信息化视角的会计业务集成

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  [摘 要] 信息化由信息技术支撑,更需要业务管理模式创新。会计信息化下的业务流程,一方面应按照专业系统的内在要求,进行会计业务内部整合;另一方面,又必须遵从企业和信息化社会信息化的要求,与生产经营管理业务进行集成。本文从这两个方面探讨了会计业务集成的基本问题。
  [关键词] 同源数据;电子原始凭证;信息中心
  [中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2008)16-0032-03
  
  信息化是“充分利用信息技术,开发利用信息资源,促进信息交流和知识共享,提高经济增长质量,推动经济社会发展转型的历史进程”[1]。而信息技术进一步发展和应用的趋势,使信息系统具有“集成化”、“网络化”、“无纸化”、“自动化”、“智能化”等诸多特征。
  会计信息化是通过构建与企业信息化及社会信息化相匹配的信息系统,提升整体水平,促进企业价值最大化。信息化与电算化、手工会计的诸多不同,使会计信息系统重构成为趋势[2]。而会计信息系统重构并非单纯的信息技术问题,更要求变革管理理念,实现必要的业务流程集成[3]。
  会计业务流程集成具体包括系统内部集成、系统与环境集成两个方面。
  
  一、会计业务系统内部集成
  
  信息化是对电算化的全面提升。电算化下会计信息系统的主要特点表现为:(1)基于会计部门视角应用信息技术,出发点是提高会计工作效率;(2)信息技术支撑的信息系统以会计核算为中心,财务会计和管理会计彼此独立;(3)核算业务流程以模仿手工会计为基础。而会计信息化则要求解决其中存在的问题和不足,构建以“会计核算”为基础,实现“会计控制”、“会计决策”一体化的信息系统。这需要突破会计“对外”、“对内”服务的界限,按照管理过程和信息化的内在要求,通过会计业务流程再造,实现财务会计与管理会计的融合,进而依托信息技术构建具有“统一体”的会计信息系统。
  财务会计与管理会计的集成可从以下几个方面分析:
  1. 财务会计和管理会计具有“统一”历史渊源
  从会计“对外”、“对内”服务的角度分析,可将会计发展的历史划分为3个阶段:社会审计产生前、社会审计产生至管理会计产生前、管理会计产生至今。
  社会审计萌芽于16世纪的意大利等地中海沿岸国家,1853年“爱丁堡会计师协会”成立则具有标志性的意义[4]。社会审计产生前,是会计发展的初级阶段。这一阶段,“企业的会计实践和会计程序被普遍地认为是一种机密”[5],会计服务主要“遵从”企业管理目标,“对外”提供有限服务。该阶段会计是“对内”、“对外”的统一体。
  社会审计产生至管理会计产生前,由于金融市场发展、成熟,所有权与经营权分离,“财务会计”“对外”服务职能成为社会关注的焦点。会计核算理论和方法的发展以“对外”服务和“公认会计原则”为主导,而会计为企业管理服务的职能受到了限制。但不应以此否认该历史时期会计 “对内”的管理职能,该时期的会计仍是“对内”、“对外”的统一体。
  管理会计产生后,会计“对外”、“对内”服务的职能明显分离。通常认为,管理会计是“管理科学”发展推动会计向管理领域扩展和延伸的产物。但除此之外,一个重要的原因是由于“公认会计原则”过于强调会计信息“对外”信息的“标准化”范式,使会计理论和方法的发展背离了会计的“对内”服务轨道,导致会计的企业管理功能缺失,结果是遵从企业需要的会计管理不得不“另寻出路”,独立发展。
  2. 财务会计和管理会计分离的负面效应
