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摘要随着中国经济的发展,当前商务活动已成为企业生产经营管理的核心问题。因此,作为企业商务活动的原始凭证和国家的珍贵经济史料,商务档案的管理与保护已日益受到企业和专家的重视。本文致力于根据商务档案的特点,研究商务档案管理与保护应注意的问题以及必需的条件。
关键词商务档案 档案保护 档案管理机构
中图分类号:G27文献标识码:A
1 引言
自古以来,经济往来都是推进中国社会进步的重要力量。到了现代,特别是改革开放以来,市场竞争机制催生了大批的具有市场活力的大中小型企业。同时,商务活动成为了企业生产经营管理的核心问题。从而,在商务活动交流中产生的会计档案、商务合同档案等商务档案的管理与保存已日益受到企业和专家的重视。商务档案是企业商务活动的真实记录,也是企业商务活动的基础信息资源,对于企业商务活动具有原始的凭证价值和重要的参考价值。另外,从长远看,商务档案还从微观的角度反映了社会经济的发展历史和商务活动的演变过程,是珍贵的经济史料,是一个国家、一个民族社会记忆的重要组成部分。因此,对商务档案进行整理和保护是具有非常重要的意义。
2 商务档案的内涵
商务档案是档案的一个种类,我们先来了解一下档案的定义。长期以来中外档案界对档案的定义有不同的见解和看法。《中华人民共和国档案法》第二条规定:本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构,社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。中国人民大学档案学院冯惠玲教授、张辑哲教授认为:档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。国际档案理事会1984年主持编纂的《档案术语词典》认为:档案是由形成者或职能的继承者为自己利用,或由适当的档案馆因其档案价值,而保存的经过挑选的非现行文件。总之,虽然说法各异,但档案界专家学者基本认可:档案是原始的历史记录。
商务档案在档案中属于企业档案和专业性档案的范畴。根据对档案的定义,对商务档案的定义基本认可的观点是:微观经济主体在各种商务活动过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。
按照内容划分,商务档案主要包括商务合同档案、商标档案、专利档案、商务法律档案、会计档案、信用档案等。随着科技的发展,计算机的普及,电子商务档案大量出现,虽然纸质档案仍占档案的主要地位,但电子商务档案正在占据越来越大的比重。
3 商务档案的历史
商务档案存在的历史与我国商业活动的出现是分不开的。最早的商务档案是原始社会陶罐上刻画的斧头和羊的物物交换,真实记录了原始社会如何进行商务交易。我国现存最早的纸制商标档案是北宋时期山东省刘家工夫针铺的“白兔”细针商标,基本上具备了现代商标的外形,说明北宋时期我国商标的发展已经日臻完善。
明清时期,徽州商帮称雄于世。桑良至在《珍贵的徽商经营档案》中描述了清朝咸丰年间徽州商人的三个经商账簿,即盘货账簿、当铺经营账簿与生活消费账簿。“其中一盘货账簿共110页,封面2页,页面有少量虫蛀沟洞,丝线装订。封面为白棉纸,账页为精制草纸。记账字体为行书,字迹清秀,书法娴熟”。账簿的纸张、装订、纸型,说明徽商的账簿已十分规范。
但真正存在完整保护商务档案意识的应属著名的“大生档案”——中国最早的民营纺织股份企业大生纱厂的档案。现在的民营企业的这些档案不是保存几年后就被销毁,就是不在归档范围不保存。而大生档案的内容丰富且完整的保存了。大生纱厂老板张睿亲自或委托他人记述他经历的各种活动和所创办的“许多实在的事业”经营、发展状况的原始档案,要求历年、历届的大小账目都要分门别类加以整理。“从现存的大生会计档案可以看出,大生集团的主要企业从平日收支的流水账,到货物进出的物料帐、机料帐,到与用户之间的往来账,再到各种门类帐和一年一度的总账等,十分齐全、完整。”“甚至连购买一只灯泡、一副铰链,都可在‘草流’中找到记载”。大生纱厂是根据自己的需求来保存档案的,他们为社会保留了一个企业完整的历史及细节。
