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摘要：现代信息技术对人们生活、工作、学习等方面影响越来越深，影响范围也越来越广，教育、医疗、新闻传播等都受到现代信息技术的影响。在现代信息技术席卷各行各业并起着越来越重要的作用的情况下，学校档案管理工作应该适应时代潮流的发展，合理有效安全地运用现代信息技术，为学校教育提供创新、便捷的服务。
关键词：现代信息技术；档案管理；学校档案
中图分类号：G637 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）19-0008-02
学校是为社会培养、输送新型人才、先进生产力的地方，在现代信息技术迅速发展的前提下，学校要完成这一任务必须在教育教学、教学研究、管理队伍中更多地引进、运用现代信息技术，档案管理作为学校教育事业发展中不可忽略的一部分，要为学校教育提供及时的服务，也必须运用现代信息技术进行管理。
一、档案管理工作运用现代技术的必要性
档案管理在学校工作中具有极其重要的地位和不可磨灭的作用，它记录学校的教育、改革、发展历史，学校教师教育教学活动，学校师生的成长历史。近年来，随着现代信息技术的发展，学校教研教育教学活动越来越多地引用现代信息技术，形成了以现代信息技术为载体的档案资料，档案管理要继续为学校提供有效的服务必须和现代信息技术相结合。
二、现代信息技术条件下的档案管理工作
（一）现代信息技术的发展使计算机普遍应用于档案管理
现代信息技术条件下的学校档案管理普遍使用计算机管理档案，节省了大量的空间、人力、物力。计算机是学校档案管理应用现代信息技术的物质基础和技术手段。它具有高效率的信息处理能力，能以人工无法比拟的速度读入、存储和输出数据，能进行逻辑推理和判断，因而在档案管理中有很广泛的用途和明显的效果。
1.计算机具有数据采集、加工作用。学校档案来源广、形式多，档案数据采集的方式也不一样，然而计算机等先进技术可以对任意来源、任意形式、任意采集方法的档案数据进行加工处理，达到数据的有效性。
2.计算机具有信息储存、管理作用。学校档案管理充分利用现代信息技术和计算机大容量、海量储存的能力，使档案著录信息、档案全文信息能完全依赖于计算机技术得以保存。而计算机的事务管理能力和数据库管理技术的应用，使档案管理达到全方位、多层次、高质量的管理水平。
3.计算机具有档案查询、传输功能。通过计算机检索技术可以完成任意要求的档案查询，并通过各种输出设备、通信设备传布查询结果。计算机档案管理查询不仅可以在本地，也可以通过联机、联网等方式方便、快捷地完成异地、远程的查询搜索。
（二）现代信息技术条件下如何做好档案管理工作
1.加强档案管理意识。学校档案管理工作是做好学校工作的重要基础工作之一，是衡量学校教育教学质量和管理水平的一个标准，是评估学校建设的重要标志，所以无论是学校领导还是学校教学、管理工作人员都应对学校档案管理工作有足够的重视，全员参与，高效管理。
2.引进先进设备。现代信息技术条件下的档案管理需要有现代信息技术设备作载体。计算机管理档案会形成大量的数字化档案信息，计算机档案管理的采集、加工、存储、管理、查询、传递和维护等环节都需要设备和相关的软件，如描仪交换机、网路设备等。很多学校的档案馆不仅缺乏档案管理现代化的硬件设备，而且也缺乏相应的配套的软件。现代信息技术条件下的档案管理不仅仅是摆设几台电脑就算是具备了基本条件，还需要声像设备、通信传输设备、格式转换软件等。
3.提高档案管理人员的职业素养。档案管理人员需要有忠于事业、无私奉献、认真细致的职业素养，任何工作需要的都是忠于岗位的工作管理人员，档案管理的信息化方便了档案的采集、管理、查询等工作，但是也加大了档案保密工作，这就需要档案管理工作人员有良好的职业操守，忠于事业、忠于岗位，保证信息的安全。档案管理人员是幕后性的工作，在背后为学校教育事业作贡献，这就需要档案管理工作人员有乐于奉献的精神。另外，档案管理工作大都是零散、琐碎的工作，需要工作人员认真细致、高度负责。
