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摘要：隨着社会进入信息化时代，办公自动化、电子信息化日趋完善， 计算机被广泛地应用到社会各个领域，电子档案也随之悄然发展。电子档案作为信息社会发展的产物，目前已成为档案管理工作的重要内容。现从电子档案的特点及优越性入手，浅析了目前加强电子档案管理的对策。
关键词：电子档案；档案管理；对策
一、引言
随着社会进入信息化时代，办公自动化、电子信息化日趋完善， 计算机被广泛地应用到社会各个领域，电子档案也随之悄然发展。电子档案作为信息社会发展的产物，目前已成为档案管理工作的重要内容。
二、电子档案的特点及优越性
电子档案与纸质档案有共同的本质，都是文件存在的一种方式，作为活动凭证保存的记录信息，都有参考利用价值。但与传统档案相比，电子档案则具有以下几方面特点及优越性：
1、档案利用方面，传统的纸质档案受空间、时间的限制，利用率相对较低，而电子档案通过网络能够实现资源共享，不受空间及时间的限制。
2、占用空间方面，电子档案属于数字化信息，较传统的纸质文件能容纳更多的信息，记录电子档案所用的载体为CD、硬盘、软盘等存储介质。
3、处理效率方面，电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，省去了传统纸质档案中的立卷、归档、分类、装订等诸多环节，提高了提高归档质量、检索速度及档案处理的效率。
4、档案保密方面，查阅传统纸质档案时通常是整卷提供利用，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。
5、补漏增缺方面，传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做，而电子档案利用计算机进行管理，文档按“件”即可整理归档，可随时补漏增缺，也不容易形成存积。
三、加强电子档案管理的对策
根据档案集中统一管理的原则，档案部门承担着收集及管理电子档案的责任。如何加强电子档案管理，使电子档案管理工作成为高新技术和档案专业知识的有机结合体。本人认为应做好以下几方面的工作：
（一）完善管理体制，建立统一管理标准
一是为确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行，将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责；二是制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；三是档案部门在接收电子文件时，首要对归档电子文件内容的原始性、真实性进行鉴定。
（二）配套硬件设施，保证及时安全利用
电子档案的保存依赖着与之相关的技术和设备，档案部门配套硬件设施进行电子档案存储成为当务之急，为电子档案管理配备必需的计算机刻录设备，对应归档的电子文件及数据资料采用通用格式的光盘存储；计算机设置防火墙和杀毒软件全天候自动升级，设置电子档案上传、下载的安全等级及访问权限。此外，必须完善储存电子档案计算机设备的保管设施和环境，以确保电子档案信息数据能及时、安全的提供利用。
（三）建立保障体系，确保档案安全性
电子档案的便于存储性、可复制性、传递性，为档案管理和利用带来诸多便利。但是电子档案同时又具有对计算机系统的依赖性、载体的不稳定性及信息内容的易改性等特性。一旦发生计算机系统故障，或因人为因素有意无意地删除及病毒、黑客的侵袭，管理不善等都会造成巨大的损失。只有通过采用多种措施保证数据的安全性，如建立数据备份、双机热备份、内网外网物理隔离及设立完整的权限体系等机制，建立电子档案信息安全保障体系，设立由配备的专人维护管理的电子文件档案数据中心等，才能够确保电子档案管理的安全性。
（四）优化专业结构，建立管理人员队伍
电子信息的日益发展，使培养和造就一支通计算机信息技术、电子档案管理人员队伍成为档案部门的当务之急。一方面，要对现有的档案从业人员进行专业培训，特别是加大对电子文件归档的标准及软、硬件的应用技能的培训。另一方面，要重视吸纳档案管理专业人才充实到档案管理队伍中来，如数字通信技术或电子计算机软硬件技术、接受过大学教育的专业型人才。档案工作的深入发展，对档案从业人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，更大程度上取决于档案从业人员知识补充及更新速度。
四、结语
信息化迅速发展的今天，加强电子档案管理，必须结合电子档案自身的特点及优越性，完善电子档案管理体系，硬件、软件建设两手抓，才能顺应时代发展的要求，准确快捷地向社会提供有利的信息资源，实现既节约开发资源，又提升信息时代电子档案管理的层次及工作效率。
参考文献：
[1]国家档案局编著.电子文件归档与电子档案管理概论[M].中国档案出版社，1999.
[2]王萍，宋雪雁编著.电子档案管理基础[M].清华大学出版社，2006.
