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摘 要：为进一步规范会计档案的管理，提高会计档案现代化管理水平，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》进行了修改和完善，出台了新的《会计档案管理办法》，并于2016年1月1日起施行。新的管理办法对会计档案管理的诸多地方进行了修改和补充，使会计档案的管理更加科学化、规范化了。为了更好地贯彻落实新办法，该文分析了新管理办法的六大变化，旨在探索更好地适应新管理办法的有效途径。
关键词：档案管理 会计档案 保管期限
中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）01（c）-0143-02
会计档案真实记录了一个单位的经济活动和经济事实，反映了一段时期内某单位的政治、经济活动轨迹。2012年1月1日起财政部、国家档案局用了4年的时间，经过大量的实践工作对1998年的《会计档案管理办法》进行修订和完善，于2016年1月1日起出台了新的《会计档案管理办法》并开始实施。新旧管理办法有6个变化点。
1 理念之变
随着现代化技术的纵深发展，会计信息化的不断涌现以及决策者和管理层对有效的会计信息的需求，会计档案管理迫切要求电子会计档案产生，在现代化信息时代的大背景下，新的管理办法由此诞生了，同时出现了会计电子档案，新的管理办法并对电子档案的生成、传输和归档做了明确的要求，允许符合条件的“单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子科技档案”。与此同时，新的管理办法体现了绿色环保发展的理念，节约了大量的纸张，降低了档案保管的成本，被称为与时代共进的会计档案管理新政。
2 重新明确了会计档案的定义和归档范围，指出了管理会计档案的重要性
原《管理办法》仅对记账凭证、会计账簿及会计报告等财务核算部分定义为会计档案。而近年来，随着现代化信息业的飞速发展，财会工作人员在工作中产生大量的电子信息资料，20世纪中期财务会计电子系统软件就已经大规模应用于各行各业的财务部门，大量的电子会计资料由此产生，互联网+电子商务、电子发票、网络银行，遍布各地，信息化的广泛深入，电子数据的真实出现，促使电子会计档案的形成。新的《管理办法》将定义进行了补充和修改，进一步阐明了会计档案的定义，指出会计人员在会计核算工作中产生的各种会计资料统称会计档案，这些会计资料是单位进行经济活动的真实记录，是指具有一定保存价值的各种文字、报表等，包括使用计算机等电子设备形成的电子会计档案。第一次将电子会计档案纳入会计档案定义中，实现了真正意义上的会计档案现代化管理。
会计档案的利用也很广泛，通过查阅会计档案，不仅可以对以往的经济活动进行评估，为下一个年度以及未来的财务预算、决算工作提供翔实可靠的数字参考。还可以为上级审计、纪委监察等部门服务。以沈阳理工大学为例，在会计档案的服务利用方面，近一两年来为上级司法部门、审计部门、纪委监察等部门的司法办案、上级工作组检查工作、部门审计、干部审计、干部离任审计、科研审计、科研项目结题审计、学科评估等查阅会计档案账簿、会计记账凭证上万卷，为上级部门的纪检、审计工作提供了真实、准确的一手材料。由此可见，会计档案管理的重要性。
3 新《管理办法》第一次将电子会计档案纳入会计档案归档范畴
随着社会现代化、信息化水平的进一步深化，互联网技术应用的成熟，电子会计业务规模不断扩大，财政部在关于企事业单位财务工作的报告中，要求会计管理由核算型会计向管理型会计进行转型，实现会计管理理论与实践并同发展，以此推动经济的发展，这样以来会计业务内容精细化管理的呼声越来越高，在此环境下，电子会计档案管理的实施势在必行。
新《管理办法》指出电子会计档案的管理是这次修改的重点，并针对电子会计档案保管时间、如何管理、电子档案移交和电子档案销毁等都做了相应的规定。
（1）规定指出由计算机等电子设备形成、传送和储存的电子会计材料都属于会计档案，应该同纸质的会计档案一同列入会计档案归档范围。为保证电子会计档案的真实性、全面性、实用性、安全性，凡是符合相应条件下产生的电子会计材料，都可以以电子档案形式归档保存。确定了电子会计档案的合法地位。
（2）规定指出了会计活动中形成的电子会计资料的保管期限，不列入永久保管范畴。
（3）新的《管理办法》规定，一同归档的电子会计档案，移交时务必将电子会计档案连同元数据一起移交，指出电子会计档案的文件格式一定要符合档案管理的规定；特殊格式的电子会计档案必须与其读取平台一同归档。
（4）规定电子会计档案的保管期满销毁工作，也应该由档案管理机构出头，会同会计管理部门、信息系统管理部门同时监督销毁。
新的《管理办法》阐述了电子会计档案归档的必要性，明确了电子会计档案的归档范围及管理要求。