4.提高档案管理人员的专业技术水平。目前很多高校档案管理人员中普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才，既熟悉档案管理工作，又精通现代信息技术的人员少之又少，档案人员普遍缺乏非常系统的档案和信息技术专业理论知识和基本技能。因此提高档案管理人员的业务水平是不可忽视的问题。
现代信息技术条件下的档案管理，会涉及到计算机硬件和数据库的建设、管理和运用，办公自动化的应用，成熟的网络技术的使用，以数字化的手段收集、加工、整理、传送和接收以及储存信息，从起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档不再以手工抄写为主。领导要带头学习有关档案管理的新理论、新方法、新观念，组织全体档案管理人员学习现代信息技术，通过在职学习、脱产培训或者外出进修等各种方式来提升档案管理人员的专业技能。确定档案管理人员不断学习、继续教育的方针，及时学习信息技术、计算机、科技软件的新技术；注重与档案管理相关的学科知识的补充，如历史学、公共关系学、行为学等，以便系统地做好档案管理工作。
5.保证档案管理的安全性。档案的安全性是档案管理工作中极其重要的部分。保证档案的安全应保证储存设备的安全，定期对设备进行检测，定期对档案文件进行备份，计算机要设置网络防火墙、预防病毒，保证档案的安全性和保密性。加强档案管理人员的职业道德培养，加强专业技能的提升，防止工作人员的泄密和因操作不当引起的档案破损。
随着现代信息技术的发展，档案管理运用现代信息技术、和现代信息技术媒介进行结合已成为不可抵挡的趋势，学校的领导和档案管理人员应积极适应时代的潮流，做好在现代信息技术条件下的档案管理工作。树立档案管理的新理念，及时引进档案管理所需的新设备，加强档案管理人员的职业道德培养，引导档案管理人员学习新技术、新知识，不断提高专业技术水平，以保证档案管理给学校工作提供全面、创新、便捷的服务。
参考文献：
[1]毛安.计算机应用与档案管理[J].电脑知识与技术（学术交流），2007，（05）.
[2]张艳菊.档案信息资源的整合[J].黑龙江科技信息，2011，（02）.
关键词：现代信息技术；档案管理；学校档案
中图分类号：G637 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）19-0008-02
学校是为社会培养、输送新型人才、先进生产力的地方，在现代信息技术迅速发展的前提下，学校要完成这一任务必须在教育教学、教学研究、管理队伍中更多地引进、运用现代信息技术，档案管理作为学校教育事业发展中不可忽略的一部分，要为学校教育提供及时的服务，也必须运用现代信息技术进行管理。
一、档案管理工作运用现代技术的必要性
档案管理在学校工作中具有极其重要的地位和不可磨灭的作用，它记录学校的教育、改革、发展历史，学校教师教育教学活动，学校师生的成长历史。近年来，随着现代信息技术的发展，学校教研教育教学活动越来越多地引用现代信息技术，形成了以现代信息技术为载体的档案资料，档案管理要继续为学校提供有效的服务必须和现代信息技术相结合。
二、现代信息技术条件下的档案管理工作
（一）现代信息技术的发展使计算机普遍应用于档案管理
现代信息技术条件下的学校档案管理普遍使用计算机管理档案，节省了大量的空间、人力、物力。计算机是学校档案管理应用现代信息技术的物质基础和技术手段。它具有高效率的信息处理能力，能以人工无法比拟的速度读入、存储和输出数据，能进行逻辑推理和判断，因而在档案管理中有很广泛的用途和明显的效果。
1.计算机具有数据采集、加工作用。学校档案来源广、形式多，档案数据采集的方式也不一样，然而计算机等先进技术可以对任意来源、任意形式、任意采集方法的档案数据进行加工处理，达到数据的有效性。
