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摘要：本文阐述了教学秘书的工作职能、工作内容，和新时期高职院校教学秘书应具备的素质。分析了教学秘书在工作中存在的问题，提出了对教学秘书工作的改进方法。
关键词：教学秘书；教学秘书工作；素质；存在的问题；途径
中图分类号：G712 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）44-0186-03
高职教学工作是教学管理的重要组成部分。教学秘书作为教学管理最基层的管理者和执行者。在教学管理中发挥着重要的作用。教学工作干得好与坏，是教学质量的主要保障。文章阐述了教学秘书的工作职能、工作内容，和新时期高职院校教学秘书应具备的素质。分析了教学秘书在工作中存在的问题，提出了对教学秘书工作的改进方法。
一、高职院校教学秘书的工作职能
1.服务职能。教学秘书从事的是教学行政管理工作，事务繁多，涉及面广。教学秘书工作的主要对象就是老师和学生，主要工作就是为教师服务。所以教学秘书始终扮演服务领导、服务教师、服务学生的角色。这就要求教学秘书必须时时加强与教师、学生沟通交流，及时如实的向系主任反映教学信息，确保日常教学活动的正常开展。
2.检查监督职能。教学质量和教学水平的提高，离不开教学秘书的监督检查。教学秘书应定期和不定期地检查教师的教学情况和学生的学习情况，及时发现问题，能处理的就处理，不能处理的及时向相关领导汇报，让教学中存在的问题得以及时解决，保障教学工作顺利进行，进一步提高教学质量。
3.协调职能。教学任务由多个部门共同完成，教学秘书起着承上启下，合理安排的作用。一方面，教学秘书要将上级下达的教学任务和各种通知、文件传达给系主任、老师和学生。另一方面又要协助系主任完成日常教学管理工作，协调好系主任与教师之间、教师与教师之间、教师与学生之间的关系。
4.管理职能。教学秘书承担了各种教学资料的整理和收集工作。鉴于教学资料的重要性，教学秘书必须重视保管，采用分类归档，以便查找，为迎接各种检查做好准备。
二、教学秘书的工作内容
教学秘书的工作总的概括为上情下达、下情上达。教学秘书须及时地传达上级下达的各项通知，协助系主任完成各项教学管理任务。
1.收集资料。教学档案资料的收集是教学秘书的又一重要任务。规范教学资料是教学管理的措施之一，教学秘书按照教学档案管理的要求，在每学期的不同阶段收集教学档案。首先，开学初期，收集教学计划、授课计划、教学大纲。这是搞好教学管理最基本依据，只有这样才能保证教学管理顺利进行。其次，收集教学日历、教学进度表、教学课表等，为系主任提供日常教学信息，便于系主任安排听课，对教师的教学情况起督导作用。再次，学生名册、学生档案、学生成绩等的收集，便于教师全面地了解学生，因材施教。真正做到教书又育人。最后，整理试卷、毕业实习材料、毕业论文、教师的试卷分析表等资料。将以上资料整理完毕并有序归档，便于以后教学评估、领导查阅。
2.监督调课、教学计划的执行。调课是教学管理中经常发生的事情，有的教师在上课之后才打电话说因病、因事不能上课，这给教学秘书的日常管理造成了极大的困难。为杜绝此类事情的发生，建议相关领导制定相关管理制度，使调课规范化。计划是未来行动的方案。教学计划的执行离不开教学秘书的监督，教师上课也必须严格按教学计划进行，周学时与总学时必须与教学计划吻合，平时的上课形式必须按教学计划中的考核方式授课。
3.学生的成绩管理。教学秘书负责管理学生成绩。学生成绩由任课教师录入教学系统。补考和重修成绩由任课教师交教学秘书，再由教学秘书录入教务系统。学生通过教务系统查询各科成绩。