  会计“对外”、“对内”服务职能分离的弊端主要表现在以下几个方面:
  第一,“公认会计原则”的“标准化”范式和“严格约束”削弱了会计信息的“有用性”。早在20世纪60年代,美国财务会计的研究就开始以信息“使用者”为目标导向。美国会计学会、美国注册会计师协会、会计原则委员会和财务会计准则委员会,相继发布了《基本会计理论说明书》(ASOBAT)、《企业财务报表的基本概念和会计原则》(APB第4号公告)、《财务报表目标》(Trueblood报告)及《会计理论和公认理论报告》(SATTA)。这些对财务会计产生重大影响的文件,无不肯定了财务会计报告使用者的多样化以及各自决策的特殊性。而面对复杂多样的会计信息需求,却用同一范式,在同一规定时间,提供同样信息,这在事实上背离了财务会计“相关性”原则。这种财务报告提供信息的“有用性”,显然值得认真反思。
  第二,“公认会计原则”的严格约束和信息“通用”性,使企业“内部”和“外部”会计信息不对称的矛盾进一步恶化。“对外”服务的标准范式,有利于保证会计信息的“可靠性”和“可比性”,但促成了财务会计与管理会计并立。对这一结果,从内容观察,企业内部可以通过会计“双系统”全方位掌控自身“过去”、“现在”和“未来”的信息,而“外部”仅可通过定期的财务报告了解“过去”的“总结性”信息;从时间观察,企业总可在第一时间获得会计信息,而“外部”则需在企业充分“准备”后,才能收到财务报告。这种信息不对称为企业“非常”盈余管理提供可乘之机,也为会计信息失真埋下隐患。
  第三,会计数据双系统(财务会计和管理会计相互独立)处理以及由此引发的会计系统内部的信息“孤岛”和数据“冗余”。这种缺陷集中体现在财务会计和管理会计在对企业经营活动数据的采集、存储及加工环节。财务会计的核心是按照“公认会计原则”采集、处理已发生的经营业务数据。管理会计中“责任会计”、“成本管理”(标准成本、作业成本等)则按照企业管理的战略目标和具体要求,采集、处理已发生的经营业务数据。尽管两种机制数据分类标准不同,数据加工方法各异,但两者“源数据”共同来自企业生产经营活动。这种“同源数据”,在手工数据处理的条件下,双系统分别采集、存储时问题并不明显,而在信息化条件下就是典型的“二次录入”,也是形成信息“孤岛”的一个“结点”。
  3. 财务会计和管理会计集成的可行性
  首先,从理论上分析:第一,两者有着共同的业务主体,共同收集、处理同一企业经营活动的信息;第二,两者具有共同的数量管理特性和一致的信息分类机制;第三,企业流程再造是两者整合的直接动力;第四,网络技术和信息化为两者整合提供技术支撑;第五,价值链企业群和虚拟企业的出现,以及个性化信息需求的客观性,要求突破企业“外部”和“内部”界限,实现财务会计与管理会计整合。
  其次,两者最低层次可以在技术层面实现信息系统的统一。虽然由于两者目标不同,使各自的信息处理体制不同,但这些差别并非构成彼此独立的充分条件。从现实观察,企业利润、企业所得(税务口径的企业收益)、企业现金净流量,均为不同标准或信息机制下企业经营成果的计量形式。它们之间的差别并没有使财务会计分裂为3个系统。这说明目标不同、信息标准各异的信息处理体系可以有条件地在信息系统中求得统一。
  最后,财务会计和管理会计都存在缺陷,均需要进一步完善。财务会计“对外”若能够“实时”提供信息,能够提供有关企业“预算”和“战略”方面的信息,能够针对使用者特殊需求提供信息,则更符合“决策有用”目标。而管理会计也有待于进一步探求更有效率的机制。这些均为财务会计和管理会计的高层面集成提供了契机。
  
