论文部分内容阅读
[摘 要]声像档案是企业在从事各种建设活动中所形成的价值照片、录像、录音等载体，以声音、录像、文字等形式说明了该建设活动历史。这些资料作为建设活动中必不可少的重要资料，为了更好保存好声像档案，在信息技术发达的今天，必须对声像档案进行数字化管理，才能真正杜绝管理混乱、归档不完整等问题。如何实现声像档案数字化，值得我们档案管理人员去思考、探索的问题。
[关键词]声像档案；数字化管理
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0212-01
1、声像档案存在的问题
目前仍存在档案信息化程度不高、信息混乱、查询不易等现象。对于声像档案管理方面的功能有待提高，加强规范，这样一来必须面临着需要解决三个问题：第一：档案管理者的个人电脑及光盘的保存是主要介质，但这个并不能满足于当今建设项目的需求，也不可能作为长久的保存及利用；第二：进行人工查询的数据照片和多媒体资料的模式费时间，并且随着声像资料的不断增多，查询难度越来越大；第三：声像档案资料数字化时没有统一的标准，导致音质参差不齐、编码模式陈旧，随时面临淘汰的风险，对声像档案安全性没有保证。因此，实现声像档案管理信息化，解决以上种种问题，整合内外信息资源，形成立体强大的信息平台，缓解各种传媒手段给传统电视媒体带来的种种压力从而进一步提高工作效率，发挥声像档案的特殊作用。
2、涉及的方面
声像档案信息化需设计和实现一个功能相对完善的声像档案管理系统，对声像档案信息及其有关联的信息进行管理。
2.1声像档案信息化需要考虑的因素
①标准化需求：以系统建设为契机，规范声像档案管理规范及著录规范； ②统一管理需求：档案信息与声像数字内容的统一管理； ③兼顾各种档案来源需求：多途径收集和专业数字内容采集： ④安全保存需求：声像资源安全长期归档保存； ⑤查询共享需求：资源高效查找与再利用。
2.2声像档案信息化应遵循的原则
①系统性原则：声像档案实现信息化管理时，必须从系统的角度出发，综合分析各要素之间的关系，特别是要考虑与传统档案管理处理好系统关系。②标准性原则：信息化设计必须按照统一的标准进行，包括统一标准的基础平台和数据交换格式，并尽量与国际标准兼容。③先进性原则：所有组成要素均应充分地考虑其技术的先进性。④安全性原则：安全可靠性是信息化要遵循的重要标准之一。⑤实用性原则：声像档案实现信息化管理是一个循序渐进、不断扩充、不断完善的过程。
2.3业务流程梳理
对于声像档案来说，核心的业务过程可以包括三个环节：一是声像档案入库：将声像档案采集导入到系统，档案著录编目审核发布、资料生命周期管理流程。二是档案存储管理：后台流程自动按照设定需求转换浏览码率，同时按照策略进行自动归档。三是声像档案出库：按档案管理规范资料申请审批下载输出的流程。
2.4系统构架
根据声像档案管理需求特点，信息化主要功能架构设计：一是档案业务层：包括声像档案整介收集、科学管理、开发利用三个核心管理模块；二是声像资料管理平台层：声像资料管理平台主要实现声像档案管理中间件層，实现声像资料通用管理；三是系统管理中心：主要是系统管理功能，包括系统配置、管理、监控等功能。
2.5数据构架
声像档案数字资源包含数据与内容两部分，数据通常是指由传统数据库管理系统处理的对象，内容可以是纸上的文件、报告，可以是照片，传真件、信件、视频和音频等数字化后形成的电子文件。应该说内容属于数据，但和传统意义上的数据又有很大的不同。内容的范围则宽广得多。根据调研，目前各企业单位每天产生的信息中有85%左右是非结构化的，内容管理解决的就是这些信息的管理问题，进行半结构化或非结构化信息的采集、管理、利用、传递和存储，并能够把它集成到结构化数据的信息系统中。
对于声像部分核心数据建议采用的数据规格可以是： ①纸质档案数字化。扫描方式：主要采用黑自（二值）方式扫描。当黑白方式扫描清晰度较差时，采用灰度方式扫描，灰度方式一般采用256灰阶。扫描分辨率：分辨率不低于150dpi。增减的程度以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰可见为准。文件存储格式：T IFF；②照片档案数字化。扫描方式照片可选择彩色或灰度两种方式扫描，必须保留彩色时才采用彩色方式扫描，黑白照片采用灰度方式扫描。③底片数字化参数。④缩微胶片数字化。转换方式：使用缩微胶片转换仪器讲行缩微胶片的数字化工作。缩微胶片的构成方式采用“高对比”，保存方式采用“黑白”方式。