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摘 要：档案管理中的保密工作能够有效地促进数字化档案的建设工作，同时促进数字化档案的发展。但是，实际的管理工作并不容易，需要引起重视。本文简单介绍了数字化档案的含义与特点，并且深入探讨了档案数字化管理中保密工作的完善对策，仅供参考。
关键词：档案数字化；管理；保密；安全
随着计算机技术与信息化的发展，对档案资料的保密工作提出了更高的标准。在档案信息化管理工作中，数字化管理是一个关键的部分。数字化档案的安全性在很大程度上会影响到我国档案信息的安全。档案管理中的保密性有利于促进档案的健康、持续发展。本文主要分析了档案数字化管理中的保密工作，具体内容如下。
1 数字化档案的含义与特点
数字化档案指的是运用计算机、数码相机等现代化的设备，对纸质、实物等不同载体的档案资料转化成数字形式的资料，使获取的资料可以被计算机识别。数字化是获取数字文本或者资料的处理过程。
数字化档案和过去的实体档案有很大的差异，数字化不稳定，而且没有实体，这样的特征要求其管理工作必须确保高度的安全与绝对的保密。数字化档案具备的独特性质要求档案保密工作达到更高的标准。第一，应该保证保存介质的安全性，应该在防火防盗的前提下，保证保存载体不会出现老化的现象，确保及时使用。第二，应该保证资料系统与信息设备的独立性，数字化资料不应该与网络连接，也不能与任何具备网络功能的设备或者硬件接触。第三，在运用数字化档案时，如果需要导出数据，应该通过刻录光盘的方法，在打印过程中应该使用密集类的打印机，切忌与USB接口连接。在运用涉案档案后，应该立即检查，如果发现泄漏现象，应该迅速追踪进行弥补。第四，数字化档案自身的不稳定性，需要相关人员进行异地备份，并且需要形成备用数据体系，以此保证数字化档案信息的安全。
2 档案数字化管理中保密工作的完善对策
2.1 建立健全的数字化档案保密制度，重视度档案的监督
相关人员应该按照我国档案管理与保密方面的法律，再根据单位的具体情况，建立健全的数字化档案保密制度，包括档案使用记录、阅览、导出、复制等环节。同时，还需要明确具体的保密方案、方法以及原则，按照使用单位的实际要求以及应用范围，明确不同的审批步骤，保证档案充分发挥作用，并且保证档案信息的安全与完好。在实际的工作中，相关人员应该善于总结经验，不断更新数字化档案的保密工作，有效的落实保密工作。
2.2 档案管理人员应该树立保密意识
在进行保密工作时，管理人员自身应该培养政治素养，树立正确的档案管理与保密意识，严格遵守并且落实国家的保密规定，坚持档案管理中的保密原则。同时，在管理数字化档案的过程中，管理人员应该具备熟练的工作技能与丰富的专业知识，能够运用不同的涉密载体。并且，工作人员应该签订保密承诺书，严守国家机密，做好档案的保密工作。
2.3 完善对数字化档案的管理
在管理数字化档案的过程中，不仅需要符合纸质档案的储存标准，还需要有效处理相关的磁盘、光盘等，防止出现划痕、触摸记录等。应该将磁盘、光盘等放入档案盒内，远离强磁场与热源，并且与有害气体相隔离；选择的湿度应该在35与45℃之间，温度应该保持在17与20℃之间。同时，管理人员还应该根据国家的相关规定，分类管理不同的档案，努力提升保护档案的水平。在保护档案的过程中，需要按照数字化文件的管理标准，进行身份认真，应用认证网络设备，确保档案的安全；采用复制副本或异地备份保存等措施，以防消磁、防损坏工作；同时还应注意安装补丁程序和更新杀毒软件，以弥补程序缺陷，建立有效完善的防治系统。在其保管工作中，还应争取领导重视，要不断加大对档案管理的投入，加强档案保密的硬件建设，设立涉密档案的专用独立库房，做到库房、办公室和阅览室三分开，加固防盗门窗，配备电脑密码柜、门禁、红外感应器、灭火器、碎纸机等设备，使档案库房建设合理标准。涉密档案库房应由专人负责，禁止无关人员入内。同时要不断提高和更新技术防范手段，全面采用现代化的监控技防设施。
2.4 建立并认真履行数字化信息档案查询使用制度
