论文部分内容阅读
摘 要：随着社会的发展和科学技术的进步，信息化和数字化已经逐渐成为社会各行各业发展的主要趋势。对于企业档案管理工作来说，要想适应新的社会发展形势，有必要进行档案的数字化建设。本文首先分析了目前企业档案数字化建设中存在的问题，进而针对这些问题提出了几点解决对策。
关键词：档案数字化建设；问题；措施
一、进行企业档案数字化建设的意义
（一）有助于提高档案资源的利用率。企业进行档案数字化建设之后，可以改变传统的档案资源的查询利用方式，由于档案的数字化管理工作是基于开放的网络平台，用户不用到档案馆从大量的档案资料中去寻找自己所需的资料，利用档案管理数字化网络服务平台就可以随时随地查找和利用自己需要的档案信息，而不再受传统档案管理工作中时间和空间的限制，提高了档案资源的利用率，企业档案管理工作的整体效率也得以提升。另外，实现了企业档案的数字化建设，档案信息就可以通过网络进行异地调阅使用，提高了档案信息资源的共享程度。
（二）有助于提高企业档案管理工作的科学化水平。传统的企业档案管理工作是对纸质档案资料的存储、管理和利用，纸质档案被长期反复的查阅和使用，很可能会造成档案原件受损或遗失，影响档案资源的质量和正常使用。企业通过对档案进行数字化建设，将原有实体的档案资料转换为数字化和电子化的电子档案材料，可以有效避免长期阅览、复印对档案带来的损坏，降低了库存档案的老化速度，确保档案原件的安全性，同时还可以有效减少修复受损档案所需的资金，节省企业成本。由此可见，进行企业档案数字化建设有助于提高企业档案管理工作的科学化水平，使档案资源更好的为企业的发展服务。
二、企业档案数字化建设存在的问题
企业在进行档案数字化建设过程中面临着一些问题，主要表现在，第一，数字化软件的适应性和规范性较差。目前市场上现有的数字化档案管理软件种类有很多，但是都属于集成化的软件系统，虽然能满足企业基本的档案管理工作需要，但是不能很好的满足企业档案管理工作的实际情况，缺乏对某一行业或某一企业的针对性，容易出现档案管理软件不兼容的问题，给档案资源的利用和共享造成障碍。此外，档案数字化管理软件需要不断的更新和升级，如果技术不成熟很可能造成档案资源在软件升级的过程中不慎丢失或遭到破坏，影响档案信息的安全性和完整性。第二，数字化档案资料的保存技术还不够成熟。数字化档案主要是通过光盘、磁盘等为载体来进行保存的，寿命相对较短，而且这些保存介质容易受磁场、空气湿度等外界环境因素的影响，其安全性得不到有效的保障，不利于数字化档案资源的长期保存和使用。第三，在进行纸质档案向数字化档案转换的过程中，存在发生大面积信息资源泄密的隐患，而现阶段企业档案管理工作人员安全意识相对还比较薄弱，同时企业也缺乏足够的安全技术来保障档案数字化建设过程的安全性，需要企业在这方面加大力度予以改进，保障企业档案数字化进程的安全进行。
三、企业档案数字化建设的发展对策
（一）加大力度引进数字化档案管理人才。要想切实提高企业档案数字化建设的质量和效率，企业必须配备专门的档案数字化管理人才。首先，企业要提高人才录用门槛，加大力度引进专业的数字化档案管理人才，保障其既要具备必要的档案管理专业知识，还要掌握成熟的计算机操作技术和数字化档案管理技能，保障企业档案管理部门的工作人员能够胜任数字化的档案建设和管理工作。其次，企业要加大对现有档案部门工作人员的教育培训力度，重点培养馆藏档案数字化信息资源建设人才，可以通过组织讲座、集体培训、参观学习等途径来加强档案管理工作人员能够加强对数字化技术和信息技术的认知，从而提高其综合素质和业务能力，进而适应新时期企业进行档案数字化建设的要求。
（二）慎重选择档案数字化软件和载体。针对目前企业档案数字化建设过程中存在的软件的适应性和规范性较差以及数字化档案资源保存效果不好的问题，需要企业慎重选择档案数字化管理软件和载体，避免由于技术问题造成档案资源的安全性和完整性受到威胁。首先在选择档案管理软件时，要注意软件的权威性和通用性，不能为了节约成本而选择那些没有保障的档案数字化管理软件，同时更重要的是要考虑兼容性的问题，看所选的软件是否符合企业实际的情况。针对这一问题，有条件的企业可以将档案数字化管理软件交由软件公司来开发，使其能够更好的适应企业档案管理的实际情况。其次，在档案数字化建设过程中还要注意载体的选择，为保存当档案资源的光盘、磁盘等建立一个良好的存储环境，避免由于外界环境不安全而给档案资源造成损害。还要对数字化的档案资料进行定期复制转存，防止由于存储介质老化造成档案资源的丢失，从而维护档案信息资源的安全性。
四、结语
综上所述，企业进行档案数字化建设对于提高企业档案管理的科学化水平以及档案资源的利用率都具有重要作用，企业要结合当前进行档案数字化建设过程中面临的问题，不断优化档案管理工作队伍，引进先进的档案数字化管理技术，慎重选择档案数字化软件和载体，进而提高数字化档案管理的科学性和规范性。
参考文献：
[1]卢森林，淮毅.档案数字化信息资源建设存在的问题及应对策略[J].兰台世界，2015，14：132-133.
