办公软件类

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  Office篇
  和Office 2010相比,Office 2013除具有更快的启动速度外,在若干方面还进行了改进,并增加了若干新功能,而正是这些新功能,诱惑众多用户争先恐后地奔向它的怀抱。同样,也正是由于这种一味追新的盲奔,使得后期使用过它的不少用户,转而又换回了先前版本。历史似乎再次证明:最新的未必是最好的,最好的,其实始终是最适合你的那一个。
  OK,费话少说,接下来我们将进入正题,看看Office 2013究竟有哪些新功能在诱惑你汇聚到它的麾下,这些新功能,是否会真如你所预期的那样,为你以后的工作、学习、生活带来便利?
  与SkyDrive无缝结合
  协同办公能力增强
  将文档保存在SkyDrive的功能,实际上在Office 2010和2007版本上就已提供。不过其时该功能不是整合在“保存”菜单中,而是隐藏在“共享”菜单中而已(图1)。Office 2013进一步加强了其应用范围。主要表现无非是以下三点:
  首先是SkyDrive直接与用户账号挂钩(如果用户以Live系统账号登录,且该账号已经开通SkyDrive的话,Office 2013启动后,会直接以该账号登录SkyDrive),用户可方便地将文件保存到自己的SkyDrive网盘中,省去了手工登录的麻烦(图2)。
  其次是最近打开的Sky Drive文档会显示在Word、Excel等各组件的“最近使用的文档”菜单中,而且更为便捷的是,如果你在其他PC以SkyDrive登录Office 2013,那么这些最近打开的文档仍将出现,方便即时调用。
  还有就是将文件保存到SkyDrive后,用户可享受到极其便捷的协同办公服务。利用它,任何用户都可以通过选择“文件→共享”,然后输入对方的SkyDrive账号的方式,轻松地邀请同事或朋友参与到文档的编辑中来。而受邀请的用户,甚至不需要在自己的PC中安装Office 2013,就可借助SkyDrive和Office 365等任意一种微软服务,来完成相应的操作。
  在安装了Windows 8.1系统的PC中,你可以像使用本地磁盘一样,轻松地通过进入资源管理器中的SkyDrive项查看保存在其中的文件,并对其进行复制、删除等管理。
  适用范围及不足探讨
  显然,Office 2013内置的SkyDrive功能,在很大程度上解决了用户将文档快速保存到网盘中的需求。要想最大限度地畅享该功能所带来的便捷,必须具备几个前提:
  首先,系统最好为Windows 8.1,否则,SkyDrive将与系统脱离,管理起来不便。
  再有就是你所能接触的PC,最好也安装Office 2013,不然,最近使用的SkyDrive文档会再现在组件菜单中的便利将随风消散。
  此外,你必须是SkyDrive用户,而且有足够的耐心,能够忍受因其服务器在国外而带来的访问速度缓慢的折磨。
  当然以上这些必须保证你是单位办公用户,经常需要其提供的协同编辑功能。否则,你完全可以无视该功能的存在,因为即使你是Office 2003 用户,也可以通过使用某些国产网盘(如快盘和酷盘等),来达到在不同PC间快速同步文档的目的。
  Word可编辑PDF文档
  及插入网络多媒体
  安装Office 2013后,在资源管理器中右击任意一个PDF文档,选择“打开方式→选择默认程序”,然后在出现的程序列表中选择“Word(桌面)”,即可将Word 2013设置为打开PDF文件的默认方式。以后,我们只要双击PDF文档,系统就会默认使用Word打开它(图3),然后按照个人的意愿进行查看、编辑并另存为Word文档即可。
  同样,在Word中,我们也可根据自己的需要,插入来自Flickr、YouTube、Office.com、SkyDriver和由Bing搜索得到的图片和视频。而且以后如果我们要浏览这些视频,只需在Word中双击它即可令其播放(无法播放的朋友,可进入http://office.microsoft.com/en-us/word-help/what-to-do-if-a-video-wont-play-HA102919722.aspx页面,按提示下载安装Silverlight或Flash插件)。
  不过,如果你因此而觉得Word这两大功能就真的完美无瑕就错了。因为就其实用性而言,这两大功能都有可商榷的地方。
  先说PDF文档的阅读和编辑功能,该功能虽然方便,但就目前来看,无论是其阅读效果还是编辑效果都有很大缺陷。比如在阅读方面,它的舒适度远不如福昕阅读器等专业工具,而且在浏览的过程中,经常会将汉字识别成乱码(图4)。在编辑方面,它则不支持由幻灯片转换的PDF文件(用Word打开后,只能得到一幅图片,无法对其中的文件进行修改)。所以,如果你经常要阅读和编辑PDF文档,那么除了在Word 2013之外,再安装一款专业的阅读和编辑工具,别无他法。
  接下来,再说一下在文档中插入多媒体功能。
  和早期的我们可在Word 2010及更早版本中,通过插入文件所在的网址来达到目的的方式相比,Office 2013的该功能,其实只是让我们绕过了进入网站才能播放这一个简单步骤。同时,它对多媒体来源进行了限制,即只允许来自Office.com、SkyDriver和Bing搜索的结果(图5)。这就意味着,要想使用该功能,我们必须成为这些服务的Bing忠实用户才行。