三、高职教学秘书应该具备的素质
教学秘书是最基层的管理者，工作任务多而复杂，责任重大，难出成绩。没有良好的心理素质和熟悉的业务水平，难以胜任。为保障教学质量和教学水平的提高，教学秘书应具备以下素质。
1.健康的心理素质。日常的教学服务是教学秘书的主要工作，作为教学秘书经常与形形色色人打交道。因此，教学秘书必须要正确认知不良情绪，还要学会控制不良情绪。在工作中始终保持积极向上、热情诚恳的心态，保持一种从容不迫、不卑不亢的风度，做到认真仔细，心胸坦荡，豁达大度。
2.良好的职业道德素质。教学秘书由于所做工作复杂，有的教师无理请假或先斩后奏，就很容易使教学秘书在工作中因冲动而指责教师，这样就会影响工作效率。因此，教学秘书必须具有高尚的道德素养和较强的责任意识。
四、教学秘书工作中存在的问题
1.教学秘书的作用没有得以充分的发挥。教学秘书岗位是一个行政管理岗位，直接接受教学系主任的安排。在实际工作中，教学秘书经常做的烦琐的行政事务，有责无权，造成有些教学事故无法得到及时的处理，加之作为基层的教学管理工作者，长期以来，被人们错误地认为其工作就是排课、调课、统计成绩、学籍等简单重复的内容，这导致教学秘书工作的难度进一步增大。
2.教学工作未受到充分重视。部分领导和教师对教学秘书的工作认识不足，认为教学秘书工作就是一个简单的事务性工作，打打电话、传达通知，什么人都可以干，干好干坏对教学工作没有什么影响，干多干少也没有什么关系，反正都是些不需要动脑筋的事情。这严重挫伤了教学秘书的工作积极性。
3.教学秘书知识单一，缺乏专业培训。教学秘书长期以来得不到现代高等教育教学管理方面的培训，导致理论知识和技能严重欠缺。目前，教学秘书对教学管理工作仍以经验管理为主，根本谈不上教学管理的科学化、规范化、专业化。
五、教学秘书工作改进思路
1.加强思想政治教育，提高服务意识。教学秘书的思想政治素质是教务工作的基本保障。面对烦琐的教务工作，教学秘书要有高度的责任感和强烈的事业心，全心全意为教学服务。所以，加强教学秘书的思想政治教育，使教学秘书明确为教学服务是自己工作的宗旨，真正担负起服务育人、管理育人、组织育人的重担，圆满地完成本职工作。
2.转化观念，正确认识教学秘书在教学管理中的作用。首先要认识教学秘书的重要性，重视教学秘书工作。有些领导轻视教学秘书在教学管理中发挥的重要作用，进而导致教学秘书的工作积极性不高。加之平时教学秘书工作量大，责任大，辛苦付出的劳动得不到尊重和理解，导致教学秘书出现情绪不稳定的现状。因此，相关领导应常与教学秘书沟通，时时关心教学动态，关心教学秘书的工作，鼓励教学秘书利用休息时间，学习相关的业务知识，真正让教学秘书为教学服务、为教师服务、为师生服务。
3.严格按制度办事，重视教学工作。管理工作的依据是制度，制度也是完成各项工作的依据和标准，依据制度管人管事，就可以避免各种因素的干扰，杜绝执行者因人处理事情。处理教学事务必须要有一套完整的规章制度，这套制度只有在相关领导密切配合与支持下才可以得以较好的实施。人管人，与制度管人是两种截然不同的效果。因此，教学秘书工作举足轻重，必须加以重视。
总之，了解教学秘书的工作特点，正确认识教学秘书在教学管理工作中的重要作用，明确教学秘书应该具备的素质，才能保障教学的顺利进行，促进教学质量的提高，才能使教学工作更上一个台阶。
参考文献：
[1]王继芳.沟通艺术在高校教学秘书工作中的作用[J].文教资料，2009，（7）.
[2]王娟，郭龙.巧用Excel数据库.提高教学秘书工作效率[J].中国电子商务，2009，（6）.