数字化信息档案保密工作，都应建立有效、规范化的查询使用制度。使档案保密工作能够有章可循。如借阅方面主要应做到以下几点：（1）借阅数字化信息档案要经主管领导批准；（2）对秘密等级较高的数字化信息档案，不宜用拷贝的方式进行提供利用，应根据档案的秘密等级进行有效管理；（3）根据使用者的情况，提供利用方式有原则；（4）加密处理数字化信息档案的重要信息内容；（5）为确保保密数据的知悉范围和有效利用，涉密工作人员要控制权限，不得将保密资料非法外传，要完整记录使用过程，加强对计算机信息系统的保密工作，做好内网与外网分开。为进一步做好涉密档案资料管理工作的规范化和标准化，要主动接受保密部门和档案部门对保密工作的监督和指导，做到提供利用及时、保密有效的科学管理。
2.5 建立健全档案干部知识更新教育机制
随着档案管理的数字化信息化，提高档案管理人员的素质是关键，除对档案保密工作人员的职业素质和业务素质进行定期培训和知识更新外，新的形势发展要求档案工作人员不仅要懂得传统档案保密工作知识，还要采取多形式去学习和应用数字化信息档案的新知识。如加强应用密码技术、鉴别技术等学习，提高软件保护技术、病毒检测及信息泄漏防护技术的运用。只有拥有高度的政治素质、过硬的业务素质和职业素质，才能确保涉密数字化信息档案管理的安全。无论在什么场合，都要自觉履行保密义务，以高度的责任感和服务意识，把档案管理的保密和利用统一起来，防止档案泄密。
2.6 加强利用过程中的监管
档案利用监管是确保利用过程中不失密不泄密的重要环节，要针对不同层次的利用者确定不同的利用范围，规定不同的调档审批手续。涉密档案的调阅必须经过指定领导审批，由涉密人员办理，做到经手必登记、登记必签名，如此做到监管过程清晰、权责明确、责任到人，方可有效发现和制止档案利用过程中不利于档案保密的不良行为。
结束语
综上所述，随着档案管理技术的不断提高，其中的数字化与信息化程度在不断加深，因此档案的保密工作正在面临更多的考验。因此档案管理人员应该树立保密意识，更新工作观念，大胆创新。不仅应该努力促进档案数字化的发展，还应该善于运用新型保密技术与方法，确保数字化档案的保密工作，形成高效、安全的保密工作体系，努力提升档案管理的保密水平。
参考文献
[1]吳英娟.数字化档案信息安全管理对策探究[J].黑龙江档案，2016（2）.
[2]郭军，王瑞伟.构建数字档案管理系统促进档案高效利用[J].机电兵船档案，2016（2）.
[3]武向前，赵华.谈如何做好数字化档案的规范管理[J].兰台内外，2014（5）.
[4]陈雪.谈数字化档案管理[J].赤子（上中旬），2015（23）.
关键词：档案数字化；管理；保密；安全
随着计算机技术与信息化的发展，对档案资料的保密工作提出了更高的标准。在档案信息化管理工作中，数字化管理是一个关键的部分。数字化档案的安全性在很大程度上会影响到我国档案信息的安全。档案管理中的保密性有利于促进档案的健康、持续发展。本文主要分析了档案数字化管理中的保密工作，具体内容如下。
1 数字化档案的含义与特点
数字化档案指的是运用计算机、数码相机等现代化的设备，对纸质、实物等不同载体的档案资料转化成数字形式的资料，使获取的资料可以被计算机识别。数字化是获取数字文本或者资料的处理过程。
数字化档案和过去的实体档案有很大的差异，数字化不稳定，而且没有实体，这样的特征要求其管理工作必须确保高度的安全与绝对的保密。数字化档案具备的独特性质要求档案保密工作达到更高的标准。第一，应该保证保存介质的安全性，应该在防火防盗的前提下，保证保存载体不会出现老化的现象，确保及时使用。第二，应该保证资料系统与信息设备的独立性，数字化资料不应该与网络连接，也不能与任何具备网络功能的设备或者硬件接触。第三，在运用数字化档案时，如果需要导出数据，应该通过刻录光盘的方法，在打印过程中应该使用密集类的打印机，切忌与USB接口连接。在运用涉案档案后，应该立即检查，如果发现泄漏现象，应该迅速追踪进行弥补。第四，数字化档案自身的不稳定性，需要相关人员进行异地备份，并且需要形成备用数据体系，以此保证数字化档案信息的安全。
2 档案数字化管理中保密工作的完善对策
2.1 建立健全的数字化档案保密制度，重视度档案的监督
相关人员应该按照我国档案管理与保密方面的法律，再根据单位的具体情况，建立健全的数字化档案保密制度，包括档案使用记录、阅览、导出、复制等环节。同时，还需要明确具体的保密方案、方法以及原则，按照使用单位的实际要求以及应用范围，明确不同的审批步骤，保证档案充分发挥作用，并且保证档案信息的安全与完好。在实际的工作中，相关人员应该善于总结经验，不断更新数字化档案的保密工作，有效的落实保密工作。
