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摘要:在市政档案移交工作中使用的《档案交接登记表》,里面包含着大量的市政事业单位职能活动与工程项目建设情况的档案数据信息,通过数据分析,狠抓档案收集、归档有关的薄弱环节的整改,夯实档案工作业务建设,以提升档案整体管理水平。
关键词:市政档案交接数据分析档案工作业务建设
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)01(a)-0244-01
市政各项工作中形成的档案是今后市政建设重要的信息资源,是市政管理工作决策的重要依据,在市政发展与改革中起着不可替代的作用。市政档案主要类别有:市政文书类、市政工程类、地下管线类、市政科学研究类等。市政档案资料移交要做到及时、完整、准确,改变目前“滞后”式的管理方式,必须从最基础的实时档案资料收集工作做起。在市政档案移交工作中使用的《档案交接登记表》,里面包含着大量的市政事业单位职能活动与工程项目建设情况的档案数据信息,通过分析市政事业单位移交各类《档案交接登记表》填报数据的完整性,可以了解该单位档案工作业务建设的基本情况。
1市政档案交接登记表数据,准确反映了档案工作业务建设情况
市政档案工作业务建设包括管理体制、文件材料的形成与归档、档案的整理、档案的保管、档案的鉴定、档案的统计、档案的利用、档案的现代化管理、档案的移交、档案管理制度等内容。其中市政事业单位移交各类档案的《档案交接登记表》中反映的数据,与档案工作业务建设密切相关的部分有:管理体制、文件材料的形成与归档、档案的整理、档案的现代化管理、档案的移交、档案管理制度共六大部分,比重占整个档案工作业务建设的60%,可见档案的收集、归档工作在本单位的档案工作业务建设具有重要地位。目前,各类《档案交接登记表》的数据反馈本单位档案工作业务建设不足之处有以下三个方面。
(1)从文书档案《档案交接登记表》数据填报的内容等数据反映的现象有:一是文书档案红头文件和工程档案管理分离。二是注重红头文件的收集,轻视账外文件的收集。红头文件是单位在履行工作职责中形成的一部分文件资料,而能够全面反映本单位工作职责账外的文件,大量产生在单位的二级部门,各部门应根据其工作职责收集与其工作范围相关的资料,如收集宣传报导本单位的宣传资料、收集部门工作计划、总结、基础数据等。
(2)从市政工程《档案交接登记表》反映科技档案移交资料不齐全、管理不到位。市政工程道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、排水、环境卫生等市政工程建设与维护档案具有成套性、完整性特点,市政工程《档案交接登记表》移交目录主要数据有:项目前期文件、项目竣工文件、项目施工文件、项目竣工图、项目监理文件、项目竣工验收文件等。在工程项目建设各阶段由施工单位和设计、监理单位移交的档案资料,对照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限》,存在归档工程项目文件不齐全、不系统、排列混乱、目录和内容不符合等现象。产生以上问题的原因:一是工程项目管理过程中管理人员对工程档案管理不够重视,兼职档案员工程资料管理不到位。档案审核检查不认真,档案整理不符合归档要求。二是工程项目管理部门没有明确档案管理人员,致使项目竣工后仍然分散在个人手中,没有进行集中管理和归档,造成工程档案归档不及时,在建设工程项目《档案交接登记表》登记的档案资料欠缺较多。三是工程管理部门和档案管理部门协调不够,档案部门业务指导工作不到位,和建设管理部门业务联系、协调不够,造成在工程建设中没有认真按照国家有关工程建设、工程档案管理要求去执行。
(3)工程项目档案的形成是跨系统、跨部门,而各系统、各部门还没有使用相同的档案管理软件,存在着移交单位的系统文件格式标准和数据库和市政档案部门设置不同等问题,建设工程项目《档案交接登记表》的电子档案资料数据,档案部门的计算机档案管理系统不能实现共享,档案人员要重新对档案资料进行案卷级和文件级的数据人工录入。
2夯实档案工作业务建设,提升档案管理水平
各类《档案交接登记表》数据反映的问题,必须引起市政事业单位相关部门的重视,应对档案工作业务建设中与档案收集、归档有关的薄弱环节进行整改,夯实档案工作业务建设,以提升档案整体管理水平。
(1)管理体制。一是建立健全档案管理领导责任制,分管档案工作领导要树立档案是市政事业单位资产的重要组成部分意识。二是档案机构和人员配备应适应档案管理需求。档案部门要统筹规划市政事业单位档案工作,对市政事业单位形成的各种门类和载体的档案实行综合管理。三是建立系统档案管理网络,遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则,成立档案工作领导小组,统一协调档案管理工作。
