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摘要：随着社会的不断发展和信息技术水平的不断提升，现代办公设备已进入中国各级党政机关和企事业单位的办公室。它将改变文秘人员传统的手工办公模式，并在更大范畴内，更大规模地吸收信息，提高文秘人员的工作效率和质量。因此，树立现代化办公观念，掌握现代化办公知识，学会操作现代化办公设备，提高办公自动化水平，切实提高工作效率已成为当前文秘工作人员必备的素质和努力的方向。
关键词：办公自动化环境；秘书工作；文字管理；档案管理；信息管理
中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）12-00-01
一、办公自动化提高工作效率和工作质量
传统的方法是秘书在纸上起草，修改、誊清，然后交给打字员，再进行校对，如若进行修改，整页需重新打印。如果采用以微处理器为核心的文字处理机，则可以用键盘将文稿输入，利用文字处理机的增、删、改等编辑功能，在屏幕上进行修改。完稿后的文件可以存入磁盘，以备随时使用。也可以用联机的打印印出所希望的字体、字号的书面文稿。这样，键盘操作—屏幕编辑—自动打印的过程，就代替了纸笔起草—修改—打字—核对—修改—印出，这个繁琐过程，从而提高了办公效率。同时，磁盘归档后可随时检索、自动打印等，提高了办公质量。
二、办公自动化对秘书工作产生的作用
1.处理情报信息方面的变化
在自动化程度较高的办公室，秘书人员不必离开工作岗位。即能从计算机档案中调阅所需情报资料。阅读投放在电子信箱中的书信和各种文件目录表，接收领导人通过计算机发表的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。
2.处理各种统计数据方面的变化
在上报各种统计分析表时，可以直接利用计算机提供的数据，进行有效地科学分析，并利用传真迅速上报，达到快速、准确、方便的目的。
3.在办理会务工作方面的变化
传统的办会往往在一个特定的地方，如会议室、办公室或其他某个特定的会议场所。随着网络的发展，各种通訊技术的运用，使会议不局限在某一地方，扩大了会议的场所。
4.会务工作方面
会务工作方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会务工作极其复杂，千头万绪，所以秘书安排会议起来常常力不从心，然而，利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议，仅需2—3分钟就安排好了，秘书能轻易应付大量会议。办公化自动化系统不仅能科学地分配会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简报等，能自动检索会议内容，并能及时修改和删除。
5.处理信息方面
网络的发展，使信息和资源由整个机构共享，使众多人员能够一起处理项目。互联网不受空间与时间的限制，逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系，给我们打开了广阔的思维空间，有利于秘书充分利用互联网获取知识，充分发挥思维能力为领导工作服务。信息被称为“财富的财富”，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。更重要的是，秘书人员通过网络接触到了比过去更多的信息，掌握了大量情况。
6.领导工作中的需要
领导是机关或单位中的首脑，处于决策地位，相应的领导的事务也必定会繁多杂乱，网络的发展扩大了领导的需要，比如一些技术性难题，领导没有精力甚至没有能力去解决，就需要秘书及时处理。又如在会务工作中，秘书人员的工作内容不再仅仅是会前准备、会中服务、会后整理的三大环节，在电视电话会议中，还要帮助领导处理各种技术难题和通讯设备的连接情况。
7.秘书工作的可能性
网络的发展，为秘书提供了一个良好的环境与平台，使秘书工作职能的扩展有了可能性。由于计算机技术与网络技术的发展，大量新型办公软件与设备产生，秘书可以借助这些新事物来扩展职能。
三、办公自动化的应用
一是利用现代办公自动化设备，提高文字录入的速度。很多单位在招聘时，都把打字速度放在突出的位置。要求打字速度在120字/分的不在少数，最少的也要求在80～100字/分，所以秘书人员必须具备很好的文字输入的能力。二是熟练操作Office办公软件。秘书人员每天都要处理大量的文档，包括Word和Excel文档，所以熟练操作office是秘书工作的最基本的条件。三是熟练操作办公室常见的其他的现代化办公设备，如打印机、复印件、传真机、投影仪、扫描仪等办公自动化设备，要求秘书人员熟悉操作运用。
四、日常办公室事务的处理
秘书人员在办公事务办公自动化中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登陆、电子文档管理、办公日常管理、人事管理、财务统计、报表管理、个人数据库等。这些基本的办公事务管理的内容可以做成应用软件包，包含不同的应用程序之间可以互相调用或共享数据库，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。此外，在办公事务处理上可以使用多种办公自动化系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等，对提高秘书工作效率都起到很好的作用。
五、档案信息化的管理
秘书通过对计算机网络技术的学习，掌握了电子文件归档管理的要求，能够更好地与文档管理人员沟通。在现实工作中，公文撰写、公文办理和信息管理等都是秘书人员最经常的工作，所以有必要优先引进使用文字处理软件，档案信息管理软件会议技术软件来完成秘书的日常事务工作，这样可以有效地最大限度地提高秘书人员的工作效率。
六、结束语
办公自动化是利用先进的技术，并在秘书工作中广泛运用，使得秘书工作人员从繁琐的日常事务中脱离出来，提高了秘书的工作效率，为企业带来了很大的效益。同时也给秘书工作人员提出了更多的要求，要不断地掌握现代办公自动化相关知识，与时俱进，适应社会的要求。
参考文献：
[1]韩小强.网络办公自动化系统构架设计综述[J].中小企业管理与科技，2009（12）.
