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《现代汉语词典》将“约谈”界定为“约定会谈”，即“约好之后再谈”，是指相关主体出于了解情况、调查取证、警示告诫的目的，与当事人约定会谈。
“约谈”的用法
目前，我国规定党政机关“约谈”工作的法律法规、规章、规范性文件已有数百部（件），且还在逐年增加。从制度和实践来看，尽管约谈在形式上是约定会谈，但在用法及其性质、法律地位等方面是有区别的。大致可以归纳为三类。
一是机关单位内部开展工作的具体方式。用于各类机关单位听取意见、沟通交流、思想教育等活动，在法律上没有特定意义，对当事人权利义务不产生实质影响。
二是机关单位之间、上下级之间带有调查、警示、告诫性质的执纪措施或者监督措施。此时，实施约谈的主体一般是负有一定监督管理职责的党政机关。
三是行政执法机关对当事人实施的带有调查、提醒、警告性质的非强制性执法措施。“约谈”作为行政执法措施，是承担经济社会有关领域监督管理职责的行政执法机关，针对出现的问题，在事先约定的时间、地点与作为当事人的公民、法人或者其他组织进行沟通交流，以警示、告诫等方式，督促其遵纪守法，引导当事人采取自愿的作为或者不作为，尽量避免违法问题发生或者扩大，维护公共利益。
作为行政执法措施的“约谈”
约谈作为行政执法措施，在市场监管等领域被广泛使用，取得了较好效果，但也出现了一些问题和困惑。
一方面是超出了警示、告诫的性质，有的地区和部门出现“名谈实罚”等惩罚性、强制化趋势。少数执法机关没有法律法规依据，对当事人不配合或者拒绝参加约谈的行为采取记录诚信档案、列入“黑名单”、限制资质等惩戒措施。
另一方面是少数地区和部门乱用、滥用约谈，出现“以谈代罚”的过度化倾向。《行政处罚法》第5条明确了“处罚与教育相结合”的原则，并在第27条规定：“违法行为轻微并及时纠正，没有造成危害后果的，不予行政处罚。”但少数执法机关对已经明显超出“轻微”“及时”“没有造成危害后果”等标准的违法行为，仍以约谈方式进行纠正或者以约谈和解的形式替代处罚。
目前我国法律尚未对“约谈”的设定依据、实施程序等作出统一规范。党的十八届四中全会通过的《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》明确要求：“行政机关不得法外设定权力，没有法律法规依据不得作出减损公民、法人和其他组织合法权益或者增加其义务的决定。”尽管作为行政执法措施的约谈是一种非强制行为，但执法机关的约谈实际上对当事人提出了配合、协助的要求，不能不经法定授权和程序随意设定。理想的状态是，法律、法规可以设定，规章和规范性文件可以在上位法基础上作出具体规定。同时，从前中后期对约谈的实施程序进行规范，避免约谈被滥用、乱用和随意使用。
约谈之前。执法机关应当发出书面通知，向当事人告知约谈目的、依据、事项、时间、地点、所需要材料等信息。由于执法机关权威、利益诱导等因素，当事人收到约谈通知后一般会认识和预判到约谈的原因，接受预约、认真准备。值得注意的是，約定的本意是“约定会谈”，如果当事人选择不配合，也就是双方没有约定好的话，约谈是无法进行的，执法机关不能仅仅针对当事人不配合约谈的行为而对其予以制裁。
约谈进行中。执法机关应当向当事人指出问题，介绍有关法律、法规、规章和政策，提出解决方案或者整改措施，并警告当事人如果对此不重视、不积极改正，则将可能因为其行为涉嫌违法而被执法机关采取制裁措施，会对其造成更大损失。当事人可以对有关情况作出解释说明，表达自己态度，介绍下一步工作方向，也可以提出疑问并要求执法机关反馈。
约谈结束后。执法机关应当制作书面记录，交给当事人核对并可按要求提供复印件。除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等事项外，约谈记录一般可以公开，特别是对于涉及公共利益社会公众关心的内容，执法机关应当主动公开。如果当事人不按照约谈要求落实整改，且确有涉嫌违法行为的，执法机关应当依法启动调查程序，根据违法事实采取责令整改、检查、处罚、强制等措施。
“约谈”与类似行政行为的区别
约谈与责令改正。
责令改正是执法机关发现当事人有违法行为时命令其纠正，回到合法轨道上来。实践中，执法机关经常在约谈中责令当事人停止违法行为、要求整改，责令改正往往是约谈的一项内容。而约谈可能针对还没有达到违法标准但很可能就要涉嫌违法的行为，也可能针对已经涉嫌违法、需要马上停止的行为。
约谈与行政指导。
两者有高度相似性，约谈往往被认为是行政指导的表现形式之一。如原国家工商总局发布的《关于加强商品交易市场规范管理的指导意见》第8条要求，各地工商管理部门要进一步强化行政指导力度，通过建议、辅导、提醒、规劝、示范、公示、约谈等非强制性方式引导经营者诚信守法经营。行政指导侧重于利益诱导，主要是通过建议、示范、奖励等方式引导当事人自愿采取行动。约谈侧重于警示、告诫，即使有指导性内容，但本质目的还是警告，有一定威慑性。行政指导可以针对不特定人群，也可以针对特定个体，而约谈一般只针对特定当事人。
