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摘 要：数字信息时代，传统的档案管理工作方法已经无法满足高校档案工作实际需要，将数字信息技术应用到高校档案管理工作中是时代发展的必然要求，高校档案管理人员要紧跟时代发展的步伐，实现高校档案数字化管理，顺利落实档案管理工作。但是在高校档案数字化管理过程中也存在各种安全隐患，影响到管理质量。本文分析了高校档案数字化管理的安全风险，提出防御措施，提高高校档案数字化管理质量。
关键词：高校档案;数字化管理;安全风险;管理措施
当前我国已经来到信息时代，数字化和人們的生活和工作具有密切的联系。高校档案数字化管理顺应现代化趋势，不仅可以提高档案管理的效率，同时还可以保护档案原件，节省成本和空间，为高校管理工资提供优质的服务。但是高校档案数字化管理也存在安全风险，高校需要在加大力度建设档案数字化的同时控制、规避、应对可能存在的安全风险，以充分发挥出档案数字化管理的价值。
一、概述高校档案数字化管理的意义
1.共享高校档案信息资源
纸质档案无法满足当今高校档案的利用需求，很多高校实现了档案数字化，利用数字形式储存和管理档案，高校档案管理部门不断加大力度建设档案数字化，进一步拓展高校档案数字化应用范围，利用网络平台有效共享数字化档案资源，提高高校档案资源的利用率。高校档案信息资源共享对象有两大类，一类是高校内部师生，一类是高校外部的校友和用人单位。在高校内部共享档案资源，可以充实、完善数据管理系统，提高管理工作的专业性，可以打通教学、科研、管理等工作领域的信息通道，实现信息互补，提升高校教学、科研、管理水平。高校数字档案信息资源还可以在已经离校的校友、社会用人单位之间共享，比如校友可以自助远程查档，用人单位可以获取权限查询高校培养人才情况，满足其人才需求，节省人力成本。
2.提高档案的利用率
实现高校档案数字化管理，可以更加快速的检索和传输档案信息，同时可以远程利用信息，还可以和多人共享档案信息，因此实现高校档案数字化管理，可以提高档案的利用率，充分发挥出档案的价值。加快发展高校档案数字化，利用数字型信息，满足时代发展的需求，为高校各项工作提供服务，用户快速获取需要的档案信息，提高工作效率。高校档案数字化副本的利用可以取代纸质档案的利用，节省传统档案管理的空间和成本，有利于高效利用档案资源。
3.有利于保护档案原件
档案记录了原始信息，档案信息是非常重要的，但是纸质档案的自然寿命比较短，而且很容易受到损坏，利用数字化档案方式可以替换原来的纸质档案，利用数字信息技术可以直接利用被替换的纸质档案内容，可以降低纸质档案的损伤率，可以永久保存纸质档案和照片、胶片，避免因为意外事故损伤档案价值。
4.丰富档案管理手段
我国不断发展网络信息技术，同时也提升了高校档案数字化技术，丰富了档案管理手段。比如，在收集档案资源的时候，可以数字化技术整理和收集档案信息，全面覆盖档案资源;实现数字化管理，可以远距离地检验各种档案，提升档案整理收集的效率。在档案管理阶段，工作人员可以分别收集档案，利用计算机即可轻松完成工作，无需人工逐个核对和储存档案信息，降低了档案管理人员的工作压力。
二、高校档案数字化管理中的安全风险
高校档案数字化管理需要利用各种信息技术，通过数字化过程复制、提取、生成各种档案资料数据，这一过程中可能会出现人工失误和病毒入侵等问题，增加了高校档案数字化管理的安全风险。
1.操作人员失误
在集中管理档案的过程中，针对涉密档案，需要全程监管数据加工，避免泄露档案信息。在实际操作过程中，一些高校的档案管理人员不重视档案信息安全性，可能会出现操作失误的问题，导致卷宗扫描过于模糊，尤其在校对工作和人工去污等工作容易出现问题。一些员工在各种因素的影响下，可能会泄露档案信息，这些都是高校档案数字化管理中的人为风险。
2.加工技术和设备缺乏安全风险评估
