论文部分内容阅读
【摘 要】 随着档案数字化管理技术日益成熟，越来越多的高校开始利用档案管理软件对档案进行计算机管理，本文就基建档案在使用“南大之星”软件中，在配置及使用中提出几点使用技巧，希望能帮助用户在使用档案管理软件时起到一些参考作用。
【关键词】 档案管理；南大之星；基建
目前在许多高校中，档案管理软件使用较多的是南京大学档案馆开发的“南大之星”，笔者结合自身通过该软件为基建档案录入，在使用过程中发现一些使用技巧，现与大家分享。
一、系统简介
南大之星档案管理网络版6.0（B/S），该系统为纯B/S（浏览器/服务器）结构，不需要安装客户端，客户端只需要1台联网（局域网、校园网、互联网）的计算机就可以了，具有操作简单、维护方便、安全可靠、功能齐全等特点。
二、功能简介
1、档案信息录入与检索。两者均通过远程分部门的
录入方法，实现分布录入，然后通过审核进入系统，支持用户远程上传各种格式的纸质文件扫描图像、电子文件全文等，系统还采用了比较高效的检索算法，实现了高速检索。
2、档案信息统计。两者均可以对各类档案数据进行统计，并且根据需要绘制出与之相对应的统计图表。
3、档案借阅利用统计。两者均可利用计算机网络实现档案的借阅利用，用户只需要通过一台计算机远程登录到系统就可以查阅所有非涉密馆藏档案，并确定所要借阅的档案案卷或者文件，在借阅过程实现同时系统还可记录下完整的借阅利用信息，以及进行借出档案的到期催还、借阅利用信息的各种统计等操作。
4、自定义打印目录。两者均允许用户除可以使用国家标准的各种打印目录格式外，还可以根据自身具体的打印需求，自主设计各种目录格式。
5、自定义管理界面。两者在实际工作中均允许用户可以根据自身实际以及不同类别档案管理的具体需要，自主定制管理界面的内容。
6、授权功能. 两者均可以实现部门授权和单用户授权，并通过授权灵活控制各用户对高校档案管理系统的操作权限。
7、电子文件管理.两者均具有比较完善的电子文件管理功能，主要体现在三个方面：①保障电子文件的安全性：两者均通过128位数字证书保障数据在网络上的传输安全，以及信息不会被非法截取，同时通过完善的系统用户权限控制、电子文件访问日志以及电子文件背景信息记录等保证电子文件不被非法访问。②电子文件的远程、高速、批量上传：各种格式的扫描图像文件、扫描照片、全文电子文件、數字化视频音频文件、以及各种数码设备所生成的电子文件，都可以在两者中远程、批量、高速的上传。③电子文件→PDF 标准格式的自动转换。在使用过程中，两者均可将各类电子文件自动转换成PDF 标准格式。
8、安全通信（SSL）保证系统数据网络传输的安全。由于档案信息的特殊性，因此档案信息系统相对于其他信息系统来说，在安全性上的要求会更高。两者都采用用户账号加密，数据加密传输，数据访问权限控制等手段确保系统的安全。
9、与其他办公自动化系统的无缝整合。两者都为各种办公自动化系统软件预留了标准的交换接口，可以实现和各种办公自动化系统的无缝整合。
三、基建档案录入技巧
1、建立需要存档的规则目录，明确需要存档的所有资料，按类别、名称等区分开来，分门别类建立存档规则；以年度和单体为序列号，内部细分类别，例如JJ12（基建前期资料）-2014（年度）-01（单体名称）-1（招标资料）-1（顺序号）。
2、图纸存档内部类别最好细分，即建筑、结构、电气、给排水、供暖、通风、热泵和空调等施工图区分开来。
3、图纸录入过程中尽量在文号、图号中录入图纸号，按照顺序录入，如果图纸缺少，要空号，以便以后插入。
4、存档严格按文件名称输入，仔细核对录入资料名称和内容是否相符，如果是综合杂项要建立文件目录，后期查询可以按照文件名称查询，迅速定位。
5、表内查询和综合查询都能够对需要查找的卷宗和文件进行查询，在查询方式中可以针对具体项目进行选择，所以前期录入过程要录入准确，仔细核对。
6、如果数据过多，在页面的下方，显示设置有一项改变每页行数，将行数改成最大200，可以在一页中显示更多数据。
7、重要图纸，资料等可以将电子版上传，供使用者调阅。
四、使用“南大之星” 档案管理系统的几点体会及建议
1、简单、方便的著录方式。加快归档文件著录的速度，减轻了馆内人员的工作量，提高了工作效率。
2、快捷的检索功能。过去多用人工来找档案，如果工作人员粗心将档案放错了盒，那这份档案就成了死档。该套档案管理系统具有强大的文件级检索功能，可以多方位、多渠道地对馆藏文件进行搜索、查询，只要著录过的文件就能快速找到相关的档案，不存在漏查，方便了利用，缩短了查阅时间。