4 商务档案保管技术
做好商务档案的管理和保护,企业必须具备两方面的要素:一是配备一支高素质的商务档案管理人员队伍;二是建立有效运行的商务档案管理机构。
4.1 高素质的档案管理人员
商务档案管理人员的素质是做好商务档案工作的前提和保障。商务档案管理人员应着重加强的素质包括政治素质、业务素质、技能素质、心理素质等。现在国外许多商业情报机构,利用巨额金钱引诱商务档案人员出卖有价值的商业机密,所以过硬的政治素养是档案管理人员应具备的。业务素质、技能素质以及心理素质都是指商务档案管理人员在档案管理工作中必须具备系统的有关商务档案管理的理论知识、拥有较强的写作能力和语言表达能力、良好的公关协调能力和决策判断力等等。在不同的企业中档案管理人员的规模和层次会有差别,因此,对招聘的档案管理人员进行岗前培训是非常必要的。
4.2 有效运行的商务档案管理机构
有效运行的商务档案机构管理主要包括以下环节:
4.2.1 商务文书的收集
由于商务文书是伴随企业商务活动在商务职能、业务部门中形成的,因此,必须通过一定的渠道和方式,将它们从形成部门或个人手中收集起来,集中归档,转化为商务档案。收集零散商务文件,及时将具有保存价值的商务文书进行系统整理、移交归档是企业管理的长远需要。
4.2.2 归档商务文书的整理和分类
归档商务文书的整理是指将收集起来、需要归档的商务文书以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化,条理化,建立商务档案的实体秩序的过程。商务档案内容丰富、形式多样,形成过程各有特点。按照其规律进行科学的分类是商务档案管理的要求。
4.2.3 商务档案的保护
商务档案保管是指利用必要的库房和设备,对已经入库的商务档案进行妥善的维护,减少对商务档案造成损毁等各种不利因素的影响,最大限度的维护商务档案的完整与安全,延长商务档案的寿命。商务档案保管工作的基本内容包括两个方面:一是商务档案的库房管理;二是商务档案的保管环境。
第一,商务档案的库房管理。商务档案管理机构主要包括企业档案室(馆)、企业信息中心、商业性档案服务机构。不论何种管理机构,库房管理方法都是相似的。
(1)库房地址选择。因为商务档案需要长久保管与利用,其存放场所必须防火、防水、防潮、防光照、防灰尘等,档案库房应该选择满足以上基本要求的最佳地理位置进行建造或改扩建。档案库房应在企业内处于比较适中的位置,以便借阅。(2)库房面积与布局。一般要比较准确地计算现有库(馆)藏档案的数量,预计今后每年平均进馆的档案数量和销毁档案的数量,再根据排架情况,计算出商务档案库房的总面积。在库房布局上,要留出档案业务室和阅览室的面积,条件好的企业还可以开设缩微阅览室、计算机检索室等。(3)库房保护措施。为达到库房建筑的防火、隔热、防水、防潮等设计要求,在建筑材料选择、库房门窗结构设计等方面要综合考虑、合理安排。如果没有条件建库房的话,应注意从以下几方面考虑并选择库房:最好是楼房,不宜在平房或地下室,以便防潮;附近不要有强磁场或污染源,并具备防火、防虫等条件;封闭性能好,具备防尘、防光照条件;有安置防护设备的条件,如电源、水源等。
第二,商务档案的保管环境。商务档案的保管环境应具备延长档案保管寿命的最佳温湿度、无虫害、无污染、少光照、无灰尘等基本条件。
(1)温、湿度控制。库房的温度、湿度一定要经常监测,使其保持在一定范围内。据有关标准推荐,商务档案库房比较理想的温度是14€癈—24€癈,相对湿度是45€癈—60€癈。温度如过高、过低或湿度过大、过小,均会造成对档案的直接损坏。为维持库房的最佳温、湿度条件,可采用人工控制或自动控制两种方法。人工控制主要是采用密封的办法隔热、隔湿,或采用定期通风的办法降温、降湿。自动控制是采用自动监控设备,控制库房温湿度,在条件不适宜时,自动打开降温除湿设备,使其恢复到最佳温湿度环境。