(2)文件材料的形成与归档。市政事业单位形成的各种文件,必须由各部门指定人员负责收集、积累、整理归档。产品试制定型、科研成果鉴定、设备开箱、基建工程竣工验收,市政事业单位有关部门应通知档案部门派人参加,验收登记技术文件材料,以保证档案的完整与齐全。
(3)档案的整理。市政事业单位各个部门和党、政、工、团组织在工作、生产、经营活动中形成的各种门类和载体的檔案,是一个整体,作一个全宗保存档案的体系。档案部门要根据当地档案局制发的档案分类大纲的编制要求,制定本单位档案分类大纲,作为档案分类的依据。各门类档案的分类、整理、归档要严格按照相关规范要求进行。
(4)档案的现代化管理。档案部门要采用现代化管理方法,逐步应用电子计算机等现代化管理手段,搭建档案信息管理平台,实现计算机管理由单机管理到网络管理。为推进市政档案档案工作的现代化进程,工程建设单位应积极推行办公自动化,创建工程技术档案信息库,大力发展网络信息建设,实现工程技术档案网上建设、统计、更好地为市政建设服务。
(5)档案的移交。各类《档案交接登记表》是专兼职档案人员在建设中参与档案收集与归档的信息汇总表,全面反映出档案文件材料的完整与准确情况。为此,各部门的专兼职档案员要把好档案交接阶段文件材料质量关,应建立统一的档案材料归档规范化标准。
(6)档案管理制度。建立和健全档案管理规章制度,是市政事业单位档案管理一项极其重要的基础工作。市政事业单位常用的档案管理制度有:“档案保管制度”:包括档案的安全保护、库房管理制度。“档案保密制度”:包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。“档案利用制度”:包括利用范围、方式、要求、批准手续、效果登记和档案利用后的检查。“档案人员岗位责任制”:包括人员职责、权限、任务和奖惩要求。“图纸修改、补充制度”:包括修改内容、要求、批准手续。
抓好档案工作业务建设是档案规范化管理的基础,做好各类《档案交接登记表》的规范化是档案收集归档的基础工作之一,是档案工作业务建设的重要组成部分。建立覆盖市政管理工作全过程的档案信息收集网络,分管档案工作要领导高度知识档案工作,为市政档案工作持续发展提供保障,在市政事业单位形成齐抓共管的“大档案“工作格局,全面提升市政事业单位档案工作现代化管理水平。
关键词:市政档案交接数据分析档案工作业务建设
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)01(a)-0244-01
市政各项工作中形成的档案是今后市政建设重要的信息资源,是市政管理工作决策的重要依据,在市政发展与改革中起着不可替代的作用。市政档案主要类别有:市政文书类、市政工程类、地下管线类、市政科学研究类等。市政档案资料移交要做到及时、完整、准确,改变目前“滞后”式的管理方式,必须从最基础的实时档案资料收集工作做起。在市政档案移交工作中使用的《档案交接登记表》,里面包含着大量的市政事业单位职能活动与工程项目建设情况的档案数据信息,通过分析市政事业单位移交各类《档案交接登记表》填报数据的完整性,可以了解该单位档案工作业务建设的基本情况。
1市政档案交接登记表数据,准确反映了档案工作业务建设情况
市政档案工作业务建设包括管理体制、文件材料的形成与归档、档案的整理、档案的保管、档案的鉴定、档案的统计、档案的利用、档案的现代化管理、档案的移交、档案管理制度等内容。其中市政事业单位移交各类档案的《档案交接登记表》中反映的数据,与档案工作业务建设密切相关的部分有:管理体制、文件材料的形成与归档、档案的整理、档案的现代化管理、档案的移交、档案管理制度共六大部分,比重占整个档案工作业务建设的60%,可见档案的收集、归档工作在本单位的档案工作业务建设具有重要地位。目前,各类《档案交接登记表》的数据反馈本单位档案工作业务建设不足之处有以下三个方面。
(1)从文书档案《档案交接登记表》数据填报的内容等数据反映的现象有:一是文书档案红头文件和工程档案管理分离。二是注重红头文件的收集,轻视账外文件的收集。红头文件是单位在履行工作职责中形成的一部分文件资料,而能够全面反映本单位工作职责账外的文件,大量产生在单位的二级部门,各部门应根据其工作职责收集与其工作范围相关的资料,如收集宣传报导本单位的宣传资料、收集部门工作计划、总结、基础数据等。
