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摘 要：随着经济的快速发展和科技水平的不断提高，信息技术广泛应用于社会各个领域。档案信息化建设已经受到档案业界的广泛重视，并成为近年探讨的热点课题。而电力企业的飞速发展使档案基础资料的收集整理和管理应用也越来越复杂化、精细化，文章将从分析现状入手，就推进电力企业档案信息化、数字化进程，更好的发挥其在生产建设中的作用进行探讨。
关键词：档案 ；信息化； 企业管理
1 当前电力企业档案管理模式及存在问题
1.1 档案管理模式
随着公司的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果。现在使用的软件都没有实现全文检索、在线OCR、web查询等功能，且0A软件在科档管理方面存在重大缺陷：在安装过程中，不同平台的数据导入时出现丢失；在日常管理中，时常出现数据（案卷或文件）丢失现象；数据库无法备份，数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。
1.2 档案存储模式
当前档案业界还是支持以纸张为主要的存储介质。集团不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。
1.3 档案查询模式
在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源向公司各级部门提供良好的服务。
由于OA系统并非专业的档案管理系统，所以其查询功能简单，检索信息的查全率和查准率都较低，无法迅速快捷地找到所需要的信息，给档案管理工作带来了极大的不便。作为大型的集团企业，所属企业众多而且档案管理都是相对独立，横向纵向各不互通，所以未能实现资源的共享和整合，不能更好地发挥档案的效益。
2.电力企业档案信息化管理中存在的问题及原因分析
就电力企业整体来讲，目前档案的信息管理与企业的经济发展相比是滞后状态，主要表现在：
2.1目前档案管理的模式主要是采用电子和手工并行的管理模式，在保存电子档案的同时，按照国家的有关规定同时手工整理实体档案归档。在大部分电力企业中当前的文书档案管理系统主要使用OA系统（Lotus），基本做到了档案的电子化；在科技档案管理方面除了使用OA，还需要兼用其他软件。随着企业经营的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果，比如出现数据（案卷或文件）丢失现象、数据库无法备份、数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。
2.2当前大部分电力企业还是以纸张为主要的存储介质。不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。
2.3在当前手工查询档案信息的检索过程中，检索的一般流程为：查阅案卷目录——文件目录——根据文件目录记录的档案档号信息查找档案在库房的存放地址——通知档案室调卷——办理相关借阅手续。传统的档案资料给检索调阅带来了很大的困难，并且在整个查阅过程中，很多情况下查询的途径不够全、查全率、查准率不高，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源为企业提供良好的服务。
造成电力企业档案管理信息化与经营发展不相适应的原因，主要是因为企业档案信息化是近几年才逐步提出和开展的，在大多数电力企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。但是由于其信息仅限于在档案室内使用，不能实现整个企业信息的资源共享。这样就使得档案信息资源得不到充分开发和利用。同时电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，也在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。
3.电力企业档案管理信息化的主要措施
3.1更新观念，提升对档案管理信息化建设的重视程度
电力企业的领导层和决策者要站在推进企业长远发展的高度，对档案管理信息化建设给予高度重视。电力企业领导和决策层要以改革创新的思维、高瞻远瞩的眼力、敢为人先的魄力积极加快档案管理信息化建设步伐，促进企业内部基础管理工作上水平、标准化、科学化，从而促进企业经济的持续快速发展。
3.2加大投入力度，建立健全一套现代化的档案信息管理制度体系。档案信息化的前提是加大对档案管理工作的软硬件建设投入，电力企业要在硬件上舍得投入、敢于投入，对于原来使用的计算机、数据集成系统进行更新、更换。对于设备的使用、管理要建立一整套规范运行管理制度，制定出统一的、标准的规范体系。要按照国家规定的信息化管理的标准，根据电力企业自身发展的需求和特点来制订内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。
3.3加强档案管理人才队伍素质建设。在电子信息技术高速发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是电力企业的当务之急。一方面，要大胆通过引入和退出机制，多渠道招录和引进综合素质高、思想品德好、业务能力和责任心强专业的技术和管理人员；同时将原来一些实在不适合现任档案管理的、年龄偏大、学历偏低、没有相应专业技术的人员通过采取分流、转岗等方式调离档案管理部门。着力打造一支既懂计算机技术、通讯技术，又精通档案业务的复合型档案管理人才队伍。另一方面，要通过内部挖掘潜力，采取灵活多样的方式，对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。总之，档案管理部门应尽快改變保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
3.4进一步做好企业信息档案的安全防护工作。档案信息化建设依托电子网络平台，安全风险防范必须放在重要的位置，要给予高度重视。要切实加强电力企业档案管理现代信息化安全保障机制建设，提高档案人员的警惕性，通过设置信息系统登陆使用权限和密码、安装防火墙及防病毒软件并及时更新、普通计算机不被用来存储涉密资料、电子档案出入库是要加强检验鉴定等手段进行防范。要从根本上铲除黑客、病毒以及其他因素对档案管理信息系统的威胁。
综上所述，在现代信息技术发展的大前提下，新型载体档案取代传统形式的纸质档案是未来档案管理工作发展的趋势。在此形势下，电力企业纸质档案的功能将逐渐转化为资料的存档，强调其历史性与原始性。而电子档案则具有更强的实用性功能，可以很好的联系电力企业各个部门之间的关系，并以此提高工作效率。同时，电力企业档案管理部门需要进一步建立完善的管理体系与制度，平衡两者关系，以加快电力企业档案管理工作的前进步伐。
