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建设工程招投标档案管理是基本建设工程中不可缺少的重要环节，随着《中华人民共和国招标投标法》的深入实施，将进一步推进招投标工作的法制化进程，而加强招投标资料的管理，探讨招投标资料形成规律，对于规范招标人和投标人的行为，维护市场主体双方的利益，保证招投标工作的顺利进行，促进企业的发展和市场竞争能力有着重要意义。
建设工程招投标档案的含义：
建设工程招投标档案是在招投标活动中按照归档制度之中保存起来具有利用价值的各种资料。一般由图纸、图表、文字材料、计算材料等构成。从招投标活动的过程来看，主要包括5个方面的内容：⑴项目立项过程中甲方需提供的计委计划批文、城建规划许可证、施工图纸、报建报批表、招标文件审查意见书、招标文件招标文件补充说明、招标通知书等。
⑵招投过程中投标单位提供的投标通知书、法人代表证明、法人授权委托书、投标书（含预算书）。⑶审定标底过程中的标底审定办法、标底审定意见书、预算书（包括工程量清单、工程量对比平均表、材料价格目录等）。⑷开标过程的开标程序、评标办法（原则、纪律）、评标组织、评标打分表、评标意见书、开标会议记录。⑸企业中的中标通知、合同审查意见书、合同副本、其它跟踪情况表等。
建设工程招投标档案的特点：1.专业性。招投标档案产生于工程的招投标过程，是每个招投标情况的详细记载，反映着每一栋楼房的构造与设施，预测着每一个建筑产品的预期价格，具有很强的专业性。2.修改性。文书档案一经形成是不能修改的，修改后就失去了它的真实性和保存价值，而招投标档案实在工程施工中，随着设计图纸的变更而不断修改补充的。如有的工程在招标以后，因地质条件引起的基础变更，以及设计图纸的变更，就更需要予以更改或补充，以保证实物与档案相符，在工程结算中发挥应有的作用。3.连续性。建设工程招投标是一项系统工作，每个环节中形成的资料，都是环环相扣，密不可分的。没有图纸、招标文件、招标文件补充说明，就无从谈起工程的预算书编制、标底的审定，更不用说开标、评标、定标了。4.长效性。工程从立项到竣工，大多数需要经过一年或更长的时间，特别是跟踪服务资料，不易收集，所以档案形成周期比较长。而在解决建设过程中或竣工后可能发生的争执上，招投标档案具有长期的效用。
建设工程招投标档案的作用和意义
建设工程招标档案是记录建设工程情况的重要技术资料，是建设项目永久性技术文件，是建设项目工程施工的法律文书，因此档案资料必须做到准确、完整、真实。
招标是一项技术性很强的经济活动。在招标过程中产生的大量文件资料，是招标活动的历史见证；是全面反映整个招标活动的第一手资料，它具有一定的考证和查询的作用；是为解决可能出现的产品质量、技术参数、逾期交货以及终止合同等问题的经济纠纷，法律诉讼的原始佐证。
建立健全招投标档案，有利于加强工程质量管理。招投标档案详细准确地记录了建设项目招投标活动中的每一个环节，每一个程序。在以后的利用过程中都能做到有据可查。这就从客观上要求做好原始材料的形成、积累工作，同时也对招投标档案的管理提出了更严格的要求，以适应工程建设项目各项工作的需要，并服务于社会经济的大发展和建筑市场国际化发展的需要。建立健全招投标档案，有利于依据法定程序严格审批事项。特别是加强公开标底最大限度地减少因泄露标底而引发的腐败现象。
建设工程招投标档案的管理
1.齐全、完整、真实地收集资料 建设工程招投标资料是招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的原始记录，是对项目招标投标交易过程和管理工作的真实记录，是进行工程造价审核的基础资料。其中的招标答疑直接关系到工程造价；商务标部分是进行工程造价审核的最重要的基础资料；投标文件中的施工单位资质等级是工程造价审核的依据之一；技术标中的施工组织设计是进行工程量计算的依据；中标通知书中的中标价、工程建设合同是进行工程造价审核的重要依据。招标投标文件资料既是建设过程中的基础资料，也是建设质量的保障，同时它还是建筑产品出现工程质量，造价争议时仲裁、诉讼的证据。例如我们在完成一项工程招标投标工作后，某未中标单位就以招投标交易过程不公正为由，提出法律诉讼，我们以大量整理好的有关文件规定和招标投标文件为证据，通过法律手段进行辨诉，最终获得胜诉，为企业避免了经济损失，维护了企业形象。所以，建设单位应结合ISO9002国际质量体系管理工作，制定《招标投标文件控制程序》，对招标投标文件资料的来源，走向和收集进行有效控制。齐全、完整、真实的招标投标文件资料是维护企业利益，提高企业管理水平的重要依据，同时也是企业赖以生存、持续发展的重要资源，加强对这些资料的收集、归档与保存时非常重要的工作。
