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中图分类号:TP3文献标识码:A文章编号:1671-7597(2010)0420130-01
协同办公是利用网络、计算机、信息化,而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的一块软件,给办公人员提供方便、快捷、降低成本,提高效率的一款管理软件。协同办公平台实际上是协同应用软件的开发平台和运行支撑平台,同时为协同应用提供协同工具和协同引擎服务。同时,在此平台之上还要能够部署一些应用,如人事管理、ERP系统等,开发各种协同化的应用——也就是具备协同特征的各类应用软件。
协同办公来源于自动化办公。办公自动化(OA)起源于政府公文和档案管理的需求,它实施了企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心,办公其实就是办公文,并形成了以后OA的基本体系。此时OA的架设也多在C/S下,无法很好的支持远程办公和移动办公。
从90年代中期开始,随着Internet的发展为基础,实现了B/S架构,OA系统也加入了如BBS、新闻发布、日程安排、人事信息等功能,但从本质上来说依然以公文和档案管理为核心内容。90年代末期开始,随着市场环境的变化和协同管理的兴起,更多的强调跨地域、跨部门之间的协同,OA中也加入了新的协作工具,如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享等等。但此时的OA实现的协作也仅是局部的、浅层次的;更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态。
很多应用系统都是相互割裂的,它们往往关注单个或局部资源的管理,相互之间很少能够紧密协调起来,“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题不可避免的存在。企业常常面临沟通不畅,信息无法及时获得,管理效率低下,资源和资源之间各自为政,难以统一管理和协调的现状。尤其是当企业业务流程日益复杂,业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人,部门与部门,企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候,企业更需要打破各种沟通和管理的屏障,实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。而传统OA由于其应用的局限性难以满足企业“协同管理”的需求。因此协同理念和协同应用应该更多的被纳入OA中,使其可以对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合,从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。
企业的分析和决策来源于准确、全面和及时的信息,而“孤岛式”的信息一方面很难全面反应真实的情况,另一方面也容易造成数据混乱、更新不及时、难以统一管理和获取等问题。从以上可以看出,将协同的理念纳入OA中,于是便催生了新一代的办公自动化系统――协同OA。在协同OA中,由于信息之间已经建立了各种关联,通过这样的关联,为企业真实的还原了信息本来的“网状结构”,从而为管理扫除了信息获取不全面和不及时的障碍。并且对管理范畴进行了深化和延伸,因而可以让企业方便的对更多的环节进行整合和统筹管理。
大规模生产的时代已经一去不复返,现代商业环境是一个产出多于需求,竞争异常激烈、客户需求变换不定的时代。现代化企业就象一台不停运转着的精密机器,企业管理涉及到的环节是众多的,而各种管理和运营环节就象是机器上的各个部件,相互之间有着千丝万缕的关系,并且必须为企业的共同目标而实现一致性的运作因此,集团企业更加需要一套可以对市场变化做出迅速反应的信息管理系统。通过企业信息门户、协同办公平台及各业务系统的高度整合,使企业从信息交互到流程管理进行了统一的布局,这种具有高度集成性、个性化和整体性的信息门户才是适合于当下企业角逐国际市场的信息化管理解决方案。
传统OA由于其局限性,所涵盖的管理深度及广度都是十分有限的,因而很难对比较复杂的业务过程进行管理,当然就更难以支持整个业务链的平滑运作了。而在协同OA中,对管理范畴进行了深化和延伸,因而可以让企业方便的对更多的环节进行整合和统筹管理。