转换分辨率：对于一般缩微胶片，转换分辨率采用200dpi；对于16mm胶片其分辨率不低于200dpi； 35m m胶片其分辨率不低于600dpi。文件存储格式：转换的图像有为T IFF格式。对象选择：转换应尽量采用母片来进行 。⑤音频档案数字化、采样频率： 音频档案数字化洗用44.1kH作为声音采样标准。DVD中的声音选用48kH z。文件有储格式：：W A V或MP3。⑥视频档案数字化。文件存储格式：影像档案数字化选用M PEG2或者H 264格式作为影像存储标准。如采用MPEG2格式，建议其标清码流大于12Mbit/s，高清码率大于50Mbt/s。⑦图纸档案数字化。扫描方式：图纸档案采用黑白或灰度扫描方式，必须保留彩色时采用彩色方式扫描。
2.6资源搜索和查找
档案管理面临的主要挑战之一是如何从大量档案中获得更多的价值。针对声像档案用户需求，信息化应具备强大的检索引擎，能提供全文搜索、检索筛选、高级搜索、当前位置搜索、分类搜索、标签组搜索等功能，保证用户在庞大的声像档案库库中能够方便、快捷地找到属于自己的声像档案。
2.7在线查看与使用
方便用户浏览及快速定位声像档案，提供多种模式列表、浏览模式。不仅是能够让用户把声像档案存进去管理起来，还更重要的是要让用户快捷方便的使用档案。
2.8安全性考虑
监控有助于管理人员检测系统问题，快速定位故障；统计报告功能，使管理员能够迅速产生对资源和系统使用情况的报告，如资源存储量统计、下载数据统计和用户审计跟踪。通过实现声像档案信息化，不仅解决原来声像档案管理混乱和空白声像档案与节目成品带不容易分清楚的问题，而且改善声像档案资料利用率低、很多早年的资料无法使用的局面；杜绝声像档案资源的浪费、大大提高工作效率；实现信息共享和调用，省去了借阅人员、档案管理人员必须到档案库房查看的时间，从而节省了大量的人力、物力和财力，使管理更加现代化、工作更加人性化。
3、结束语
声像档案的数字化处理，让声像档案得到更好的保存外，提供利用也非常便利。流媒体技术的应用将极大推动了声像档案信息化的建设，声像档案通过数字化，企业调用或查询时非常便捷，只需要几十秒甚至几秒钟便可以实现查询调取，极大促进了企业的经济效益。
参考文献
[1]卢云、邹忠民：《关于图书馆传统音像资料的数字化处理》，《中国图书馆学报》2004 年第 5 期
[2] 梁守英：《录像资料的数字化》，《兰台世界》2005 年第 5 期
[关键词]声像档案；数字化管理
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0212-01
1、声像档案存在的问题
目前仍存在档案信息化程度不高、信息混乱、查询不易等现象。对于声像档案管理方面的功能有待提高，加强规范，这样一来必须面临着需要解决三个问题：第一：档案管理者的个人电脑及光盘的保存是主要介质，但这个并不能满足于当今建设项目的需求，也不可能作为长久的保存及利用；第二：进行人工查询的数据照片和多媒体资料的模式费时间，并且随着声像资料的不断增多，查询难度越来越大；第三：声像档案资料数字化时没有统一的标准，导致音质参差不齐、编码模式陈旧，随时面临淘汰的风险，对声像档案安全性没有保证。因此，实现声像档案管理信息化，解决以上种种问题，整合内外信息资源，形成立体强大的信息平台，缓解各种传媒手段给传统电视媒体带来的种种压力从而进一步提高工作效率，发挥声像档案的特殊作用。
2、涉及的方面
声像档案信息化需设计和实现一个功能相对完善的声像档案管理系统，对声像档案信息及其有关联的信息进行管理。
2.1声像档案信息化需要考虑的因素
①标准化需求：以系统建设为契机，规范声像档案管理规范及著录规范； ②统一管理需求：档案信息与声像数字内容的统一管理； ③兼顾各种档案来源需求：多途径收集和专业数字内容采集： ④安全保存需求：声像资源安全长期归档保存； ⑤查询共享需求：资源高效查找与再利用。
2.2声像档案信息化应遵循的原则
①系统性原则：声像档案实现信息化管理时，必须从系统的角度出发，综合分析各要素之间的关系，特别是要考虑与传统档案管理处理好系统关系。②标准性原则：信息化设计必须按照统一的标准进行，包括统一标准的基础平台和数据交换格式，并尽量与国际标准兼容。③先进性原则：所有组成要素均应充分地考虑其技术的先进性。④安全性原则：安全可靠性是信息化要遵循的重要标准之一。⑤实用性原则：声像档案实现信息化管理是一个循序渐进、不断扩充、不断完善的过程。