[3]孙晓敏.如何更好地适应高校教学秘书工作[J].文教资料，2009，（20）.
关键词：教学秘书；教学秘书工作；素质；存在的问题；途径
中图分类号：G712 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）44-0186-03
高职教学工作是教学管理的重要组成部分。教学秘书作为教学管理最基层的管理者和执行者。在教学管理中发挥着重要的作用。教学工作干得好与坏，是教学质量的主要保障。文章阐述了教学秘书的工作职能、工作内容，和新时期高职院校教学秘书应具备的素质。分析了教学秘书在工作中存在的问题，提出了对教学秘书工作的改进方法。
一、高职院校教学秘书的工作职能
1.服务职能。教学秘书从事的是教学行政管理工作，事务繁多，涉及面广。教学秘书工作的主要对象就是老师和学生，主要工作就是为教师服务。所以教学秘书始终扮演服务领导、服务教师、服务学生的角色。这就要求教学秘书必须时时加强与教师、学生沟通交流，及时如实的向系主任反映教学信息，确保日常教学活动的正常开展。
2.检查监督职能。教学质量和教学水平的提高，离不开教学秘书的监督检查。教学秘书应定期和不定期地检查教师的教学情况和学生的学习情况，及时发现问题，能处理的就处理，不能处理的及时向相关领导汇报，让教学中存在的问题得以及时解决，保障教学工作顺利进行，进一步提高教学质量。
3.协调职能。教学任务由多个部门共同完成，教学秘书起着承上启下，合理安排的作用。一方面，教学秘书要将上级下达的教学任务和各种通知、文件传达给系主任、老师和学生。另一方面又要协助系主任完成日常教学管理工作，协调好系主任与教师之间、教师与教师之间、教师与学生之间的关系。
4.管理职能。教学秘书承担了各种教学资料的整理和收集工作。鉴于教学资料的重要性，教学秘书必须重视保管，采用分类归档，以便查找，为迎接各种检查做好准备。
二、教学秘书的工作内容
教学秘书的工作总的概括为上情下达、下情上达。教学秘书须及时地传达上级下达的各项通知，协助系主任完成各项教学管理任务。
1.收集资料。教学档案资料的收集是教学秘书的又一重要任务。规范教学资料是教学管理的措施之一，教学秘书按照教学档案管理的要求，在每学期的不同阶段收集教学档案。首先，开学初期，收集教学计划、授课计划、教学大纲。这是搞好教学管理最基本依据，只有这样才能保证教学管理顺利进行。其次，收集教学日历、教学进度表、教学课表等，为系主任提供日常教学信息，便于系主任安排听课，对教师的教学情况起督导作用。再次，学生名册、学生档案、学生成绩等的收集，便于教师全面地了解学生，因材施教。真正做到教书又育人。最后，整理试卷、毕业实习材料、毕业论文、教师的试卷分析表等资料。将以上资料整理完毕并有序归档，便于以后教学评估、领导查阅。
2.监督调课、教学计划的执行。调课是教学管理中经常发生的事情，有的教师在上课之后才打电话说因病、因事不能上课，这给教学秘书的日常管理造成了极大的困难。为杜绝此类事情的发生，建议相关领导制定相关管理制度，使调课规范化。计划是未来行动的方案。教学计划的执行离不开教学秘书的监督，教师上课也必须严格按教学计划进行，周学时与总学时必须与教学计划吻合，平时的上课形式必须按教学计划中的考核方式授课。
3.学生的成绩管理。教学秘书负责管理学生成绩。学生成绩由任课教师录入教学系统。补考和重修成绩由任课教师交教学秘书，再由教学秘书录入教务系统。学生通过教务系统查询各科成绩。
三、高职教学秘书应该具备的素质
