论文部分内容阅读
【摘 要】秘书是传统职业之一，承接着辅助决策、协调关系、处理信息、办理事务等重要职能。本文从三个方面分析了现代秘书的人力资源开发，分别从进行现代秘书人力资源开发的可行性，研究现代秘书的职业现状变化，最终得出如何进行现代秘书的人力资源开发。
【关键词】现代秘书；人力资源开发
秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员。可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或企业的形象及竞争力。秘书工作的前提和基础是全面、准确、完整地领会上司意图。秘书在企业中发挥着不可替代的作用，秘书的有效人力资源开发是我们一直探索的问题。
一、现代秘书人力资源开发可行性分析
（一）进行现代秘书人力资源开发的必要性
现代秘书的开发与管理对于整个企业的发展来说也是非常必要的。从秘书工作的作用中我们可以看出：第一，秘书工作的核心作用：枢纽。领导的决策要依靠秘书机构下达，大量的信息要通过秘书机构审阅处理转达给上级裁决。第二，秘书工作的辅助作用：参谋。秘书参与决策前信息资料收集，决策中方案的拟定；决策后方案的落实和反馈等。工作的辅助性本质决定其在管理过程中只能起参谋助手的作用。要对秘书工作投入足够的重视，会对企业的下一步工作有着很大的指导性。第三，秘书工作的指导作用：信息传递。秘书必须全面、准确、及时收集信息并对获取的信息进行科学的分析加工和综合整理，提供给领导以作为指导工作的参考。第四，秘书工作的沟通作用：协调。秘书要协调处理各方面的关系，使上下左右形成一个有机体，朝着决策目标形成合力，这样才能提高工作效率。第五，秘书工作的代言作用：形象。秘书平时在联系工作、洽谈业务、商办事情过程中所体现出来的工作作风和形象，对一个企业的形象有很大影响，进行秘书工作的开发事关公司形象大方向发展。
（二）进行现代秘书人力资源开发的重要性
秘书是领导的助手，不仅要具有熟练地驾驭、处理公文的能力，而且要熟悉与领导工作相关的方方面面。现代领导的知识能力水平不断提高，本身就是对秘书已有能力的一种的挑战。所以秘书必须努力学习，树立超前意识、竞争观念，才能适应工作需要，打开局面，胜任角色地位。
现代秘书人力资源开发不能仅仅停留在浅层次的行为调整和判断上，应该更注重调节秘书的思想情感，开发秘书的潜能，充分发挥秘书人员的主观能动性和创造性，使秘书人力资源因素得以充分发挥。
二、现代秘书工作的职业现状
《A管理模式》书中将秘书应具备的修养定位为：没有权力欲。做事干练，能严守机密。再次，熟练操作各种办公自动化设备，具有较强的文字处理能力。要主动热情、遵守纪律、性格随和。在进行现代秘书的人力资源开发之前，一定要了解什么样的秘书是企业需要的，随着时代发展，秘书在素质方面应该有什么样的提高。
为适应新形势的发展需要，现代秘书工作呈现以下现状，不断变化，不断转变：
一是从技能性工作向智能性工作转化。现代秘书处在一个崭新的信息时代，领导活动的日趋复杂化与科学化、领导者智能水平的不断提高、秘书职能的不断强化和扩大。客观上都要求秘书的素质有一个新的突破。
二是从常规内向思维向外向思维转化。在市场经济体制下，秘书不仅要掌握企业内部的生产经营过程及其各阶段的薄弱环节，更要将自身思维不断变化和拓展，把握市场动向、收集有效信息，为领导及时把握市场形势提供最佳决策方案，从而发挥最好的参谋助手作用。
三是从事务性服务向信息化服务转化。现代秘书对信息的运用能力，集中表现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、针对性和有效性上。秘书必须学会对信息进行筛选和分类，全面把握所获信息对领导决策产生的影响。
四是从被动辅佐职能向主动配合职能转化。从管理系统看，领导始终处于主导地位，属于决策管理的中心，而秘书工作就是辅助角色。从根本上说，秘书工作的效率决定了秘书工作的重要性。秘书是被动辅佐还是主动配合，是判断一个秘书是否合格的标准也是衡量、检验和评价秘书人员综合素质高低的重要方面。
三、现代秘书的人力资源有效开发途径
（一）协调秘书处理人际关系的培训开发
首先，要实现从被动辅佐职能向主动配合职能转化，要在培训中让秘书人员学会处理与领导的关系。其次，秘书能参加领导层的各种会议并参与研究有关问题，可以提出解决问题的意见和建议。第三，秘书处理任何问题，只能按领导的意图和指示精神办理，不能超越自己的职权范围。
其次，从事务性服务向信息化服务转化重点培训让秘书人员注意处理与同事的关系。由于秘书的特殊地位，要处理好与同事的关系，有许多难处。要传达领导的指示给同事，又要反映同事的意见给领导。