4 对会计档案销毁工作的修订，明确销毁程序
档案鉴定销毁工作是档案管理工作的重要环节，原《管理办法》对会计档案期满销毁要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，对于销毁前的鉴定工作和相应责任，很大程度上由档案单位负责人担当，这样以来档案丢失的风险极大，档案单位负责人一般也不愿轻易对满期档案进行销毁，因此大量的期满待销毁的会计档案，特别是会计记账凭证占用了很大比例的馆藏空间，造成了存储资源的不足。新的《管理办法》明确了档案的鉴定和销毁，要求各档案管理机构，要定期组织会计管理机构对逾期的会计档案进行鉴定，并形成鉴定意见书。如仍需继续留存的会计档案，要重新划定保管期限；对保管期满，确定没有保存价值的会计档案，应该由档案管理部门组织会计部门、审计部门及纪检监察等部门同时进行销毁。这样一来就可以避免发生因鉴定失误而错失档案的风险。
5 新《管理办法》对会计档案出境的管理要求
原《管理办法》规定不准携带会计档案及其复印件等出境。新的《管理办法》进行了修改，指出会计档案及其相应复印件，如果需要带到境外的，要严格按照国家有关规定执行，放宽了会计档案出境的权限，为世界范围内的经济发展提供了便利条件。
6 新《管理办法》对会计档案保管期限的重新调整
原《管理办法》中会计档案管理的保管期限与法律时效等一直存在着矛盾，原会计档案记账凭证的保管期限为15年，而民法规定最短诉讼时效为1年，最长诉讼时效为20年，刑法规定最短追诉时效为5年，最长追诉时效为20年。很明显，会计凭证的保管期限低于法律规定的最长诉讼时效和最长追诉时效。会计档案管理是为了保证社会主义经济建设和法制建设的，会计档案工作也要遵循法律的规范与要求，因此，新的《管理办法》将保管期限进行了重新调整。
（1）新《管理办法》规定会计档案的保管期限，由永久、定期兩类组成。定期管理由原来的3年、5年、10年、15年和25年五种统一调整为10年和30年两种。
（2）新《管理办法》规定当年生成的会计档案， 在会计年度终了后，可以由单位的会计管理部门临时保管一年后再归档。
（3）因工作需要没能按时归档的会计档案，必须经单位的档案管理部门同意，方可在财务部门临时保管，且临时保管期限最长不能超过3年。保管期内应当按照国家档案管理的相关规定执行，强调出纳人员不能同时兼职会计档案管理工作。重新明确了会计档案临时保管期限及临时保管期内的管理要求。
新《会计档案档案管理办法》为会计档案的管理工作指明了方向。
参考文献
[1] 国家档案局令第79号—财政部.会计档案管理办法[Z].
[2] 财政部、国家档案局有关负责人就《会计档案管理办法》修订答记者问[J].交通财会，2016（1）：8-10.
关键词：档案管理 会计档案 保管期限
中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）01（c）-0143-02
会计档案真实记录了一个单位的经济活动和经济事实，反映了一段时期内某单位的政治、经济活动轨迹。2012年1月1日起财政部、国家档案局用了4年的时间，经过大量的实践工作对1998年的《会计档案管理办法》进行修订和完善，于2016年1月1日起出台了新的《会计档案管理办法》并开始实施。新旧管理办法有6个变化点。
1 理念之变
随着现代化技术的纵深发展，会计信息化的不断涌现以及决策者和管理层对有效的会计信息的需求，会计档案管理迫切要求电子会计档案产生，在现代化信息时代的大背景下，新的管理办法由此诞生了，同时出现了会计电子档案，新的管理办法并对电子档案的生成、传输和归档做了明确的要求，允许符合条件的“单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子科技档案”。与此同时，新的管理办法体现了绿色环保发展的理念，节约了大量的纸张，降低了档案保管的成本，被称为与时代共进的会计档案管理新政。
2 重新明确了会计档案的定义和归档范围，指出了管理会计档案的重要性
原《管理办法》仅对记账凭证、会计账簿及会计报告等财务核算部分定义为会计档案。而近年来，随着现代化信息业的飞速发展，财会工作人员在工作中产生大量的电子信息资料，20世纪中期财务会计电子系统软件就已经大规模应用于各行各业的财务部门，大量的电子会计资料由此产生，互联网+电子商务、电子发票、网络银行，遍布各地，信息化的广泛深入，电子数据的真实出现，促使电子会计档案的形成。新的《管理办法》将定义进行了补充和修改，进一步阐明了会计档案的定义，指出会计人员在会计核算工作中产生的各种会计资料统称会计档案，这些会计资料是单位进行经济活动的真实记录，是指具有一定保存价值的各种文字、报表等，包括使用计算机等电子设备形成的电子会计档案。第一次将电子会计档案纳入会计档案定义中，实现了真正意义上的会计档案现代化管理。