教学秘书是最基层的管理者，工作任务多而复杂，责任重大，难出成绩。没有良好的心理素质和熟悉的业务水平，难以胜任。为保障教学质量和教学水平的提高，教学秘书应具备以下素质。
1.健康的心理素质。日常的教学服务是教学秘书的主要工作，作为教学秘书经常与形形色色人打交道。因此，教学秘书必须要正确认知不良情绪，还要学会控制不良情绪。在工作中始终保持积极向上、热情诚恳的心态，保持一种从容不迫、不卑不亢的风度，做到认真仔细，心胸坦荡，豁达大度。
2.良好的职业道德素质。教学秘书由于所做工作复杂，有的教师无理请假或先斩后奏，就很容易使教学秘书在工作中因冲动而指责教师，这样就会影响工作效率。因此，教学秘书必须具有高尚的道德素养和较强的责任意识。
四、教学秘书工作中存在的问题
1.教学秘书的作用没有得以充分的发挥。教学秘书岗位是一个行政管理岗位，直接接受教学系主任的安排。在实际工作中，教学秘书经常做的烦琐的行政事务，有责无权，造成有些教学事故无法得到及时的处理，加之作为基层的教学管理工作者，长期以来，被人们错误地认为其工作就是排课、调课、统计成绩、学籍等简单重复的内容，这导致教学秘书工作的难度进一步增大。
2.教学工作未受到充分重视。部分领导和教师对教学秘书的工作认识不足，认为教学秘书工作就是一个简单的事务性工作，打打电话、传达通知，什么人都可以干，干好干坏对教学工作没有什么影响，干多干少也没有什么关系，反正都是些不需要动脑筋的事情。这严重挫伤了教学秘书的工作积极性。
3.教学秘书知识单一，缺乏专业培训。教学秘书长期以来得不到现代高等教育教学管理方面的培训，导致理论知识和技能严重欠缺。目前，教学秘书对教学管理工作仍以经验管理为主，根本谈不上教学管理的科学化、规范化、专业化。
五、教学秘书工作改进思路
1.加强思想政治教育，提高服务意识。教学秘书的思想政治素质是教务工作的基本保障。面对烦琐的教务工作，教学秘书要有高度的责任感和强烈的事业心，全心全意为教学服务。所以，加强教学秘书的思想政治教育，使教学秘书明确为教学服务是自己工作的宗旨，真正担负起服务育人、管理育人、组织育人的重担，圆满地完成本职工作。
2.转化观念，正确认识教学秘书在教学管理中的作用。首先要认识教学秘书的重要性，重视教学秘书工作。有些领导轻视教学秘书在教学管理中发挥的重要作用，进而导致教学秘书的工作积极性不高。加之平时教学秘书工作量大，责任大，辛苦付出的劳动得不到尊重和理解，导致教学秘书出现情绪不稳定的现状。因此，相关领导应常与教学秘书沟通，时时关心教学动态，关心教学秘书的工作，鼓励教学秘书利用休息时间，学习相关的业务知识，真正让教学秘书为教学服务、为教师服务、为师生服务。
3.严格按制度办事，重视教学工作。管理工作的依据是制度，制度也是完成各项工作的依据和标准，依据制度管人管事，就可以避免各种因素的干扰，杜绝执行者因人处理事情。处理教学事务必须要有一套完整的规章制度，这套制度只有在相关领导密切配合与支持下才可以得以较好的实施。人管人，与制度管人是两种截然不同的效果。因此，教学秘书工作举足轻重，必须加以重视。
总之，了解教学秘书的工作特点，正确认识教学秘书在教学管理工作中的重要作用，明确教学秘书应该具备的素质，才能保障教学的顺利进行，促进教学质量的提高，才能使教学工作更上一个台阶。
参考文献：
[1]王继芳.沟通艺术在高校教学秘书工作中的作用[J].文教资料，2009，（7）.
[2]王娟，郭龙.巧用Excel数据库.提高教学秘书工作效率[J].中国电子商务，2009，（6）.
[3]孙晓敏.如何更好地适应高校教学秘书工作[J].文教资料，2009，（20）.