最后，从常规内向思维向外向开放思维转化，也是培训开发的一个重点。所有来访者都必须受到热情的接待，秘书必须有礼貌地对待他们，因为他们每个人对秘书所在单位的成功，都起着直接或间接的作用。秘书的态度直接影响单位的声誉。善于应付难以对付的来访者，对他们礼貌待客需要高度的自制力和意志力。
（二）调动秘书积极性的激励措施
根据马斯洛的需要层次理论，每个人在不同时期和不同阶段都是处在不同的需要状况。一个秘书如果工作积极性很高，可能会发挥出80%～90%的才能，反之，如果没有积极性和主动性，就只可能发挥出其才能的30%左右。
首先，采取外在激励。这是能满足人外在需要的激励。按性质来区分，又可分为物质性激励和社会性激励两种。在中国现阶段的组织里，物质性激励因素是指由组织掌握分配的物质性资源，如工资、奖金、住房以及其他各种福利待遇等； 企业可以组织建立科学、规范的管理制度，其出发点和目标就是要充分“激活人”，极大地调动全体员工的积极性和创造性。同时可以采取内部晋升，向企业成员提供激励。社会性激励因素则是指能满足秘书社会感情性需要的资源，包括友谊、信任、表扬、尊重、荣誉等。
其次，进行内在激励。这是指能满足秘书内在性需要的激励。内在激励因素都是与秘书所从事的工作本身有关的。工作本身蕴涵的激励因素很多。想使员工真正对公司产生归属感，必须让他们在情感上对之产生依赖。荣誉激励是对工作业绩优良、职业道德高尚的员工的表扬，授予各种光荣称号，颁发奖状、荣誉证书等以此来激发广大职员工作热情的一种激励方式。由于此法是对员工贡献的公开承认，可以带给他们自信、归属感、对自己生活的把握以及事业有成的感觉，因而会产生无穷的力量。另外，内在激励具体的措施可分为两大类：一是感知性情感激励，感知性情感是指，当员工受到外部和机体内部等条件的影响下所引起的情感。这种情感直接且收效明显，帮助员工排忧解难就属此类；二是理智性情感激励，就是在感知性情感的基础上用一定的价值观把职工与企业联系起来，形成对企业的一致愿景，使职工拥有持久的激励，自主管理就属此类。现代人力资源管理的实践经验和研究表明，员工都有参与管理的要求和愿望，创造和提供一切机会让员工参与管理是调动他们积极性的有效方法。内在激励是它的趣味性，即工作内容的丰富多彩变化多端新颖独特饶有趣味，工作者感到乐在其中。内在激励是它的挑战性，如工作任务较高的要求，促使秘书动脑筋想办法，同时使他们感觉受到信任，并担负着责任，觉得英雄有用武之地，从而产生一种满足感成就感。增加精神激励，是对员工的自我价值的一种肯定，可以让更多的员工从心里接收企业，它能把权、责、利有机地结合起来，极大地调动员工的积极性，提高工作效率。
【关键词】现代秘书；人力资源开发
秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员。可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或企业的形象及竞争力。秘书工作的前提和基础是全面、准确、完整地领会上司意图。秘书在企业中发挥着不可替代的作用，秘书的有效人力资源开发是我们一直探索的问题。
一、现代秘书人力资源开发可行性分析
（一）进行现代秘书人力资源开发的必要性
现代秘书的开发与管理对于整个企业的发展来说也是非常必要的。从秘书工作的作用中我们可以看出：第一，秘书工作的核心作用：枢纽。领导的决策要依靠秘书机构下达，大量的信息要通过秘书机构审阅处理转达给上级裁决。第二，秘书工作的辅助作用：参谋。秘书参与决策前信息资料收集，决策中方案的拟定；决策后方案的落实和反馈等。工作的辅助性本质决定其在管理过程中只能起参谋助手的作用。要对秘书工作投入足够的重视，会对企业的下一步工作有着很大的指导性。第三，秘书工作的指导作用：信息传递。秘书必须全面、准确、及时收集信息并对获取的信息进行科学的分析加工和综合整理，提供给领导以作为指导工作的参考。第四，秘书工作的沟通作用：协调。秘书要协调处理各方面的关系，使上下左右形成一个有机体，朝着决策目标形成合力，这样才能提高工作效率。第五，秘书工作的代言作用：形象。秘书平时在联系工作、洽谈业务、商办事情过程中所体现出来的工作作风和形象，对一个企业的形象有很大影响，进行秘书工作的开发事关公司形象大方向发展。
（二）进行现代秘书人力资源开发的重要性
秘书是领导的助手，不仅要具有熟练地驾驭、处理公文的能力，而且要熟悉与领导工作相关的方方面面。现代领导的知识能力水平不断提高，本身就是对秘书已有能力的一种的挑战。所以秘书必须努力学习，树立超前意识、竞争观念，才能适应工作需要，打开局面，胜任角色地位。
现代秘书人力资源开发不能仅仅停留在浅层次的行为调整和判断上，应该更注重调节秘书的思想情感，开发秘书的潜能，充分发挥秘书人员的主观能动性和创造性，使秘书人力资源因素得以充分发挥。
二、现代秘书工作的职业现状