(2)从市政工程《档案交接登记表》反映科技档案移交资料不齐全、管理不到位。市政工程道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、排水、环境卫生等市政工程建设与维护档案具有成套性、完整性特点,市政工程《档案交接登记表》移交目录主要数据有:项目前期文件、项目竣工文件、项目施工文件、项目竣工图、项目监理文件、项目竣工验收文件等。在工程项目建设各阶段由施工单位和设计、监理单位移交的档案资料,对照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限》,存在归档工程项目文件不齐全、不系统、排列混乱、目录和内容不符合等现象。产生以上问题的原因:一是工程项目管理过程中管理人员对工程档案管理不够重视,兼职档案员工程资料管理不到位。档案审核检查不认真,档案整理不符合归档要求。二是工程项目管理部门没有明确档案管理人员,致使项目竣工后仍然分散在个人手中,没有进行集中管理和归档,造成工程档案归档不及时,在建设工程项目《档案交接登记表》登记的档案资料欠缺较多。三是工程管理部门和档案管理部门协调不够,档案部门业务指导工作不到位,和建设管理部门业务联系、协调不够,造成在工程建设中没有认真按照国家有关工程建设、工程档案管理要求去执行。
(3)工程项目档案的形成是跨系统、跨部门,而各系统、各部门还没有使用相同的档案管理软件,存在着移交单位的系统文件格式标准和数据库和市政档案部门设置不同等问题,建设工程项目《档案交接登记表》的电子档案资料数据,档案部门的计算机档案管理系统不能实现共享,档案人员要重新对档案资料进行案卷级和文件级的数据人工录入。
2夯实档案工作业务建设,提升档案管理水平
各类《档案交接登记表》数据反映的问题,必须引起市政事业单位相关部门的重视,应对档案工作业务建设中与档案收集、归档有关的薄弱环节进行整改,夯实档案工作业务建设,以提升档案整体管理水平。
(1)管理体制。一是建立健全档案管理领导责任制,分管档案工作领导要树立档案是市政事业单位资产的重要组成部分意识。二是档案机构和人员配备应适应档案管理需求。档案部门要统筹规划市政事业单位档案工作,对市政事业单位形成的各种门类和载体的档案实行综合管理。三是建立系统档案管理网络,遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则,成立档案工作领导小组,统一协调档案管理工作。
(2)文件材料的形成与归档。市政事业单位形成的各种文件,必须由各部门指定人员负责收集、积累、整理归档。产品试制定型、科研成果鉴定、设备开箱、基建工程竣工验收,市政事业单位有关部门应通知档案部门派人参加,验收登记技术文件材料,以保证档案的完整与齐全。
(3)档案的整理。市政事业单位各个部门和党、政、工、团组织在工作、生产、经营活动中形成的各种门类和载体的檔案,是一个整体,作一个全宗保存档案的体系。档案部门要根据当地档案局制发的档案分类大纲的编制要求,制定本单位档案分类大纲,作为档案分类的依据。各门类档案的分类、整理、归档要严格按照相关规范要求进行。
(4)档案的现代化管理。档案部门要采用现代化管理方法,逐步应用电子计算机等现代化管理手段,搭建档案信息管理平台,实现计算机管理由单机管理到网络管理。为推进市政档案档案工作的现代化进程,工程建设单位应积极推行办公自动化,创建工程技术档案信息库,大力发展网络信息建设,实现工程技术档案网上建设、统计、更好地为市政建设服务。
(5)档案的移交。各类《档案交接登记表》是专兼职档案人员在建设中参与档案收集与归档的信息汇总表,全面反映出档案文件材料的完整与准确情况。为此,各部门的专兼职档案员要把好档案交接阶段文件材料质量关,应建立统一的档案材料归档规范化标准。
(6)档案管理制度。建立和健全档案管理规章制度,是市政事业单位档案管理一项极其重要的基础工作。市政事业单位常用的档案管理制度有:“档案保管制度”:包括档案的安全保护、库房管理制度。“档案保密制度”:包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。“档案利用制度”:包括利用范围、方式、要求、批准手续、效果登记和档案利用后的检查。“档案人员岗位责任制”:包括人员职责、权限、任务和奖惩要求。“图纸修改、补充制度”:包括修改内容、要求、批准手续。
抓好档案工作业务建设是档案规范化管理的基础,做好各类《档案交接登记表》的规范化是档案收集归档的基础工作之一,是档案工作业务建设的重要组成部分。建立覆盖市政管理工作全过程的档案信息收集网络,分管档案工作要领导高度知识档案工作,为市政档案工作持续发展提供保障,在市政事业单位形成齐抓共管的“大档案“工作格局,全面提升市政事业单位档案工作现代化管理水平。