3、实现数据的自动统计、汇总。对各个档案表的文件数、时间、单位、类别、密级、保管期限等项目统计数据并进行汇总，自动生成分类统计表，为年终的报表提供了可靠的数据。
4、灵活、多变的打印方式。根据工作的需要，打印的表格类型也会随之增多。该套软件提供了让用户自行设计打印项的途径。可以通过修改相应的栏目名称以及宽度、调整栏目的位置以及设定栏目高度和打印表的名称来达到目的。
5、实现远程服务。 “南大之星”档案管理系统是一个纯B/S结构的系统，作为它的一部分，服务器管理模块也是纯B/S结构的，用户只需用浏览器就可以实现对服务器的完全控制，这对于馆内人员具有重要的现实意义。在任何地方（只要能上网）都可以像在本地一样操作服务器。
6、自身素质的提高。此次归档文件网上著录的实际操作，使我们深层次地认识到计算机软件的运用是档案管理现代化的核心部分，促使我们更多地学习计算机方面的知识，进一步加强自身修养，不断更新观念，运用现代化的管理手段来参与馆内的管理，为更好地保管和提供利用档案打下了良好的基础。
五、结束语
“南大之星”档案管理软件使用起来还是很方便，适合自己才是最好的，从满足用户需要角度来说，还有些应该改进的地方：软件应该有用户自己自定义的模块，例如用户在查询的时候弹出高级检索，复杂查询；可视化界面在美观些等。基建档案存档应该要有责任心和足够的耐心，经过您自己手里的文件要心里有数，哪些文件不对，哪些资料不全，都应该当时就解决，不能把问题留给后来人。本文中提到的那些技巧，是本人在录入基建档案过程中遇到的问题，吃了苦头后发现的，希望能对使用“南大之星”的朋友有所帮助。
参考文献：
[1]李安英.我国电子档案管理软件发展现状及建议[J].现代办公，2008，（12）
[2]朴莲花，许日.加快推进档案工作规范化、标准化建设[J].兰台内外，2011（3）：15.
[3]钟保华.在发展档案事业中要更加重视档案馆这个主体建设 兰台世界，201 1（9）：18
[4] 张亚茹.浅谈档案管理软件的选择[J]. 档案天地，2000，（1）.
[5] Selenium 2.0 WebDriver 使用指南. 上海泽众软件科技有限公司.
【关键词】 档案管理；南大之星；基建
目前在许多高校中，档案管理软件使用较多的是南京大学档案馆开发的“南大之星”，笔者结合自身通过该软件为基建档案录入，在使用过程中发现一些使用技巧，现与大家分享。
一、系统简介
南大之星档案管理网络版6.0（B/S），该系统为纯B/S（浏览器/服务器）结构，不需要安装客户端，客户端只需要1台联网（局域网、校园网、互联网）的计算机就可以了，具有操作简单、维护方便、安全可靠、功能齐全等特点。
二、功能简介
1、档案信息录入与检索。两者均通过远程分部门的
录入方法，实现分布录入，然后通过审核进入系统，支持用户远程上传各种格式的纸质文件扫描图像、电子文件全文等，系统还采用了比较高效的检索算法，实现了高速检索。
2、档案信息统计。两者均可以对各类档案数据进行统计，并且根据需要绘制出与之相对应的统计图表。
3、档案借阅利用统计。两者均可利用计算机网络实现档案的借阅利用，用户只需要通过一台计算机远程登录到系统就可以查阅所有非涉密馆藏档案，并确定所要借阅的档案案卷或者文件，在借阅过程实现同时系统还可记录下完整的借阅利用信息，以及进行借出档案的到期催还、借阅利用信息的各种统计等操作。
4、自定义打印目录。两者均允许用户除可以使用国家标准的各种打印目录格式外，还可以根据自身具体的打印需求，自主设计各种目录格式。
5、自定义管理界面。两者在实际工作中均允许用户可以根据自身实际以及不同类别档案管理的具体需要，自主定制管理界面的内容。
6、授权功能. 两者均可以实现部门授权和单用户授权，并通过授权灵活控制各用户对高校档案管理系统的操作权限。
7、电子文件管理.两者均具有比较完善的电子文件管理功能，主要体现在三个方面：①保障电子文件的安全性：两者均通过128位数字证书保障数据在网络上的传输安全，以及信息不会被非法截取，同时通过完善的系统用户权限控制、电子文件访问日志以及电子文件背景信息记录等保证电子文件不被非法访问。②电子文件的远程、高速、批量上传：各种格式的扫描图像文件、扫描照片、全文电子文件、數字化视频音频文件、以及各种数码设备所生成的电子文件，都可以在两者中远程、批量、高速的上传。③电子文件→PDF 标准格式的自动转换。在使用过程中，两者均可将各类电子文件自动转换成PDF 标准格式。