[2]雍.基于WEB的办公自动化系统的设计与实现[J].山西广播电视大学学报，2009（5）.
关键词：办公自动化环境；秘书工作；文字管理；档案管理；信息管理
中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）12-00-01
一、办公自动化提高工作效率和工作质量
传统的方法是秘书在纸上起草，修改、誊清，然后交给打字员，再进行校对，如若进行修改，整页需重新打印。如果采用以微处理器为核心的文字处理机，则可以用键盘将文稿输入，利用文字处理机的增、删、改等编辑功能，在屏幕上进行修改。完稿后的文件可以存入磁盘，以备随时使用。也可以用联机的打印印出所希望的字体、字号的书面文稿。这样，键盘操作—屏幕编辑—自动打印的过程，就代替了纸笔起草—修改—打字—核对—修改—印出，这个繁琐过程，从而提高了办公效率。同时，磁盘归档后可随时检索、自动打印等，提高了办公质量。
二、办公自动化对秘书工作产生的作用
1.处理情报信息方面的变化
在自动化程度较高的办公室，秘书人员不必离开工作岗位。即能从计算机档案中调阅所需情报资料。阅读投放在电子信箱中的书信和各种文件目录表，接收领导人通过计算机发表的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。
2.处理各种统计数据方面的变化
在上报各种统计分析表时，可以直接利用计算机提供的数据，进行有效地科学分析，并利用传真迅速上报，达到快速、准确、方便的目的。
3.在办理会务工作方面的变化
传统的办会往往在一个特定的地方，如会议室、办公室或其他某个特定的会议场所。随着网络的发展，各种通訊技术的运用，使会议不局限在某一地方，扩大了会议的场所。
4.会务工作方面
会务工作方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会务工作极其复杂，千头万绪，所以秘书安排会议起来常常力不从心，然而，利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议，仅需2—3分钟就安排好了，秘书能轻易应付大量会议。办公化自动化系统不仅能科学地分配会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简报等，能自动检索会议内容，并能及时修改和删除。
5.处理信息方面
网络的发展，使信息和资源由整个机构共享，使众多人员能够一起处理项目。互联网不受空间与时间的限制，逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系，给我们打开了广阔的思维空间，有利于秘书充分利用互联网获取知识，充分发挥思维能力为领导工作服务。信息被称为“财富的财富”，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。更重要的是，秘书人员通过网络接触到了比过去更多的信息，掌握了大量情况。
6.领导工作中的需要
领导是机关或单位中的首脑，处于决策地位，相应的领导的事务也必定会繁多杂乱，网络的发展扩大了领导的需要，比如一些技术性难题，领导没有精力甚至没有能力去解决，就需要秘书及时处理。又如在会务工作中，秘书人员的工作内容不再仅仅是会前准备、会中服务、会后整理的三大环节，在电视电话会议中，还要帮助领导处理各种技术难题和通讯设备的连接情况。
7.秘书工作的可能性
网络的发展，为秘书提供了一个良好的环境与平台，使秘书工作职能的扩展有了可能性。由于计算机技术与网络技术的发展，大量新型办公软件与设备产生，秘书可以借助这些新事物来扩展职能。
三、办公自动化的应用
一是利用现代办公自动化设备，提高文字录入的速度。很多单位在招聘时，都把打字速度放在突出的位置。要求打字速度在120字/分的不在少数，最少的也要求在80～100字/分，所以秘书人员必须具备很好的文字输入的能力。二是熟练操作Office办公软件。秘书人员每天都要处理大量的文档，包括Word和Excel文档，所以熟练操作office是秘书工作的最基本的条件。三是熟练操作办公室常见的其他的现代化办公设备，如打印机、复印件、传真机、投影仪、扫描仪等办公自动化设备，要求秘书人员熟悉操作运用。
四、日常办公室事务的处理
秘书人员在办公事务办公自动化中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登陆、电子文档管理、办公日常管理、人事管理、财务统计、报表管理、个人数据库等。这些基本的办公事务管理的内容可以做成应用软件包，包含不同的应用程序之间可以互相调用或共享数据库，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。此外，在办公事务处理上可以使用多种办公自动化系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等，对提高秘书工作效率都起到很好的作用。
五、档案信息化的管理
秘书通过对计算机网络技术的学习，掌握了电子文件归档管理的要求，能够更好地与文档管理人员沟通。在现实工作中，公文撰写、公文办理和信息管理等都是秘书人员最经常的工作，所以有必要优先引进使用文字处理软件，档案信息管理软件会议技术软件来完成秘书的日常事务工作，这样可以有效地最大限度地提高秘书人员的工作效率。
六、结束语
办公自动化是利用先进的技术，并在秘书工作中广泛运用，使得秘书工作人员从繁琐的日常事务中脱离出来，提高了秘书的工作效率，为企业带来了很大的效益。同时也给秘书工作人员提出了更多的要求，要不断地掌握现代办公自动化相关知识，与时俱进，适应社会的要求。
参考文献：
[1]韩小强.网络办公自动化系统构架设计综述[J].中小企业管理与科技，2009（12）.
[2]雍.基于WEB的办公自动化系统的设计与实现[J].山西广播电视大学学报，2009（5）.