2.建立科学、严谨的整理规范 招标投标文件资料种类繁多，必须建立科学严谨的整理规范。招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律，以保持文件资料的有机联系，便于查找和利用。整理方法应依据国家、行业规定，根据项目工程的规模、类型、结合招投标工作程序制定相应的整理规则。针对大型建设工程总体招标和部分分项方式进行整理。如：勘测设计、工程监理、施工、装饰裝修、材料设备采购等阶段。各部各项工程则可按招投标工作流程或资料形成的时间顺序进行整理。如：招投标前期文件（备案文件）、招投标过程文件、招投标结果文件等。小型建设项目也可按招投标工作流程或资料形成的时间顺序进行整理，无论采取逻辑关系组卷，还是时间顺序组卷，原则是一项工程尽可能采用一种方式，并注明在编制说明中予以说明，便于档案的利用，查询和管理。
3.把握好招标投标档案管理的各个环节 招标投标档案工作的优劣，涉及到各个环节的工作质量。要依法建立健全招标投标档案的移交、保管、保密、鉴定、销毁、借阅等制度，用制度来保证档案工作的质量。招标投标档案人员应依据招投标项目的性质、规模和特点，及时编制归档范围，合理划分招标投标档案密级和保管期限。原则上一般重点工程项目投标招标档案应保存五年，特别重大的重点工程项目招标投标档案应保存五至十年。需长久考查利用的文件材料，可列为永久保管。档案资料中的未中标投标文件可保存至工程竣工。招标投标档案人员应按制度及时收集、整理、分类、编目、归档招投标文件资料。完成立卷、装订和编制目录工作，并制作档案清册，列明档案名称、卷号、册数、起止年度、保管期限等。档案清册应作永久保管。招标投标档案归档文件应采用一式三份保存，建设单位保存一套，招标标监督管理机构和招标代理机构各存档一套。
总之，加强对招投标全过程文件资料的档案管理是企业提高管理水平的基础性工作之一。企业要在思想上重视，扎扎实实下大力气抓紧抓好；要在组织上落实，建立健全文件资料的管理制度；要在方法上得当，采用切实可行的具体措施；这样才能最大限度发挥招标投标档案的作用，为企业获得最佳的经济效果。
建设工程招投标档案的含义：
建设工程招投标档案是在招投标活动中按照归档制度之中保存起来具有利用价值的各种资料。一般由图纸、图表、文字材料、计算材料等构成。从招投标活动的过程来看，主要包括5个方面的内容：⑴项目立项过程中甲方需提供的计委计划批文、城建规划许可证、施工图纸、报建报批表、招标文件审查意见书、招标文件招标文件补充说明、招标通知书等。
⑵招投过程中投标单位提供的投标通知书、法人代表证明、法人授权委托书、投标书（含预算书）。⑶审定标底过程中的标底审定办法、标底审定意见书、预算书（包括工程量清单、工程量对比平均表、材料价格目录等）。⑷开标过程的开标程序、评标办法（原则、纪律）、评标组织、评标打分表、评标意见书、开标会议记录。⑸企业中的中标通知、合同审查意见书、合同副本、其它跟踪情况表等。
建设工程招投标档案的特点：1.专业性。招投标档案产生于工程的招投标过程，是每个招投标情况的详细记载，反映着每一栋楼房的构造与设施，预测着每一个建筑产品的预期价格，具有很强的专业性。2.修改性。文书档案一经形成是不能修改的，修改后就失去了它的真实性和保存价值，而招投标档案实在工程施工中，随着设计图纸的变更而不断修改补充的。如有的工程在招标以后，因地质条件引起的基础变更，以及设计图纸的变更，就更需要予以更改或补充，以保证实物与档案相符，在工程结算中发挥应有的作用。3.连续性。建设工程招投标是一项系统工作，每个环节中形成的资料，都是环环相扣，密不可分的。没有图纸、招标文件、招标文件补充说明，就无从谈起工程的预算书编制、标底的审定，更不用说开标、评标、定标了。4.长效性。工程从立项到竣工，大多数需要经过一年或更长的时间，特别是跟踪服务资料，不易收集，所以档案形成周期比较长。而在解决建设过程中或竣工后可能发生的争执上，招投标档案具有长期的效用。
建设工程招投标档案的作用和意义
建设工程招标档案是记录建设工程情况的重要技术资料，是建设项目永久性技术文件，是建设项目工程施工的法律文书，因此档案资料必须做到准确、完整、真实。