[2]陈凯.档案数字化建设中注意的几点问题探讨[J].兰台世界，2013，08：24-25.
[3]黄彩珍.论基层档案数字化建设[J]. 档案天地，2014，S1：84-86.
关键词：档案数字化建设；问题；措施
一、进行企业档案数字化建设的意义
（一）有助于提高档案资源的利用率。企业进行档案数字化建设之后，可以改变传统的档案资源的查询利用方式，由于档案的数字化管理工作是基于开放的网络平台，用户不用到档案馆从大量的档案资料中去寻找自己所需的资料，利用档案管理数字化网络服务平台就可以随时随地查找和利用自己需要的档案信息，而不再受传统档案管理工作中时间和空间的限制，提高了档案资源的利用率，企业档案管理工作的整体效率也得以提升。另外，实现了企业档案的数字化建设，档案信息就可以通过网络进行异地调阅使用，提高了档案信息资源的共享程度。
（二）有助于提高企业档案管理工作的科学化水平。传统的企业档案管理工作是对纸质档案资料的存储、管理和利用，纸质档案被长期反复的查阅和使用，很可能会造成档案原件受损或遗失，影响档案资源的质量和正常使用。企业通过对档案进行数字化建设，将原有实体的档案资料转换为数字化和电子化的电子档案材料，可以有效避免长期阅览、复印对档案带来的损坏，降低了库存档案的老化速度，确保档案原件的安全性，同时还可以有效减少修复受损档案所需的资金，节省企业成本。由此可见，进行企业档案数字化建设有助于提高企业档案管理工作的科学化水平，使档案资源更好的为企业的发展服务。
二、企业档案数字化建设存在的问题
企业在进行档案数字化建设过程中面临着一些问题，主要表现在，第一，数字化软件的适应性和规范性较差。目前市场上现有的数字化档案管理软件种类有很多，但是都属于集成化的软件系统，虽然能满足企业基本的档案管理工作需要，但是不能很好的满足企业档案管理工作的实际情况，缺乏对某一行业或某一企业的针对性，容易出现档案管理软件不兼容的问题，给档案资源的利用和共享造成障碍。此外，档案数字化管理软件需要不断的更新和升级，如果技术不成熟很可能造成档案资源在软件升级的过程中不慎丢失或遭到破坏，影响档案信息的安全性和完整性。第二，数字化档案资料的保存技术还不够成熟。数字化档案主要是通过光盘、磁盘等为载体来进行保存的，寿命相对较短，而且这些保存介质容易受磁场、空气湿度等外界环境因素的影响，其安全性得不到有效的保障，不利于数字化档案资源的长期保存和使用。第三，在进行纸质档案向数字化档案转换的过程中，存在发生大面积信息资源泄密的隐患，而现阶段企业档案管理工作人员安全意识相对还比较薄弱，同时企业也缺乏足够的安全技术来保障档案数字化建设过程的安全性，需要企业在这方面加大力度予以改进，保障企业档案数字化进程的安全进行。
三、企业档案数字化建设的发展对策
（一）加大力度引进数字化档案管理人才。要想切实提高企业档案数字化建设的质量和效率，企业必须配备专门的档案数字化管理人才。首先，企业要提高人才录用门槛，加大力度引进专业的数字化档案管理人才，保障其既要具备必要的档案管理专业知识，还要掌握成熟的计算机操作技术和数字化档案管理技能，保障企业档案管理部门的工作人员能够胜任数字化的档案建设和管理工作。其次，企业要加大对现有档案部门工作人员的教育培训力度，重点培养馆藏档案数字化信息资源建设人才，可以通过组织讲座、集体培训、参观学习等途径来加强档案管理工作人员能够加强对数字化技术和信息技术的认知，从而提高其综合素质和业务能力，进而适应新时期企业进行档案数字化建设的要求。
（二）慎重选择档案数字化软件和载体。针对目前企业档案数字化建设过程中存在的软件的适应性和规范性较差以及数字化档案资源保存效果不好的问题，需要企业慎重选择档案数字化管理软件和载体，避免由于技术问题造成档案资源的安全性和完整性受到威胁。首先在选择档案管理软件时，要注意软件的权威性和通用性，不能为了节约成本而选择那些没有保障的档案数字化管理软件，同时更重要的是要考虑兼容性的问题，看所选的软件是否符合企业实际的情况。针对这一问题，有条件的企业可以将档案数字化管理软件交由软件公司来开发，使其能够更好的适应企业档案管理的实际情况。其次，在档案数字化建设过程中还要注意载体的选择，为保存当档案资源的光盘、磁盘等建立一个良好的存储环境，避免由于外界环境不安全而给档案资源造成损害。还要对数字化的档案资料进行定期复制转存，防止由于存储介质老化造成档案资源的丢失，从而维护档案信息资源的安全性。
四、结语
综上所述，企业进行档案数字化建设对于提高企业档案管理的科学化水平以及档案资源的利用率都具有重要作用，企业要结合当前进行档案数字化建设过程中面临的问题，不断优化档案管理工作队伍，引进先进的档案数字化管理技术，慎重选择档案数字化软件和载体，进而提高数字化档案管理的科学性和规范性。
参考文献：
[1]卢森林，淮毅.档案数字化信息资源建设存在的问题及应对策略[J].兰台世界，2015，14：132-133.
[2]陈凯.档案数字化建设中注意的几点问题探讨[J].兰台世界，2013，08：24-25.
[3]黄彩珍.论基层档案数字化建设[J]. 档案天地，2014，S1：84-86.