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一、档案人员的培训
科学技术的发展使新学科、新知识、新理论层出不穷，档案工作者要胜任本职工作，必须具备较强的业务知识和现代技能，并能不断进行知识更新，丰富自己的知识结构，这不仅需要自己的努力，还需要企业对员工进行经常化、制度化的培训。这些培训应包括:
1、知识培训。知识经济时代，“知本”的力量必将取代资本的力量。美国福特汽车公司首席专家路易斯•罗斯曾说过:在知识经济时代，对你的职业生涯而言，知识就像鲜奶，纸盒上贴着有效日期。工程技术的有效期大约是三年。如果时间到了，你还不更新所有的知识，你的职业生涯很快就要腐蚀掉。當今的时代，己经进人了科学技术特别是信息技术飞速发展的时代，新知识、新领域、新成果、新产品不断涌现，各学科之间互相渗透、联系紧密，学习已同吃饭一样，成为人们的二种需要。社会需求巴不再是“专一”，“而是 “一专多能”的“T”型人才模式的结构要求。所谓“T”型模式，其纵向代表在某一专业领域知识的深度与水平，横向代表一般文化知识的广博程度、相关或边缘知识的提取程度。如今的档案工作领域早已成为一个涉及多种学科领域的工作，在企业档案中，就分为科技档案、会计档案、设备档案、文书档案、人事档案等类别，也就是说，企业档案工作者不仅要在纵向管理即本职管理的专业知识方面有深厚的业务功底，而且必须在横向管理上掌握相关领域的知识，如设备档案管理，除了要负责设备的管理外，还应知道本单位有那些设备，各种设备的购置时间、生产厂家、基本功能、多少零部件、使用期限等，这就要求档案人员必须具有横向(设备)的知识 。因此，企业管理者不仅要重视员工在本专业知识领域的深度，而且要注重他们在其他专业知识方面的广度，使档案人员不断扩大知识面，成为“多面手”，更好地为企业的生产和经营服务。对档案人员知识的培训，可采取送出去、请进来的办法，对优秀者选送进人学校深造，吸取新知识，掌握新技能;对大多数人员可采取请教师讲课的办法，提高档案人员的知识面。
2、业务能力培训。业务能力培训即岗位培训。档案工作者的业务能力包括对企业档案管理的规章制度的了解、掌握和执行程度;对档案管理目标要求的落实情况;档案收集、鉴定、分类、整理、立卷、保管情况;档案提供利用服务情况;档案查阅的准确率、查全率和调档速度;档案管理的信息化程度、开发利用档案信息资源的情况等。企业档案管理人员业务素质的高低决定档案管理水平的高低，而快速培养高素质人员的最佳途径就是进行岗位培训。岗位培训可采取全面培训和单项培训的方法。即制定学习制度，规定学习时间，组织档案人员坐下来学习档案管理的有关规章制度和档案收集、整理、立卷的要求，探讨档案利用办法以及利用现代化手段进行档案管理的方法，其目的是通过培训使员工全面掌握档案管理的知识和要求。单项培训也叫“单元”培训或专题培训，即根据不同类型和不同对象进行不同内容的培训，如进修班、研讨会、学术交流会、专项考察、现场操作示范、经验交流等。单项培训以内容新、见效快、补漏补缺为主要特点，重在提高。
3、创新能力培训。创新学原理认为:人人都有创新能力;人的创新能力不是天生的，它可以通过教育、训练而得到提高。企业档案管理人员，大多己届中年，有一定知识的储备，并具有丰富的工作经验，这就便他们能够把理论与实践在高层次上结合应用。同时，由于他们具有一定的人生阅历，对人和事已形成相对固定的思维模式和见解，创新能力受到一定的影响。尤其是档案工作者，由于工作内容比较简单，工作程序相对固定，容易造成思想僵化。企业管理者要让档案信息资源在激烈的市场竞争中发挥作用，就必须重视对档案人员创新能力的培训和提高。员工创新能力的培训方法可采取团队建设法，包括冒险性学习、团队培训和行动学习，通过此法，解除员工的心理防御机制，增强员工之间直接的、开放的沟通;养成创造性处理问题的程式:分析间题——听取各种意见——找出最佳解决途径——形成共识，促使员工打破原有的行为方式，改变自己的习惯行为，使档案工作与其他部门取得更紧密的联系，更好地为企业的建设服务。
