1　案例
　　
　　“国电濮阳热电有限公司”档案室管理的档案已经实现了档案的文件级目录检索，可以说对档案的检索已经实现了“信息化”。档案检索使用的是“清华紫光档案管理软件”。它包括“科技档案”、“文书档案”、“照片档案”、“实物档案”、“图书”五个类目。其中每一个类目分为“案卷库”、“文件库”两个库。科技档案库的案卷库录入内容有档号、分类号、案卷号、案卷题名、立档单位、起止日期、保管期限、密级、立卷入、检查人、文件总页数、件数、图纸张数这些信息。文件库录入的内容有档号、件号、文号或图号、页数(页号)、文件日期、责任者、文件题名、保管期限。平时的档案整理归档条目录入都是按照这些内容录入的，查阅档案也是根据这些内容来检索。
　　一次，合同管理员小张拿着一张“华中电力科技股份有限公司×××”的名片来查找合同，说是欠该公司合同尾款需要支付。合同管理员小张要查找的是一份只知道“责任者”的基本建设时期的合同。对“责任者”是“华中电力科技股份有限公司”的查询，在科技档案中进行跨库搜索，应该是最便捷的查询途径。按照她提供的“责任者”线索，档案人员根据“清华紫光档案管理软件”检索系统查询步骤，进入科技档案管理文件检索界面，进行条目检索。当“责任者”是“华中电力科技股份有限公司”被写入软件搜索后，结果为空的。接着又将“责任者”是“华中电力”写入软件科技档案管理文件库责任者栏目，进行模糊查询，结果还是空的。对于只知道“责任者”的合同查询，在科技档案文件库中对“华中电力科技股份有限公司”的“责任者”查询是唯一的途径。怎么办?剩下只有用人工检索纸质档案目录了。而小张要查找的这份合同是基本建设时期签订的合同，按照电力系统分类大纲中对合同的划定，它应该是属于科技档案管理中基本建设类目8中——工程管理性文件803中——合同类目8031这个四级类目中的某个案卷内的一件合同档案。但对于两台2()万千瓦的供热供电机组项目档案中，签订的有土建、安装、主要设备、辅助设备、设计、装饰等上千份合同来说，用手工检索恐怕一时半会儿也难以查到。这让档案员犯了难，有什么别的查询途径呢?档案员联想到办公自动化软件安装竣工后，办公室人员参加培训的情景，觉得似乎“华中电力”跟办公自动化软件的安装好像有什么联系。于是，就将文件题名是“办公自动化”写入“清华紫光档案管理软件”文件库题名栏进行检索，还是没有查到。虽然没有查到，但档案员当时觉得这应该是个查询思路，就拨通了负责监督办公自动化安装和维护的当事人电话进行询问，询问后才知道，原来公司与“华中电力科技股份有限公司”签订的是公司“生产信息管理系统”合同。办公自动化管理只是该合同管理中的一个模块。根据这一信息，档案员将“生产信息管理系统”这一题名写入档案管理软件文件库题名栏进行查询，查到了这份合同。经过仔细查看合同文本，才知道，合同的起草者是甲方，打印合同文本时给合同添了个封面，封面下方落款只有甲方即公司名称。但按规范的合同文本，落款责任者应该是甲乙双方才对。不规范的合同归档后，档案人员没有仔细查看一下文件的内容，就按照合同封面责任者进行了编目。这就造成了找不到“责任者”为“华中电力科技股份有限公司”、“华中电力”的合同的原因。
　　
　　2　思考
　　
　　从这个案例中我们看到：其一，做好档案工作应重视每一个环节一一形成、收集、整理、排架、利用等因素，都关系到档案工作的成败。合同在形成和整理时出现了一个看起来很不起眼的小失误，都可能为今后的查找和利用带来意想不到的后果。合同是甲乙双方确定的文件，合同形成时责任者的落款应是双方，档案编目时应多关注文件的内容，了解文件的各种信息；其二，档案信息化对于一般的档案查阅检索是很方便快捷的。但是计算机检索毕竟是机器检索，它也有它的不足，一是“机械”；二是受前期档案文件检索条目录入的限制。有时还不如人工检索得快，关键是人具有联想和灵活性。因此，就是实现了档案信息化检索，仍然要发挥档案人员的主观能动性。档案人员要具有强烈的责任感，要熟悉业务、要熟悉室藏，在档案利用工作中实现人和计算机的密切配合检索，这对提高档案的查准率有着积极的作用。