[3]许平.浅谈档案数字化与高素质人才队伍建设[J].档案与建设， 2009（8）.
（作者单位：广东省肇庆市鼎湖区城市管理监察大队）
关键词：电子档案；档案管理；对策
一、引言
随着社会进入信息化时代，办公自动化、电子信息化日趋完善， 计算机被广泛地应用到社会各个领域，电子档案也随之悄然发展。电子档案作为信息社会发展的产物，目前已成为档案管理工作的重要内容。
二、电子档案的特点及优越性
电子档案与纸质档案有共同的本质，都是文件存在的一种方式，作为活动凭证保存的记录信息，都有参考利用价值。但与传统档案相比，电子档案则具有以下几方面特点及优越性：
1、档案利用方面，传统的纸质档案受空间、时间的限制，利用率相对较低，而电子档案通过网络能够实现资源共享，不受空间及时间的限制。
2、占用空间方面，电子档案属于数字化信息，较传统的纸质文件能容纳更多的信息，记录电子档案所用的载体为CD、硬盘、软盘等存储介质。
3、处理效率方面，电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，省去了传统纸质档案中的立卷、归档、分类、装订等诸多环节，提高了提高归档质量、检索速度及档案处理的效率。
4、档案保密方面，查阅传统纸质档案时通常是整卷提供利用，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。
5、补漏增缺方面，传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做，而电子档案利用计算机进行管理，文档按“件”即可整理归档，可随时补漏增缺，也不容易形成存积。
三、加强电子档案管理的对策
根据档案集中统一管理的原则，档案部门承担着收集及管理电子档案的责任。如何加强电子档案管理，使电子档案管理工作成为高新技术和档案专业知识的有机结合体。本人认为应做好以下几方面的工作：
（一）完善管理体制，建立统一管理标准
一是为确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行，将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责；二是制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；三是档案部门在接收电子文件时，首要对归档电子文件内容的原始性、真实性进行鉴定。
（二）配套硬件设施，保证及时安全利用
电子档案的保存依赖着与之相关的技术和设备，档案部门配套硬件设施进行电子档案存储成为当务之急，为电子档案管理配备必需的计算机刻录设备，对应归档的电子文件及数据资料采用通用格式的光盘存储；计算机设置防火墙和杀毒软件全天候自动升级，设置电子档案上传、下载的安全等级及访问权限。此外，必须完善储存电子档案计算机设备的保管设施和环境，以确保电子档案信息数据能及时、安全的提供利用。
（三）建立保障体系，确保档案安全性
电子档案的便于存储性、可复制性、传递性，为档案管理和利用带来诸多便利。但是电子档案同时又具有对计算机系统的依赖性、载体的不稳定性及信息内容的易改性等特性。一旦发生计算机系统故障，或因人为因素有意无意地删除及病毒、黑客的侵袭，管理不善等都会造成巨大的损失。只有通过采用多种措施保证数据的安全性，如建立数据备份、双机热备份、内网外网物理隔离及设立完整的权限体系等机制，建立电子档案信息安全保障体系，设立由配备的专人维护管理的电子文件档案数据中心等，才能够确保电子档案管理的安全性。
（四）优化专业结构，建立管理人员队伍
电子信息的日益发展，使培养和造就一支通计算机信息技术、电子档案管理人员队伍成为档案部门的当务之急。一方面，要对现有的档案从业人员进行专业培训，特别是加大对电子文件归档的标准及软、硬件的应用技能的培训。另一方面，要重视吸纳档案管理专业人才充实到档案管理队伍中来，如数字通信技术或电子计算机软硬件技术、接受过大学教育的专业型人才。档案工作的深入发展，对档案从业人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，更大程度上取决于档案从业人员知识补充及更新速度。
四、结语
信息化迅速发展的今天，加强电子档案管理，必须结合电子档案自身的特点及优越性，完善电子档案管理体系，硬件、软件建设两手抓，才能顺应时代发展的要求，准确快捷地向社会提供有利的信息资源，实现既节约开发资源，又提升信息时代电子档案管理的层次及工作效率。
参考文献：
[1]国家档案局编著.电子文件归档与电子档案管理概论[M].中国档案出版社，1999.
[2]王萍，宋雪雁编著.电子档案管理基础[M].清华大学出版社，2006.
[3]许平.浅谈档案数字化与高素质人才队伍建设[J].档案与建设， 2009（8）.
（作者单位：广东省肇庆市鼎湖区城市管理监察大队）