二、档案员工的管理
就一个档案部门来说，管理工作的对象可分为人和物两大类，即对档案人员的管理和对档案资料、经费、设备的管理。前者是管理工作的重点。这是因为档案管理人员兼有管理对象和劳动手段二重性，既是被管理者，也是管理者。对物的管理是以对人的管理为前提的，只有通过对人的管理，才能实现对物的管理。可见档案管理工作中，人是第一要素。只有人尽其才，才能物尽其用。因此，必须建立有效的管理机制，促使档案人员竭尽全力做好档案工作，努力实现档案的社会价值。
1、目标管理。目标管理是一种有效的管理方式。目标规定行为的方式，激励人的才智，激发人努力达到最终目的，实现预定目标。制定企业档案管理目标，不仅能激发档案工作者的升级动机，而且规定了档案管理行为的方向和必须达到的等级标准。一旦达到了等级标准，就要给予必要的奖励，以激励其继续进取，攀登更高的目标。目标管理的重点在目标的实现，为此制定的目标首先要能激发档案人员的智慧，增强其实现目标的使命感;其次要实事求是，不能空喊口号，空画蓝图。目标过高容易使人丧失信心，目标过低又难以调动积极性;第三要有激励性，能激励档案工作者坚定信心，为之奋斗;第四，要有实现目标的措施和检查、监督的制度，以确保如期实现目标，完成目标规定的任务。
2、激励管理。要充分调动档案管理人员的积极性，必须建立各种激励机制，以激发其工作热情，使之全身心投人档案工作。激励管理的办法主要有:
(1)物质——保障激励。即通过较高的奖金、各类补贴及福利、待遇、保障产生的激励作用。许多企业对能为企业创造经济效益的人员比较重视，给予重奖，而对不能创造直接经济效益的档案人员则更注重整体的物质保障和福利待遇。就其个体而言，物质奖励更多的意义在于企业管理者对员工工作的认可、欣赏及自身价值的体现。因而根据合理的绩效考核，提供公正的物质奖励对档案人员的激励作用己远远超出物质本身的价值。
(2)成长——发展激励。真正能够激发人的工作积极性的，是与其工作本身有关的因素。档案人员也有要求发展的机会与空间，他们希望能有机会接受更高层次的继续教育与培训，不断增长知识和技能;希望工作能力得到充分发挥，工作业绩得到更大范围的认可;希望职务得到升迁，以更好地施展自己的才华。企业要开辟畅通的发展通道，制定有效的培训和使用人才计划，授权增加责任，给予成就感和满足感，为他们提供增长才干的机会和条件，满足档案人员自我价值实现的要求。
(3)沟通——情感激励。知识经济时代是一个软性因素占主导地位的时代。情感的满足、浓郁的人情味都是组织凝聚力与向心力的源泉。档案人员由于其工作的服务性质，对感情沟通的需求更为强烈。企业管理者对档案人员的尊重、信任、关心、爱护，能够从内心深处激发他们的内在潜能，犹如一只“看不见的手”深人到人的内心世界，从而激发档案人员的忠诚感，这是产生“士为知己者死”的有效激励手段。
(4)参与——信任激励。要对档案工作人员的能力、学识、人品等方面给予充分信任，鼓励其积极参与档案管理活动，让他们承担更多的责任，参与管理决策，促使其产生与企业"同舟共济"的使命感。这种把责、权、利结合起来调动潜能的办法，是使档案人员明确并履行职责、发挥主观能动性、开动脑筋想办法、尽职尽责地做好本职工作有效方法。
3、考核管理。档案工作者是决定一个单位档案工作好坏的重要因素。而督促并检验档案工作的有效管理办法，就是调动人的积极性，加强对档案员工的考核管理。考核可以从以下四个方面进行:
(1)敬业精神。敬业精神或职業道德是合法利己的同义语，是企业合格员工的必要条件，而非优良品德。档案部门是一个清水衙门，档案工作是一个默默无闻、不创造直接经济效益的工作。在追求自我价值实现的今天，这种情况不可能不对的档案人员产生影响，因而敬业精神对档案工作者来说就显得更为重要。档案工作人员要能够抵御诱惑，摈弃自我，有甘愿在单调枯燥的岗位上为企业勘采精神财富做拓荒牛的奉献精神。考核管理，首先要考核档案工作者的敬业程度，看他是不是对工作满腔热情，有不为名、不求利的奉献精神，这是做好档案工作的首要条件。 (2)学识水平。高水平的档案工作，靠的是高素质的档案专业人才。知识经济时代的档案人员，不再是档案资料的简单整理和保管，而是能充分开发和利用档案资源为企业提供最有价值的、能创造财富的信息资料员。这就需要档案工作人员不仅要有满腔的工作热情，更要有全面扎实的专业知识以及与档案工作有关的其他知识和先进的管理方法。学识水平考核，就是考核档案管理人员对国家有关档案土作的政策、法规的理解程度，对档案专业知识的掌握和运用程度以及对与档案工作相关知识了解的广博程度。因为档案管理人员的学识水平是促进档案事业发展的重要条件。
(3)业务能力。档案工作可以用“收、管、用”三个宇来概括，但真正做好这三个环节的工作，需要有姻熟的专业技能。档案管理的第一环节是资料的收集鉴定，这是档案“大厦”的地基。首先，档案人员要具备广泛的收集渠道和对档案材料的鉴别和处理能力，不仅能收集文书档案，而且对其它形式和载体的档案也能及时收集归档，并保证归档材料的完整性;其次，档案材料要分类准确，保管期限量定合理，目录规范，检索手段多样，并懂得网络档案和介质档案不同的保管方法;第三，在档案的利用上，要善于研究利用者的心理、个性，能快速、准确地为用户提供资料，并能根据不同用户的需求，主动、超前地为用户提供所需资料;第四，档案人员还要有一定的写作能力，善于总结和推广经验。业务能力考核是考核管理的重点，是做好档案工作的关键。
(4)工作业绩。在企业工作中，档案工作不是中心工作，但它却时时刻刻为中心工作提供着不可或缺的服务，是事关一个企业整体事业持续发展的基础性工作。提供服务是档案工作的特点之一，也是档案管理的最终目的，档案工作者的业绩是通过服务质量体现出来的。档案工作者要转变“重保管，轻利用”的观念，主动提供档案为企业的各项工作服务，这样才能为档案争得“一席”之地。坐等上门、满脸冰霜、拒人千里的做法，必然会影响到档案的利用效率。业绩考核要把是否熟悉馆藏档案内容和各种检索工具，是否注重研究档案用户的特点，并能提供主动服务或超前服务作为重点，从而提高档案服务利用的水平，更好地体现档案的应用价值。
科学技术的发展使新学科、新知识、新理论层出不穷，档案工作者要胜任本职工作，必须具备较强的业务知识和现代技能，并能不断进行知识更新，丰富自己的知识结构，这不仅需要自己的努力，还需要企业对员工进行经常化、制度化的培训。这些培训应包括:
1、知识培训。知识经济时代，“知本”的力量必将取代资本的力量。美国福特汽车公司首席专家路易斯•罗斯曾说过:在知识经济时代，对你的职业生涯而言，知识就像鲜奶，纸盒上贴着有效日期。工程技术的有效期大约是三年。如果时间到了，你还不更新所有的知识，你的职业生涯很快就要腐蚀掉。當今的时代，己经进人了科学技术特别是信息技术飞速发展的时代，新知识、新领域、新成果、新产品不断涌现，各学科之间互相渗透、联系紧密，学习已同吃饭一样，成为人们的二种需要。社会需求巴不再是“专一”，“而是 “一专多能”的“T”型人才模式的结构要求。所谓“T”型模式，其纵向代表在某一专业领域知识的深度与水平，横向代表一般文化知识的广博程度、相关或边缘知识的提取程度。如今的档案工作领域早已成为一个涉及多种学科领域的工作，在企业档案中，就分为科技档案、会计档案、设备档案、文书档案、人事档案等类别，也就是说，企业档案工作者不仅要在纵向管理即本职管理的专业知识方面有深厚的业务功底，而且必须在横向管理上掌握相关领域的知识，如设备档案管理，除了要负责设备的管理外，还应知道本单位有那些设备，各种设备的购置时间、生产厂家、基本功能、多少零部件、使用期限等，这就要求档案人员必须具有横向(设备)的知识 。因此，企业管理者不仅要重视员工在本专业知识领域的深度，而且要注重他们在其他专业知识方面的广度，使档案人员不断扩大知识面，成为“多面手”，更好地为企业的生产和经营服务。对档案人员知识的培训，可采取送出去、请进来的办法，对优秀者选送进人学校深造，吸取新知识，掌握新技能;对大多数人员可采取请教师讲课的办法，提高档案人员的知识面。
