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我公司从事在线贸易，从最早用Alibaba免费账号开始，到现在已经有6年的时间，期间用过的收费B2B网站有AUbaba、Made-In-China、Ec21、Tradekey、wholesalecentral等，第三方B2B平台作为销售渠道之一起到了重要的作用。回顾每个B2B平台的业务流程，我们发现有一个相同且重要的业务特征，那就是与外商的沟通大多通过E-mail进行。甚至不少客户从询盘到下单，再到之后的多次下单，我们从未与该客户通过电话。
可见，作为外贸工作中管理联系人和事件的重要工具，E-mail在外贸沟通工作中起到非常重要的作用，但在实际工作中，把E-mail管理好却也一直是一个难题。业务人员与客户之间的邮件联络都是有多次往来，经常遇到的情况是，遇到突发状况要核实客户以前发来的邮件内容，经常要把近一年来的邮件翻个底朝天。类似的事情发生多了，就愈发显出对邮件的系统管理是外贸企业需要重视的一个工作环节。现在已有的CRM管理软件很多，我们之前试用过salesforce、Sugarcrm、Relenta以及国内的几款知名CRM，综合衡量价格和企业需求，最后选择了Relenta。Relenta不是其中功能最强大的，但它的几项简单易用的功能，特别是清晰易用的联系人和事件管理，对于外贸企业客户的往来邮件管理非常实用。总结起来，只要八步就能轻松管好邮件。
第一步 配置企业域名信箱
尽管Hotmail、Gmai助能很强大，但在国外企业看来，感觉上总是觉得有点不正规，这使得现在国内的出口企业不得不重视企业邮箱建设。在Relenta里配置企业邮箱，可以设置企业域名邮箱，并且可以设置管理多个邮箱。
第二步 以联系人为线索管理信箱
你一定遇到过类似的情况：工作日里与客户联系的信箱是对方的企业域名信箱，而周末或假日里，客户有急事与你联系经常就换成了私人信箱，久而久之，难免造成联系人信息管理的混乱。在Relenta中，点击邮件标题时显示“Assign this emailto an exising contact”和“Create new contact from this email”这两个功能可以将多个信箱绑定一个联系人。并能够为此用户加标签。特别是经常联系的客户，用标签查找起来非常方便。(见图1)
第三步 根据业务作邮件群组分类
如果你的公司经营的产品种类比较多，你可以利用Relenta定义出多个群组，把不同业务的客户放在不同的群组里。如有出现跨群组的客户，这个客户的联系人也可以出现在多个群组的联系人名单中。
同时，还可以根据客户类型划分群组，例如将往来批发业务的客户单独放一个群组，这方便日后在Relenta中为批发群组中群发每月的报价单。
第四步 与公司网站集成，用于邮件订阅
Relenta网站上列出了集成的代码说明和API，只要按网站上的标准去修改即可在公司网站上集成Relenta的功能。由此，客户在公司网站上的在线留言或批发询问将能够直接在Relenta中进行查询和回复。
第五步 建立个性化企业邮件模板
不少企业尽管网站上做了FAQ页面，却还是还是不断收到客户的询问邮件。因此，不少业务员的日常业务联络中，一定会有很多内容简单又重复的邮件内容，比如回复一些客户的询问，大多数情况下答案几乎是固定的。对于这样的邮件，Relenta可以帮你做成预先设置好的回答模板，这个模版可以个性化的方式来实现，这不但可以及时自动回复客户提出的常见问题，更能在这个过程中强化客户体验，让客户觉得企业的服务周到及时。(见图2)
第六步 自动跟进询盘
在Relenta中，你还可以定制自动询盘跟进。当回复完客户的询盘后，业务员通过定制，可以在第二天自动发出一封跟进邮件，告诉客户如果需要任何帮助，自己都会倾尽所能。客户收到这样的邮件会以为这个企业真的有人花时间在跟进询盘，这会起到不错的客户维系效果。
在Relenta中设置了发送时间，写好跟进邮件正文然后保存，跟进邮件就会在指定的时间自动发出。(见图3)
第七步 利用过滤功能自动分类邮件
在实际中，老板为防止客户随业务员的离职而丢失，一些外贸公司对外的业务邮件只有一个，公司的几个业务员要登录同一个信箱处理不同客户的邮件。这种管理方式很容易漏掉那些初次往来、没有具体意向的重要邮件。在Relenta中，这个问题能够得到很好的解决，放置将指定符合条件的邮件进入指定的文件夹即可。(见图4)
第八步 建立商机培育流程