(2)洁净、避免光照。灰尘、光照对商务档案有着直接的破坏作用。如果档案上粘附了灰尘,声像档案会受到污染物的腐蚀,从而改变原有的音质和影像。光线,包括太阳光和灯光,由于光化学作用,会使得纸张变黄、发脆,胶片软化或粘连,磁记录档案失真等。因此防尘、防光是档案库房的必要防护措施。减少光照应选用合适的照明光源。虽然自然光源具有无偿和取用不尽的的巨大优势,但由于照度难以控制,光强变化频繁等使得我们应选用人工光源。人工光源启闭适时,波长与强度易于调节,辐射温度能予以控制,而且人工光源的白炽灯紫外线含量较低,对档案危害较轻。同时要注意库房的密封性,例如采用挂窗帘、安装百叶窗、装置密封性好的门窗及加装灯罩和毛玻璃等办法,减少或避免灰尘与光照,延长档案的保管寿命。
(3)减少火灾和虫患隐患。火灾和虫害是破坏商务档案的直接因素,“预防为主”应是库房管理的主导思想。例如加强对电源和火炉的管理,实行严禁吸烟等防护措施;为防止虫害,定期打扫库房,保持库房清洁,并配备必要的杀虫剂。
第三,电子商务档案的保护。以上主要是针对纸制档案的保管,随着新型载体材料商务档案如电子商务档案的大量涌现,保管电子商务档案有一些特别的要求。电子商务档案主要包括电子文本文件、电子数据文件、电子图形、图像文件、电子影像文件、电子声音文件等。对其保护也包括两个方面:
(1)库房条件。除了保管库房内要清洁、通风良好、地面干净(不打蜡、不铺地毯)、装备洁净无尘、保管库房的温湿度要相对稳定外,还要求保管库房能够防止磁场干扰。(2)保管方法。归档的电子商务档案应有两套,分别存放,一套封存,一套提供利用。磁带和光盘应放入盒中,垂直放置或一盘盘悬挂放置,不能平放,不能在上面放置重物。磁带盒要严密、防尘、不能带磁性。需要使用电子档案时,应戴非棉质手套操作。档案保管单位的计算机或其它可读写的机器禁止读写外来(或外用)软件以免感染病毒。
5 结束语
2008年经济全球危机席卷中国的过程中,很多中国企业参照欧美企业在过去的经济危机中的处理方法挺过了“冬天”。这为我们提供了很好的例证。商业档案的管理和保护是何等的重要。随着经济大环境的复苏,中国的企业将再次较快向前发展。商务档案作为企业活动的记录,它的管理与保护将更加的重要。
参考文献
[1]中国高教学会秘书学会组织.商务档案管理[G].北京:中国建材工业出版社,2003.8.
[2]郭莉珠.档案保护技术学教程[J].北京:中国人民大学出版社,2008.3.
[3]陆予圻,朱小怡,范明辉.秘书文档管理[G].上海:复旦大学出版社,2005.8.
[4]桑良至.珍贵的徽商经营档案[J].经济史,2008(4).
[5]从“大生档案”看民营企业建档[M].文摘,2008(10).
关键词商务档案 档案保护 档案管理机构
中图分类号:G27文献标识码:A
1 引言
自古以来,经济往来都是推进中国社会进步的重要力量。到了现代,特别是改革开放以来,市场竞争机制催生了大批的具有市场活力的大中小型企业。同时,商务活动成为了企业生产经营管理的核心问题。从而,在商务活动交流中产生的会计档案、商务合同档案等商务档案的管理与保存已日益受到企业和专家的重视。商务档案是企业商务活动的真实记录,也是企业商务活动的基础信息资源,对于企业商务活动具有原始的凭证价值和重要的参考价值。另外,从长远看,商务档案还从微观的角度反映了社会经济的发展历史和商务活动的演变过程,是珍贵的经济史料,是一个国家、一个民族社会记忆的重要组成部分。因此,对商务档案进行整理和保护是具有非常重要的意义。
2 商务档案的内涵
商务档案是档案的一个种类,我们先来了解一下档案的定义。长期以来中外档案界对档案的定义有不同的见解和看法。《中华人民共和国档案法》第二条规定:本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构,社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。中国人民大学档案学院冯惠玲教授、张辑哲教授认为:档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。国际档案理事会1984年主持编纂的《档案术语词典》认为:档案是由形成者或职能的继承者为自己利用,或由适当的档案馆因其档案价值,而保存的经过挑选的非现行文件。总之,虽然说法各异,但档案界专家学者基本认可:档案是原始的历史记录。
商务档案在档案中属于企业档案和专业性档案的范畴。根据对档案的定义,对商务档案的定义基本认可的观点是:微观经济主体在各种商务活动过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。