2、业务能力培训。业务能力培训即岗位培训。档案工作者的业务能力包括对企业档案管理的规章制度的了解、掌握和执行程度;对档案管理目标要求的落实情况;档案收集、鉴定、分类、整理、立卷、保管情况;档案提供利用服务情况;档案查阅的准确率、查全率和调档速度;档案管理的信息化程度、开发利用档案信息资源的情况等。企业档案管理人员业务素质的高低决定档案管理水平的高低，而快速培养高素质人员的最佳途径就是进行岗位培训。岗位培训可采取全面培训和单项培训的方法。即制定学习制度，规定学习时间，组织档案人员坐下来学习档案管理的有关规章制度和档案收集、整理、立卷的要求，探讨档案利用办法以及利用现代化手段进行档案管理的方法，其目的是通过培训使员工全面掌握档案管理的知识和要求。单项培训也叫“单元”培训或专题培训，即根据不同类型和不同对象进行不同内容的培训，如进修班、研讨会、学术交流会、专项考察、现场操作示范、经验交流等。单项培训以内容新、见效快、补漏补缺为主要特点，重在提高。
3、创新能力培训。创新学原理认为:人人都有创新能力;人的创新能力不是天生的，它可以通过教育、训练而得到提高。企业档案管理人员，大多己届中年，有一定知识的储备，并具有丰富的工作经验，这就便他们能够把理论与实践在高层次上结合应用。同时，由于他们具有一定的人生阅历，对人和事已形成相对固定的思维模式和见解，创新能力受到一定的影响。尤其是档案工作者，由于工作内容比较简单，工作程序相对固定，容易造成思想僵化。企业管理者要让档案信息资源在激烈的市场竞争中发挥作用，就必须重视对档案人员创新能力的培训和提高。员工创新能力的培训方法可采取团队建设法，包括冒险性学习、团队培训和行动学习，通过此法，解除员工的心理防御机制，增强员工之间直接的、开放的沟通;养成创造性处理问题的程式:分析间题——听取各种意见——找出最佳解决途径——形成共识，促使员工打破原有的行为方式，改变自己的习惯行为，使档案工作与其他部门取得更紧密的联系，更好地为企业的建设服务。
二、档案员工的管理
就一个档案部门来说，管理工作的对象可分为人和物两大类，即对档案人员的管理和对档案资料、经费、设备的管理。前者是管理工作的重点。这是因为档案管理人员兼有管理对象和劳动手段二重性，既是被管理者，也是管理者。对物的管理是以对人的管理为前提的，只有通过对人的管理，才能实现对物的管理。可见档案管理工作中，人是第一要素。只有人尽其才，才能物尽其用。因此，必须建立有效的管理机制，促使档案人员竭尽全力做好档案工作，努力实现档案的社会价值。
1、目标管理。目标管理是一种有效的管理方式。目标规定行为的方式，激励人的才智，激发人努力达到最终目的，实现预定目标。制定企业档案管理目标，不仅能激发档案工作者的升级动机，而且规定了档案管理行为的方向和必须达到的等级标准。一旦达到了等级标准，就要给予必要的奖励，以激励其继续进取，攀登更高的目标。目标管理的重点在目标的实现，为此制定的目标首先要能激发档案人员的智慧，增强其实现目标的使命感;其次要实事求是，不能空喊口号，空画蓝图。目标过高容易使人丧失信心，目标过低又难以调动积极性;第三要有激励性，能激励档案工作者坚定信心，为之奋斗;第四，要有实现目标的措施和检查、监督的制度，以确保如期实现目标，完成目标规定的任务。
2、激励管理。要充分调动档案管理人员的积极性，必须建立各种激励机制，以激发其工作热情，使之全身心投人档案工作。激励管理的办法主要有:
(1)物质——保障激励。即通过较高的奖金、各类补贴及福利、待遇、保障产生的激励作用。许多企业对能为企业创造经济效益的人员比较重视，给予重奖，而对不能创造直接经济效益的档案人员则更注重整体的物质保障和福利待遇。就其个体而言，物质奖励更多的意义在于企业管理者对员工工作的认可、欣赏及自身价值的体现。因而根据合理的绩效考核，提供公正的物质奖励对档案人员的激励作用己远远超出物质本身的价值。