档案管理人员的工作水平关系到高校档案数字化管理质量。一些高校利用外包方式管理档案信息，在招标阶段只是考虑外包单位的扫描设备和进度保障等，不够注重安全管理和信息保密，甚至没有签订保密协议，也没有培训相关人员，一些工作人员不够了解设备技术参数。高校档案系统运行过程中，通常都是依靠软件开发企业远程指导维护工作，高校缺乏专业的技术人员，不够了解高校档案数字化管理的安全风险，没有落实技术风险评估工作。
3.网络安全隐患
网络信息技术不断发展，很多网络黑客可以进入到高校档案系统，盗取专业技术和前沿信息，甚至还会贩卖相关信息。因为很多高校缺乏安全意识，没有落实网络系统的安全防护工作，很容易泄露档案数据。在高校档案数字化建设过程中，硬件设施的投入不足，利用的信息技术存在滞后性，这样很容易被黑客侵入。高校档案数字化利用的软件通常是和企业联合开发，如果企业出现技术问题，就会影响到高校档案数字化管理。高校档案信息资源的共享，需要向不同用户分配共享资源权限，特别是已经离校的校友远程自助查档、用人单位了解学校人才培养信息，都存在网络安全风险。
三、高校档案数字化管理措施
1.完善高校档案数字化管理基础设施
完善高校档案数字化管理基础设施，可以提高档案管理的稳定性，建设档案管理机构的基础设施，有利于顺利开展各项工作。深化建设高校档案数字化的硬件设施和信息网络，配置服务器和交换机等，也可以增加复印机和扫描机等设备。提高管理系统的专业性，保证系统操作的准确性，提升高校档案数字化管理质量，满足高校档案数字化管理的安全性。相关管理人员要熟练应用各种软件系统，提高操作的安全性。
2.完善管理制度体系 发挥管理制度的作用，可以保障高校档案数字档案的安全性，在开展高校档案数字化管理之前，高校需要结合国家相关法律规范，完善档案管理制度体系，确定工作方案，明确高校档案数字化管理的流程，确定不同工作岗位的职责，落实工作责任到个人。针对不同的岗位，操作要求和安全事项是不同的。利用制度落实安全管理工作，完善安全防范措施，保障高校档案数字化工程的安全性。
3.建立安全风险评估体系
安全风险评估工作是评估档案信息资源的威胁因素，高校需要明确评估内容和评估指标，完善高校档案数字化管理安全风险评估体系，根据评估指标动态化管理档案信息。高校档案数字化管理系统具有很强的灵活性，在评估阶段，需要结合高校的档案信息，结合评估体系和实际问题，构建针对性的评估体系，动态化地管理高校档案信息;安全风险评估工作需要结合网络环境的变化，根据师生應用需求，延伸安全风险的评估空间，充分发挥出安全评估系统的作用。
4.提高管理人员的工作水平
在高校档案数字化管理过程中，需要增强档案管理人员的保密意识;以外包形式完成的数字化项目，必须与外包公司签订保密协议，加强审核企业的保密资质，避免泄露档案数据，细化管理后续软件的维护工作。统一认证档案管理人员的身份，离职人员和非法人员不能接触档案数据，规范管理高校数字化档案，提高数据加工过程的安全性。实施电子签名制度，设置电子签名异常预警自动锁定程序，以识别操作人的身份、预防非法操作。
5.处理外部风险
高校的档案数据库涉及到较多的内容，为了保证档案信息的安全性，需要分离校园局域网和广域网，屏蔽PC机的通信接口，对于服务器实施物理上锁，利用这些技术手段可以抵御潜在的外部风险。利用监测技术，在高校档案数据库安装入侵监测软件，如果发现高校档案网络系统出现违规行为或者遭遇袭击，可以及时报警，档案管理人员要立即落实防范措施，保护档案信息的安全性。
四、结束语
利用高校档案数字化管理模式，可以提高高校档案管理质量，保证整体工作效率，但是利用高校档案数字化，也面临着各种安全风险，因此高校需要加强档案数字化管理，利用有效的管理措施防范安全风险，维护高校档案数据的安全性。
参考文献：
[1]荣朝艳.数字化时代高校档案管理的创新与优化模式分析[J].绥化学院学报，2019
[2]徐芸钰.高校人事档案数字化转型的问题与策略分析[J].智库时代，2019
[3]成珊珊.基于云计算的高校档案网络化管理模式研究[J].江苏经贸职业技术学院学报，2019
[4]张建娥.探讨数字化管理模式用于高校学生学籍档案管理的价值[J].兰台内外，2019
[5]李 丽.西藏高校档案工作现状分析与对策研究——以西藏民族大学为例[J].西藏教育，2019