《A管理模式》书中将秘书应具备的修养定位为：没有权力欲。做事干练，能严守机密。再次，熟练操作各种办公自动化设备，具有较强的文字处理能力。要主动热情、遵守纪律、性格随和。在进行现代秘书的人力资源开发之前，一定要了解什么样的秘书是企业需要的，随着时代发展，秘书在素质方面应该有什么样的提高。
为适应新形势的发展需要，现代秘书工作呈现以下现状，不断变化，不断转变：
一是从技能性工作向智能性工作转化。现代秘书处在一个崭新的信息时代，领导活动的日趋复杂化与科学化、领导者智能水平的不断提高、秘书职能的不断强化和扩大。客观上都要求秘书的素质有一个新的突破。
二是从常规内向思维向外向思维转化。在市场经济体制下，秘书不仅要掌握企业内部的生产经营过程及其各阶段的薄弱环节，更要将自身思维不断变化和拓展，把握市场动向、收集有效信息，为领导及时把握市场形势提供最佳决策方案，从而发挥最好的参谋助手作用。
三是从事务性服务向信息化服务转化。现代秘书对信息的运用能力，集中表现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、针对性和有效性上。秘书必须学会对信息进行筛选和分类，全面把握所获信息对领导决策产生的影响。
四是从被动辅佐职能向主动配合职能转化。从管理系统看，领导始终处于主导地位，属于决策管理的中心，而秘书工作就是辅助角色。从根本上说，秘书工作的效率决定了秘书工作的重要性。秘书是被动辅佐还是主动配合，是判断一个秘书是否合格的标准也是衡量、检验和评价秘书人员综合素质高低的重要方面。
三、现代秘书的人力资源有效开发途径
（一）协调秘书处理人际关系的培训开发
首先，要实现从被动辅佐职能向主动配合职能转化，要在培训中让秘书人员学会处理与领导的关系。其次，秘书能参加领导层的各种会议并参与研究有关问题，可以提出解决问题的意见和建议。第三，秘书处理任何问题，只能按领导的意图和指示精神办理，不能超越自己的职权范围。
其次，从事务性服务向信息化服务转化重点培训让秘书人员注意处理与同事的关系。由于秘书的特殊地位，要处理好与同事的关系，有许多难处。要传达领导的指示给同事，又要反映同事的意见给领导。
最后，从常规内向思维向外向开放思维转化，也是培训开发的一个重点。所有来访者都必须受到热情的接待，秘书必须有礼貌地对待他们，因为他们每个人对秘书所在单位的成功，都起着直接或间接的作用。秘书的态度直接影响单位的声誉。善于应付难以对付的来访者，对他们礼貌待客需要高度的自制力和意志力。
（二）调动秘书积极性的激励措施
根据马斯洛的需要层次理论，每个人在不同时期和不同阶段都是处在不同的需要状况。一个秘书如果工作积极性很高，可能会发挥出80%～90%的才能，反之，如果没有积极性和主动性，就只可能发挥出其才能的30%左右。
首先，采取外在激励。这是能满足人外在需要的激励。按性质来区分，又可分为物质性激励和社会性激励两种。在中国现阶段的组织里，物质性激励因素是指由组织掌握分配的物质性资源，如工资、奖金、住房以及其他各种福利待遇等； 企业可以组织建立科学、规范的管理制度，其出发点和目标就是要充分“激活人”，极大地调动全体员工的积极性和创造性。同时可以采取内部晋升，向企业成员提供激励。社会性激励因素则是指能满足秘书社会感情性需要的资源，包括友谊、信任、表扬、尊重、荣誉等。
其次，进行内在激励。这是指能满足秘书内在性需要的激励。内在激励因素都是与秘书所从事的工作本身有关的。工作本身蕴涵的激励因素很多。想使员工真正对公司产生归属感，必须让他们在情感上对之产生依赖。荣誉激励是对工作业绩优良、职业道德高尚的员工的表扬，授予各种光荣称号，颁发奖状、荣誉证书等以此来激发广大职员工作热情的一种激励方式。由于此法是对员工贡献的公开承认，可以带给他们自信、归属感、对自己生活的把握以及事业有成的感觉，因而会产生无穷的力量。另外，内在激励具体的措施可分为两大类：一是感知性情感激励，感知性情感是指，当员工受到外部和机体内部等条件的影响下所引起的情感。这种情感直接且收效明显，帮助员工排忧解难就属此类；二是理智性情感激励，就是在感知性情感的基础上用一定的价值观把职工与企业联系起来，形成对企业的一致愿景，使职工拥有持久的激励，自主管理就属此类。现代人力资源管理的实践经验和研究表明，员工都有参与管理的要求和愿望，创造和提供一切机会让员工参与管理是调动他们积极性的有效方法。内在激励是它的趣味性，即工作内容的丰富多彩变化多端新颖独特饶有趣味，工作者感到乐在其中。内在激励是它的挑战性，如工作任务较高的要求，促使秘书动脑筋想办法，同时使他们感觉受到信任，并担负着责任，觉得英雄有用武之地，从而产生一种满足感成就感。增加精神激励，是对员工的自我价值的一种肯定，可以让更多的员工从心里接收企业，它能把权、责、利有机地结合起来，极大地调动员工的积极性，提高工作效率。