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摘 要:加快档案信息化进程,开发利用档案信息资源,服务于学校各项工作是当前一项重要的任务。
关键词:档案管理 信息化
中图分类号:G472.4文献标识码:A 文章编号:1673-1875(2009)18-062-01
档案工作的根本任务和目的就是科学地开发管理档案,提供档案信息为社会服务。高校档案信息资源是我们国家信息资源的重要组成部分。随着档案管理数字化、网络化的发展,高校档案如何为学校的教育改革服务,如何为培养人才服务是一个令人关注的新课题。高校档案管理工作必须与时俱进,借助先进的通讯设施和技术手段,建立高校档案信息网络,从而实现档案信息资源的共享。高校档案管理信息化建设是档案开发利用的关键所在。因此,我们必须对高校档案管理信息化进行深入认真的研究,充分做好档案的综合开发利用。
一、档案管理信息化建设
在信息化时代,档案工作的对象、任务、性质都发生了较大的变化,高校各项管理工作已日益向自动化、信息化方向发展,将信息化引入档案管理已势在必行。现在大多数档案部门的管理水平还停留在原来的基础上,这极不适应时代的发展,在信息时代这种传统的管理方式必然被以计算机为基础的现代管理手段所替代。档案管理信息化是指在档案管理过程中,将档案信息资源通过加工处理,应用数字化原理和计算机网络等信息技术,对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用。以实现档案信息资源的社会共享,提高档案利用率,使档案工作的技术水平上等级上台阶,做到服务现代化、管理信息化。这是网络时代、信息社会档案工作发展的必然趋势。
二、高校档案管理信息网络建设的意义
档案作为信息库中的重要信息源之一,其收集、分类、存贮和管理的主要目的,除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外,还有就是为档案用户提供档案信息服务。积极开发建设适合于高校档案信息的管理系统,通过该软件系统对高校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个业务环节,能够实行计算机的有效管理、控制,建立标准化的规范体系,实现档案工作自动化。档案管理工作信息化的前提是建立起资源数据库,尽快形成数据规模,使计算机检索系统实用化,把馆藏档案信息开发出来,使服务水平和服务能力得到提高。档案管理信息化不仅具有提供资料的存取和服务的能力,而且还能与国内外网络相连。因此可以为高校内部及社会广大用户提供各种文献数据库的信息、检索服务和咨询服务,实现资源共享,进行学术交流,了解最新动态。
三、借助校园网络环境实现档案信息资源共享
校园网是实现档案信息资源共享的重要平台,通过校园网收集并整理的大量电子档案,具有保护历史面貌、维护档案的原始性、提供利用服务。信息网络思想和原则的核心就是开放性、共享性。网络环境为各高校档案摆脱自我封闭、走向社会,建立起高校档案信息服务的新模式,开展校际合作提供了条件,因此,可充分利用自己的资源优势,开发有特色的数据库并将其送上网,真正实现“分散建库、集中连库、分散服务、资源共享”。档案的真正价值在于利用,档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。同时,要充分利用高校资源优势,开发馆藏资源,加强数据库建设,全面实现资源共享,为高校及社会提供丰富的信息资源和优质的服务。
四、提高档案管理工作的质量和水平
作为拥有一大批高科技人才和高科技设备的高校,完全有实力提高档案现代化管理的水平。首先,管理者特别是高校的高级领导者,应把档案现代化管理工作纳入自己工作计划和议事日程中,为档案部门提供良好的工作条件,支持档案部门参加学校的各项重要活动。高校档案管理信息网络的建立,可以整体上提高档案管理工作的质量和水平。以电子文件为代表的新式的档案,其管理虽然也依靠人的作用,但这种管理是以计算机为工具,按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理,无论任何人进行操作和管理,其差异都很小。
五、提高档案管理人员素质
作为高校的档案管理者,必须努力研究档案管理业务,深入系统地了解和掌握档案学的业务和知识,提高档案工作者的文化水平。要有一定的超前意识,学习有关计算机等先进的科学技术,用多方面的现代化科学知识武装自己,不断提高档案管理的现代化水平,逐步加强档案的规范化管理。高校档案管理人员的素质高低,是影响档案管理信息网络化的重要原因之一。高校档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识,还要熟悉与工作档案有关的文化、理论与科学技术。充分发挥高等院校设施齐全、师资力量雄厚、科研水平高、辐射面广等优势,培养高层次档案信息化管理人才。在高校档案管理实现信息化的过程中,档案工作者是信息资源与用户之间的桥梁与纽带,是高知识含量信息产品的设计者、生产者和操作者,所以建设一支高素质复合型的高校档案人才队伍对高校的和谐发展至关重要。
总之高校档案信息管理系统的建立,不仅使收藏的档案信息资源能够以最快的速度得到开发利用,而且还能担负起人工管理所无法完成和办到的工作,使开放的多功能信息交流发展成为现实,进而实现高校档案管理信息数字化目标。