  二、会计业务与企业经营管理集成
  
  信息化与电算化的重要不同之处,在于它是从企业经营管理的整体视角提升信息技术应用的目标和要求,亦即会计信息化只有置于企业信息化的整体之中方可达到目标。这一事实是会计业务与企业经营管理集成的基础。
  1. 系统集成视角的企业信息流构成
  企业内部职能部门之间信息共享,消除部门间相关数据多次处理、重复存储的现象是信息化的最低要求。本文从这一视角分析企业的信息流构成。
  企业信息流派生于相应的业务流程,而业务流程遵从、受制于职能部门分工。这样使得企业信息系统的各个专业子系统通常围绕职能部门构建,从而形成了物资供应、生产管理、市场营销及客户管理、人力资源管理、会计、产品设计与开发等诸多子信息系统。这些专业子系统依托特定职能部门,形成一个相对独立“信息中心”;而任何一个“信息中心”内部都有其独特的信息流结构,对应于自己独立的业务流程。
  而从企业信息系统整体观察,任一专业信息子系统都有自己“信源”、“信道”、“信宿”[6]。企业这些许许多多的“信源”、“信道”、“信宿”构成一个复杂的信息网络。信息化不仅要解决企业信息网络中,“异构”专业子系统间的信息传输问题,更要求在“联通集成”的基础上,实现更高层次的“优化集成”[7]。基于“优化集成”思路观察企业信息网络:一是存在几个子系统同一“信源”(同一经营业务活动,多个子系统分别从不同的角度采集数据),即存在“同源数据”现象;二是存在一个子系统的“信源”与其他子系统的“信宿”形成交集(一个子系统的原始数据来自其他子系统信息的输出)现象。
  2. 原始凭证电子化是会计信息化的关键一环
  手工会计业务、电算化会计以记账凭证为业务数据处理“起始点”,“似乎”完全合理。但从会计信息化、企业信息化的视角分析,记账凭证手工录入属于“二次录入”。这里的“二次录入”有双重意义:其一,原始凭证是经济业务的直接记录,而记账凭证是对原始凭证信息的“分类”,记账凭证手工录入相对于原始凭证业务处理是“二次录入”;其二,从企业视角观察,会计、统计、其他业务核算等信息系统并存,有些原始凭证的数据为会计、统计、业务核算系统的“同源数据”,相对多个系统而言,记账凭证手工录入属于“二次录入”。
  一旦原始凭证电子化及记账凭证依据“自动”生成,将有效消除“二次录入”以及由此引发的诸多负面效应。由电子原始凭证自动(或经人工简单干预)到记账凭证没有技术障碍。当前会计软件已能对个别业务,有条件地实现记账凭证“自动化”(如用友软件可以依据销售系统处理的销货发票自动生成相应的记账凭证)。因而,“优化集成”问题的关键在于原始凭证电子化。
  3. 原始凭证电子化的实现
  目前,纸介质的原始凭证仍居主要地位,因而,在企业内部有条件地实现原始凭证电子化是信息化的重要一环。
  会计原始凭证,依据来源和数据特征可分为内部汇总凭证、内部业务凭证和外部业务凭证。不同类别的凭证可采用不同的方式实现电子化。
  内部汇总凭证,是会计部门从其他部门得到的具有当期业务汇总性质的原始凭证,如当期各种产品生产的工时消耗统计等。这类凭证通常是其他系统加工后输出的信息。如果企业为各种系统构建一个标准化平台,使各个“异构系统”在该平台上按“电子化标准数据交换格式”发布信息,则会计即可通过企业平台获取相应的电子化凭证[8]。
  内部业务凭证,直接来源于生产经营活动,对应某项业务的内部原始凭证,如材料入库单等。这类凭证往往一式多份,多系统应用,属于“同源数据”。因而该类凭证由企业按“电子化标准数据交换格式”统一采集后“分发”给各系统,对应档案统一管理,将提高企业信息系统的整体效率。
  外部业务凭证,来自企业外部对应具体业务的原始凭证。这类原始凭证,从企业信息化的角度出发,从“图书、情报、档案一体化”角度分析,具有“同源数据”的特征[9]。因而,该类凭证由企业按“电子化标准数据交换格式”统一采集后“分发”给各系统,对应档案统一管理,符合信息化内在要求。
  4. 构建全新的企业“信息中心”
  结合企业内各系统信息统一平台发布、“同源数据”统一采集,以及企业图书、情报、档案统一管理业务集成模式,企业构建一个全新“信息中心”职能部门。该部门的主要职责是:第一,制定企业内部各系统的数据交换标准;第二,为企业内部各专业子系统采集来源于经营过程的原始数据,按专业子系统的需要经初级分类后,分发给相应的专业子系统;第三,为各专业子系统与企业外部各种系统间的电子数据交换提供服务;第四,负责企业相关档案管理,并提供相应服务。各专业子系统从“信息中心”收到来自“信息中心”的“标准数据”后,将其转化为本系统可以处理的数据;信息发布前本专业子系统的“系统特征数据”转化为企业的“标准数据”,通过“信息中心”发布。
  
  主要参考文献
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  [2] 杜天宇. 价值链会计与网络会计比较[J]. 会计之友,2007(10):67-68.
  [3] 霍国庆. 企业信息资源集成管理战略理论与案例[M]. 北京:清华大学出版社,2004:135-139.
  [4] 财政部注册会计师考试办公室. 审计[M]. 北京:中国财政经济出版社,1993:11-12.
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  [6] 贾君枝,李鸣娟. 企业信息流规划[J]. 图书情报工作,2006(8):63-66.
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  [8] 陈新跃,向阳,王茜. 跨平台下的会计信息系统集成模式研究[J]. 山东科技大学学报:自然科学版,2003(3):32-35.
  [9] 李扬,陆南燕. 图情档一体化系统与现代企业信息管理系统集成构建高新企业知识管理系统[J]. 现代情报,2006(9):182-184.
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