(2)成长——发展激励。真正能够激发人的工作积极性的，是与其工作本身有关的因素。档案人员也有要求发展的机会与空间，他们希望能有机会接受更高层次的继续教育与培训，不断增长知识和技能;希望工作能力得到充分发挥，工作业绩得到更大范围的认可;希望职务得到升迁，以更好地施展自己的才华。企业要开辟畅通的发展通道，制定有效的培训和使用人才计划，授权增加责任，给予成就感和满足感，为他们提供增长才干的机会和条件，满足档案人员自我价值实现的要求。
(3)沟通——情感激励。知识经济时代是一个软性因素占主导地位的时代。情感的满足、浓郁的人情味都是组织凝聚力与向心力的源泉。档案人员由于其工作的服务性质，对感情沟通的需求更为强烈。企业管理者对档案人员的尊重、信任、关心、爱护，能够从内心深处激发他们的内在潜能，犹如一只“看不见的手”深人到人的内心世界，从而激发档案人员的忠诚感，这是产生“士为知己者死”的有效激励手段。
(4)参与——信任激励。要对档案工作人员的能力、学识、人品等方面给予充分信任，鼓励其积极参与档案管理活动，让他们承担更多的责任，参与管理决策，促使其产生与企业"同舟共济"的使命感。这种把责、权、利结合起来调动潜能的办法，是使档案人员明确并履行职责、发挥主观能动性、开动脑筋想办法、尽职尽责地做好本职工作有效方法。
3、考核管理。档案工作者是决定一个单位档案工作好坏的重要因素。而督促并检验档案工作的有效管理办法，就是调动人的积极性，加强对档案员工的考核管理。考核可以从以下四个方面进行:
(1)敬业精神。敬业精神或职業道德是合法利己的同义语，是企业合格员工的必要条件，而非优良品德。档案部门是一个清水衙门，档案工作是一个默默无闻、不创造直接经济效益的工作。在追求自我价值实现的今天，这种情况不可能不对的档案人员产生影响，因而敬业精神对档案工作者来说就显得更为重要。档案工作人员要能够抵御诱惑，摈弃自我，有甘愿在单调枯燥的岗位上为企业勘采精神财富做拓荒牛的奉献精神。考核管理，首先要考核档案工作者的敬业程度，看他是不是对工作满腔热情，有不为名、不求利的奉献精神，这是做好档案工作的首要条件。 (2)学识水平。高水平的档案工作，靠的是高素质的档案专业人才。知识经济时代的档案人员，不再是档案资料的简单整理和保管，而是能充分开发和利用档案资源为企业提供最有价值的、能创造财富的信息资料员。这就需要档案工作人员不仅要有满腔的工作热情，更要有全面扎实的专业知识以及与档案工作有关的其他知识和先进的管理方法。学识水平考核，就是考核档案管理人员对国家有关档案土作的政策、法规的理解程度，对档案专业知识的掌握和运用程度以及对与档案工作相关知识了解的广博程度。因为档案管理人员的学识水平是促进档案事业发展的重要条件。
(3)业务能力。档案工作可以用“收、管、用”三个宇来概括，但真正做好这三个环节的工作，需要有姻熟的专业技能。档案管理的第一环节是资料的收集鉴定，这是档案“大厦”的地基。首先，档案人员要具备广泛的收集渠道和对档案材料的鉴别和处理能力，不仅能收集文书档案，而且对其它形式和载体的档案也能及时收集归档，并保证归档材料的完整性;其次，档案材料要分类准确，保管期限量定合理，目录规范，检索手段多样，并懂得网络档案和介质档案不同的保管方法;第三，在档案的利用上，要善于研究利用者的心理、个性，能快速、准确地为用户提供资料，并能根据不同用户的需求，主动、超前地为用户提供所需资料;第四，档案人员还要有一定的写作能力，善于总结和推广经验。业务能力考核是考核管理的重点，是做好档案工作的关键。
(4)工作业绩。在企业工作中，档案工作不是中心工作，但它却时时刻刻为中心工作提供着不可或缺的服务，是事关一个企业整体事业持续发展的基础性工作。提供服务是档案工作的特点之一，也是档案管理的最终目的，档案工作者的业绩是通过服务质量体现出来的。档案工作者要转变“重保管，轻利用”的观念，主动提供档案为企业的各项工作服务，这样才能为档案争得“一席”之地。坐等上门、满脸冰霜、拒人千里的做法，必然会影响到档案的利用效率。业绩考核要把是否熟悉馆藏档案内容和各种检索工具，是否注重研究档案用户的特点，并能提供主动服务或超前服务作为重点，从而提高档案服务利用的水平，更好地体现档案的应用价值。