2.3业务流程梳理
对于声像档案来说，核心的业务过程可以包括三个环节：一是声像档案入库：将声像档案采集导入到系统，档案著录编目审核发布、资料生命周期管理流程。二是档案存储管理：后台流程自动按照设定需求转换浏览码率，同时按照策略进行自动归档。三是声像档案出库：按档案管理规范资料申请审批下载输出的流程。
2.4系统构架
根据声像档案管理需求特点，信息化主要功能架构设计：一是档案业务层：包括声像档案整介收集、科学管理、开发利用三个核心管理模块；二是声像资料管理平台层：声像资料管理平台主要实现声像档案管理中间件層，实现声像资料通用管理；三是系统管理中心：主要是系统管理功能，包括系统配置、管理、监控等功能。
2.5数据构架
声像档案数字资源包含数据与内容两部分，数据通常是指由传统数据库管理系统处理的对象，内容可以是纸上的文件、报告，可以是照片，传真件、信件、视频和音频等数字化后形成的电子文件。应该说内容属于数据，但和传统意义上的数据又有很大的不同。内容的范围则宽广得多。根据调研，目前各企业单位每天产生的信息中有85%左右是非结构化的，内容管理解决的就是这些信息的管理问题，进行半结构化或非结构化信息的采集、管理、利用、传递和存储，并能够把它集成到结构化数据的信息系统中。
对于声像部分核心数据建议采用的数据规格可以是： ①纸质档案数字化。扫描方式：主要采用黑自（二值）方式扫描。当黑白方式扫描清晰度较差时，采用灰度方式扫描，灰度方式一般采用256灰阶。扫描分辨率：分辨率不低于150dpi。增减的程度以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰可见为准。文件存储格式：T IFF；②照片档案数字化。扫描方式照片可选择彩色或灰度两种方式扫描，必须保留彩色时才采用彩色方式扫描，黑白照片采用灰度方式扫描。③底片数字化参数。④缩微胶片数字化。转换方式：使用缩微胶片转换仪器讲行缩微胶片的数字化工作。缩微胶片的构成方式采用“高对比”，保存方式采用“黑白”方式。转换分辨率：对于一般缩微胶片，转换分辨率采用200dpi；对于16mm胶片其分辨率不低于200dpi； 35m m胶片其分辨率不低于600dpi。文件存储格式：转换的图像有为T IFF格式。对象选择：转换应尽量采用母片来进行 。⑤音频档案数字化、采样频率： 音频档案数字化洗用44.1kH作为声音采样标准。DVD中的声音选用48kH z。文件有储格式：：W A V或MP3。⑥视频档案数字化。文件存储格式：影像档案数字化选用M PEG2或者H 264格式作为影像存储标准。如采用MPEG2格式，建议其标清码流大于12Mbit/s，高清码率大于50Mbt/s。⑦图纸档案数字化。扫描方式：图纸档案采用黑白或灰度扫描方式，必须保留彩色时采用彩色方式扫描。
2.6资源搜索和查找
档案管理面临的主要挑战之一是如何从大量档案中获得更多的价值。针对声像档案用户需求，信息化应具备强大的检索引擎，能提供全文搜索、检索筛选、高级搜索、当前位置搜索、分类搜索、标签组搜索等功能，保证用户在庞大的声像档案库库中能够方便、快捷地找到属于自己的声像档案。
2.7在线查看与使用
方便用户浏览及快速定位声像档案，提供多种模式列表、浏览模式。不仅是能够让用户把声像档案存进去管理起来，还更重要的是要让用户快捷方便的使用档案。
2.8安全性考虑
监控有助于管理人员检测系统问题，快速定位故障；统计报告功能，使管理员能够迅速产生对资源和系统使用情况的报告，如资源存储量统计、下载数据统计和用户审计跟踪。通过实现声像档案信息化，不仅解决原来声像档案管理混乱和空白声像档案与节目成品带不容易分清楚的问题，而且改善声像档案资料利用率低、很多早年的资料无法使用的局面；杜绝声像档案资源的浪费、大大提高工作效率；实现信息共享和调用，省去了借阅人员、档案管理人员必须到档案库房查看的时间，从而节省了大量的人力、物力和财力，使管理更加现代化、工作更加人性化。
3、结束语
声像档案的数字化处理，让声像档案得到更好的保存外，提供利用也非常便利。流媒体技术的应用将极大推动了声像档案信息化的建设，声像档案通过数字化，企业调用或查询时非常便捷，只需要几十秒甚至几秒钟便可以实现查询调取，极大促进了企业的经济效益。
参考文献
[1]卢云、邹忠民：《关于图书馆传统音像资料的数字化处理》，《中国图书馆学报》2004 年第 5 期
[2] 梁守英：《录像资料的数字化》，《兰台世界》2005 年第 5 期