要实现良好的协作,首先需要突破物理边界和组织边界,让处于不同的地理位置,不同组织的人员可以进行无障碍的沟通;其次,需要对整个的协作进行管理,让协作的对象为共同目标而进行一致性的、协调的动作,对协作过程进行监控、调整,对协作产生的信息进行完整的保留,并以知识的方式进行再利用。由于协作发生在企业的各个运营环节中,因此还需要一定的应用广度来支持对其的管理。在传统OA中,协作往往是浅层次的,邮件、BBS、即时聊天工具、工作流程等虽然可以实现一部分的协作,然而它们的涵盖面十分有限,沟通的内容零散,之后也很难对其结果进行进一步的整理。而在协同办公中,由于各种资源之间的屏障被打破,因而这样的协作可以贯穿于各个环节并容易得到集中的管理。如协作的内容可以是企业积累的各种知识文档,项目进展中的某个任务,或是企业的一个合同会签流程,一种需要分配的物资;协作的对象可以是一人对一人,或多人对多人,可以发生在企业同一部门员工之间,也可以发生在跨部门员工之间,还可以是不同企业,企业与客户或合作伙伴之间的协作;协作的方式可以是知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等。同时,协作的过程和结果可以得到很好的记录,并最终形成知识体系的一部分。
企业作为一个社会系统,其效率的提高取决于其效率最低的环节,这就是瓶颈效应。现代企业效率的决定因素和竞争力因素开始偏重于资源配置和运营管理,这使得企业进入了以“流程规范化”为标志的“业务流程管理”时代,此时信息技术的典型应用为各类MIS、工作流、SCM、ERP、CRM等。相对于此前“产品创造效益”的时期,这一时期被称为“资源创造效益”的时代。而企业级软件的典型代表则是“企业资源规划”,因而这一时期也称为企业级应用的ERP阶段。与此同时通讯和计算机技术的发展激生了网络技术。网络技术实际上一直是协同技术核心——沟通的基础和平台。网络技术使得企业协同进入了接入和互联阶段,这使得企业信息资源的协同具备了条件和实现工具。此时虽然企业级管理软件还因为业务领域和职能部门的区隔,在数据信息和应用上处于以部门和业务为中心的“独立”状态,但是在这一个个“信息孤岛”之间已经具备了联接的条件。通过互联网接入这些企业系统完全可以跨越广阔的地域,虽然实现了信息资源的整合和关联,但毕竟难以实现真正的信息同步与共享,且完全是以业务信息流程为中心的,即使做得最好的充其量也不过是信息资源的协同而已。随着企业的运营管理理念越来越重视人和人的行为,团队精神和协作被认为是提高企业效率和创造性的根本,此时协同软件应运而生。
此时协同软件的出现就有了明显的必然性,首先是信息技术发展的必然结果:软件、网络与通讯技术的融合是IT发展必然趋势。依靠这三大技术及其依赖的硬件与电信基础设施的成熟,协同软件将水到渠成。
参考文献:
[1]张蓓瑾,朱春福,刘姗姗.办公自动化应用[M].清华大学出版社,2008.
[2]吕晓阳,朱小珑,谭共志.办公自动化方法与应用[M].清华大学出版社,2008.
协同办公是利用网络、计算机、信息化,而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的一块软件,给办公人员提供方便、快捷、降低成本,提高效率的一款管理软件。协同办公平台实际上是协同应用软件的开发平台和运行支撑平台,同时为协同应用提供协同工具和协同引擎服务。同时,在此平台之上还要能够部署一些应用,如人事管理、ERP系统等,开发各种协同化的应用——也就是具备协同特征的各类应用软件。
协同办公来源于自动化办公。办公自动化(OA)起源于政府公文和档案管理的需求,它实施了企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心,办公其实就是办公文,并形成了以后OA的基本体系。此时OA的架设也多在C/S下,无法很好的支持远程办公和移动办公。
从90年代中期开始,随着Internet的发展为基础,实现了B/S架构,OA系统也加入了如BBS、新闻发布、日程安排、人事信息等功能,但从本质上来说依然以公文和档案管理为核心内容。90年代末期开始,随着市场环境的变化和协同管理的兴起,更多的强调跨地域、跨部门之间的协同,OA中也加入了新的协作工具,如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享等等。但此时的OA实现的协作也仅是局部的、浅层次的;更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态。
很多应用系统都是相互割裂的,它们往往关注单个或局部资源的管理,相互之间很少能够紧密协调起来,“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题不可避免的存在。企业常常面临沟通不畅,信息无法及时获得,管理效率低下,资源和资源之间各自为政,难以统一管理和协调的现状。尤其是当企业业务流程日益复杂,业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人,部门与部门,企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候,企业更需要打破各种沟通和管理的屏障,实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。而传统OA由于其应用的局限性难以满足企业“协同管理”的需求。因此协同理念和协同应用应该更多的被纳入OA中,使其可以对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合,从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。