按照内容划分,商务档案主要包括商务合同档案、商标档案、专利档案、商务法律档案、会计档案、信用档案等。随着科技的发展,计算机的普及,电子商务档案大量出现,虽然纸质档案仍占档案的主要地位,但电子商务档案正在占据越来越大的比重。
3 商务档案的历史
商务档案存在的历史与我国商业活动的出现是分不开的。最早的商务档案是原始社会陶罐上刻画的斧头和羊的物物交换,真实记录了原始社会如何进行商务交易。我国现存最早的纸制商标档案是北宋时期山东省刘家工夫针铺的“白兔”细针商标,基本上具备了现代商标的外形,说明北宋时期我国商标的发展已经日臻完善。
明清时期,徽州商帮称雄于世。桑良至在《珍贵的徽商经营档案》中描述了清朝咸丰年间徽州商人的三个经商账簿,即盘货账簿、当铺经营账簿与生活消费账簿。“其中一盘货账簿共110页,封面2页,页面有少量虫蛀沟洞,丝线装订。封面为白棉纸,账页为精制草纸。记账字体为行书,字迹清秀,书法娴熟”。账簿的纸张、装订、纸型,说明徽商的账簿已十分规范。
但真正存在完整保护商务档案意识的应属著名的“大生档案”——中国最早的民营纺织股份企业大生纱厂的档案。现在的民营企业的这些档案不是保存几年后就被销毁,就是不在归档范围不保存。而大生档案的内容丰富且完整的保存了。大生纱厂老板张睿亲自或委托他人记述他经历的各种活动和所创办的“许多实在的事业”经营、发展状况的原始档案,要求历年、历届的大小账目都要分门别类加以整理。“从现存的大生会计档案可以看出,大生集团的主要企业从平日收支的流水账,到货物进出的物料帐、机料帐,到与用户之间的往来账,再到各种门类帐和一年一度的总账等,十分齐全、完整。”“甚至连购买一只灯泡、一副铰链,都可在‘草流’中找到记载”。大生纱厂是根据自己的需求来保存档案的,他们为社会保留了一个企业完整的历史及细节。
4 商务档案保管技术
做好商务档案的管理和保护,企业必须具备两方面的要素:一是配备一支高素质的商务档案管理人员队伍;二是建立有效运行的商务档案管理机构。
4.1 高素质的档案管理人员
商务档案管理人员的素质是做好商务档案工作的前提和保障。商务档案管理人员应着重加强的素质包括政治素质、业务素质、技能素质、心理素质等。现在国外许多商业情报机构,利用巨额金钱引诱商务档案人员出卖有价值的商业机密,所以过硬的政治素养是档案管理人员应具备的。业务素质、技能素质以及心理素质都是指商务档案管理人员在档案管理工作中必须具备系统的有关商务档案管理的理论知识、拥有较强的写作能力和语言表达能力、良好的公关协调能力和决策判断力等等。在不同的企业中档案管理人员的规模和层次会有差别,因此,对招聘的档案管理人员进行岗前培训是非常必要的。
4.2 有效运行的商务档案管理机构
有效运行的商务档案机构管理主要包括以下环节:
4.2.1 商务文书的收集
由于商务文书是伴随企业商务活动在商务职能、业务部门中形成的,因此,必须通过一定的渠道和方式,将它们从形成部门或个人手中收集起来,集中归档,转化为商务档案。收集零散商务文件,及时将具有保存价值的商务文书进行系统整理、移交归档是企业管理的长远需要。
4.2.2 归档商务文书的整理和分类
归档商务文书的整理是指将收集起来、需要归档的商务文书以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化,条理化,建立商务档案的实体秩序的过程。商务档案内容丰富、形式多样,形成过程各有特点。按照其规律进行科学的分类是商务档案管理的要求。
4.2.3 商务档案的保护
商务档案保管是指利用必要的库房和设备,对已经入库的商务档案进行妥善的维护,减少对商务档案造成损毁等各种不利因素的影响,最大限度的维护商务档案的完整与安全,延长商务档案的寿命。商务档案保管工作的基本内容包括两个方面:一是商务档案的库房管理;二是商务档案的保管环境。
第一,商务档案的库房管理。商务档案管理机构主要包括企业档案室(馆)、企业信息中心、商业性档案服务机构。不论何种管理机构,库房管理方法都是相似的。
