，从很大程度上促进事业单位的工作更加高效和便捷。
参考文献：
[1]郭小丽. 如何提升办公室文书档案管理水平[J]. 城建档案，2016（12）：77-78.
[2]梁威. 如何做好办公室文书档案的收集和归档工作[J]. 办公室业务，2017（12）：154.
[3]李春蓉. 办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究[J]. 办公室业务，2013（21）：97.
[4]刘泓. 浅析文书档案管理工作的创新[J]. 办公室业务，2016（07）：99.
[5]商枣河. 做好办公室文书档案管理的思考[J]. 办公室业务，2016（12）：117.