企业的分析和决策来源于准确、全面和及时的信息,而“孤岛式”的信息一方面很难全面反应真实的情况,另一方面也容易造成数据混乱、更新不及时、难以统一管理和获取等问题。从以上可以看出,将协同的理念纳入OA中,于是便催生了新一代的办公自动化系统――协同OA。在协同OA中,由于信息之间已经建立了各种关联,通过这样的关联,为企业真实的还原了信息本来的“网状结构”,从而为管理扫除了信息获取不全面和不及时的障碍。并且对管理范畴进行了深化和延伸,因而可以让企业方便的对更多的环节进行整合和统筹管理。
大规模生产的时代已经一去不复返,现代商业环境是一个产出多于需求,竞争异常激烈、客户需求变换不定的时代。现代化企业就象一台不停运转着的精密机器,企业管理涉及到的环节是众多的,而各种管理和运营环节就象是机器上的各个部件,相互之间有着千丝万缕的关系,并且必须为企业的共同目标而实现一致性的运作因此,集团企业更加需要一套可以对市场变化做出迅速反应的信息管理系统。通过企业信息门户、协同办公平台及各业务系统的高度整合,使企业从信息交互到流程管理进行了统一的布局,这种具有高度集成性、个性化和整体性的信息门户才是适合于当下企业角逐国际市场的信息化管理解决方案。
传统OA由于其局限性,所涵盖的管理深度及广度都是十分有限的,因而很难对比较复杂的业务过程进行管理,当然就更难以支持整个业务链的平滑运作了。而在协同OA中,对管理范畴进行了深化和延伸,因而可以让企业方便的对更多的环节进行整合和统筹管理。
要实现良好的协作,首先需要突破物理边界和组织边界,让处于不同的地理位置,不同组织的人员可以进行无障碍的沟通;其次,需要对整个的协作进行管理,让协作的对象为共同目标而进行一致性的、协调的动作,对协作过程进行监控、调整,对协作产生的信息进行完整的保留,并以知识的方式进行再利用。由于协作发生在企业的各个运营环节中,因此还需要一定的应用广度来支持对其的管理。在传统OA中,协作往往是浅层次的,邮件、BBS、即时聊天工具、工作流程等虽然可以实现一部分的协作,然而它们的涵盖面十分有限,沟通的内容零散,之后也很难对其结果进行进一步的整理。而在协同办公中,由于各种资源之间的屏障被打破,因而这样的协作可以贯穿于各个环节并容易得到集中的管理。如协作的内容可以是企业积累的各种知识文档,项目进展中的某个任务,或是企业的一个合同会签流程,一种需要分配的物资;协作的对象可以是一人对一人,或多人对多人,可以发生在企业同一部门员工之间,也可以发生在跨部门员工之间,还可以是不同企业,企业与客户或合作伙伴之间的协作;协作的方式可以是知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等。同时,协作的过程和结果可以得到很好的记录,并最终形成知识体系的一部分。
企业作为一个社会系统,其效率的提高取决于其效率最低的环节,这就是瓶颈效应。现代企业效率的决定因素和竞争力因素开始偏重于资源配置和运营管理,这使得企业进入了以“流程规范化”为标志的“业务流程管理”时代,此时信息技术的典型应用为各类MIS、工作流、SCM、ERP、CRM等。相对于此前“产品创造效益”的时期,这一时期被称为“资源创造效益”的时代。而企业级软件的典型代表则是“企业资源规划”,因而这一时期也称为企业级应用的ERP阶段。与此同时通讯和计算机技术的发展激生了网络技术。网络技术实际上一直是协同技术核心——沟通的基础和平台。网络技术使得企业协同进入了接入和互联阶段,这使得企业信息资源的协同具备了条件和实现工具。此时虽然企业级管理软件还因为业务领域和职能部门的区隔,在数据信息和应用上处于以部门和业务为中心的“独立”状态,但是在这一个个“信息孤岛”之间已经具备了联接的条件。通过互联网接入这些企业系统完全可以跨越广阔的地域,虽然实现了信息资源的整合和关联,但毕竟难以实现真正的信息同步与共享,且完全是以业务信息流程为中心的,即使做得最好的充其量也不过是信息资源的协同而已。随着企业的运营管理理念越来越重视人和人的行为,团队精神和协作被认为是提高企业效率和创造性的根本,此时协同软件应运而生。
此时协同软件的出现就有了明显的必然性,首先是信息技术发展的必然结果:软件、网络与通讯技术的融合是IT发展必然趋势。依靠这三大技术及其依赖的硬件与电信基础设施的成熟,协同软件将水到渠成。
参考文献:
[1]张蓓瑾,朱春福,刘姗姗.办公自动化应用[M].清华大学出版社,2008.
[2]吕晓阳,朱小珑,谭共志.办公自动化方法与应用[M].清华大学出版社,2008.