招标是一项技术性很强的经济活动。在招标过程中产生的大量文件资料，是招标活动的历史见证；是全面反映整个招标活动的第一手资料，它具有一定的考证和查询的作用；是为解决可能出现的产品质量、技术参数、逾期交货以及终止合同等问题的经济纠纷，法律诉讼的原始佐证。
建立健全招投标档案，有利于加强工程质量管理。招投标档案详细准确地记录了建设项目招投标活动中的每一个环节，每一个程序。在以后的利用过程中都能做到有据可查。这就从客观上要求做好原始材料的形成、积累工作，同时也对招投标档案的管理提出了更严格的要求，以适应工程建设项目各项工作的需要，并服务于社会经济的大发展和建筑市场国际化发展的需要。建立健全招投标档案，有利于依据法定程序严格审批事项。特别是加强公开标底最大限度地减少因泄露标底而引发的腐败现象。
建设工程招投标档案的管理
1.齐全、完整、真实地收集资料 建设工程招投标资料是招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的原始记录，是对项目招标投标交易过程和管理工作的真实记录，是进行工程造价审核的基础资料。其中的招标答疑直接关系到工程造价；商务标部分是进行工程造价审核的最重要的基础资料；投标文件中的施工单位资质等级是工程造价审核的依据之一；技术标中的施工组织设计是进行工程量计算的依据；中标通知书中的中标价、工程建设合同是进行工程造价审核的重要依据。招标投标文件资料既是建设过程中的基础资料，也是建设质量的保障，同时它还是建筑产品出现工程质量，造价争议时仲裁、诉讼的证据。例如我们在完成一项工程招标投标工作后，某未中标单位就以招投标交易过程不公正为由，提出法律诉讼，我们以大量整理好的有关文件规定和招标投标文件为证据，通过法律手段进行辨诉，最终获得胜诉，为企业避免了经济损失，维护了企业形象。所以，建设单位应结合ISO9002国际质量体系管理工作，制定《招标投标文件控制程序》，对招标投标文件资料的来源，走向和收集进行有效控制。齐全、完整、真实的招标投标文件资料是维护企业利益，提高企业管理水平的重要依据，同时也是企业赖以生存、持续发展的重要资源，加强对这些资料的收集、归档与保存时非常重要的工作。
2.建立科学、严谨的整理规范 招标投标文件资料种类繁多，必须建立科学严谨的整理规范。招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律，以保持文件资料的有机联系，便于查找和利用。整理方法应依据国家、行业规定，根据项目工程的规模、类型、结合招投标工作程序制定相应的整理规则。针对大型建设工程总体招标和部分分项方式进行整理。如：勘测设计、工程监理、施工、装饰裝修、材料设备采购等阶段。各部各项工程则可按招投标工作流程或资料形成的时间顺序进行整理。如：招投标前期文件（备案文件）、招投标过程文件、招投标结果文件等。小型建设项目也可按招投标工作流程或资料形成的时间顺序进行整理，无论采取逻辑关系组卷，还是时间顺序组卷，原则是一项工程尽可能采用一种方式，并注明在编制说明中予以说明，便于档案的利用，查询和管理。
3.把握好招标投标档案管理的各个环节 招标投标档案工作的优劣，涉及到各个环节的工作质量。要依法建立健全招标投标档案的移交、保管、保密、鉴定、销毁、借阅等制度，用制度来保证档案工作的质量。招标投标档案人员应依据招投标项目的性质、规模和特点，及时编制归档范围，合理划分招标投标档案密级和保管期限。原则上一般重点工程项目投标招标档案应保存五年，特别重大的重点工程项目招标投标档案应保存五至十年。需长久考查利用的文件材料，可列为永久保管。档案资料中的未中标投标文件可保存至工程竣工。招标投标档案人员应按制度及时收集、整理、分类、编目、归档招投标文件资料。完成立卷、装订和编制目录工作，并制作档案清册，列明档案名称、卷号、册数、起止年度、保管期限等。档案清册应作永久保管。招标投标档案归档文件应采用一式三份保存，建设单位保存一套，招标标监督管理机构和招标代理机构各存档一套。
总之，加强对招投标全过程文件资料的档案管理是企业提高管理水平的基础性工作之一。企业要在思想上重视，扎扎实实下大力气抓紧抓好；要在组织上落实，建立健全文件资料的管理制度；要在方法上得当，采用切实可行的具体措施；这样才能最大限度发挥招标投标档案的作用，为企业获得最佳的经济效果。