“约谈”的用法
目前，我国规定党政机关“约谈”工作的法律法规、规章、规范性文件已有数百部（件），且还在逐年增加。从制度和实践来看，尽管约谈在形式上是约定会谈，但在用法及其性质、法律地位等方面是有区别的。大致可以归纳为三类。
一是机关单位内部开展工作的具体方式。用于各类机关单位听取意见、沟通交流、思想教育等活动，在法律上没有特定意义，对当事人权利义务不产生实质影响。
二是机关单位之间、上下级之间带有调查、警示、告诫性质的执纪措施或者监督措施。此时，实施约谈的主体一般是负有一定监督管理职责的党政机关。
三是行政执法机关对当事人实施的带有调查、提醒、警告性质的非强制性执法措施。“约谈”作为行政执法措施，是承担经济社会有关领域监督管理职责的行政执法机关，针对出现的问题，在事先约定的时间、地点与作为当事人的公民、法人或者其他组织进行沟通交流，以警示、告诫等方式，督促其遵纪守法，引导当事人采取自愿的作为或者不作为，尽量避免违法问题发生或者扩大，维护公共利益。
作为行政执法措施的“约谈”
约谈作为行政执法措施，在市场监管等领域被广泛使用，取得了较好效果，但也出现了一些问题和困惑。
一方面是超出了警示、告诫的性质，有的地区和部门出现“名谈实罚”等惩罚性、强制化趋势。少数执法机关没有法律法规依据，对当事人不配合或者拒绝参加约谈的行为采取记录诚信档案、列入“黑名单”、限制资质等惩戒措施。
另一方面是少数地区和部门乱用、滥用约谈，出现“以谈代罚”的过度化倾向。《行政处罚法》第5条明确了“处罚与教育相结合”的原则，并在第27条规定：“违法行为轻微并及时纠正，没有造成危害后果的，不予行政处罚。”但少数执法机关对已经明显超出“轻微”“及时”“没有造成危害后果”等标准的违法行为，仍以约谈方式进行纠正或者以约谈和解的形式替代处罚。
目前我国法律尚未对“约谈”的设定依据、实施程序等作出统一规范。党的十八届四中全会通过的《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》明确要求：“行政机关不得法外设定权力，没有法律法规依据不得作出减损公民、法人和其他组织合法权益或者增加其义务的决定。”尽管作为行政执法措施的约谈是一种非强制行为，但执法机关的约谈实际上对当事人提出了配合、协助的要求，不能不经法定授权和程序随意设定。理想的状态是，法律、法规可以设定，规章和规范性文件可以在上位法基础上作出具体规定。同时，从前中后期对约谈的实施程序进行规范，避免约谈被滥用、乱用和随意使用。
约谈之前。执法机关应当发出书面通知，向当事人告知约谈目的、依据、事项、时间、地点、所需要材料等信息。由于执法机关权威、利益诱导等因素，当事人收到约谈通知后一般会认识和预判到约谈的原因，接受预约、认真准备。值得注意的是，約定的本意是“约定会谈”，如果当事人选择不配合，也就是双方没有约定好的话，约谈是无法进行的，执法机关不能仅仅针对当事人不配合约谈的行为而对其予以制裁。
约谈进行中。执法机关应当向当事人指出问题，介绍有关法律、法规、规章和政策，提出解决方案或者整改措施，并警告当事人如果对此不重视、不积极改正，则将可能因为其行为涉嫌违法而被执法机关采取制裁措施，会对其造成更大损失。当事人可以对有关情况作出解释说明，表达自己态度，介绍下一步工作方向，也可以提出疑问并要求执法机关反馈。
约谈结束后。执法机关应当制作书面记录，交给当事人核对并可按要求提供复印件。除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等事项外，约谈记录一般可以公开，特别是对于涉及公共利益社会公众关心的内容，执法机关应当主动公开。如果当事人不按照约谈要求落实整改，且确有涉嫌违法行为的，执法机关应当依法启动调查程序，根据违法事实采取责令整改、检查、处罚、强制等措施。
“约谈”与类似行政行为的区别
约谈与责令改正。
责令改正是执法机关发现当事人有违法行为时命令其纠正，回到合法轨道上来。实践中，执法机关经常在约谈中责令当事人停止违法行为、要求整改，责令改正往往是约谈的一项内容。而约谈可能针对还没有达到违法标准但很可能就要涉嫌违法的行为，也可能针对已经涉嫌违法、需要马上停止的行为。
约谈与行政指导。
两者有高度相似性，约谈往往被认为是行政指导的表现形式之一。如原国家工商总局发布的《关于加强商品交易市场规范管理的指导意见》第8条要求，各地工商管理部门要进一步强化行政指导力度，通过建议、辅导、提醒、规劝、示范、公示、约谈等非强制性方式引导经营者诚信守法经营。行政指导侧重于利益诱导，主要是通过建议、示范、奖励等方式引导当事人自愿采取行动。约谈侧重于警示、告诫，即使有指导性内容，但本质目的还是警告，有一定威慑性。行政指导可以针对不特定人群，也可以针对特定个体，而约谈一般只针对特定当事人。