搜集了许多文章，为了便于查找，我们通常是给这些文章列一个目录。目录查找是使用顺序式分类查找，对于查找某一章节的内容时比较方便。但是，如果你要查找某个关键词所涉及到的文章，例如要查找所有关于“下载”的文章，若目录中没有“下载”这个分类，用目录查找恐怕就显得力不从心了。因此，我们常常会看到，一些图书或资料说明书，除了提供必要的目录之外，还要在后面附上一个关键词索引。比如，要查找下载类的文章，只要在关键词列表中查找“下载”这个关键词就可以了。
　　那么，如果我搜集了一大批文章，如何才能制作这样的一个便于查询的关键词索引表呢？下面我就说说在Excel表格中制作关键词索引的具体方法。
　　
　　一、抽取所有文章关键词
　　首先，将所有的文章题目都输入或复制到Excel的一列单元格中。为了排序的方便和今后操作不会乱套，我们给标题起个表头叫做“文章标题”，在标题列表之前再加上一个存放序号的列“序号”。然后，在文章标题列的后面增加一个关键词列，叫做“第一关键词”，如果一篇文章要概括出多个关键词，则需要增加更多的关键词列，如“第二关键词”、“第三关键词”等等。（如图1）
　　接下来，给每篇文章概括出一个或多个合适的关键词。比如文章“清理系统垃圾这样更安全”一文，可以抽出“系统垃圾”“清理”“安全”等关键词。当然，对于某些标题上概括不明显的文章，可以不使用标题中的词语作为关键词，而需要另行概括出一个词语作为文章的关键词。例如，“屏幕一分钟换一个美女”一文，其实是说图片显示的，与美女不美女关系不大，所以与其用“美女”作为关键词，还不如用“更换壁纸”之类的关键词更到位。这样，有的文章可能有三个关键词，有的文章有两个关键词，还有的只有一个关键词。（如图2）
　　
　　二、所有关键词合为一列
　　因为有的文章有多个关键词，而多个关键词是分别存储在多个列当中的，这样不便于对关键词进行统一排序。因此，我们需要首先对第二列关键词或之后的其他列关键词分别进行排序，让每一列中含有关键词的记录都紧挨在一起排列；接下来，将所有第二列关键词非空的记录统统复制到表格的末尾，与此同时删除这些记录中第二列关键词之外的所有关键词；第三列或更多列出现关键词的记录也如是照做，排序、复制追加、删除（图3）。然后，把所有位于非第一关键词列的关键词，统统移动到同记录的第一关键词列当中，并删除第一关键词列之外的所有关键词。这样一来，只剩下第一关键词列中有内容存在，其他关键词列中的内容全部被清空了。需要注意的是，因为有的文章出现多个关键词，因此，这样操作后就会出现在文章标题一列中有的文章标题会多次重复的现象，这是正常合理的，不需担心。
　　
　　三、对关键词进行排序
　　现在，整个表格只剩下序号、文章标题、第一关键词三个列有内容。我们以第一关键词这一列对整个表格进行排序，排序方式用系统默认的方式即可。
　　
　　四、排序结果分组排版
　　对整个表格以关键词列进行排序，从排序结果中，你可以看出，排在最前面的是数字和阿拉伯字母的关键词，接下来往后的是按关键词中第一个汉字的音序以英语字母从a到z排列。这样，我们可以将排序的结果划分为1组数字、1组字母、23组汉字（从a到z没有以i、u和v字母开头的汉字）共25个部分。
　　如果要打印索引表，那么，将上述排序所得的25个部分划成25块排版打印即可。
　　 注：“本文中所涉及到的图表、公式、注解等请以PDF格式阅读”