关键词:档案管理 信息化
中图分类号:G472.4文献标识码:A 文章编号:1673-1875(2009)18-062-01
档案工作的根本任务和目的就是科学地开发管理档案,提供档案信息为社会服务。高校档案信息资源是我们国家信息资源的重要组成部分。随着档案管理数字化、网络化的发展,高校档案如何为学校的教育改革服务,如何为培养人才服务是一个令人关注的新课题。高校档案管理工作必须与时俱进,借助先进的通讯设施和技术手段,建立高校档案信息网络,从而实现档案信息资源的共享。高校档案管理信息化建设是档案开发利用的关键所在。因此,我们必须对高校档案管理信息化进行深入认真的研究,充分做好档案的综合开发利用。
一、档案管理信息化建设
在信息化时代,档案工作的对象、任务、性质都发生了较大的变化,高校各项管理工作已日益向自动化、信息化方向发展,将信息化引入档案管理已势在必行。现在大多数档案部门的管理水平还停留在原来的基础上,这极不适应时代的发展,在信息时代这种传统的管理方式必然被以计算机为基础的现代管理手段所替代。档案管理信息化是指在档案管理过程中,将档案信息资源通过加工处理,应用数字化原理和计算机网络等信息技术,对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用。以实现档案信息资源的社会共享,提高档案利用率,使档案工作的技术水平上等级上台阶,做到服务现代化、管理信息化。这是网络时代、信息社会档案工作发展的必然趋势。
二、高校档案管理信息网络建设的意义
档案作为信息库中的重要信息源之一,其收集、分类、存贮和管理的主要目的,除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外,还有就是为档案用户提供档案信息服务。积极开发建设适合于高校档案信息的管理系统,通过该软件系统对高校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个业务环节,能够实行计算机的有效管理、控制,建立标准化的规范体系,实现档案工作自动化。档案管理工作信息化的前提是建立起资源数据库,尽快形成数据规模,使计算机检索系统实用化,把馆藏档案信息开发出来,使服务水平和服务能力得到提高。档案管理信息化不仅具有提供资料的存取和服务的能力,而且还能与国内外网络相连。因此可以为高校内部及社会广大用户提供各种文献数据库的信息、检索服务和咨询服务,实现资源共享,进行学术交流,了解最新动态。
三、借助校园网络环境实现档案信息资源共享
校园网是实现档案信息资源共享的重要平台,通过校园网收集并整理的大量电子档案,具有保护历史面貌、维护档案的原始性、提供利用服务。信息网络思想和原则的核心就是开放性、共享性。网络环境为各高校档案摆脱自我封闭、走向社会,建立起高校档案信息服务的新模式,开展校际合作提供了条件,因此,可充分利用自己的资源优势,开发有特色的数据库并将其送上网,真正实现“分散建库、集中连库、分散服务、资源共享”。档案的真正价值在于利用,档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。同时,要充分利用高校资源优势,开发馆藏资源,加强数据库建设,全面实现资源共享,为高校及社会提供丰富的信息资源和优质的服务。
四、提高档案管理工作的质量和水平
作为拥有一大批高科技人才和高科技设备的高校,完全有实力提高档案现代化管理的水平。首先,管理者特别是高校的高级领导者,应把档案现代化管理工作纳入自己工作计划和议事日程中,为档案部门提供良好的工作条件,支持档案部门参加学校的各项重要活动。高校档案管理信息网络的建立,可以整体上提高档案管理工作的质量和水平。以电子文件为代表的新式的档案,其管理虽然也依靠人的作用,但这种管理是以计算机为工具,按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理,无论任何人进行操作和管理,其差异都很小。
五、提高档案管理人员素质
作为高校的档案管理者,必须努力研究档案管理业务,深入系统地了解和掌握档案学的业务和知识,提高档案工作者的文化水平。要有一定的超前意识,学习有关计算机等先进的科学技术,用多方面的现代化科学知识武装自己,不断提高档案管理的现代化水平,逐步加强档案的规范化管理。高校档案管理人员的素质高低,是影响档案管理信息网络化的重要原因之一。高校档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识,还要熟悉与工作档案有关的文化、理论与科学技术。充分发挥高等院校设施齐全、师资力量雄厚、科研水平高、辐射面广等优势,培养高层次档案信息化管理人才。在高校档案管理实现信息化的过程中,档案工作者是信息资源与用户之间的桥梁与纽带,是高知识含量信息产品的设计者、生产者和操作者,所以建设一支高素质复合型的高校档案人才队伍对高校的和谐发展至关重要。
总之高校档案信息管理系统的建立,不仅使收藏的档案信息资源能够以最快的速度得到开发利用,而且还能担负起人工管理所无法完成和办到的工作,使开放的多功能信息交流发展成为现实,进而实现高校档案管理信息数字化目标。