会计档案的利用也很广泛，通过查阅会计档案，不仅可以对以往的经济活动进行评估，为下一个年度以及未来的财务预算、决算工作提供翔实可靠的数字参考。还可以为上级审计、纪委监察等部门服务。以沈阳理工大学为例，在会计档案的服务利用方面，近一两年来为上级司法部门、审计部门、纪委监察等部门的司法办案、上级工作组检查工作、部门审计、干部审计、干部离任审计、科研审计、科研项目结题审计、学科评估等查阅会计档案账簿、会计记账凭证上万卷，为上级部门的纪检、审计工作提供了真实、准确的一手材料。由此可见，会计档案管理的重要性。
3 新《管理办法》第一次将电子会计档案纳入会计档案归档范畴
随着社会现代化、信息化水平的进一步深化，互联网技术应用的成熟，电子会计业务规模不断扩大，财政部在关于企事业单位财务工作的报告中，要求会计管理由核算型会计向管理型会计进行转型，实现会计管理理论与实践并同发展，以此推动经济的发展，这样以来会计业务内容精细化管理的呼声越来越高，在此环境下，电子会计档案管理的实施势在必行。
新《管理办法》指出电子会计档案的管理是这次修改的重点，并针对电子会计档案保管时间、如何管理、电子档案移交和电子档案销毁等都做了相应的规定。
（1）规定指出由计算机等电子设备形成、传送和储存的电子会计材料都属于会计档案，应该同纸质的会计档案一同列入会计档案归档范围。为保证电子会计档案的真实性、全面性、实用性、安全性，凡是符合相应条件下产生的电子会计材料，都可以以电子档案形式归档保存。确定了电子会计档案的合法地位。
（2）规定指出了会计活动中形成的电子会计资料的保管期限，不列入永久保管范畴。
（3）新的《管理办法》规定，一同归档的电子会计档案，移交时务必将电子会计档案连同元数据一起移交，指出电子会计档案的文件格式一定要符合档案管理的规定；特殊格式的电子会计档案必须与其读取平台一同归档。
（4）规定电子会计档案的保管期满销毁工作，也应该由档案管理机构出头，会同会计管理部门、信息系统管理部门同时监督销毁。
新的《管理办法》阐述了电子会计档案归档的必要性，明确了电子会计档案的归档范围及管理要求。
4 对会计档案销毁工作的修订，明确销毁程序
档案鉴定销毁工作是档案管理工作的重要环节，原《管理办法》对会计档案期满销毁要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，对于销毁前的鉴定工作和相应责任，很大程度上由档案单位负责人担当，这样以来档案丢失的风险极大，档案单位负责人一般也不愿轻易对满期档案进行销毁，因此大量的期满待销毁的会计档案，特别是会计记账凭证占用了很大比例的馆藏空间，造成了存储资源的不足。新的《管理办法》明确了档案的鉴定和销毁，要求各档案管理机构，要定期组织会计管理机构对逾期的会计档案进行鉴定，并形成鉴定意见书。如仍需继续留存的会计档案，要重新划定保管期限；对保管期满，确定没有保存价值的会计档案，应该由档案管理部门组织会计部门、审计部门及纪检监察等部门同时进行销毁。这样一来就可以避免发生因鉴定失误而错失档案的风险。
5 新《管理办法》对会计档案出境的管理要求
原《管理办法》规定不准携带会计档案及其复印件等出境。新的《管理办法》进行了修改，指出会计档案及其相应复印件，如果需要带到境外的，要严格按照国家有关规定执行，放宽了会计档案出境的权限，为世界范围内的经济发展提供了便利条件。
6 新《管理办法》对会计档案保管期限的重新调整
原《管理办法》中会计档案管理的保管期限与法律时效等一直存在着矛盾，原会计档案记账凭证的保管期限为15年，而民法规定最短诉讼时效为1年，最长诉讼时效为20年，刑法规定最短追诉时效为5年，最长追诉时效为20年。很明显，会计凭证的保管期限低于法律规定的最长诉讼时效和最长追诉时效。会计档案管理是为了保证社会主义经济建设和法制建设的，会计档案工作也要遵循法律的规范与要求，因此，新的《管理办法》将保管期限进行了重新调整。
（1）新《管理办法》规定会计档案的保管期限，由永久、定期兩类组成。定期管理由原来的3年、5年、10年、15年和25年五种统一调整为10年和30年两种。
（2）新《管理办法》规定当年生成的会计档案， 在会计年度终了后，可以由单位的会计管理部门临时保管一年后再归档。
（3）因工作需要没能按时归档的会计档案，必须经单位的档案管理部门同意，方可在财务部门临时保管，且临时保管期限最长不能超过3年。保管期内应当按照国家档案管理的相关规定执行，强调出纳人员不能同时兼职会计档案管理工作。重新明确了会计档案临时保管期限及临时保管期内的管理要求。
新《会计档案档案管理办法》为会计档案的管理工作指明了方向。
参考文献
[1] 国家档案局令第79号—财政部.会计档案管理办法[Z].
[2] 财政部、国家档案局有关负责人就《会计档案管理办法》修订答记者问[J].交通财会，2016（1）：8-10.