  Excel可自动填充及数据智能分析功能
  Excel 2013增加了自动填充、拆分和合并单元格,以及可智能分析数据功能。利用前者,可快速实现很多操作,比如将几列中的数据自动合并成一列,或从某列中拆分出相应信息形成单独列,以及将先前单元格中的公式瞬间应用到所选定的单元格中等。而利用后者,则可在瞬间对当前选定的数据进行图表、汇总和格式等分析。   如果这样说你还不太明白,那么下面我们就通过一个实例,对这两个功能做个简单解释。
  在一次审核全校的考试成绩时,校长要求小李将成绩报表中的姓、名两列合并成一列,同时用某种方式突出成绩为60分及以下的单元格,以便他能及时了解学生的瘸科情况。利用Office 2013提供的这两大功能,小李可在瞬间完成相应的操作。
  首先,在姓、名列后,增加一个“姓名”列,然后在其中的前三个单元格中,输入对应的学生姓名,然后切换到“数据”标签,单击“数据工具”工具栏中的“快速填充”按钮,相应的合并工作就完成了(图6)。
  然后,在成绩表格中,选中各科成绩所在的单元格并右击,选择“快速分析”,打开相应的对话框,切换到“格式”标签,单击“大于”按钮打开“大于”对话框。“为大于以下值的单元格设置格式”文本框中,设置数值为60,然后单击“设置为”项右侧的下拉箭头,在出现的下拉菜单中选择一种自己喜欢的标注方式(如用色块填充单元格或赋予文字以不同颜色等(图7),确认后,所选区域所有大于60的数值即会被标注上指定的格式。相反,由于所有等于或小于60的区域未被标注,所以最后也就会被轻松地查看到了。
  常跟Excel打交道的专业人士:★★★★★
  只用于家庭记账的普通用户:★☆☆☆☆
  PPT中的一键更换
  及联机演示功能
  无论是知识讲解、产品介绍还是企业规划,用PowerPoint将相关的知识点和产品特性做成幻灯片进行演示,都是最直观有效的方法。这也就从一定程度上,决定了PowerPoint的使用人群多限于教师、企事业单位的相关人员。所以想凭该组件来确定自己是否需要升级的朋友,也多限于这两大群体。
  PowerPoint新增的功能包括:一键更换主题、视频细节可调整及联机演示等功能。应该说,单就实用角度而言,这三大功能对PowerPoint 2013的使用群体有一定的诱惑力。
  比如借助一键更换功能,可以在瞬间为当前的幻灯片换上新的颜色、字体、效果、布局、文本属性、段落属性、设计元素、照片和纹理等(PowerPoint 2013内置了11种主题,方便用户因需选择),这样,当遇到某幻灯片需要在同一场合反复演示时,就不会因界面一成不变而变得陈旧,在客户或学生心中失去新鲜感(图8)。
  而视频可调节功能,则允许我们对视频的尺寸、封面等细节进行调整,或者为其加上相框和滤镜,以便获得最佳的表达效果(图9)。和以前版本相比,PowerPoint 2013内置了更多的解码器,我们无需为MP4、MOV、H.264和AAC等格式音视频文件安装相应的编码器,便能在PowerPoint中轻松地播放它们,相当方便。
  至于说到联机演示功能,笔者一向固执地认为,这应该是PowerPoint 2013最实用的新增功能。该功能的亮点在于,它允许用户通过依次选择“文件→共享→联机演示”(图10),将当前打开的文档,通过超链接发送给其他人查看,而查看的用户不需要在自己的电脑上安装PowerPoint或任何其他产品,即可在浏览器上完成整个浏览过程。
  WPS篇
  作为一款老牌的国产工具,WPS因其操作习惯与支持的文件格式与Office都十分类似,此外还拥有一些符合国人需求的功能,一直受到众多用户的青睐。目前,该工具的最新版本为2013,和2012相比,新版本的改进主要体现在细节方面,如:改变了Logo和UI、增加了右边栏等,同时,对于一些原有功能进行了增删,比如增加了轻办公和将文档内容以截图的形式发送到微博,删除了将文件直接保存到快盘功能等。那么,它的这些改进能否引发用户的升级热情,一切尽在分析中。
  变化1:取消快盘并增加了轻办公功能
  轻办公是WPS 2013重点推荐功能。它专门为办公人士而设计,可以让一个圈子里的人自由修改同一份文档(图11)。其作用类似于Office 中的协同办公,只是和Office不同的是,它除了同时支持PC和Android设备无缝对接外,还支持用户以QQ、微博和金山账号等三种登录方式,登录方式较为广泛。
  此外,还有一点值得一提的是,WPS轻办公的存储空间是独立的,不像WPS文件保险箱那样将文件存储在金山快盘里。这样用户在登录轻办公之后,无需手工操作,便能将文件自动地保存在轻办公的存储空间里,这一点,也是它不同于快盘的地方,因为在快盘中,我们需要手工选择,才能将文件保存到其中。
  变化2:可将文档内容截成图片发送到微博
  在WPS 2013中切换到“办公空间”标签,单击“长微博”项右侧的下拉箭头,然后在出现的下拉菜单中选择“分享到微博”,WPS微博转换工具即可将页面的内容转换为图片,在出现的页面中单击“分享到微博”或“分享到腾讯微博”按钮(图13),然后用相应的微博账户登录,即可将该图片分享到新浪微博或腾讯微博中。
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