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对于大部分朋友来说,主要还是使用Word进行办公。有一些技巧,虽然看起来很不起眼,平时也没有用上,但如果把这些小技巧加入日常办公操作中,能让很多工作更简单。
让常用字体作为按钮出现
Word的字体数量十分庞大,而且从2010版本开始,Word提供了即时预览的功能,也就是说我们在选择字体之前,可以随着鼠标的移动即时显示预览效果,但对于大部分朋友来说,经常使用的字体可能就那么几款,每次在长长的字体列表框拖曳查找,显然是比较麻烦。其实,我们可以让自己经常使用的字体直接显示在工具栏上,这样调用起来就方便多了。
在字体列表框找到相关的字体,右击选择“添加到快速访问工具栏”(如图1),确认之后即可将该字体添加到快速访问工具栏,按照同样的方法,可以继续将其他的常用字体添加到快速访问工具栏,以后需要调用时,在选定文本之后,直接点击快速访问工具栏上的相应字体按钮就可以了,省去了从字体下拉列表框诸多字体中手工选择的麻烦。
快速取消自动编号
默认设置下,Word文档会非常“聪明”的对各种序号进行自动编号,不过问题是很多时候我们并不需要这种自动编号,很多时候你可能不得不手工删除之后重新编号,其实可以通过下面的方法快速取消自动编号。
编号自动添加之后,只要按下“Ctrl+Z”组合键进行撤消操作,此时自动编号会消失,再次键入数字,功能会被临时禁止。或者也可以打开“Word选项”对话框,切换到“校对”选项卡,单击右侧的“自动更正选项”按钮,打开“自动更正”对话框,切换到“键入时自动套用格式”选项卡(如图2),在这里取消“自动编号列表”复选框。
插入不连接的不同页码
某些时候,我们需要在Word文档插入不连接的不同页码,此时可以通过分隔符实现。
将光标定位在需要插入页码的前一页末尾,切换到“页面布局”选项卡,依次单击“页面设置”功能组的“分隔符”按钮,从快捷菜单选择“分节符/下一页”;跳转到需要插入页码的页面,切换到“插入”选项卡,单击“页眉和页脚”功能组的“页眉/编辑页眉”,此时会发现这一页的页眉和页脚区域已经出现了“页眉-第2节-”、“页脚-第2节-”的内容,而且右侧还会分别显示“与上一节相同”的字样,同时“导航”功能组的“链接到前一条页眉”按钮已经被自动选中(如图3)。
很显然,现在我们已经可以在这2节自由定义不同的页眉和页脚,问题的关键是只要让“与上一节相同”的字样消失即可。解决的办法很简单,直接点击“链接到前一条页眉”按钮就可以了。
让常用字体作为按钮出现
Word的字体数量十分庞大,而且从2010版本开始,Word提供了即时预览的功能,也就是说我们在选择字体之前,可以随着鼠标的移动即时显示预览效果,但对于大部分朋友来说,经常使用的字体可能就那么几款,每次在长长的字体列表框拖曳查找,显然是比较麻烦。其实,我们可以让自己经常使用的字体直接显示在工具栏上,这样调用起来就方便多了。
在字体列表框找到相关的字体,右击选择“添加到快速访问工具栏”(如图1),确认之后即可将该字体添加到快速访问工具栏,按照同样的方法,可以继续将其他的常用字体添加到快速访问工具栏,以后需要调用时,在选定文本之后,直接点击快速访问工具栏上的相应字体按钮就可以了,省去了从字体下拉列表框诸多字体中手工选择的麻烦。
快速取消自动编号
默认设置下,Word文档会非常“聪明”的对各种序号进行自动编号,不过问题是很多时候我们并不需要这种自动编号,很多时候你可能不得不手工删除之后重新编号,其实可以通过下面的方法快速取消自动编号。
编号自动添加之后,只要按下“Ctrl+Z”组合键进行撤消操作,此时自动编号会消失,再次键入数字,功能会被临时禁止。或者也可以打开“Word选项”对话框,切换到“校对”选项卡,单击右侧的“自动更正选项”按钮,打开“自动更正”对话框,切换到“键入时自动套用格式”选项卡(如图2),在这里取消“自动编号列表”复选框。
插入不连接的不同页码
某些时候,我们需要在Word文档插入不连接的不同页码,此时可以通过分隔符实现。
将光标定位在需要插入页码的前一页末尾,切换到“页面布局”选项卡,依次单击“页面设置”功能组的“分隔符”按钮,从快捷菜单选择“分节符/下一页”;跳转到需要插入页码的页面,切换到“插入”选项卡,单击“页眉和页脚”功能组的“页眉/编辑页眉”,此时会发现这一页的页眉和页脚区域已经出现了“页眉-第2节-”、“页脚-第2节-”的内容,而且右侧还会分别显示“与上一节相同”的字样,同时“导航”功能组的“链接到前一条页眉”按钮已经被自动选中(如图3)。
很显然,现在我们已经可以在这2节自由定义不同的页眉和页脚,问题的关键是只要让“与上一节相同”的字样消失即可。解决的办法很简单,直接点击“链接到前一条页眉”按钮就可以了。