[6]田佳妤.高校实物档案数字化及共享平台建立研究与实践[J].兰台内外，2019
[7]王福辰.“互联网+”背景下高校档案管理现状及对策探究[J].办公室业务，2019
（作者单位：滨州学院档案馆）
关键词：高校档案;数字化管理;安全风险;管理措施
当前我国已经来到信息时代，数字化和人們的生活和工作具有密切的联系。高校档案数字化管理顺应现代化趋势，不仅可以提高档案管理的效率，同时还可以保护档案原件，节省成本和空间，为高校管理工资提供优质的服务。但是高校档案数字化管理也存在安全风险，高校需要在加大力度建设档案数字化的同时控制、规避、应对可能存在的安全风险，以充分发挥出档案数字化管理的价值。
一、概述高校档案数字化管理的意义
1.共享高校档案信息资源
纸质档案无法满足当今高校档案的利用需求，很多高校实现了档案数字化，利用数字形式储存和管理档案，高校档案管理部门不断加大力度建设档案数字化，进一步拓展高校档案数字化应用范围，利用网络平台有效共享数字化档案资源，提高高校档案资源的利用率。高校档案信息资源共享对象有两大类，一类是高校内部师生，一类是高校外部的校友和用人单位。在高校内部共享档案资源，可以充实、完善数据管理系统，提高管理工作的专业性，可以打通教学、科研、管理等工作领域的信息通道，实现信息互补，提升高校教学、科研、管理水平。高校数字档案信息资源还可以在已经离校的校友、社会用人单位之间共享，比如校友可以自助远程查档，用人单位可以获取权限查询高校培养人才情况，满足其人才需求，节省人力成本。
2.提高档案的利用率
实现高校档案数字化管理，可以更加快速的检索和传输档案信息，同时可以远程利用信息，还可以和多人共享档案信息，因此实现高校档案数字化管理，可以提高档案的利用率，充分发挥出档案的价值。加快发展高校档案数字化，利用数字型信息，满足时代发展的需求，为高校各项工作提供服务，用户快速获取需要的档案信息，提高工作效率。高校档案数字化副本的利用可以取代纸质档案的利用，节省传统档案管理的空间和成本，有利于高效利用档案资源。
3.有利于保护档案原件
档案记录了原始信息，档案信息是非常重要的，但是纸质档案的自然寿命比较短，而且很容易受到损坏，利用数字化档案方式可以替换原来的纸质档案，利用数字信息技术可以直接利用被替换的纸质档案内容，可以降低纸质档案的损伤率，可以永久保存纸质档案和照片、胶片，避免因为意外事故损伤档案价值。
4.丰富档案管理手段
我国不断发展网络信息技术，同时也提升了高校档案数字化技术，丰富了档案管理手段。比如，在收集档案资源的时候，可以数字化技术整理和收集档案信息，全面覆盖档案资源;实现数字化管理，可以远距离地检验各种档案，提升档案整理收集的效率。在档案管理阶段，工作人员可以分别收集档案，利用计算机即可轻松完成工作，无需人工逐个核对和储存档案信息，降低了档案管理人员的工作压力。
二、高校档案数字化管理中的安全风险
高校档案数字化管理需要利用各种信息技术，通过数字化过程复制、提取、生成各种档案资料数据，这一过程中可能会出现人工失误和病毒入侵等问题，增加了高校档案数字化管理的安全风险。
1.操作人员失误
在集中管理档案的过程中，针对涉密档案，需要全程监管数据加工，避免泄露档案信息。在实际操作过程中，一些高校的档案管理人员不重视档案信息安全性，可能会出现操作失误的问题，导致卷宗扫描过于模糊，尤其在校对工作和人工去污等工作容易出现问题。一些员工在各种因素的影响下，可能会泄露档案信息，这些都是高校档案数字化管理中的人为风险。
2.加工技术和设备缺乏安全风险评估
档案管理人员的工作水平关系到高校档案数字化管理质量。一些高校利用外包方式管理档案信息，在招标阶段只是考虑外包单位的扫描设备和进度保障等，不够注重安全管理和信息保密，甚至没有签订保密协议，也没有培训相关人员，一些工作人员不够了解设备技术参数。高校档案系统运行过程中，通常都是依靠软件开发企业远程指导维护工作，高校缺乏专业的技术人员，不够了解高校档案数字化管理的安全风险，没有落实技术风险评估工作。