8、安全通信（SSL）保证系统数据网络传输的安全。由于档案信息的特殊性，因此档案信息系统相对于其他信息系统来说，在安全性上的要求会更高。两者都采用用户账号加密，数据加密传输，数据访问权限控制等手段确保系统的安全。
9、与其他办公自动化系统的无缝整合。两者都为各种办公自动化系统软件预留了标准的交换接口，可以实现和各种办公自动化系统的无缝整合。
三、基建档案录入技巧
1、建立需要存档的规则目录，明确需要存档的所有资料，按类别、名称等区分开来，分门别类建立存档规则；以年度和单体为序列号，内部细分类别，例如JJ12（基建前期资料）-2014（年度）-01（单体名称）-1（招标资料）-1（顺序号）。
2、图纸存档内部类别最好细分，即建筑、结构、电气、给排水、供暖、通风、热泵和空调等施工图区分开来。
3、图纸录入过程中尽量在文号、图号中录入图纸号，按照顺序录入，如果图纸缺少，要空号，以便以后插入。
4、存档严格按文件名称输入，仔细核对录入资料名称和内容是否相符，如果是综合杂项要建立文件目录，后期查询可以按照文件名称查询，迅速定位。
5、表内查询和综合查询都能够对需要查找的卷宗和文件进行查询，在查询方式中可以针对具体项目进行选择，所以前期录入过程要录入准确，仔细核对。
6、如果数据过多，在页面的下方，显示设置有一项改变每页行数，将行数改成最大200，可以在一页中显示更多数据。
7、重要图纸，资料等可以将电子版上传，供使用者调阅。
四、使用“南大之星” 档案管理系统的几点体会及建议
1、简单、方便的著录方式。加快归档文件著录的速度，减轻了馆内人员的工作量，提高了工作效率。
2、快捷的检索功能。过去多用人工来找档案，如果工作人员粗心将档案放错了盒，那这份档案就成了死档。该套档案管理系统具有强大的文件级检索功能，可以多方位、多渠道地对馆藏文件进行搜索、查询，只要著录过的文件就能快速找到相关的档案，不存在漏查，方便了利用，缩短了查阅时间。
3、实现数据的自动统计、汇总。对各个档案表的文件数、时间、单位、类别、密级、保管期限等项目统计数据并进行汇总，自动生成分类统计表，为年终的报表提供了可靠的数据。
4、灵活、多变的打印方式。根据工作的需要，打印的表格类型也会随之增多。该套软件提供了让用户自行设计打印项的途径。可以通过修改相应的栏目名称以及宽度、调整栏目的位置以及设定栏目高度和打印表的名称来达到目的。
5、实现远程服务。 “南大之星”档案管理系统是一个纯B/S结构的系统，作为它的一部分，服务器管理模块也是纯B/S结构的，用户只需用浏览器就可以实现对服务器的完全控制，这对于馆内人员具有重要的现实意义。在任何地方（只要能上网）都可以像在本地一样操作服务器。
6、自身素质的提高。此次归档文件网上著录的实际操作，使我们深层次地认识到计算机软件的运用是档案管理现代化的核心部分，促使我们更多地学习计算机方面的知识，进一步加强自身修养，不断更新观念，运用现代化的管理手段来参与馆内的管理，为更好地保管和提供利用档案打下了良好的基础。
五、结束语
“南大之星”档案管理软件使用起来还是很方便，适合自己才是最好的，从满足用户需要角度来说，还有些应该改进的地方：软件应该有用户自己自定义的模块，例如用户在查询的时候弹出高级检索，复杂查询；可视化界面在美观些等。基建档案存档应该要有责任心和足够的耐心，经过您自己手里的文件要心里有数，哪些文件不对，哪些资料不全，都应该当时就解决，不能把问题留给后来人。本文中提到的那些技巧，是本人在录入基建档案过程中遇到的问题，吃了苦头后发现的，希望能对使用“南大之星”的朋友有所帮助。
参考文献：
[1]李安英.我国电子档案管理软件发展现状及建议[J].现代办公，2008，（12）
[2]朴莲花，许日.加快推进档案工作规范化、标准化建设[J].兰台内外，2011（3）：15.
[3]钟保华.在发展档案事业中要更加重视档案馆这个主体建设 兰台世界，201 1（9）：18
[4] 张亚茹.浅谈档案管理软件的选择[J]. 档案天地，2000，（1）.
[5] Selenium 2.0 WebDriver 使用指南. 上海泽众软件科技有限公司.