2.2 档案管理人员应该树立保密意识
在进行保密工作时，管理人员自身应该培养政治素养，树立正确的档案管理与保密意识，严格遵守并且落实国家的保密规定，坚持档案管理中的保密原则。同时，在管理数字化档案的过程中，管理人员应该具备熟练的工作技能与丰富的专业知识，能够运用不同的涉密载体。并且，工作人员应该签订保密承诺书，严守国家机密，做好档案的保密工作。
2.3 完善对数字化档案的管理
在管理数字化档案的过程中，不仅需要符合纸质档案的储存标准，还需要有效处理相关的磁盘、光盘等，防止出现划痕、触摸记录等。应该将磁盘、光盘等放入档案盒内，远离强磁场与热源，并且与有害气体相隔离；选择的湿度应该在35与45℃之间，温度应该保持在17与20℃之间。同时，管理人员还应该根据国家的相关规定，分类管理不同的档案，努力提升保护档案的水平。在保护档案的过程中，需要按照数字化文件的管理标准，进行身份认真，应用认证网络设备，确保档案的安全；采用复制副本或异地备份保存等措施，以防消磁、防损坏工作；同时还应注意安装补丁程序和更新杀毒软件，以弥补程序缺陷，建立有效完善的防治系统。在其保管工作中，还应争取领导重视，要不断加大对档案管理的投入，加强档案保密的硬件建设，设立涉密档案的专用独立库房，做到库房、办公室和阅览室三分开，加固防盗门窗，配备电脑密码柜、门禁、红外感应器、灭火器、碎纸机等设备，使档案库房建设合理标准。涉密档案库房应由专人负责，禁止无关人员入内。同时要不断提高和更新技术防范手段，全面采用现代化的监控技防设施。
2.4 建立并认真履行数字化信息档案查询使用制度
数字化信息档案保密工作，都应建立有效、规范化的查询使用制度。使档案保密工作能够有章可循。如借阅方面主要应做到以下几点：（1）借阅数字化信息档案要经主管领导批准；（2）对秘密等级较高的数字化信息档案，不宜用拷贝的方式进行提供利用，应根据档案的秘密等级进行有效管理；（3）根据使用者的情况，提供利用方式有原则；（4）加密处理数字化信息档案的重要信息内容；（5）为确保保密数据的知悉范围和有效利用，涉密工作人员要控制权限，不得将保密资料非法外传，要完整记录使用过程，加强对计算机信息系统的保密工作，做好内网与外网分开。为进一步做好涉密档案资料管理工作的规范化和标准化，要主动接受保密部门和档案部门对保密工作的监督和指导，做到提供利用及时、保密有效的科学管理。
2.5 建立健全档案干部知识更新教育机制
随着档案管理的数字化信息化，提高档案管理人员的素质是关键，除对档案保密工作人员的职业素质和业务素质进行定期培训和知识更新外，新的形势发展要求档案工作人员不仅要懂得传统档案保密工作知识，还要采取多形式去学习和应用数字化信息档案的新知识。如加强应用密码技术、鉴别技术等学习，提高软件保护技术、病毒检测及信息泄漏防护技术的运用。只有拥有高度的政治素质、过硬的业务素质和职业素质，才能确保涉密数字化信息档案管理的安全。无论在什么场合，都要自觉履行保密义务，以高度的责任感和服务意识，把档案管理的保密和利用统一起来，防止档案泄密。
2.6 加强利用过程中的监管
档案利用监管是确保利用过程中不失密不泄密的重要环节，要针对不同层次的利用者确定不同的利用范围，规定不同的调档审批手续。涉密档案的调阅必须经过指定领导审批，由涉密人员办理，做到经手必登记、登记必签名，如此做到监管过程清晰、权责明确、责任到人，方可有效发现和制止档案利用过程中不利于档案保密的不良行为。
结束语
综上所述，随着档案管理技术的不断提高，其中的数字化与信息化程度在不断加深，因此档案的保密工作正在面临更多的考验。因此档案管理人员应该树立保密意识，更新工作观念，大胆创新。不仅应该努力促进档案数字化的发展，还应该善于运用新型保密技术与方法，确保数字化档案的保密工作，形成高效、安全的保密工作体系，努力提升档案管理的保密水平。
参考文献
[1]吳英娟.数字化档案信息安全管理对策探究[J].黑龙江档案，2016（2）.
[2]郭军，王瑞伟.构建数字档案管理系统促进档案高效利用[J].机电兵船档案，2016（2）.
[3]武向前，赵华.谈如何做好数字化档案的规范管理[J].兰台内外，2014（5）.
[4]陈雪.谈数字化档案管理[J].赤子（上中旬），2015（23）.