(1)库房地址选择。因为商务档案需要长久保管与利用,其存放场所必须防火、防水、防潮、防光照、防灰尘等,档案库房应该选择满足以上基本要求的最佳地理位置进行建造或改扩建。档案库房应在企业内处于比较适中的位置,以便借阅。(2)库房面积与布局。一般要比较准确地计算现有库(馆)藏档案的数量,预计今后每年平均进馆的档案数量和销毁档案的数量,再根据排架情况,计算出商务档案库房的总面积。在库房布局上,要留出档案业务室和阅览室的面积,条件好的企业还可以开设缩微阅览室、计算机检索室等。(3)库房保护措施。为达到库房建筑的防火、隔热、防水、防潮等设计要求,在建筑材料选择、库房门窗结构设计等方面要综合考虑、合理安排。如果没有条件建库房的话,应注意从以下几方面考虑并选择库房:最好是楼房,不宜在平房或地下室,以便防潮;附近不要有强磁场或污染源,并具备防火、防虫等条件;封闭性能好,具备防尘、防光照条件;有安置防护设备的条件,如电源、水源等。
第二,商务档案的保管环境。商务档案的保管环境应具备延长档案保管寿命的最佳温湿度、无虫害、无污染、少光照、无灰尘等基本条件。
(1)温、湿度控制。库房的温度、湿度一定要经常监测,使其保持在一定范围内。据有关标准推荐,商务档案库房比较理想的温度是14€癈—24€癈,相对湿度是45€癈—60€癈。温度如过高、过低或湿度过大、过小,均会造成对档案的直接损坏。为维持库房的最佳温、湿度条件,可采用人工控制或自动控制两种方法。人工控制主要是采用密封的办法隔热、隔湿,或采用定期通风的办法降温、降湿。自动控制是采用自动监控设备,控制库房温湿度,在条件不适宜时,自动打开降温除湿设备,使其恢复到最佳温湿度环境。
(2)洁净、避免光照。灰尘、光照对商务档案有着直接的破坏作用。如果档案上粘附了灰尘,声像档案会受到污染物的腐蚀,从而改变原有的音质和影像。光线,包括太阳光和灯光,由于光化学作用,会使得纸张变黄、发脆,胶片软化或粘连,磁记录档案失真等。因此防尘、防光是档案库房的必要防护措施。减少光照应选用合适的照明光源。虽然自然光源具有无偿和取用不尽的的巨大优势,但由于照度难以控制,光强变化频繁等使得我们应选用人工光源。人工光源启闭适时,波长与强度易于调节,辐射温度能予以控制,而且人工光源的白炽灯紫外线含量较低,对档案危害较轻。同时要注意库房的密封性,例如采用挂窗帘、安装百叶窗、装置密封性好的门窗及加装灯罩和毛玻璃等办法,减少或避免灰尘与光照,延长档案的保管寿命。
(3)减少火灾和虫患隐患。火灾和虫害是破坏商务档案的直接因素,“预防为主”应是库房管理的主导思想。例如加强对电源和火炉的管理,实行严禁吸烟等防护措施;为防止虫害,定期打扫库房,保持库房清洁,并配备必要的杀虫剂。
第三,电子商务档案的保护。以上主要是针对纸制档案的保管,随着新型载体材料商务档案如电子商务档案的大量涌现,保管电子商务档案有一些特别的要求。电子商务档案主要包括电子文本文件、电子数据文件、电子图形、图像文件、电子影像文件、电子声音文件等。对其保护也包括两个方面:
(1)库房条件。除了保管库房内要清洁、通风良好、地面干净(不打蜡、不铺地毯)、装备洁净无尘、保管库房的温湿度要相对稳定外,还要求保管库房能够防止磁场干扰。(2)保管方法。归档的电子商务档案应有两套,分别存放,一套封存,一套提供利用。磁带和光盘应放入盒中,垂直放置或一盘盘悬挂放置,不能平放,不能在上面放置重物。磁带盒要严密、防尘、不能带磁性。需要使用电子档案时,应戴非棉质手套操作。档案保管单位的计算机或其它可读写的机器禁止读写外来(或外用)软件以免感染病毒。
5 结束语
2008年经济全球危机席卷中国的过程中,很多中国企业参照欧美企业在过去的经济危机中的处理方法挺过了“冬天”。这为我们提供了很好的例证。商业档案的管理和保护是何等的重要。随着经济大环境的复苏,中国的企业将再次较快向前发展。商务档案作为企业活动的记录,它的管理与保护将更加的重要。
参考文献
[1]中国高教学会秘书学会组织.商务档案管理[G].北京:中国建材工业出版社,2003.8.
[2]郭莉珠.档案保护技术学教程[J].北京:中国人民大学出版社,2008.3.
[3]陆予圻,朱小怡,范明辉.秘书文档管理[G].上海:复旦大学出版社,2005.8.
[4]桑良至.珍贵的徽商经营档案[J].经济史,2008(4).
[5]从“大生档案”看民营企业建档[M].文摘,2008(10).