通常有客户询盘，企业会每天一封邮件，连续跟进几次。以前这个工作是利用Aweber来做，需要在系统间切换跳转，虽然功能还是不错，但比较麻烦，而Relenta则集成了自动回复功能。
有了以上八个步骤的设置，企业能够基本满足从接到客户询盘信息，到跟进邮件信息以及管理这些联系人信息的需求。
可见，作为外贸工作中管理联系人和事件的重要工具，E-mail在外贸沟通工作中起到非常重要的作用，但在实际工作中，把E-mail管理好却也一直是一个难题。业务人员与客户之间的邮件联络都是有多次往来，经常遇到的情况是，遇到突发状况要核实客户以前发来的邮件内容，经常要把近一年来的邮件翻个底朝天。类似的事情发生多了，就愈发显出对邮件的系统管理是外贸企业需要重视的一个工作环节。现在已有的CRM管理软件很多，我们之前试用过salesforce、Sugarcrm、Relenta以及国内的几款知名CRM，综合衡量价格和企业需求，最后选择了Relenta。Relenta不是其中功能最强大的，但它的几项简单易用的功能，特别是清晰易用的联系人和事件管理，对于外贸企业客户的往来邮件管理非常实用。总结起来，只要八步就能轻松管好邮件。
第一步 配置企业域名信箱
尽管Hotmail、Gmai助能很强大，但在国外企业看来，感觉上总是觉得有点不正规，这使得现在国内的出口企业不得不重视企业邮箱建设。在Relenta里配置企业邮箱，可以设置企业域名邮箱，并且可以设置管理多个邮箱。
第二步 以联系人为线索管理信箱
你一定遇到过类似的情况：工作日里与客户联系的信箱是对方的企业域名信箱，而周末或假日里，客户有急事与你联系经常就换成了私人信箱，久而久之，难免造成联系人信息管理的混乱。在Relenta中，点击邮件标题时显示“Assign this emailto an exising contact”和“Create new contact from this email”这两个功能可以将多个信箱绑定一个联系人。并能够为此用户加标签。特别是经常联系的客户，用标签查找起来非常方便。(见图1)
第三步 根据业务作邮件群组分类
如果你的公司经营的产品种类比较多，你可以利用Relenta定义出多个群组，把不同业务的客户放在不同的群组里。如有出现跨群组的客户，这个客户的联系人也可以出现在多个群组的联系人名单中。
同时，还可以根据客户类型划分群组，例如将往来批发业务的客户单独放一个群组，这方便日后在Relenta中为批发群组中群发每月的报价单。
第四步 与公司网站集成，用于邮件订阅
Relenta网站上列出了集成的代码说明和API，只要按网站上的标准去修改即可在公司网站上集成Relenta的功能。由此，客户在公司网站上的在线留言或批发询问将能够直接在Relenta中进行查询和回复。
第五步 建立个性化企业邮件模板
不少企业尽管网站上做了FAQ页面，却还是还是不断收到客户的询问邮件。因此，不少业务员的日常业务联络中，一定会有很多内容简单又重复的邮件内容，比如回复一些客户的询问，大多数情况下答案几乎是固定的。对于这样的邮件，Relenta可以帮你做成预先设置好的回答模板，这个模版可以个性化的方式来实现，这不但可以及时自动回复客户提出的常见问题，更能在这个过程中强化客户体验，让客户觉得企业的服务周到及时。(见图2)
第六步 自动跟进询盘
在Relenta中，你还可以定制自动询盘跟进。当回复完客户的询盘后，业务员通过定制，可以在第二天自动发出一封跟进邮件，告诉客户如果需要任何帮助，自己都会倾尽所能。客户收到这样的邮件会以为这个企业真的有人花时间在跟进询盘，这会起到不错的客户维系效果。
在Relenta中设置了发送时间，写好跟进邮件正文然后保存，跟进邮件就会在指定的时间自动发出。(见图3)
第七步 利用过滤功能自动分类邮件
在实际中，老板为防止客户随业务员的离职而丢失，一些外贸公司对外的业务邮件只有一个，公司的几个业务员要登录同一个信箱处理不同客户的邮件。这种管理方式很容易漏掉那些初次往来、没有具体意向的重要邮件。在Relenta中，这个问题能够得到很好的解决，放置将指定符合条件的邮件进入指定的文件夹即可。(见图4)
第八步 建立商机培育流程
通常有客户询盘，企业会每天一封邮件，连续跟进几次。以前这个工作是利用Aweber来做，需要在系统间切换跳转，虽然功能还是不错，但比较麻烦，而Relenta则集成了自动回复功能。
有了以上八个步骤的设置，企业能够基本满足从接到客户询盘信息，到跟进邮件信息以及管理这些联系人信息的需求。