新理念创建现代化科技档案管理

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  [摘 要] 现代科技档案管理,不能只停留在对库存档案资料的管理上,还需要兼有情报、信息等多项功能,其管理模式需做相应的改变才能适应信息技术形势发展的需要,现代化的管理理念、创新的服务模式、多维的知识结构、高度的信息素养、知识化的服务等技能均是现代科技档案管理必备的要素。信息技术给现代科技的发展带来了巨大的变化,同时也给科技档案管理等专业信息机构带来了很大的冲击,这些变化不仅给档案管理的发展带来了新的发展机遇,同时也提出了档案管理如何建设和发展的问题。目前科技档案管理,不能只停留在对档案资料的管理上,还需要兼有情报、信息等多项功能,才能满足科技工作的需要。
  [关键词] 科技档案管理 现代化
  一、构建现代化的科技档案管理模式
  科技档案的现代化管理模式,实质上就是利用现代信息技术搭建科学的信息管理平台,档案管理信息化的一个明显变化就是档案载体由传统的纸张形态扩展为缩微型、声像型及机读型,这一变化使众多杂乱无章的档案有序化,满足了用户对档案信息多方位的需求,同时也提高了档案信息的利用率。而科技档案管理也面临着从传统模式向现代信息化模式转变,将原来传统服务的静态式、被动式、直接式、实物交互式的服务模式,转变为一种更为主动的姿态和超前意识向用户提供多维的、动态的信息服务,这包括对网络信息在内的各类信息进行系统化、逻辑化的分析和深加工,不断激活静态信息并挖掘其潜在价值,为信息主动寻找最合适的用户,并提供增值信息服务等。
  二、构建创新的服务模式
  科学的管理制度伴随着管理理念的更新,建立一种新型的服务模式及科学的管理制度是当务之急。馆藏的有形性,时空的局限性,操作的手工性,服务的单一性及利用的局限性,这种陈旧的服务模式已无法满足信息时代的要求,须要由封闭型服务向开放型服务转变,由被动服务向主动型服务转变。为使科技档案兼有情报、信息等多项功能,为科技工作提供多方面的服务,需要制定科学的管理制度,从整体上研究信息材料的采集、加工、组织、开发与利用工作,有计划、有步骤地对各种载体的档案信息进行加工编辑和数字化技术的转换处理,使之成为二次、三次文献,建立科技档案信息数据库,将其成为可直接利用的数字化信息,并在信息检索、处理、交流和利用等服务中,把所获取和评估的科研信息最大化的提供给科研人员。档案管理人员应具备快捷、全面传递信息的任何形式工作的综合素质和能力,以便更好地将科技档案信息检索、传输、摘录和分析处理,来满足科研工作的需求。
  三、构建科技信息编研工作模式
  在科技信息编研时,要从数据库信息与科技材料中进行筛选,通过数据库的查询功能将信息筛选出来,并与相关人员进行信息核实,利用档案信息查漏补缺,充分体现了新型的管理模式在科技信息編研工作中更加方便。拓展多维的知识结构,使科技档案管理在形式上有显著的突破,并从档案信息收集、存档形式到分类、编目、简索等环节上采用计算机、网络通讯、信息检索等技术,才能科学有效地管理科技档案。
  总之,科技档案管理现代化工作的实现,不仅要有先进的管理模式,还要培养一批具有专业能力和综合素质的档案管理人员,因此要求档案管理人员,在不断学习专业知识的基础上,熟练掌握现代化的信息管理方法,才能为科研工作的需要,提供快捷、准确的服务。
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