3.网络安全隐患
网络信息技术不断发展，很多网络黑客可以进入到高校档案系统，盗取专业技术和前沿信息，甚至还会贩卖相关信息。因为很多高校缺乏安全意识，没有落实网络系统的安全防护工作，很容易泄露档案数据。在高校档案数字化建设过程中，硬件设施的投入不足，利用的信息技术存在滞后性，这样很容易被黑客侵入。高校档案数字化利用的软件通常是和企业联合开发，如果企业出现技术问题，就会影响到高校档案数字化管理。高校档案信息资源的共享，需要向不同用户分配共享资源权限，特别是已经离校的校友远程自助查档、用人单位了解学校人才培养信息，都存在网络安全风险。
三、高校档案数字化管理措施
1.完善高校档案数字化管理基础设施
完善高校档案数字化管理基础设施，可以提高档案管理的稳定性，建设档案管理机构的基础设施，有利于顺利开展各项工作。深化建设高校档案数字化的硬件设施和信息网络，配置服务器和交换机等，也可以增加复印机和扫描机等设备。提高管理系统的专业性，保证系统操作的准确性，提升高校档案数字化管理质量，满足高校档案数字化管理的安全性。相关管理人员要熟练应用各种软件系统，提高操作的安全性。
2.完善管理制度体系 发挥管理制度的作用，可以保障高校档案数字档案的安全性，在开展高校档案数字化管理之前，高校需要结合国家相关法律规范，完善档案管理制度体系，确定工作方案，明确高校档案数字化管理的流程，确定不同工作岗位的职责，落实工作责任到个人。针对不同的岗位，操作要求和安全事项是不同的。利用制度落实安全管理工作，完善安全防范措施，保障高校档案数字化工程的安全性。
3.建立安全风险评估体系
安全风险评估工作是评估档案信息资源的威胁因素，高校需要明确评估内容和评估指标，完善高校档案数字化管理安全风险评估体系，根据评估指标动态化管理档案信息。高校档案数字化管理系统具有很强的灵活性，在评估阶段，需要结合高校的档案信息，结合评估体系和实际问题，构建针对性的评估体系，动态化地管理高校档案信息;安全风险评估工作需要结合网络环境的变化，根据师生應用需求，延伸安全风险的评估空间，充分发挥出安全评估系统的作用。
4.提高管理人员的工作水平
在高校档案数字化管理过程中，需要增强档案管理人员的保密意识;以外包形式完成的数字化项目，必须与外包公司签订保密协议，加强审核企业的保密资质，避免泄露档案数据，细化管理后续软件的维护工作。统一认证档案管理人员的身份，离职人员和非法人员不能接触档案数据，规范管理高校数字化档案，提高数据加工过程的安全性。实施电子签名制度，设置电子签名异常预警自动锁定程序，以识别操作人的身份、预防非法操作。
5.处理外部风险
高校的档案数据库涉及到较多的内容，为了保证档案信息的安全性，需要分离校园局域网和广域网，屏蔽PC机的通信接口，对于服务器实施物理上锁，利用这些技术手段可以抵御潜在的外部风险。利用监测技术，在高校档案数据库安装入侵监测软件，如果发现高校档案网络系统出现违规行为或者遭遇袭击，可以及时报警，档案管理人员要立即落实防范措施，保护档案信息的安全性。
四、结束语
利用高校档案数字化管理模式，可以提高高校档案管理质量，保证整体工作效率，但是利用高校档案数字化，也面临着各种安全风险，因此高校需要加强档案数字化管理，利用有效的管理措施防范安全风险，维护高校档案数据的安全性。
参考文献：
[1]荣朝艳.数字化时代高校档案管理的创新与优化模式分析[J].绥化学院学报，2019
[2]徐芸钰.高校人事档案数字化转型的问题与策略分析[J].智库时代，2019
[3]成珊珊.基于云计算的高校档案网络化管理模式研究[J].江苏经贸职业技术学院学报，2019
[4]张建娥.探讨数字化管理模式用于高校学生学籍档案管理的价值[J].兰台内外，2019
[5]李 丽.西藏高校档案工作现状分析与对策研究——以西藏民族大学为例[J].西藏教育，2019
[6]田佳妤.高校实物档案数字化及共享平台建立研究与实践[J].兰台内外，2019
[7]王福辰.“互联网+”背景下高校档案管理现状及对策探究[J].办公室业务，2019
（作者单位：滨州学院档案馆）