参考文献：
[1]陶碧云 论档案信息化内涵及其相互关系[J]. 《档案学通讯》 2002.6
[2]国家档案局. 纸质档案数字化技术规范[S]. 2005
关键词：档案 ；信息化； 企业管理
1 当前电力企业档案管理模式及存在问题
1.1 档案管理模式
随着公司的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果。现在使用的软件都没有实现全文检索、在线OCR、web查询等功能，且0A软件在科档管理方面存在重大缺陷：在安装过程中，不同平台的数据导入时出现丢失；在日常管理中，时常出现数据（案卷或文件）丢失现象；数据库无法备份，数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。
1.2 档案存储模式
当前档案业界还是支持以纸张为主要的存储介质。集团不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。
1.3 档案查询模式
在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源向公司各级部门提供良好的服务。
由于OA系统并非专业的档案管理系统，所以其查询功能简单，检索信息的查全率和查准率都较低，无法迅速快捷地找到所需要的信息，给档案管理工作带来了极大的不便。作为大型的集团企业，所属企业众多而且档案管理都是相对独立，横向纵向各不互通，所以未能实现资源的共享和整合，不能更好地发挥档案的效益。
2.电力企业档案信息化管理中存在的问题及原因分析
就电力企业整体来讲，目前档案的信息管理与企业的经济发展相比是滞后状态，主要表现在：
2.1目前档案管理的模式主要是采用电子和手工并行的管理模式，在保存电子档案的同时，按照国家的有关规定同时手工整理实体档案归档。在大部分电力企业中当前的文书档案管理系统主要使用OA系统（Lotus），基本做到了档案的电子化；在科技档案管理方面除了使用OA，还需要兼用其他软件。随着企业经营的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果，比如出现数据（案卷或文件）丢失现象、数据库无法备份、数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。
2.2当前大部分电力企业还是以纸张为主要的存储介质。不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。
2.3在当前手工查询档案信息的检索过程中，检索的一般流程为：查阅案卷目录——文件目录——根据文件目录记录的档案档号信息查找档案在库房的存放地址——通知档案室调卷——办理相关借阅手续。传统的档案资料给检索调阅带来了很大的困难，并且在整个查阅过程中，很多情况下查询的途径不够全、查全率、查准率不高，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源为企业提供良好的服务。
造成电力企业档案管理信息化与经营发展不相适应的原因，主要是因为企业档案信息化是近几年才逐步提出和开展的，在大多数电力企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。但是由于其信息仅限于在档案室内使用，不能实现整个企业信息的资源共享。这样就使得档案信息资源得不到充分开发和利用。同时电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，也在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。
3.电力企业档案管理信息化的主要措施
3.1更新观念，提升对档案管理信息化建设的重视程度
电力企业的领导层和决策者要站在推进企业长远发展的高度，对档案管理信息化建设给予高度重视。电力企业领导和决策层要以改革创新的思维、高瞻远瞩的眼力、敢为人先的魄力积极加快档案管理信息化建设步伐，促进企业内部基础管理工作上水平、标准化、科学化，从而促进企业经济的持续快速发展。
3.2加大投入力度，建立健全一套现代化的档案信息管理制度体系。档案信息化的前提是加大对档案管理工作的软硬件建设投入，电力企业要在硬件上舍得投入、敢于投入，对于原来使用的计算机、数据集成系统进行更新、更换。对于设备的使用、管理要建立一整套规范运行管理制度，制定出统一的、标准的规范体系。要按照国家规定的信息化管理的标准，根据电力企业自身发展的需求和特点来制订内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。
3.3加强档案管理人才队伍素质建设。在电子信息技术高速发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是电力企业的当务之急。一方面，要大胆通过引入和退出机制，多渠道招录和引进综合素质高、思想品德好、业务能力和责任心强专业的技术和管理人员；同时将原来一些实在不适合现任档案管理的、年龄偏大、学历偏低、没有相应专业技术的人员通过采取分流、转岗等方式调离档案管理部门。着力打造一支既懂计算机技术、通讯技术，又精通档案业务的复合型档案管理人才队伍。另一方面，要通过内部挖掘潜力，采取灵活多样的方式，对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。总之，档案管理部门应尽快改變保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
3.4进一步做好企业信息档案的安全防护工作。档案信息化建设依托电子网络平台，安全风险防范必须放在重要的位置，要给予高度重视。要切实加强电力企业档案管理现代信息化安全保障机制建设，提高档案人员的警惕性，通过设置信息系统登陆使用权限和密码、安装防火墙及防病毒软件并及时更新、普通计算机不被用来存储涉密资料、电子档案出入库是要加强检验鉴定等手段进行防范。要从根本上铲除黑客、病毒以及其他因素对档案管理信息系统的威胁。
综上所述，在现代信息技术发展的大前提下，新型载体档案取代传统形式的纸质档案是未来档案管理工作发展的趋势。在此形势下，电力企业纸质档案的功能将逐渐转化为资料的存档，强调其历史性与原始性。而电子档案则具有更强的实用性功能，可以很好的联系电力企业各个部门之间的关系，并以此提高工作效率。同时，电力企业档案管理部门需要进一步建立完善的管理体系与制度，平衡两者关系，以加快电力企业档案管理工作的前进步伐。
参考文献：
[1]陶碧云 论档案信息化内涵及其相互关系[J]. 《档案学通讯》 2002.6
[2]国家档案局. 纸质档案数字化技术规范[S]. 2005