2.计算机具有信息储存、管理作用。学校档案管理充分利用现代信息技术和计算机大容量、海量储存的能力，使档案著录信息、档案全文信息能完全依赖于计算机技术得以保存。而计算机的事务管理能力和数据库管理技术的应用，使档案管理达到全方位、多层次、高质量的管理水平。
3.计算机具有档案查询、传输功能。通过计算机检索技术可以完成任意要求的档案查询，并通过各种输出设备、通信设备传布查询结果。计算机档案管理查询不仅可以在本地，也可以通过联机、联网等方式方便、快捷地完成异地、远程的查询搜索。
（二）现代信息技术条件下如何做好档案管理工作
1.加强档案管理意识。学校档案管理工作是做好学校工作的重要基础工作之一，是衡量学校教育教学质量和管理水平的一个标准，是评估学校建设的重要标志，所以无论是学校领导还是学校教学、管理工作人员都应对学校档案管理工作有足够的重视，全员参与，高效管理。
2.引进先进设备。现代信息技术条件下的档案管理需要有现代信息技术设备作载体。计算机管理档案会形成大量的数字化档案信息，计算机档案管理的采集、加工、存储、管理、查询、传递和维护等环节都需要设备和相关的软件，如描仪交换机、网路设备等。很多学校的档案馆不仅缺乏档案管理现代化的硬件设备，而且也缺乏相应的配套的软件。现代信息技术条件下的档案管理不仅仅是摆设几台电脑就算是具备了基本条件，还需要声像设备、通信传输设备、格式转换软件等。
3.提高档案管理人员的职业素养。档案管理人员需要有忠于事业、无私奉献、认真细致的职业素养，任何工作需要的都是忠于岗位的工作管理人员，档案管理的信息化方便了档案的采集、管理、查询等工作，但是也加大了档案保密工作，这就需要档案管理工作人员有良好的职业操守，忠于事业、忠于岗位，保证信息的安全。档案管理人员是幕后性的工作，在背后为学校教育事业作贡献，这就需要档案管理工作人员有乐于奉献的精神。另外，档案管理工作大都是零散、琐碎的工作，需要工作人员认真细致、高度负责。
4.提高档案管理人员的专业技术水平。目前很多高校档案管理人员中普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才，既熟悉档案管理工作，又精通现代信息技术的人员少之又少，档案人员普遍缺乏非常系统的档案和信息技术专业理论知识和基本技能。因此提高档案管理人员的业务水平是不可忽视的问题。
现代信息技术条件下的档案管理，会涉及到计算机硬件和数据库的建设、管理和运用，办公自动化的应用，成熟的网络技术的使用，以数字化的手段收集、加工、整理、传送和接收以及储存信息，从起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档不再以手工抄写为主。领导要带头学习有关档案管理的新理论、新方法、新观念，组织全体档案管理人员学习现代信息技术，通过在职学习、脱产培训或者外出进修等各种方式来提升档案管理人员的专业技能。确定档案管理人员不断学习、继续教育的方针，及时学习信息技术、计算机、科技软件的新技术；注重与档案管理相关的学科知识的补充，如历史学、公共关系学、行为学等，以便系统地做好档案管理工作。
5.保证档案管理的安全性。档案的安全性是档案管理工作中极其重要的部分。保证档案的安全应保证储存设备的安全，定期对设备进行检测，定期对档案文件进行备份，计算机要设置网络防火墙、预防病毒，保证档案的安全性和保密性。加强档案管理人员的职业道德培养，加强专业技能的提升，防止工作人员的泄密和因操作不当引起的档案破损。
随着现代信息技术的发展，档案管理运用现代信息技术、和现代信息技术媒介进行结合已成为不可抵挡的趋势，学校的领导和档案管理人员应积极适应时代的潮流，做好在现代信息技术条件下的档案管理工作。树立档案管理的新理念，及时引进档案管理所需的新设备，加强档案管理人员的职业道德培养，引导档案管理人员学习新技术、新知识，不断提高专业技术水平，以保证档案管理给学校工作提供全面、创新、便捷的服务。
参考文献：
[1]毛安.计算机应用与档案管理[J].电脑知识与技术（学术交流），2007，（05）.
[2]张艳菊.档案信息资源的整合[J].黑龙江科技信息，2011，（02）.